Gestión de procesos de negocio para empresas industriales: Aumente la eficiencia y elimine errores

Los procesos industriales deben ser precisos. Cualquier error, desde un eslabón interrumpido en una cadena de suministro hasta un paso defectuoso en el proceso de manufactura, podría reducir significativamente la calidad de sus bienes o servicios entregados.

Con un entorno altamente competitivo, los errores son intolerables.

Los errores y fallos son frecuentes cuando su negocio industrial no tiene un conjunto de pasos documentados para cada operación comercial. Aquí es donde entra la gestión de procesos de negocio (BPM).

En este blog, exploraremos qué es la gestión de procesos de negocio y cómo se puede usar para reducir errores en todos sus procedimientos comerciales. Esto incluye procedimientos como usar Thomasnet.com para abastecerse de proveedores, operaciones en la planta de fábrica, hasta el final de su cadena de suministro con la entrega de productos/servicios y marketing.

Luego descubrirá cómo puede implementar la gestión de procesos de negocio en su negocio hoy, primero usando un enfoque simple de lápiz y papel antes de considerar software en línea para procesos más complejos.

¿Qué es la Gestión de Procesos de Negocio?

La Gestión de Procesos de Negocio se puede definir como:

"Una disciplina en gestión de operaciones en la que las personas usan varios métodos para descubrir, modelar, analizar, medir, mejorar, optimizar y automatizar procesos de negocio." John Jeston y Johan Nelis, Gestión de Procesos de Negocio

Para explicar esta definición con más detalle, vamos a examinar la industria aeroespacial. Construir un avión no es una hazaña pequeña. Fabricar maquinaria tan compleja requiere una colección cuidadosamente planificada de tareas interrelacionadas, vinculadas para encontrar su fin en la entrega de un vehículo volador.

Recurso relacionado: Desafíos y oportunidades en la industria aeroespacial

Son estas tareas vinculadas, agrupadas, las que componen un proceso.

La gestión de procesos de negocio esencialmente toma el control de estos procesos, que pueden ser estructurados y repetibles o no estructurados y variables. La secuencia de pasos dentro de un proceso puede variar de instancia a instancia, lo que significa que hay puertas de enlace, condiciones y reglas de negocio.

Los procesos no tienen por qué ser complicados. Incluso un procedimiento simple como construir un avión de papel requiere un conjunto de tareas que se realicen en un orden específico, y es útil documentar estas tareas como un proceso (vea la imagen a continuación de Aviation Explorer).

Los procesos de negocio están en un estado constante de flujo, lo que significa que la gestión de procesos de negocio es una práctica continua, ajustando y cambiando constantemente las operaciones para mejorarlas.

Dentro de la gestión de procesos de negocio, los procesos se ven como los activos más importantes de una organización, y con razón. Las empresas que implementan procesos tienen una tasa de éxito un 280% más alta en sus proyectos (95%), frente a las que no lo hacen (25%).

Al comprender, gestionar y desarrollar estos procesos como activos, las empresas pueden entregar productos y servicios de valor agregado a clientes o consumidores.

Los beneficios de los procesos estandarizados

Se espera que el mercado de gestión de procesos de negocio aumente a 16 millones de dólares para 2023, con una Tasa de Crecimiento Anual Compuesto del 14% entre 2017 y 2023. En otras palabras, la práctica ya es popular y solo se volverá más común.

¿Por qué todos están prestando cada vez más atención a la gestión de procesos de negocio? Siga leyendo para descubrirlo.

La gestión de procesos de negocio reduce costos

Mapear sus procesos en detalle proporciona información sobre la duración, recursos necesarios, frecuencia y costos de cada paso y del proceso en su conjunto. Con este nivel de detalle para cada una de sus operaciones comerciales, se pueden eliminar redundancias, identificar problemas de control de calidad y resaltar costos excesivos de materiales y mano de obra.

Beneficio de la gestión de procesos de negocio para reconocer y responder a las demandas de los clientes

Las operaciones y procesos comerciales deben responder al cliente y sus demandas cambiantes. Los cambios de los clientes en la industria industrial incluyen expectativas de entrega aumentadas, visibilidad de flujos de trabajo y personalización de productos.

Usar un método para gestionar sus procesos puede permitirle modificar una serie de tareas para que estén centradas en el cliente.

La gestión de procesos de negocio mejora y adapta los modelos de negocio

Trabajar desde un modelo de negocio desactualizado no lo llevará lejos. Con la gestión de procesos de negocio, obtiene una mayor comprensión de sus procesos comerciales para que puedan actualizarse haciendo los cambios correctos en el momento adecuado. Con total transparencia de cada tarea dentro de un proceso, puede planificar el cambio, implementarlo, medir la respuesta al cambio y luego evaluar esta respuesta y aprender de ella.

Nuestro mundo empresarial está en constante evolución y transformación. Factores cambiantes como el auge de la tecnología en la era digital o las cambiantes necesidades del consumidor actúan como tensiones en los procesos comerciales. Debe poder adaptar sus procesos comerciales en consecuencia para mantenerse por delante de la competencia.

La gestión de procesos de negocio aumenta la productividad

Con la gestión de procesos de negocio, las ineficiencias pueden identificarse y eliminarse. Tome la empresa Adidas como ejemplo. Adidas mejoró el tiempo de retraso entre la colocación del pedido y la visibilidad del pedido en el sistema a través de la gestión de procesos de negocio, lo que significa que los pedidos se cumplían más rápido. Otro ejemplo es Renegard, una empresa que proporciona un revestimiento protector de alto rendimiento para una gama de vehículos. Con la implementación de un sistema de gestión de procesos de negocio, la empresa informó aumentos en la productividad.

La gestión de procesos de negocio le da una ventaja competitiva

La gestión de procesos de negocio analiza y mejora constantemente los procesos. Esta mejora significa eliminar desperdicios y otros pasos que son lentos y engorrosos. Con la eliminación del tiempo desperdiciado, puede optimizar sus procesos comerciales y enfocarse en lo que importa, como la innovación.

La gestión de procesos de negocio mejora la retención de clientes

Al mejorar sus métricas, como la innovación y la productividad, tiene efectos en cascada, lo que significa que sus clientes tienen más probabilidades de estar satisfechos con su producto/servicio.

También puede construir sobre esto aún más proporcionando soporte al cliente, éxito y provisión de servicios en el resto de las actividades de su empresa a través de un enfoque integrado de gestión de procesos de negocio. Por ejemplo, puede configurar y usar procesos simples de soporte al cliente.

La gestión de procesos de negocio establece la estandarización de procesos

La gestión de procesos de negocio es una forma de control de calidad a través de la estandarización de procesos comerciales. Con la estandarización, los procesos pueden mejorarse con mayor facilidad para el futuro, la productividad aumenta y las operaciones pueden programarse de acuerdo.

La gestión de procesos de negocio fomenta la colaboración interdepartamental

La transparencia de los procesos dada a través de la gestión de procesos de negocio significa que las operaciones entre departamentos pueden compararse y entenderse. La colaboración entre departamentos puede identificar procesos compartidos, determinar redundancias y aprender dónde la información y la experiencia compartidas pueden ser beneficiosas.

La gestión de procesos de negocio mejora la seguridad, la protección y el cumplimiento

La falta de transparencia puede resultar en problemas de seguridad, protección y cumplimiento. La gestión de procesos de negocio arroja luz sobre estos problemas para que las partes interesadas sean conscientes. Los procesos pueden adaptarse fácilmente para mantenerse actualizados con los estándares de cumplimiento, seguridad y protección, tanto internos como externos.

Cómo construir procesos

Podemos ver que la gestión de procesos de negocio trae muchos beneficios a un negocio, la siguiente pregunta es ¿cómo implementa la gestión de procesos de negocio en su negocio hoy?

La implementación de la gestión de procesos de negocio comienza con la documentación de procesos. Es decir, toma sus procesos actuales, documenta estos procesos incluyendo los miembros del equipo involucrados, y luego ejecuta y prueba cada proceso.

Para simplificar, podemos simplificar el proceso de implementación en tres partes principales:

• Pre-implementación (planificar)
• Implementación (ejecutar)
• Re-implementación (revisar)

Para aclarar aún más, trabajaré a través de un proceso de ejemplo y cómo se ha implementado.

Procesos de muestra para empresas industriales

Ubícuos en todo el mundo, los guantes de látex son un ejemplo interesante de procesos industriales. Las operaciones actuales funcionan en perfecta sinergia entre tecnología antigua y ultra-moderna. Lograr este equilibrio entre los dos métodos sería parte de la etapa de pre-implementación usada para diseñar el proceso para la manufactura de guantes de látex.

Primero, las etapas para la producción de guantes de látex se planearían antes de implementarse como se muestra en el video a continuación.

Este ejemplo de guantes de látex es excelente para mostrar cómo se documentan los procesos. Como la cinta transportadora que trae los guantes para la manufactura, un proceso documentado asegura que cada paso se realice en el orden correcto, en el momento adecuado y que no se omitan pasos. En este caso, el orden correcto de tareas sería:

1. Se obtienen manos hechas de cerámica o aluminio, que sirven como moldes
2. El residuo se elimina de la última producción de guantes de goma mediante lavado en agua con jabón
3. El residuo se elimina de la última producción de guantes de goma mediante lavado en lejía
4. Dejando el lejía, los moldes de manos pasan por cepillos para una limpieza adicional
5. Los moldes de manos se lavan en una tina de agua caliente
6. Las manos se giran en un transportador para escurrir
7. Mientras las manos aún están ligeramente húmedas, los moldes se sumergen en un baño químico
8. Los moldes de manos se colocan en caucho líquido tibio reforzado para mayor resistencia
9. El caucho líquido reacciona a los químicos en las manos (del baño químico) y se vuelve gelatinoso
10. Recubiertos con el gel de caucho, las manos giran para sacudir cualquier residuo y luego pasan por un horno caliente para secar
11. El caucho sufre un proceso químico llamado volatilización que hace el caucho fuerte y elástico
12. Los guantes se lavan y secan
13. Los guantes giran por cepillos que enrollan los puños
14. Los guantes se pelan de las manos del molde por los trabajadores

Documentar este proceso antes de la implementación reduciría errores y, en consecuencia, mejoraría la disponibilidad de tiempo y ahorraría dinero durante la operación. Una vez que las etapas se han documentado en pre-implementación, la implementación del proceso resaltaría ineficiencias, pasos de cuello de botella y áreas de mejora. Las mejoras pueden hacerse remitiéndose a los pasos del proceso registrados, revisando estos pasos y evaluando para renovación.

Hay mucha información por ahí que puede consultar para entender cómo puede construir sus procesos de negocio.

Cómo gestionar sus procesos

Una vez que ha construido sus procesos, la siguiente etapa sería gestionarlos. Los sistemas simples de gestión de procesos de negocio pueden ser tan sencillos como usar lápiz y papel, escribiendo cada paso del proceso para luego seguirlo.

Esto puede hacerse como una lista de verificación, documentando cada tarea en papel. Luego puede examinar cada tarea para determinar cómo puede mejorar un proceso dado.

El problema con este enfoque simple de lápiz y papel surge cuando los procesos comienzan a volverse cada vez más complejos. Puede necesitar características como lógica condicional, o una forma de hacer que una tarea dada sea prioritaria, o un método para asegurar que el empleado correcto sea asignado a una tarea específica.

Afortunadamente, hay herramientas que pueden ayudarlo a agregar este nivel de complejidad para la gestión de sus procesos. Las herramientas BPM en línea son una excelente manera de gestionar procesos de negocio complejos.

Para ejemplificar esto, voy a examinar un software BPM de primer nivel, Process Street. Con Process Street, se pueden crear listas de verificación que contengan las siguientes características:

1. Asignar tareas entre miembros del equipo según sea necesario
2. Introducir lógica condicional en sus procesos
3. Agregar tareas de parada para garantizar el orden de tareas y que las tareas prioritarias se completen
4. Establecer fechas de vencimiento de tareas para asegurar que se completen a tiempo

Estas características funcionan para agregar complejidad a los procesos, pero lo hacen de manera fácil de usar. Con estas listas de verificación, se puede minimizar el error humano, aumentar la responsabilidad, y las herramientas e información necesarias para completar todas las tareas de un proceso dado se registran y proporcionan al usuario.

Implemente la gestión de procesos de negocio en su negocio hoy

En este artículo, hemos discutido qué es la gestión de procesos de negocio y cómo puede comenzar a documentar y construir sus procesos de negocio. Para procesos más complejos, puede usar software de gestión de procesos de negocio, como Process Street, para ayudarlo a ordenarlo todo.

La Gestión de Procesos de Negocio trae muchos beneficios al negocio, así que adelántese a su juego y comience a usar la gestión de procesos de negocio en su negocio hoy.