Cinco formas de beneficiarse sin papel

Decidir dejar de usar papel puede parecer abrumador. Sin embargo, negarse a hacerlo eventualmente hará que su negocio se quede atrás.

La conversión a una oficina sin papel ofrece una serie de beneficios que refuerzan el resultado final. Desde el almacenamiento en la nube hasta las firmas digitales, existe una serie de soluciones a seguir.

¿Listo para eliminar las pilas de papel de tu oficina? A continuación, presentamos cinco razones por las que debería comenzar hoy mismo.

Mejore la organización de su oficina. La digitalización de archivos y otra información mejora la organización de su empresa. Su equipo ya no tiene que recorrer toda la oficina para encontrar el eslabón perdido de un rastro de papel. Esto no solo mejorará la organización, sino que tendrá un impacto positivo en la productividad de los empleados. Toda la información que necesita para operar un negocio eficiente se almacenará en documentos digitales almacenados de manera segura en un espacio de almacenamiento en la nube, accesible instantáneamente para aquellos que tienen permiso para acceder a ella.

Mejorar la eficiencia de la comunicación con los clientes. Enviar facturas electrónicas a los clientes y utilizar firmas digitales mejora la eficiencia. Ya no tiene que lidiar con la excusa de que "debe haberse perdido en el correo", o esperar los tiempos de retraso del correo postal.

Dentro de un sistema de almacenamiento en la nube, puede almacenar una cantidad aparentemente infinita de información del cliente utilizando un software de base de datos, a menudo denominado sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Como resultado, mejorará la participación del cliente y, en última instancia, impulsará los resultados finales.

Proteja los datos confidenciales. A pesar de las preocupaciones que pueda tener sobre las infracciones del software de la base de datos, en realidad es mucho más seguro almacenar y enviar archivos digitalizados a proveedores y clientes. Muchos programas de software no solo ahorran tiempo y dinero a las empresas, sino que también mejoran la seguridad de los archivos digitales con cifrado.

Al colocar información confidencial detrás de un muro de protección encriptada, puede estar tranquilo. Los archivos físicos no pueden prometer lo mismo y, si les sucede algo, es posible que ni siquiera te des cuenta.

Haga su parte para ser sostenible para el medio ambiente. Una oficina sin papel por sí sola no tiene un impacto significativo en el medio ambiente, pero sí lo harán miles de organizaciones pequeñas, medianas y grandes. Descubrir cómo eliminar el papel reducirá drásticamente la cantidad de contaminación que continúa degradando el planeta. Y aunque no puede invertir una cantidad de dólares en la conversión a una oficina sin papeles ecológica, puede aumentar la columna de contabilidad en su balance general llamada "Fondo de comercio".

Ahorre dinero reduciendo los costos ocultos del papel. Hay muchos costos ocultos por postergar la tarea de eliminar el papel de su empresa. Los documentos perdidos pueden hacer perder una cantidad increíble de tiempo y dar a su empresa una mala reputación.

Dejar de usar papel reduce la monotonía asociada con el papeleo, liberando a sus empleados para realizar tareas más valiosas. Además, las oficinas sin papel permiten un trabajo remoto más fácil y liberan los costosos pies cuadrados que se utilizan para el almacenamiento. Y si aún no está convencido, hay créditos fiscales disponibles para oficinas que demuestren que están tomando medidas de sostenibilidad.

Dejar de usar papel presenta ciertos obstáculos. Por ejemplo, los costos iniciales pueden disuadirlo de realizar la conversión. Sin embargo, debe considerar las soluciones digitales integradas como una inversión, lo que resulta en ahorros de costos a través de una mayor eficiencia y productividad.

Al hacer la transición a una oficina sin papel, aquí hay algunos pasos de acción rápida que puede seguir:

• Utilice las aplicaciones de escaneo a las que accede su teléfono inteligente para recibir facturas,
• Solicite que su banco envíe estados de cuenta electrónicos sin papel,
• Solicite a los proveedores que envíen información por correo electrónico,
• Descargue una aplicación de escaneo para tarjetas de presentación,
• Enviar documentos internos de forma electrónica,
• Utilice un sistema de calendario electrónico que se pueda compartir y
• Utilice un sistema de firma digital.

Scott Burday es presidente de Soluciones integradas Trinity .