¿Qué es un planificador de mantenimiento?

En los equipos de mantenimiento más pequeños, todos usan muchos sombreros diferentes, y es probable que el gerente de mantenimiento establezca el cronograma como se arremanga para trabajar en el equipo. Pero cuando sus operaciones comienzan a crecer tanto en tamaño como en complejidad, necesita a alguien en el equipo que se centre en todos los pequeños detalles pero que nunca pierda de vista el panorama general. Alguien que no solo pueda trabajar con el equipo, sino también entre departamentos.

Necesita un planificador de mantenimiento.

Como siempre, ayuda comenzar con definiciones básicas.

¿Qué es un planificador de mantenimiento?

Los planificadores de mantenimiento se aseguran de que el departamento de mantenimiento aproveche al máximo sus tecnologías, herramientas y tiempo al garantizar que todos tengan lo que necesitan para trabajar de manera eficiente. Es su trabajo planificar el trabajo que van a hacer los técnicos, unir a los técnicos correctos con las tareas correctas y luego controlar el inventario para que el equipo tenga exactamente lo que necesita justo cuando lo necesita.

Eso cubre su papel estratégico en el departamento. Pero ¿qué pasa con sus tácticas? ¿Cuáles son los pasos específicos que toman, día a día, para alcanzar esos objetivos?

¿Cuáles son las responsabilidades de un planificador de mantenimiento?

Los planificadores comienzan por asegurarse de comprender las capacidades del departamento y sus responsabilidades, incluida la estimación de lo que el equipo debe hacer y cuánto tiempo debe tomar cada trabajo. También deben observar los objetivos comerciales generales de la organización, para saber cuál es la mejor manera de apoyarlos a través de las actividades de mantenimiento.

Planificación del mantenimiento

A partir de ahí, determinan qué estrategias de mantenimiento implementar para cada activo y luego establecen y programan programas de mantenimiento preventivo. También necesitan configurar una serie de flujos de trabajo para manejar las órdenes de trabajo bajo demanda, incluidas formas de revisar las solicitudes, priorizar el trabajo, asignar órdenes de trabajo y luego realizar un seguimiento de las tasas de finalización.

Equilibrio de intereses

Gran parte de su trabajo se centra en actividades para el departamento de mantenimiento, pero una de las habilidades clave también es poder respaldar indicadores clave de rendimiento (KPI) en toda la organización, arriba y abajo del organigrama. Por lo tanto, saben que necesitan programar inspecciones y tareas para el equipo de mantenimiento, pero también saben que tienen que intentar cumplir con el programa de producción.

Por ejemplo, cuando el mantenimiento necesita desconectar una prensa para probar o cambiar el lubricante, el planificador de mantenimiento intenta programarlo entre ciclos de producción, minimizando el tiempo de inactividad.

¿Cuál es la diferencia entre el planificador de mantenimiento y el programador de mantenimiento?

Si ha oído hablar de los programadores de mantenimiento, es posible que se pregunte acerca de la superposición entre las dos posiciones. La realidad es que la planificación y la programación son, de hecho, dos trabajos separados, pero dependiendo del tamaño de la operación, es posible que todos los haga una sola persona.

Si el departamento de mantenimiento es lo suficientemente grande como para tener tanto un planificador como un programador, el planificador se concentraría más en asegurarse de que los técnicos tengan lo que necesitan para trabajar bien, incluidas las herramientas y las piezas adecuadas, mientras que el planificador se ocuparía de decidir cuándo los técnicos hizo el trabajo, incluida la priorización cuidadosa de las órdenes de trabajo y el equilibrio entre las necesidades de mantenimiento y producción.

Si ofrecen tantos beneficios, ¿por qué no todos los departamentos de mantenimiento tienen un planificador?

Es la misma razón por la que incluso si un departamento tiene un planificador, es posible que aún no tenga un programador. Todo se reduce al tamaño de la operación.

Por lo tanto, en los casos en que el tamaño de las instalaciones, la cantidad y la complejidad de los activos y equipos, y el tamaño del departamento de mantenimiento no requieren un planificador de mantenimiento de tiempo completo, el gerente de mantenimiento realiza toda la planificación y programación del mantenimiento por sí mismo. .

Es una verdad general sobre todas las organizaciones:cuantas menos personas hay en la banda, más instrumentos tiene que tocar cada uno.

¿Cuáles son las formas de convertirse en un planificador de mantenimiento?

No hay camino real, pero algunas rutas son más comunes que otras. Muchos planificadores comienzan con un título universitario o asociado, a menudo en administración de instalaciones o algo relacionado con la ingeniería. A partir de ahí, estudian gestión de proyectos.

Pero como esto es mantenimiento, también existen los aprendizajes tradicionales. Es posible comenzar en un puesto de asistente de planificación, obtener mucha capacitación en el trabajo y experiencia directa, y luego intentar ascender desde allí.

Independientemente de la ruta, los futuros planificadores de mantenimiento deben ser personas multitarea orientadas a los detalles que nunca pierdan de vista el panorama general.

Y deben ser convertibles utilizando una variedad de tecnologías diferentes, incluido el software de administración de mantenimiento computarizado (CMMS).

¿Cómo facilita un CMMS la vida de los planificadores de mantenimiento?

Si un departamento de mantenimiento es lo suficientemente grande como para tener un planificador de mantenimiento, es demasiado grande para funcionar en papel y hojas de cálculo. Hay demasiadas partes móviles para los viejos métodos manuales. El CMMS adecuado permite estar al tanto del trabajo y un paso por delante de los problemas al automatizar flujos de trabajo críticos, ayudándolo a mantener sus datos seguros y accesibles.

Estas son solo dos de las formas en que ayuda un CMMS.

Programación de mantenimiento

Recuerde, la gran diferencia entre los métodos manuales y una solución CMMS moderna es que el software lo ayuda a mantener todos sus datos en un solo lugar, una base de datos central donde todo está seguro y accesible para todos los miembros del equipo.

Y eso hace que la programación sea mucho más fácil. En lugar de tratar de organizar todo en notas adhesivas o en hojas de cálculo difíciles de leer, el planificador de mantenimiento puede ver todas las tareas e inspecciones que necesita asignar en calendarios intuitivos. Cuando necesitan cambiar el cronograma para adaptarse a una nueva orden de trabajo bajo demanda, pueden arrastrar y soltar rápidamente las asignaciones a las nuevas fechas.

Control de inventario

Con el papel y las hojas de cálculo, es imposible realizar un seguimiento preciso de las piezas y los materiales debido a un error humano. E incluso si todos siempre escriben los números correctos, el tiempo que transcurre entre el momento en que el equipo usa las piezas y el momento en que actualizan los registros significa que siempre se está un poco atrasado. Es posible que tenga buenos números sobre lo que tenía la semana pasada, pero nunca está seguro de lo que tiene ahora.

Con un CMMS, esos problemas desaparecen. En lugar de tener que confiar en los técnicos para llevar la cuenta, el software lo ayuda a hacerlo automáticamente. Cuando el planificador de mantenimiento configura una orden de trabajo, puede asociar las piezas y los materiales necesarios dentro del software. Luego, cuando los técnicos cierran, el CMMS actualiza automáticamente los recuentos de inventario.

Y tan pronto como los niveles alcanzan los mínimos personalizables, el CMMS envía una alerta para que el departamento sepa cómo organizar un pedido.

Siguientes pasos

Queremos asegurarnos de que obtenga la solución que mejor se adapte a sus necesidades. Podemos ayudarlo con todo, desde responder a sus preguntas sobre todo lo relacionado con el mantenimiento hasta reservar una demostración de software en vivo.

Resumen

Un planificador de mantenimiento trabaja para garantizar que el departamento de mantenimiento aproveche al máximo sus herramientas, tecnología y tiempo al organizar cuidadosamente las inspecciones, las tareas y los cronogramas. Aunque trabajan desde dentro del departamento de mantenimiento, a menudo se coordinan con el lado de producción de la organización para asegurarse de que todos puedan cumplir sus objetivos y KPI específicos. Por ejemplo, intentarían programar el tiempo de inactividad planificado entre ciclos de producción.

No todos los departamentos de mantenimiento tienen un planificador y, en equipos más pequeños, el gerente de la instalación o el líder de mantenimiento hace toda la planificación. Sin embargo, en equipos más grandes, puede haber tanto un planificador como un programador.

Independientemente de la cantidad de tecnologías y activos, la planificación del mantenimiento se facilita con un CMMS moderno. En lugar de tratar de planificar y realizar un seguimiento del trabajo con hojas de cálculo o hojas de cálculo fáciles de perder y difíciles de leer, puede mantener todos sus datos en un solo lugar, actualizados en tiempo real. Y debido a que ha automatizado el seguimiento del inventario, sus números son precisos y están actualizados, nunca tendrá que preocuparse por quedarse sin piezas o materiales críticos.