Gana más sin papel: 5 ventajas clave

Decidir volverse sin papel puede parecer abrumador. Sin embargo, negarse a hacerlo eventualmente hará que tu negocio se quede atrás.

Convertirse en una oficina sin papel ofrece una serie de beneficios que refuerzan la línea de fondo. Desde almacenamiento en la nube hasta firmas digitales, hay varias soluciones a perseguir.

¿Listo para eliminar las pilas de papel de tu oficina? Aquí hay cinco razones para empezar hoy.

Mejora la organización de tu oficina.

Digitalizar archivos y otra información mejora la organización de tu empresa. Tu equipo ya no tiene que escudriñar toda la oficina para encontrar el eslabón perdido de una pista de papel. No solo mejorará la organización, tendrá impactos positivos en la productividad de los empleados. Toda la información que necesitas para operar un negocio eficiente residirá en documentos digitales almacenados seguramente en un espacio de almacenamiento en la nube, instantáneamente accesible para quienes tengan permiso para acceder.

Mejora la eficiencia de la comunicación con clientes.

Enviar facturas electrónicas a clientes y utilizar firmas digitales mejora la eficiencia. Ya no tienes que lidiar con la excusa de "debe haberse perdido en el correo", o esperar los tiempos de correo postal.

Dentro de un sistema de almacenamiento en la nube, puedes almacenar una cantidad aparentemente infinita de información de clientes usando software de base de datos, a menudo referido como sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM). Como resultado, mejorarás el compromiso del cliente y en última instancia impulsarás la línea de fondo.

Protege datos sensibles.

A pesar de preocupaciones que puedas tener sobre violaciones de software de base de datos, en realidad es mucho más seguro almacenar y enviar archivos digitalizados a proveedores y clientes. Muchos programas de software no solo ahorran tiempo y dinero a las empresas, sino que también mejoran la seguridad de archivos digitales con encriptación.

Al colocar información sensible detrás de un muro de protección encriptada, puedes tener tranquilidad. Los archivos físicos no pueden prometer lo mismo, y si algo les pasa, podrías ni enterarte.

Haz tu parte para ser sostenible con el medio ambiente.

Una oficina sin papel por sí sola no tiene un impacto significativo en el medio ambiente, pero miles de organizaciones pequeñas, medianas y grandes sí lo tendrán. Descubrir cómo volverse sin papel reducirá dramáticamente la cantidad de contaminación que sigue degradando el planeta. Y aunque no puedas poner un monto en dólares a la conversión a una oficina sin papel ecológica, puedes impulsar la columna contable de tu balance llamada "Buena Voluntad".

Ahorra dinero reduciendo los costos ocultos del papel.

Hay muchos costos ocultos en postergar llevar tu negocio sin papel. Documentos perdidos pueden desperdiciar cantidades increíbles de tiempo, y dar a tu empresa mala reputación.

Volverse sin papel reduce la tediosa tarea asociada al papeleo, liberando a tus empleados para hacer tareas más valiosas. Además, las oficinas sin papel permiten trabajo remoto más fácil y liberan metros cuadrados costosos usados para almacenamiento. Y si aún no estás convencido, hay créditos fiscales disponibles para oficinas que demuestren que están emprendiendo medidas de sostenibilidad.

Volverse sin papel presenta ciertos obstáculos. Por ejemplo, costos iniciales podrían disuadirte de emprender la conversión. Sin embargo, deberías considerar soluciones digitales integradas como una inversión, resultando en ahorros de costos mediante eficiencia y productividad mejoradas.

En la transición a una oficina sin papel, aquí hay algunos pasos de acción rápida que puedes seguir:

• Usa apps de escaneo accesibles por tu smartphone para facturas y recibos,
• Solicita a tu banco que envíe estados de cuenta electrónicos sin papel,
• Pide a proveedores que envíen información por correo electrónico,
• Descarga una app de escaneo para tarjetas de presentación,
• Envía documentos internos electrónicamente,
• Usa un sistema de calendario electrónico compartible, y
• Usa un sistema de firma digital.

Scott Burday es presidente de Trinity Integrated Solutions.