Protegiendo conductores de flota ante el COVID-19: Estrategias esenciales de seguridad y cumplimiento

Para satisfacer la mayor demanda de entregas de productos y logística de transporte impulsada por el COVID-19, las empresas han aumentado la contratación de conductores de reparto. Las grandes empresas que emplean cientos de miles de conductores tienen una obligación legal y ética de garantizar la seguridad de estos empleados, contratistas y los clientes con los que pueden interactuar. Las empresas negligentes se exponen a riesgos financieros, legales, de seguridad y cumplimiento significativos, pero cuando se trata de investigar adecuadamente estas flotas, las empresas luchan por mantenerse al día.

Responsabilidad fragmentada y falta de procesos

La responsabilidad de gestionar flotas de conductores a menudo recae en la gestión de proveedores y gobernanza, o en las divisiones de logística y cadena de suministro de las empresas. Es común que estos departamentos carezcan de procesos claros y consistentes para investigar flotas.

Sin embargo, estandarizar metodologías para investigar y recopilar información relevante sobre nuevos conductores, y mantener información actualizada sobre los ya contratados o contratados, es crítico para la continuidad del negocio. Si bien dar estos pasos puede ser costoso y desafiante de lograr a escala, no ser un operador seguro y cumplidor puede dejar su negocio abierto a riesgos innecesarios y disrupciones financieramente aplastantes.

Mejores prácticas de investigación y verificación

Al recopilar datos sobre nuevos programas de conductores, la cultura corporativa y las políticas individuales de la empresa pueden impactar el nivel de investigación de flotas que se requiere realmente. Pero es importante desde el principio saber quién realmente posee la empresa de flota, ya que la información de investigación más valiosa a menudo proviene de ellos. A partir de ahí, las organizaciones siempre deben verificar que la información que un propietario proporciona es precisa y verdadera, y cualquier información conflictiva que pueda levantar banderas rojas.

Las empresas deben revisar registros del Departamento de Transporte, así como registros civiles y penales a nivel estatal y federal, ya que conductores o contratistas involucrados en litigios podrían reflejar mal en su marca. Considere revisar cobertura mediática y quejas presentadas sobre empresas de flota e individuos, ya que pueden proporcionar inteligencia crítica que podría no ser aparente en registros públicos.

La implementación de tecnología que proporciona visibilidad sobre las asociaciones que un proveedor o conductor puede tener con negocios no cumplidores o individuos de alto riesgo es de igual importancia. Marcar proveedores que hayan intentado previamente eludir el proceso de investigación, o recibir actualizaciones y notificaciones en tiempo real relacionadas con actividad criminal o citaciones de tráfico mayores, pueden ser factores decisorios en decisiones de contratación de conductores o contratistas.

El costo de la negligencia vs. inversión proactiva

Imagine que es un empleador contratando un nuevo contratista, y sin hacer la investigación apropiada, contrata una empresa que ha cometido fraude mientras operaba bajo otro nombre. Encima de eso, uno de sus empleados conduciendo su camión no está debidamente asegurado. El costo de investigar y terminar este contrato, así como cualquier costo legal o de acuerdo, va a superar con creces el gasto de realizar una evaluación inicial de incorporación de la empresa. Por eso es necesario abordar estos problemas proactivamente. Por cada mal operador que pueda ser detenido en la puerta, una empresa puede ahorrar hasta $50,000-$100,000 por incidente.

Porque cada empleado o contratista es una extensión de la marca misma, es imperativo elegir a las personas correctas para representar los valores de su empresa. Cuando las organizaciones no toman medidas proactivas para evaluar a sus propietarios y socios de flota, puede verse como negligente. Desplegar software que agregue toda la información pertinente en un solo lugar para que la investigación de datos en tiempo real y actividades preocupantes no esté en silos, es clave para evaluar riesgos y amenazas potenciales.

Más allá de verificaciones básicas: Necesidad de monitoreo continuo

Han quedado atrás los días de verificaciones de antecedentes penales y alertas de DUI de conductores. Eso ya no es suficiente. Las empresas dependen de sus pools de conductores para asegurar que el negocio pueda operar. Algunos reportan que si solo el 10% de su flota de conductores fuera encontrado inadecuado, no podrían operar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes. El fallo en abordar problemas de seguridad con flotas de conductores puede significar responsabilidad mayor para su continuidad de negocio y reputación de marca.

Asegurar la calidad y acciones de cientos si no miles de empleados y contratistas potenciales es una tarea desalentadora para cualquier organización, y mucho menos una que no está equipada con la tecnología necesaria para hacer esta investigación efectiva. Las organizaciones necesitan un mecanismo de alerta que pueda resaltar proactivamente cambios en el comportamiento, para que las empresas sean conscientes de riesgos potenciales antes de que ocurran. Este proceso de investigación mejorado examina el trasfondo de un contratista o empleado desde un punto de vista diferente. Estos factores pueden ser los diferenciadores cuando se trata de limitar la responsabilidad y mantener la continuidad del servicio cuando la velocidad es esencial.

El último kilómetro: El eslabón más crítico

El e-commerce ha sacudido la logística de última milla de formas que nadie podría haber predicho, y con la pandemia actual, hay aún más presión para asegurar que los paquetes se entreguen rápida, cuidadosa y seguramente. La distribución de vacunas ahora en marcha es testimonio de eso. Ya sea una carga completa de camión o paquete pequeño, la última etapa de la entrega final es la parte más desafiante de cualquier envío, y los remitentes y transportistas deben asegurar la confiabilidad y confiabilidad de sus conductores para asegurar la reputación de la marca.

Thomas Kopecky es cofundador y director de estrategia de Ontic.