¿Qué es una auditoría de mantenimiento?

Las palabras "auditoría" pueden infundir miedo en su corazón, pero la realidad es que muchas empresas pasan sus auditorías de mantenimiento con regularidad. No hay razón para temer una auditoría de mantenimiento si está siguiendo los procedimientos correctos.

¿Qué es exactamente una auditoría de mantenimiento?

Una auditoría de mantenimiento es una revisión exhaustiva y sistemática del mantenimiento, el inventario y los procesos de una organización. Evalúa cómo se mantienen las actividades y los estándares, como las instalaciones internas y los procesos de reparación. Las auditorías lo ayudan a garantizar la calidad, la salud y la seguridad en sus instalaciones.

Las firmas de auditoría inspeccionan una variedad de funciones de mantenimiento, que incluyen:

• Seguridad
• Entrenamiento
• Planificación
• Programación
• Mantenimiento de equipos
• Prácticas y organización de mantenimiento
• Gestión de documentos, inventario y compras

Aunque pueden ser estresantes, las auditorías lo protegen a usted y a su organización. El propósito principal de cualquier auditoría es ver qué tan bien está siguiendo sus SOP, verificar si hay problemas o deficiencias y, si hay algún problema, crear un plan de acción que lo aborde.

Las auditorías son una forma de garantizar que sus procedimientos cumplan con todos los requisitos y que todo funcione de la manera más eficaz posible.

¿Por qué son importantes las auditorías de mantenimiento?

Las auditorías de mantenimiento brindan a los gerentes una visión clara de lo que sucede en la organización, lo que les ayuda a establecer puntos de referencia más fácilmente. Al comparar los datos de referencia con los procedimientos correctos, los gerentes pueden definir problemas e implementar soluciones más fácilmente.

Las auditorías también lo protegen a usted y a la organización de la responsabilidad porque, por lo general, las auditorías se enfocan en los estándares y procedimientos de seguridad, lo que ayuda a reducir el riesgo de incidentes en el lugar de trabajo. Con auditorías periódicas, se asegura de que su organización cumpla con los requisitos y que esté cubierto en caso de accidentes o lesiones.

Debe incluir auditorías para garantizar que proporciona condiciones de trabajo seguras para sus empleados y productos seguros para sus consumidores. Las auditorías lo ayudan a rendir cuentas, ya que a menudo las realizan empresas de terceros. Esto significa que ven a su organización a través de una lente objetiva para brindar integridad a sus auditorías.

¿Cuáles son los tipos de auditorías de mantenimiento?

Hay tres tipos de auditorías de mantenimiento.

Auditorías obligatorias

Este tipo de auditoría es requerido por ley. Son una inspección integral de los procesos realizados por las agencias gubernamentales e incluyen procesos de mantenimiento. Por ejemplo, la Administración de Drogas y Alimentos de EE. UU. realiza auditorías periódicas para garantizar que las prácticas sigan los procesos de fabricación adecuados.

Auditorías voluntarias

Una auditoría voluntaria es una forma en que una empresa tiene la libertad de completar auditorías que no son obligatorias ni obligatorias por ley y se utilizan para obtener una certificación que otorga a las organizaciones una ventaja sobre la competencia.

Por ejemplo, algunas certificaciones de seguridad alimentaria en la industria de alimentos y bebidas son voluntarias, así como algunas auditorías de seguridad en áreas de juego. Al someterse a la auditoría, la organización demuestra su compromiso de cumplir con las mejores prácticas actuales de la industria.

Auditoría de mantenimiento

Una auditoría de mantenimiento es una auditoría interna que las organizaciones incluyen en sus planes de mejora. Es importante realizarlos regularmente, ya que ayudan a las organizaciones a evaluar si sus procesos y sistemas actuales son efectivos, dándoles la oportunidad de corregir cualquier problema que encuentren.

Las auditorías de mantenimiento fomentan la mejora continua, especialmente cuando sus resultados se comparan con los códigos, políticas y otros indicadores de la empresa.

Conocer los tipos de auditorías que puede esperar le ayuda a mejorar con el tiempo y a estar mejor preparado.

¿Con qué frecuencia debe realizar auditorías de mantenimiento?

Todo depende de la agencia auditora y de su industria. Algunas inspecciones llegan por sorpresa y otras están programadas. La mayoría de las auditorías de mantenimiento ocurren dentro de los departamentos de fabricación o mantenimiento.

Si la organización tiene un historial de fallas, violaciones del código o no cumple con los estándares de la industria, las auditorías se vuelven más frecuentes y, a menudo, no se anuncian. Dependiendo de la gravedad de la situación, las auditorías podrían incluso conducir a una investigación completa de las infracciones y fallas.

Sin embargo, las auditorías de los departamentos de mantenimiento y fabricación cada seis meses a un año brindan a los gerentes una imagen clara de cómo se están desempeñando y qué áreas necesitan mejorar.

¿Qué se incluye en una auditoría de mantenimiento?

En muchos casos, un tercero debe completar la auditoría para garantizar resultados imparciales. Durante la auditoría, todos los gerentes de piso, supervisores y trabajadores deben estar presentes y ser entrevistados. Espere una auditoría para investigar:

• CMMS
• Personal
• Datos generales
• Presupuestos y costos
• Equipos de producción
• Procedimientos de documentación
• Gestión de mantenimiento
• Organización dentro de los departamentos

Una vez que el equipo haya terminado, es hora de analizar los datos. Esta información se utiliza para crear soluciones a corto, mediano o largo plazo para cualquier deficiencia o problema. El plan de acciones que diseñe debe reflejar prioridades cuidadosamente establecidas.

Además, se debe incluir un análisis de costo-beneficio en su auditoría para ayudarlo a usted y a su equipo a tomar decisiones que beneficien a la empresa en el futuro.

¿Cómo se pasa una auditoría de mantenimiento?

A pesar de que las auditorías son una molestia, hay maneras de hacer que las cosas sean más fáciles para usted y su equipo para evitar futuras auditorías. Para aprobar, su departamento debe estar haciendo todo según el libro, y todo debe estar al día. La implementación de un CMMS hace que esto sea más manejable.

Un CMMS lo ayuda a rastrear sus datos y proporcionar documentación actualizada de cada inspección y tarea. Tú y tu equipo tenéis acceso a toda la información que necesitáis para llevar a cabo todos vuestros planes, y todos vuestros datos están disponibles en un solo lugar. Una buena plataforma CMMS es fácil de aprender y usar, por lo que no tendrá que dedicar mucho tiempo a capacitar a su equipo para que la use correctamente.

Con el CMMS adecuado, tiene acceso a un historial completo de todo lo que sucede en su departamento, desde lo que sucedió, cuánto tiempo se dedicó, qué equipos, herramientas o piezas se utilizaron y quién realizó la tarea.

Tener un historial debidamente documentado proporciona una prueba confiable en caso de un incidente laboral. También le brinda a usted y a su equipo una forma de comparar datos pasados ​​y actuales para buscar patrones y formas de mejorar. Además, recuerde que las cosas deben documentarse con la mayor precisión posible:si no documenta algo, a los ojos de su auditor, en realidad nunca sucedió.

El software CMMS, a diferencia de las órdenes de trabajo tradicionales en papel o en hojas de cálculo, se actualiza automáticamente en tiempo real, por lo que todos los miembros del equipo trabajan con los mismos datos. Nadie está detrás y nadie está fuera del circuito. Garantiza que su equipo tenga las instrucciones adecuadas y, si se realiza algún cambio, se refleja de inmediato, lo que reduce la posibilidad de malentendidos. Esto lo ayuda a pasar sus auditorías porque nada pasa desapercibido y todo se hace de acuerdo con los procedimientos adecuados.

Siguientes pasos

La mejor manera de decidir es hablar con alguien de la industria. Todo lo que necesita hacer es encontrar el proveedor adecuado.

Hippo está aquí para ayudarlo a obtener la solución que mejor se adapte a sus necesidades, lo que incluye responder sus preguntas sobre el software de mantenimiento de instalaciones, ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo o incluso programarle una prueba gratuita.

Resumen del director ejecutivo

Las soluciones de software CMMS ayudan a los departamentos de mantenimiento a mantener los activos críticos en línea por menos dinero al optimizar los procesos y capturar y aprovechar datos confiables. A diferencia de los sistemas de gestión más antiguos, un CMMS moderno vive en la nube, lo que garantiza que todos tengan acceso a datos actualizados. Las organizaciones de todas las industrias pueden ver beneficios concretos de los sistemas, incluido más tiempo de actividad y menos tiempo y dinero desperdiciados. Al elegir un CMMS, es importante tener en cuenta no solo las funciones, sino también la experiencia completa del usuario, incluida la implementación, la capacitación y el soporte continuo.