Cómo tener éxito en el viaje hacia la empresa totalmente automatizada

Hay un viaje que emprender para lograr la automatización total.

La era de la automatización está aquí. Las empresas de todo el mundo están entregando tareas basadas en reglas y poco gratificantes a robots de software creados con una tecnología llamada Automatización robótica de procesos (RPA). Esto mejora la eficiencia y permite a los empleados concentrarse en el trabajo de valor agregado que realmente cuenta. Muchas organizaciones, sin embargo, permanecen al comienzo de su viaje y aún deben desbloquear el potencial de la automatización completa, que puede caracterizarse como la conclusión lógica de RPA. Cuando lleguen a este destino, las empresas habrán alcanzado un equilibrio óptimo entre lo que los robots de software RPA pueden lograr en nombre de los empleados y en qué son mejores los empleados. Todo el trabajo que se pueda automatizar se automatizará y, como tal, los trabajadores estarán completamente libres de tareas impulsadas por procesos.

La automatización completa es el objetivo final, y el camino que lo llevará allí varía de una empresa a otra según sus necesidades. No existe un escenario ideal ni un enfoque de "un solo lado sirve para todos" para tener éxito con la implementación de la automatización en toda la empresa.

Algunas características clave darán forma al viaje:los trabajadores involucrados, los objetivos comerciales y la integración de automatizaciones. En última instancia, el objetivo es un robot para cada persona y un ecosistema de automatizaciones que funcionen juntas para aliviar a todos los empleados de las tareas que requieren un uso intensivo de datos.

Comenzando con la automatización

Cuando se embarcan por primera vez en la automatización, muchas empresas sienten que les gustaría mantener sus opciones abiertas y usar el tiempo disponible para explorar lo que la automatización puede hacer por sus equipos y sus negocios. El primer paso en el viaje hacia la automatización completa es a menudo una fase de prueba que se basa en demostrar un retorno de la inversión y, en consecuencia, convencer al C-suite, los jefes de departamento y TI de sus beneficios.

Luego, una vez que se haya agregado la automatización a la agenda, para ayudar a proporcionar una vista y un gobierno centralizados, las organizaciones deben crear un Centro de excelencia de RPA para defender e impulsar el uso de la tecnología. En esta etapa, se eligen procesos seleccionados, a menudo de forma aislada, en función del hecho de que tienen un alto potencial pero son tareas de bajo valor que se pueden automatizar rápidamente y muestran retornos inmediatos en términos de mayor productividad o satisfacción del cliente. Este enfoque de arriba hacia abajo, proceso por proceso, implementado por expertos en RPA, ayudará a que los programas de automatización despeguen.

NHS Shared Business Service (SBS), por ejemplo, eligió la tarea altamente laboriosa de mantener los archivos de flujo de caja como su primera automatización a gran escala. Originalmente se necesitaban 20 empleados y dos horas por persona para completar la tarea diaria. Un robot de software ahora logra esto en menos de cinco horas. Los resultados captaron la atención de las partes interesadas y, desde entonces, NHS SBS ha creado un ecosistema completo de robots que manejan más de 250 procesos.

Ampliación de su proyecto de automatización en toda la empresa

El enfoque inicial proceso por proceso dirigido por expertos en RPA debe contar con el apoyo de expertos en la materia, quienes pueden aportar la experiencia adquirida durante muchos años de realizar una tarea o un proceso y están mejor posicionados para saber cómo se puede mejorar. . Es posible que las empresas que dependen únicamente de un Centro de Excelencia para identificar, crear e implementar la automatización solo puedan tocar del 3 al 7 % de todas las automatizaciones posibles.

Los desarrolladores de RPA carecen del conocimiento interno fundamental necesario para comprender las necesidades individuales y, por lo tanto, la amplitud total del potencial de automatización. Por lo tanto, debe comenzar una democratización de la automatización. Esto implicará educar a los empleados sobre cómo funciona la tecnología y alentar a los expertos de toda la empresa a contribuir con los esfuerzos.

Con una visión más completa de los procesos departamentales, los empleados que han completado la capacitación en RPA o los "desarrolladores ciudadanos" pueden desbloquear las posibilidades más amplias de automatización y aumentar su efecto en el resultado final. Orange España, operador de redes móviles, inició este proceso en 2017 formando a 13 personas de distintas unidades de negocio. Ahora tiene embajadores de RPA en todos los departamentos, lo que les permite descubrir nuevas oportunidades para la automatización. Hasta la fecha, la empresa ha implementado 400 robots en toda la empresa.

Para lograr la escala necesaria para crecer a través de esta fase, los empleados deben tener al menos algún conocimiento de la tecnología. Una compañía aérea decidió implementar un plan de formación en toda la empresa abierto a todo el mundo, desde profesionales de la tecnología hasta agentes de venta de billetes y asistentes de equipaje. Esto incluía dar a los empleados acceso a software gratuito, expertos e incluso sesiones de Build-a-Bot.

A medida que más empleados se involucren y vengan a apoyar el viaje de automatización de la empresa, ya sea a través de un entendimiento general o construyendo los bots ellos mismos, RPA puede convertirse en una parte integrada de la cultura general de la organización. La automatización puede pasar de asumir tareas independientes a procesos departamentales o incluso interdepartamentales.

Al involucrar a más empleados en el proceso de automatización, una empresa puede ampliar sus esfuerzos y, en última instancia, lograr una automatización completa como resultado.

El juego final:automatización completa

En una empresa totalmente automatizada, los robots dominarán la parte administrativa, mientras que los empleados humanos agregarán valor en el frente. Cada trabajo tiene algún elemento de trabajo repetitivo o basado en reglas. Esto se ve tanto a gran escala, como un equipo de finanzas que procesa miles de facturas, como en tareas menos intensivas pero aún repetitivas, como enviar un correo electrónico específico a la semana.

En el Hospital Mater de Dublín, la organización adoptó el enfoque de "un robot para cada enfermera" al comienzo de la pandemia. Al proporcionar a cada enfermera del departamento acceso a robots de software, el departamento de Prevención y control de infecciones ahorra 3 horas de tiempo administrativo al día, 18 horas a la semana y 936 horas al año. Esto está liberando tiempo vital en el día de las enfermeras para responder a las presiones de COVID-19 y dedicar más tiempo a la atención del paciente.

Sin embargo, no se puede esperar que los equipos de TI construyan todas estas automatizaciones. Esto simplemente tomaría demasiado tiempo para ser efectivo. Las plataformas de código bajo o sin código permiten que los empleados se conviertan en coproductores con TI y, por lo tanto, construyan e implementen robots de forma rápida y reactiva.

Para automatizar cada proceso, las automatizaciones también deben ser inteligentes. La introducción de IA permite automatizaciones cognitivas que requieren juicio. Por ejemplo, un robot de software puede escanear, extraer y procesar datos de fuentes estructuradas, pero un robot de software impulsado por IA puede leer y comprender datos de fuentes estructuradas y no estructuradas, como notas escritas a mano, y procesarlas según sea necesario.
Con más procesos automatizados automatizados, los sistemas pueden integrarse. Ya no se basa en proyectos departamentales, el esfuerzo puede centrarse en flujos de trabajo completos que unen todos los proyectos de automatización en una iniciativa de toda la empresa que abarca todas las funciones y disciplinas.

Para aquellas empresas que están cerca del comienzo de sus viajes de automatización, la automatización completa puede parecer una meta lejana. Ciertamente, no es posible lograrlo de la noche a la mañana. Sin embargo, al asumir una automatización a la vez e involucrar cada vez más a más empleados y flujos de trabajo adicionales, las empresas pueden sentar las bases para lograr algún día una empresa totalmente automatizada.