Estas auditorías pueden ayudarlo a recuperar el efectivo perdido

Las empresas están constantemente buscando formas de aumentar el flujo de caja y reducir el riesgo. Un método que a menudo se pasa por alto para reducir la pérdida de ganancias y aumentar los ingresos es mediante el uso de auditorías de recuperación de cuentas por pagar (AP) actuales o de larga data.

Dentro del proceso de AP, los errores a menudo ocurren durante el curso normal del negocio, incluso en entornos altamente automatizados. Las discrepancias en los pagos y los pagos duplicados son dos problemas comunes que permiten que el efectivo se escape por las grietas y genere pérdidas de ganancias no deseadas.

Una auditoría de recuperación de cuentas por pagar permite a las empresas recuperar fondos pagados erróneamente e identificar el riesgo para ayudar a evitar que las fugas se repitan, mejorando así su posición financiera a largo plazo. Un socio de auditoría externo con experiencia se basa en la tecnología avanzada de análisis de datos y la capacidad de divulgación de declaraciones para identificar posibles errores en las transacciones de AP.

Estos socios de auditoría están bien versados ​​en lanzar una amplia red para maximizar los posibles hallazgos de reclamaciones. Esto incluye realizar una investigación cuidadosa e investigar todas las posibles afirmaciones de validez. Cuando se determina que las reclamaciones son válidas, el socio auditor ayuda a recuperar fondos que de otro modo se habrían perdido, así como a evitar que se repitan errores similares.

Si ya se está realizando una auditoría de recuperación de AP, las empresas deben considerar su huella de auditoría y el tiempo del ciclo de auditoría para maximizar el valor de la auditoría. Las consideraciones para el alcance pueden incluir determinar el alcance geográfico, el número de regiones o divisiones de la empresa y el período de auditoría.

Idealmente, los datos que se revisarán deberían ser lo más completos posible. Si la auditoría es de naturaleza global, considere incluir todas las regiones e instalaciones dentro de la geografía seleccionada. Esto maximiza la oportunidad de identificar pagos en exceso y recuperar ganancias perdidas.

Si la auditoría ocurre un año o más después de las fechas de la transacción, existe el riesgo de que los créditos de los proveedores desaparezcan, se asignen a otra parte o se cancelen accidentalmente. Al adelantar el calendario de auditoría, las empresas tienen muchas más posibilidades de recuperación financiera. Se recomienda que la auditoría se lleve a cabo no más de 90 días después de la fecha de la transacción. Hacerlo también cierra el ciclo de retroalimentación; cuanto más tiempo permanezca inconsciente de una brecha en el proceso, mayor será el potencial de hemorragia financiera.

Otra forma en que las empresas pueden sacar más provecho de una auditoría es ampliando el alcance de la revisión más allá de los pagos. Las áreas de expansión incluyen:

• Aplicaciones de pago de terceros. Comprenda si los pagos realizados a través de aplicaciones de terceros, como compras con tarjeta P y herramientas de mano de obra temporal, se revisan para identificar si los proveedores han recibido pagos de dos fuentes de pago diferentes.
• Reembolsos. Sepa cómo se controlan, gestionan y concilian los reembolsos. A menudo, los cálculos basados ​​en datos que no están disponibles hacen que las empresas pierdan descuentos.
• Precios. Compare la información de cambio de precio con las facturas para asegurarse de que sean precisas. Esto es más útil en situaciones de cambio de precio frecuentes.
• Devoluciones. Revise el proceso y las transacciones con regularidad para resaltar el potencial de recuperaciones.

Las auditorías de recuperación de cuentas por pagar agregan un valor significativo al bienestar financiero de una empresa. Sin embargo, complementarlos con auditorías de cumplimiento de contratos y análisis avanzados es la mejor manera de reducir el riesgo y optimizar el valor comercial en todo el proceso de fuente a pago (S2P). Aunque cada uno puede implementarse por sí solo, combinados maximizan el retorno de la inversión mediante el uso de datos y lecciones aprendidas de cada solución.

Auditorías de cumplimiento de contratos

Una auditoría de cumplimiento del contrato de precios profundiza en si a las empresas se les cobró el precio correcto o se les proporcionaron los descuentos correctos según los contratos con los proveedores. Este tipo de auditoría puede volver a calcular los cargos utilizando datos de la empresa para garantizar que sean precisos.

Una auditoría de cumplimiento de contratos comerciales revisa los contratos de los proveedores para ayudar a garantizar que se reciban los beneficios negociados por el equipo de adquisiciones. Cuando una auditoría de recuperación de AP busca errores en el proceso de pago, una auditoría de cumplimiento comercial emplea datos de la empresa y del proveedor en su revisión. Los tipos de datos incluyen tarifas de mano de obra o costo adicional, multiplicadores de margen, transferencias y cargos generales.

Análisis avanzado

La analítica avanzada combina consultoría líder en la industria con tecnología segura patentada para ayudar a las empresas a descubrir rápidamente conocimientos, actuar sobre los hallazgos y lograr resultados finales. Con capas de inteligencia artificial, aprendizaje automático y ciencia de datos, la analítica avanzada puede proporcionar información más allá de lo que se puede encontrar en las auditorías S2P tradicionales. Esto, a su vez, puede identificar las ganancias financieras inesperadas ocultas en lo profundo de sus datos.

Si bien muchas empresas tienen procesos de revisión, a menudo subutilizan los datos disponibles. Si bien es una gran herramienta para tener en su caja de herramientas financieras, las revisiones internas por sí solas no lo descubrirán todo. Si tiene dudas sobre si está exprimiendo el máximo beneficio de su ciclo de cadena de suministro, considere expandir su trabajo de auditoría. Un socio de auditoría de S2P externo con experiencia puede proporcionar valor agregado y conocimiento mediante la implementación de una auditoría de recuperación, revisión de cumplimiento de contrato o solución de análisis.

Angie Holsen es vicepresidenta regional de cumplimiento comercial de PRGX.