Recupere efectivo oculto: cómo las auditorías dirigidas de cuentas por pagar restauran fondos

Las empresas buscan constantemente formas de aumentar el flujo de caja y reducir riesgos. Un método a menudo pasado por alto para reducir la fuga de beneficios e incrementar ingresos es mediante auditorías de recuperación de cuentas por pagar (AP), ya sean actuales o de larga data.

Dentro del proceso AP, los errores ocurren frecuentemente durante el curso normal del negocio, incluso en entornos altamente automatizados. Las discrepancias en pagos y los pagos duplicados son dos problemas comunes que permiten que el efectivo se escape, creando fuga de beneficios no deseada.

Una auditoría de recuperación AP permite a las empresas recuperar fondos pagados erróneamente e identificar riesgos para prevenir fugas recurrentes, mejorando así su posición financiera a largo plazo. Un socio auditor externo experimentado utiliza tecnología avanzada de análisis de datos y capacidad de alcance a estados de cuenta para identificar posibles errores en transacciones AP.

Estos socios auditores son expertos en tender una red amplia para maximizar hallazgos de reclamaciones potenciales. Esto incluye realizar una investigación cuidadosa e investigar todas las reclamaciones potenciales para validarlas. Cuando se determina que las reclamaciones son válidas, el socio auditor ayuda a recuperar fondos que de otro modo se habrían perdido, además de prevenir que errores similares se repitan.

Si ya hay una auditoría de recuperación AP en marcha, las empresas deben considerar su huella de auditoría y el momento del ciclo para maximizar el valor. Las consideraciones de alcance podrían incluir determinar el alcance geográfico, número de regiones o divisiones de la empresa, y el período de auditoría.

Idealmente, los datos a revisar deben ser lo más completos posible. Si la auditoría es global, considere incluir todas las regiones e instalaciones dentro de la geografía seleccionada. Esto maximiza la oportunidad de identificar sobrepagos y recuperar beneficios perdidos.

Si la auditoría ocurre un año o más después de las fechas de transacción, existe el riesgo de que los créditos de proveedores desaparezcan, se asignen a otra parte o se cancelen accidentalmente. Adelantando el calendario de auditoría, las empresas tienen una probabilidad mucho mejor de recuperación financiera. Se recomienda que la auditoría se realice no más de 90 días después de la fecha de transacción. Hacerlo también cierra el ciclo de retroalimentación; cuanto más tiempo permanezca inconsciente de una brecha en el proceso, mayor el potencial de hemorragia financiera.

Otra forma de obtener más de una auditoría es ampliar el alcance de la revisión más allá de los pagos. Áreas para expansión incluyen:

• Aplicaciones de pago de terceros. Comprender si los pagos realizados a través de aplicaciones de terceros, como compras con tarjeta de compra (P-card) y herramientas de mano de obra temporal, son revisados para identificar si los proveedores han sido pagados desde dos fuentes de pago diferentes.
• Rebajas. Saber cómo se rastrean, gestionan y concilian las rebajas. A menudo, cálculos basados en datos no fácilmente disponibles hacen que las empresas pierdan descuentos.
• Precios. Comparar información de cambios de precio contra facturas para asegurar su exactitud. Esto es más útil en escenarios de cambios frecuentes de precio.
• Devoluciones. Revisar el proceso y transacciones regularmente para destacar potencial de recuperaciones.

Las auditorías de recuperación AP añaden valor significativo al bienestar financiero de una empresa. Sin embargo, complementarlas con auditorías de cumplimiento contractual y analítica avanzada es la mejor forma de reducir riesgo y optimizar valor empresarial en el proceso source-to-pay (S2P). Aunque cada una puede implementarse sola, combinadas maximizan el retorno de inversión usando datos y lecciones aprendidas de cada solución.

Auditorías de Cumplimiento Contractual

Una auditoría de cumplimiento de contrato de precio profundiza en si a las empresas se les cobró el precio correcto o se les proporcionaron las rebajas correctas según los contratos con proveedores. Este tipo de auditoría puede recalcular cargos usando datos de la empresa para asegurar su exactitud.

Una auditoría de cumplimiento contractual comercial revisa contratos con proveedores para ayudar a asegurar que los beneficios negociados por el equipo de compras fueron recibidos. Mientras una auditoría de recuperación AP busca errores en el proceso de pago, una auditoría de cumplimiento comercial emplea datos de la empresa y del proveedor en su revisión. Tipos de datos incluyen tasas de mano de obra o coste más, multiplicadores de margen, traspasos y cargos generales.

Analítica Avanzada

La analítica avanzada combina consultoría líder en la industria con tecnología propietaria segura para ayudar a las empresas a descubrir rápidamente insights, actuar sobre hallazgos y lograr resultados en la línea final. Al incorporar inteligencia artificial, aprendizaje automático y ciencia de datos, la analítica avanzada puede proporcionar insight más allá de lo que se encuentra en auditorías S2P tradicionales. Esto a su vez puede identificar ganancias financieras ocultas en lo profundo de sus datos.

Aunque muchas empresas tienen procesos de revisión, a menudo subutilizan los datos disponibles. Si tiene dudas sobre si está exprimiendo el máximo beneficio de su ciclo de cadena de suministro, considere ampliar su trabajo de auditoría. Un socio auditor externo experimentado en S2P puede proporcionar valor e insight añadidos implementando una auditoría de recuperación, revisión de cumplimiento contractual o solución analítica.

Angie Holsen es vicepresidenta regional de cumplimiento comercial en PRGX.