Cómo las soluciones de gestión de gastos empoderan a las universidades privadas

En 2017, había 4.289 colegios o universidades en EE. UU. Aproximadamente el 40 por ciento de esas instituciones son privadas. Como no reciben financiación de las legislaturas estatales, las universidades privadas deben depender más de la matrícula de los estudiantes y las donaciones para cubrir los costos operativos. Por lo general, eso resulta en la necesidad de presupuestos más ajustados y una estrecha vigilancia del gasto.

Las operaciones financieras de las universidades privadas pueden volverse aún más complejas si mantienen múltiples campus con una variedad de programas. El software de gestión de gastos ayuda a los funcionarios universitarios a agilizar las operaciones financieras en todas las ubicaciones. También permite una mejor visibilidad presupuestaria, una gestión más eficaz de los gastos totales y la capacidad de predecir resultados para campañas de inscripción o recaudación de fondos.

Este grado de conocimiento se vuelve cada vez más importante a medida que crece la cantidad de dinero recaudado por las universidades. Según el Consejo para el Avance y el Apoyo de la Educación, las universidades de EE. UU. recaudaron 46.700 millones de dólares en 2018, un 7,2 por ciento más que en 2017.

Las buenas relaciones con los donantes son esenciales para el éxito. Una forma de lograrlo es permitir que los donantes elijan a dónde va su dinero. Un sistema de gestión de gastos incluye un panel que proporciona esa información a terceros. También permite a los ejecutivos universitarios controlar la cantidad de información que los donantes pueden ver.

La herramienta ayuda a instituciones como la Universidad George Washington a centralizar y gestionar gastos en múltiples campus, que pueden tener una serie de programas y departamentos únicos. Un solo incidente de desvío de fondos entre esos sitios puede resultar en problemas graves. Al implementar software de gestión de gastos en el back-end de sus sistemas financieros o de adquisiciones, los gerentes universitarios obtienen acceso a una pista de auditoría completa de todos los gastos.

Con la cantidad de dinero que entra y sale de las universidades privadas cada día, es imperativo implementar una solución de gestión de gastos para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de errores. Estas soluciones no solo harán la vida de los funcionarios universitarios más fácil y menos caótica, sino que también fomentarán relaciones positivas con exalumnos y donantes.

Stanton Jandrell es CEO de Fraxion.