Automatización de cuentas por pagar: Fortalecimiento de la resiliencia y eficiencia de la cadena de suministro

Los gestores de la cadena de suministro llevan mucho tiempo enfrentando desafíos en lo que respecta a las cuentas por pagar y los procesos procure-to-pay (P2P). A pesar del cambio hacia lo digital que se está produciendo en todas las industrias, muchas organizaciones aún dependen de procesos AP manuales y basados en papel para aprobar y pagar facturas. Esto genera una serie de problemas, como la falta de control sobre el calendario de pagos a proveedores, excepciones de facturas que consumen tiempo valioso del personal y poca visibilidad tanto para el director financiero como para los proveedores.

Beneficios de la transformación digital en cuentas por pagar

Al avanzar hacia la digitalización en el proceso de cuentas por pagar de su organización, puede eliminar el proceso lento y propenso a errores que es la causa raíz de muchos problemas con sus proveedores. Al hacerlo, puede reducir costos, optimizar el flujo de caja, obtener visibilidad en tiempo real de los pagos pendientes y prevenir posibles interrupciones en la cadena de suministro antes de que ocurran.

Desde la mejora de la rentabilidad y la optimización del flujo de caja hasta la creación de una cadena de suministro más estable, la automatización AP/P2P ofrece una serie de beneficios a los gestores de la cadena de suministro. A continuación se presentan tres de los más convincentes.

1. Eliminar las excepciones de facturas

En un mundo ideal, las excepciones de facturas serían raras. Pero para muchas organizaciones que aún dependen de procesos AP obsoletos, ese simplemente no es el caso. Un estudio reciente de Ardent Partners reveló que el 62% de los profesionales de AP coinciden en que las excepciones de facturas les causan los mayores dolores de cabeza en su trabajo diario.

No solo las excepciones de facturas requieren mucho tiempo para resolverse, sino que también resultan en ciclos de pago inconsistentes. Imagine que las facturas de los proveedores están en espera porque los bienes no se han recibido y AP no puede realizar la coincidencia tripartita (three-way match). En este escenario, muchos proveedores pondrán a los clientes en espera de crédito. Algunos incluso pueden dejar de enviar mercancías por completo.

Incluso si las cosas no llegan a ese extremo, sus proveedores no están siendo pagados de manera oportuna. En el mejor de los casos, esto conduce a malas relaciones con los proveedores e inestabilidad para aquellos que se encuentran en posiciones de efectivo difíciles.

2. Escalar oportunidades de descuento por pronto pago

Durante la pandemia global, no todas las empresas han sentido el mismo nivel de impacto. Aquellas que contaban con procesos automatizados mediante plataformas de software como servicio (SaaS) pudieron realizar una transición rápida a una fuerza laboral remota con pocos problemas. En el área de AP, eso significó que los empleados pudieron gestionar facturas desde cualquier lugar y a escala.

Tradicionalmente, si un gerente financiero quería pagar a cientos o miles de proveedores con anticipación para aprovechar un descuento por pronto pago, no era un problema. Por otro lado, si el objetivo era optimizar el flujo de caja, retener el pago hasta el último día posible dentro de los términos era fácil de programar.

3. Proporcionar visibilidad en los procesos AP y P2P

Cuanta más visibilidad tenga sobre su cadena de suministro, más fácil será predecir el flujo de caja, identificar posibles interrupciones antes de que ocurran y tomar decisiones basadas en datos. Pero cuando depende de flujos de trabajo de facturación basados en papel, es virtualmente imposible ver en qué punto se encuentran las cosas en un momento dado.

Al llevar la transformación digital a su departamento de AP mediante la automatización AP/P2P, obtiene visibilidad 24/7 sobre todo el proceso de facturación. Esto elimina sorpresas, mejora la inteligencia empresarial y le permite optimizar continuamente sus operaciones aprovechando información en tiempo real.

Ventajas clave de la automatización AP

Si su organización aún utiliza flujos de trabajo AP basados en papel, es imposible que su cadena de suministro sea tan eficiente como puede serlo. Al invertir en herramientas que automatizan el proceso AP, puede crear una conexión digital con sus proveedores que le permite:

• Evitar interrupciones en la cadena de suministro al eludir la retención de crédito o el corte total de suministro.
• Agilizar la gestión de datos de proveedores al tener todos los datos relevantes (como información W-9 y cuentas bancarias) en un solo lugar, con capacidades de informes eficientes.
• Mejorar las relaciones con proveedores al darles visibilidad sobre el estado de pagos y asegurar que se les pague a tiempo.
• Aumentar la eficiencia en procesos P2P al digitalizar transacciones para agilizar operaciones y reducir errores humanos.
• Eliminar excepciones de facturas para optimizar aún más el proceso y garantizar que AP, compradores internos y gerentes de departamento solo dediquen tiempo a actividades que agregan valor.

En definitiva, la automatización de AP es una forma sencilla de asegurar que su cadena de suministro siga funcionando eficientemente, al tiempo que aumenta la productividad y la rentabilidad.

Shan Haq es vicepresidente de estrategia corporativa y desarrollo en Transcepta, una plataforma procure-to-pay basada en la nube.