Garantizar la protección de los conductores de flotas en la era de COVID-19

Para satisfacer la mayor demanda de entregas de productos y logística de transporte impulsada por COVID-19, las empresas han aumentado la contratación de conductores de entrega. Las principales empresas que emplean a cientos de miles de conductores tienen la obligación legal y ética de garantizar la seguridad de estos empleados, contratistas y clientes con los que pueden interactuar. Las empresas negligentes se exponen a importantes riesgos financieros, legales, de seguridad y de cumplimiento, pero cuando se trata de examinar adecuadamente estas flotas, las empresas están luchando por mantenerse al día.

La responsabilidad de administrar las flotas de conductores a menudo recae en la administración y el gobierno de los proveedores, o en las divisiones de logística y cadena de suministro de las empresas. Es común que estos departamentos carezcan de procesos claros y consistentes para examinar las flotas.

Sin embargo, estandarizar las metodologías para investigar y recopilar información relevante sobre nuevos conductores, y mantener información actualizada sobre los que ya están contratados o contratados, es fundamental para la continuidad del negocio. Si bien tomar estos pasos puede ser costoso y difícil de lograr a gran escala, no ser un operador seguro y que cumpla con las normas puede dejar su negocio expuesto a riesgos innecesarios y una interrupción financieramente aplastante.

Al recopilar datos sobre nuevos programas de conductores, la cultura corporativa y las políticas individuales de la empresa pueden afectar el nivel de verificación de la flota que realmente se requiere. Pero es importante desde el principio saber quién es el propietario de la empresa de flotas, ya que la información de investigación más valiosa a menudo proviene de ellos. A partir de ahí, las organizaciones siempre deben verificar que la información que proporciona un propietario sea precisa y verdadera, y cualquier información contradictoria que pueda generar señales de alerta.

Las empresas deben revisar los registros del Departamento de Transporte, así como los registros civiles y penales a nivel estatal y federal, ya que los conductores o contratistas involucrados en un litigio podrían tener una mala imagen de su marca. Considere revisar la cobertura de los medios y las quejas presentadas sobre las empresas de flotas y las personas, ya que pueden proporcionar inteligencia crítica que podría no ser evidente en los registros públicos.

La implementación de tecnología que proporcione visibilidad de las asociaciones que un proveedor o conductor puede tener con empresas que no cumplen o con personas de alto riesgo es de igual importancia. Marcar a los proveedores que han intentado anteriormente eludir el proceso de selección, o recibir actualizaciones y notificaciones en tiempo real relacionadas con actividades delictivas o infracciones de tráfico importantes, pueden ser factores clave en las decisiones de contratación de conductores o contratistas.

Imagine que es un empleador que contrata a un nuevo contratista y, sin realizar la verificación adecuada, contrata a una empresa que ha cometido fraude mientras opera con otro nombre. Además de eso, uno de sus empleados que conduce su camión no está debidamente asegurado. El costo de investigar y rescindir este contrato, así como los costos legales o de liquidación, superarán con creces el costo de realizar una evaluación inicial de incorporación de la empresa. Por eso es necesario abordar estos problemas de forma proactiva. Por cada mal operador que pueda detenerse en la puerta, una empresa puede ahorrar entre $ 50 000 y $ 100 000 por incidente.

Dado que cada empleado o contratista es una extensión de la propia marca, es imperativo elegir a las personas adecuadas para representar los valores de su empresa. Cuando las organizaciones no toman medidas proactivas para evaluar a los propietarios y socios de sus flotas, se puede considerar una negligencia. La implementación de software que agregue toda la información pertinente en un solo lugar para que la verificación de datos en tiempo real y las actividades relacionadas no estén aisladas, es clave para evaluar los riesgos y amenazas potenciales.

Atrás quedaron los días de las verificaciones de antecedentes penales y las alertas de DUI del conductor. Eso ya no es suficiente. Las empresas dependen de sus grupos de conductores para garantizar que la empresa pueda funcionar. Algunos informan que si solo el 10% de su flota de conductores resultara inadecuada, no podrían operar ni satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes. No abordar los problemas de seguridad con las flotas de conductores puede significar una gran responsabilidad para la continuidad de su negocio y la reputación de la marca.

Asegurar la calidad y las acciones de cientos, si no miles, de empleados y contratistas potenciales es una tarea abrumadora para cualquier organización, y mucho menos para una que no esté equipada con la tecnología necesaria para que esta investigación sea efectiva. Las organizaciones necesitan un mecanismo de alerta que pueda resaltar de manera proactiva los cambios en el comportamiento, de modo que las empresas estén al tanto de los riesgos potenciales antes de que ocurran. Este proceso de investigación mejorado analiza los antecedentes de un contratista o empleado desde un punto de vista diferente. Estos factores pueden ser los diferenciadores cuando se trata de limitar la responsabilidad y mantener la continuidad del servicio cuando la velocidad es esencial.

El comercio electrónico ha revolucionado la logística de última milla de una manera que nadie podría haber predicho y, con la pandemia actual, existe aún más presión para garantizar que los paquetes se entreguen de forma rápida, cuidadosa y segura. La distribución de la vacuna ahora en curso es testimonio de ello. Ya sea un camión completo o un paquete pequeño, el último tramo de la entrega final es la parte más desafiante de cualquier envío, y los remitentes y transportistas deben garantizar la confiabilidad de sus conductores para asegurar la reputación de la marca.

Thomas Kopecky es cofundador y director de estrategia de Ontic.