Cinco formas de estirar aún más su presupuesto de mantenimiento

Una de las peores cosas de reducir el presupuesto de mantenimiento son todas las preguntas.

¿Necesito despedir personal? ¿Cómo podemos alcanzar nuestros objetivos con menos recursos? ¿Qué proyectos son imprescindibles y qué puede esperar? ¿Mi trabajo es seguro?

Es suficiente para mantenerte despierto por la noche por un tiempo.

Hablamos con algunos expertos que han estado allí antes. Nos contaron cómo lograron un presupuesto de mantenimiento más pequeño mientras alcanzaban sus objetivos, se mantenían al día con el mantenimiento preventivo y evitaban el agotamiento del personal.

Cómo encontrar espacio adicional en su presupuesto

N.º 1:Encuéntrelo en su almacén

Preste mucha atención a los mínimos de inventario al reabastecer piezas y suministros, dice Joe McVay, consultor de implementación en Fiix con experiencia en mantenimiento de instalaciones.

“Muchas organizaciones no se dan cuenta de cuánto flujo de efectivo está inmovilizado en el inventario del almacén que podría comprarse justo a tiempo de varios proveedores sin interrumpir el negocio”, dice Joe.

Busque piezas en su almacén que no sean críticas de inmediato o que puedan obtenerse fácilmente de proveedores con plazos de entrega cortos. Ajuste su cronograma de compras en consecuencia para no gastar dinero en inventario innecesario.

Muchos proveedores también ofrecen programas de "mantenimiento de existencias", dice Joe. Estos programas garantizan la disponibilidad de piezas sin necesidad de añadirlas a sus libros hasta que las necesite. Esto le brinda flexibilidad a corto plazo en su presupuesto sin riesgo.

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N.º 2:Búsquelo en su agenda

El mantenimiento preventivo es excelente, pero le costará demasiado. Puede reducir el costo de la mano de obra y las piezas sin sacrificar la salud de los activos al eliminar los PM innecesarios, dice Charles Rogers, consultor de implementación senior de Fiix con más de 33 años de experiencia en mantenimiento.

"Si sus inspecciones regulares no encuentran algún problema con un activo, probablemente pueda hacerlas con menos frecuencia", dice Charles.

Aprenda todo sobre cómo optimizar sus PM y el programa de mantenimiento aquí

Él recomienda mirar primero el mantenimiento programado según las pautas de los fabricantes de equipos originales. Es más probable que estos PM tengan margen de mejora porque no se crearon teniendo en cuenta su caso de uso específico. Supervise cualquier PM que cambie para asegurarse de que las tasas de falla no aumenten.

N.º 3:Encuéntrelo en sus órdenes de trabajo

Aumentar el tiempo de uso de la llave le ayuda a estirar aún más su presupuesto de mantenimiento, dice Rob Kalwarowsky, ingeniero de confiabilidad y administrador de activos.

Rob sugiere calcular el tiempo de uso de la llave para todo el trabajo, comenzando con los trabajos que tienen costos laborales más altos. Marque las áreas donde el tiempo de uso de la llave es bajo. El tiempo medio de la llave inglesa es del 20% y el 40% es de clase mundial, dice Rob.

"Una vez que tenga esta línea de base, puede rastrear la causa del tiempo de trabajo bajo hasta una causa raíz y ajustar sus horarios y procesos para cerrar esa brecha", dice Rob.

Aumentar el tiempo de uso de la llave en algunos puntos porcentuales en cientos de reparaciones y PM puede ahorrarle miles de dólares en mano de obra y compensar parte de su presupuesto perdido. Y cuando el mantenimiento es más rápido, la producción aumenta el tiempo de actividad. Es beneficioso para todos.

Vea todas las formas en que puede usar los datos de las órdenes de trabajo a su favor

N.º 4:Búsquelo en sus procesos

Su presupuesto se vuelve un poco más ajustado cada vez que un técnico altamente calificado detiene lo que está haciendo para completar una tarea de rutina. Es por eso que Jason Afara, ingeniero de soluciones en Fiix y ex gerente de mantenimiento, sugiere capacitar a los operadores para que realicen el mantenimiento de rutina.

"Los operadores conocen mejor sus máquinas", dice Jason, "Dales el poder para inspeccionar las máquinas ... y hacer un mantenimiento liviano que de otro modo tomaría su tiempo".

Hay algunos ingredientes clave que hacen que la habilitación del operador sea exitosa. La primera es la comunicación. Trabaje con el gerente de operaciones o producción y asegúrese de que los operadores comprendan por qué está sucediendo este proyecto (y lo que es más importante, qué beneficios tienen para ellos). La claridad también es importante. Los materiales de capacitación y apoyo (como listas de tareas y manuales) deben ser fáciles de seguir. La última pieza es la confianza. Los operadores deben sentirse equipados y seguros al realizar el trabajo.

Jason también sugiere trabajar con operadores y técnicos para crear estándares para solicitar trabajo. El trabajo se puede realizar más rápido cuando las solicitudes son claras y fáciles de completar. Eso reduce las horas de trabajo (y los costos) asociados con el mantenimiento.

Unas pocas horas de capacitación no solo le permitirán ahorrar dinero a largo plazo, sino que también lo ayudarán a detectar fallas en el equipo antes y evitar el mantenimiento de emergencia, que afecta su presupuesto.

Consulte este curso intensivo de 12 pasos para involucrar a los operadores en el mantenimiento

N.º 5:Encuéntrelo en su gente

Esta es otra joya de Rob y se trata de comunicación, participación del personal y liderazgo con el ejemplo.

"Está recortando el mantenimiento que [su personal] cree que debería estar haciendo", dice Rob. "Eso va a tener un impacto negativo".

La moral baja es más que una queja extra en la sala de descanso. Crea miedo, desconfianza y lagunas de información, dice Rob. Cuando se pierde la imagen completa, no puede ver los problemas y priorizar el trabajo, que es esencial después de los recortes presupuestarios de mantenimiento.

"Necesita fomentar un entorno de bajo miedo y alta confianza para que la gente pueda decirle exactamente lo que está sucediendo en el taller", dice Rob.

A continuación, se muestran algunas formas de hacerlo:

Reserve una reunión periódica con el personal para hablar sobre inquietudes, obstáculos, soluciones y éxitos. Es posible que todos se sientan cómodos compartiendo durante algún tiempo. Eso significa que podrías ser el único que hable por un rato.

Deja de jugar al juego de la culpa. Si una orden de trabajo crítica no se realizó a tiempo, hable con sus técnicos, averigüe qué los retuvo y piense en una manera de evitar que vuelva a suceder.

Cree métricas que no tengan nada que ver con la eficiencia. Sus técnicos deben saber que se les está midiendo por lo bien que colaboran, identifican problemas y trabajan para encontrar soluciones. Le dice a tu equipo que te preocupas por ellos tanto como por el resultado final.

Cómo convencer a su jefe de que aumente el presupuesto de mantenimiento

Obtener un mayor presupuesto de mantenimiento es difícil, pero no imposible. Reunimos algunas estrategias probadas y comprobadas que otros equipos de mantenimiento han utilizado para obtener recursos adicionales. Lo ayudarán a cambiar de opinión, defender su caso y obtener el presupuesto que necesita.

Una vez que haya leído las estrategias a continuación, defina su propuesta con esta plantilla de presentación

Uso de métricas de trabajos pendientes para contratar a más personas

Si tiene poco dinero en efectivo, probablemente también tenga poco tiempo. Eso significa acumulación de trabajo. Mucha acumulación. La buena noticia es que es fácil lograr que las personas se unan a la solución de este problema si tiene los datos correctos.

Empiece por hacer un seguimiento de su acumulación de mantenimiento preventivo en horas. Compare este número con las horas disponibles para su fuerza laboral para determinar la brecha entre los dos.

El siguiente paso es mostrar cómo la acumulación de trabajo impacta en el negocio. Realice un seguimiento del tiempo medio entre la falla y el costo de las averías. Cuando el MTBF aumenta porque falta mantenimiento, significa más tiempo de inactividad y menos producción.

Utilice estos datos cuando solicite presupuesto para contratar a una persona adicional, ofrecer más horas extra o gastar más en contratistas. Esto es lo que funcionó para Tom Dufton, gerente de proyectos y mantenimiento del fabricante de alimentos Perth Country Ingredients:

Obtenga un marco de seis pasos para abordar la acumulación de mantenimiento

Uso de empresas emergentes limpias para justificar costos laborales más altos

Otras áreas de su negocio se ven afectadas cuando se recorta el presupuesto de mantenimiento. Su personal es escaso, el trabajo se apresura (o se pierde) y el equipo falla. El seguimiento de las nuevas empresas es una forma de demostrar esto y obtener el dinero extra que necesita para evitarlo.

Las empresas emergentes limpias fueron una métrica clave para Stuart Fergusson, Director de Ingeniería de Soluciones de Fiix, durante su tiempo como gerente de línea de producción en Proctor and Gamble. Este KPI no solo unió el mantenimiento y las operaciones, sino que también se vinculó directamente a los objetivos financieros. Eso siempre llama la atención de la gente.

Desafortunadamente, las nuevas empresas limpias son difíciles de lograr sin el tiempo, las personas y los recursos para realizar un mantenimiento adecuado, lo que requiere dinero.

La defensa de este dinero comienza con el cálculo del costo del tiempo perdido y la producción por arranques deficientes para todas las máquinas a lo largo de un año completo. Compare esto con el menor costo de personas y recursos adicionales para lograr una puesta en marcha limpia.

Encuentre más formas de alinear los objetivos de mantenimiento y operaciones

Uso de métricas de seguimiento del tiempo para mostrar el ROI de la tecnología

Las tareas administrativas desperdician tiempo y dinero. Si sus técnicos pasan una hora al día escribiendo órdenes de trabajo, está pagando por una hora de eficiencia perdida. Por lo tanto, si bien puede parecer más barato hacer todo a mano en lugar de hacerlo con tecnología, a largo plazo le costará más.

Cosas como los sensores y el software CMMS vienen con una etiqueta de precio. Obtener un aumento en su presupuesto de mantenimiento para estas compras comienza con el seguimiento de la cantidad de tiempo que su equipo dedica a tareas administrativas. Luego, averigüe cuánto tiempo ahorraría con el software.

El paso final es resaltar cómo usaría este tiempo adicional y el impacto que tendría en los objetivos de la empresa. Por ejemplo, si pudiera hacer un MP más por día, ¿cuánto más tiempo de actividad podría ganar la empresa?

Esta fue la estrategia utilizada por el equipo de mantenimiento de Rambler Metals &Mining. La empresa pudo reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas en un 15% después de implementar un CMMS. Pudieron realizar más mantenimiento preventivo y reducir las fallas del equipo.

Todo lo que acaba de leer en tres oraciones

1. Eliminar el desperdicio, ya sean piezas que no necesita o retrasos en su trabajo, es crucial cuando se trata de recortes presupuestarios de mantenimiento.

2. No olvide comunicarse con su equipo, incluirlos en la toma de decisiones y estar abierto a recibir comentarios para evitar un entorno de trabajo tóxico.

3. Si solicita un aumento en su presupuesto de mantenimiento, apóyese en los números para demostrar el valor del mantenimiento y resalte lo que su empresa está perdiendo al no invertir en mantenimiento.