Cinco formas en que el software CMMS lo enfoca con precisión en lo que importa

Por supuesto que desea ser eficiente, pero para hacerlo primero debe eliminar todas esas distracciones que matan el impulso y absorben energía que le impiden concentrarse en sus tareas clave. Y, sinceramente, eso no suele ser fácil. A menos que tenga el CMMS adecuado.

Una buena plataforma CMMS, repleta de funciones potentes pero también fácil de usar, le permite:

1. mantenga el flujo de trabajo de su orden de trabajo
2. priorizar el trabajo que deja pasar
3. vigile el progreso de todos en tiempo real
4. mantener un programa de mantenimiento preventivo para reducir el trabajo reactivo no programado
5. descubre tareas importantes que quizás ni siquiera conozcas

Veámoslos uno por uno.

1. El software CMMS lo ayuda a evitar que los pequeños trabajos innecesarios se conviertan en grandes distracciones

Una de las mejores formas de garantizar el fracaso es dividir tu atención. ¿Alguna vez trató de conducir y enviar un mensaje de texto al mismo tiempo? Hay una razón por la que es ilegal.

Cuando el flujo de trabajo de su orden de trabajo se obstruye con tareas innecesarias, es difícil mantenerse enfocado. En lugar de hacer el trabajo que debe hacerse ahora, está desperdiciando tiempo y esfuerzo en cosas que podrían haberse pospuesto de manera segura o, en algunos casos, no hacer nada.

¿La solución es bloquear completamente el sistema para que usted sea el único que pueda generar una orden de trabajo? Se aseguraría de que solo las tareas importantes se agreguen a la lista de tareas pendientes. Pero aquí está el problema:ahora solo tiene tareas importantes en su lista de tareas pendientes, pero no las tiene todas. Se están perdiendo muchos. Incluso para las operaciones más pequeñas, no puede esperar que una persona se haga cargo de todo lo que hay que hacer. Simplemente no es posible. En su lugar, debe alentar a todos a informar los problemas. Todos en el equipo de mantenimiento. Todos los operadores. Incluso la gente de la oficina principal. Si ven algo, deben poder informarlo rápida y fácilmente. De esa manera, no se pierde nada y todas las tareas importantes se agregan a la lista.

Aquí es donde un CMMS comienza a hacerte la vida más fácil. Good ones viene con un portal de solicitudes que puede abrir a cualquier persona. Las personas pueden enviar solicitudes rápida y fácilmente. Los correos electrónicos no se barajan accidentalmente en las carpetas de correo no deseado. Los mensajes de texto no se envían accidentalmente a los números equivocados. Pero ahora que estás pescando con una red tan grande, vas a recoger cosas que no quieres. Es genial cuando un operador nota un sonido extraño proveniente de la prensa hidráulica y lo informa. Pero, ¿qué pasa cuando un administrador de la oficina principal comienza a enviar múltiples tickets sobre las toallas de papel en el baño?

Aquí es donde un CMMS sigue haciéndote la vida más fácil. Recuerde, las personas envían *boletos*, no órdenes de trabajo. Una vez que el CMMS ha recopilado la captura del día, le permite pasar y generar órdenes de trabajo a partir de los boletos que considere importantes y "retirar" los que no. El software CMMS te ayuda a recopilar lo que necesitas y a deshacerte de lo que no necesitas.

2. El software CMMS pone las tareas importantes al frente de la línea

Una vez que haya limpiado el flujo de trabajo de su orden de trabajo de cualquier tarea innecesaria, es hora de ponerlas en orden. Todos son importantes y todos se van a hacer, pero debe decidir cuáles se van a hacer primero.

En algunos casos, va a priorizar en función de la criticidad. Digamos que tiene dos tareas, una es reemplazar el motor muerto en una cinta transportadora y la otra es reemplazar una bomba de respaldo. Sin esa cinta transportadora, toda su operación de cumplimiento se detiene costosamente. ¿Sin esa bomba de respaldo? Reemplazarlo es importante, pero tienes algo de espacio para respirar. Puede esperar.

Establecer la criticidad es en realidad todo un arte y una ciencia por sí solo, pero en un nivel básico se reduce a hacer una pregunta principal de cada activo:¿Qué tan malo es malo? Si este activo falla, por supuesto que es malo. Pero, ¿qué tan malo es malo? ¿Es malo solo otra palabra para molesto? ¿O es el tipo de mal que puede arruinar tu día? ¿Cuánto va a costar este mal? En otros casos, puede organizar las tareas secuencialmente. ¿Necesita reemplazar los pernos de seguridad en el soplador de nieve que usa el conserje para despejar el estacionamiento de los empleados? Primero, querrá arreglar la puerta basculante de metal en el cobertizo donde se almacena el quitanieves y ahora está atrapado. Hasta que no puedas abrir esa puerta, no puedes llegar al soplador de nieve para arreglarlo.

La conclusión clave aquí no es cómo prioriza sus órdenes de trabajo. Es que puedes hacerlo fácilmente gracias al CMMS. Una vez que haya configurado todas sus órdenes de trabajo, generalmente es solo cuestión de unos pocos clics aquí y allá para priorizarlas.

3. El software CMMS le permite generar y luego controlar las órdenes de trabajo desde cualquier lugar, en cualquier momento y en tiempo real.

Es mucho más fácil mantenerse al tanto de un proyecto cuando puede acceder instantáneamente a información actualizada sobre él. ¿Ya comenzó el técnico con la orden de trabajo? ¿Ya lo cerraron? ¿Estás esperando piezas? Cuanto más sepa sobre la cantidad actual de progreso, más fácil será llegar al cierre.

Para ver cómo el CMMS hace esto posible, es útil compararlo con los sistemas tradicionales (que aquí es solo una buena manera de decir obsoleto) basados ​​en papel y hojas de cálculo. Con las órdenes de trabajo en papel, generalmente hay una copia que se entrega de los jefes de departamento a los técnicos hasta que finalmente se pierde por completo. Incluso cuando el sistema funciona tan bien como puede, es engorroso y lento.

¿Necesita generar una orden de trabajo?

Vuelve a tu escritorio y saca tu bolígrafo y formularios.

¿Necesita asignar la orden de trabajo?

Su técnico debe regresar rápidamente a la oficina de mantenimiento para recogerlo.

Ahora que lo tienen y han comenzado, ¿necesitan saber cómo está el técnico?

Llámelos a la oficina o diríjase a las instalaciones para localizarlos.

Y esto es cuando las cosas van bien. Con las hojas de cálculo, realmente no es mejor. Puede parecer que tener un software de orden de trabajo hace que sea más fácil compartir. Pero recuerde:no está compartiendo la orden de trabajo. En cambio, está creando una copia y luego compartiendo esa copia. Y eso significa que hay un montón de copias desconectadas dando vueltas. Cuando uno de ellos se actualiza, todas las demás copias quedan desactualizadas inmediatamente. Pero las personas que los tienen no lo saben.

Con un CMMS basado en la nube, todo es mejor. Tan pronto como llega un boleto, se le notifica en su computadora de escritorio o dispositivo móvil. Puede revisar rápidamente el ticket y comenzar a crear una orden de trabajo repleta de datos. Con un par de clics bien ubicados y un menú de desplazamiento rápido, puede incluir:

• listas de verificación personalizables
• materiales y piezas asociados
• copias digitales de manuales de reparación y mantenimiento
• historial completo de órdenes de trabajo de activos
• nivel de prioridad

Si su CMMS es realmente bueno, incluso tiene mapas de piso interactivos.

Y debido a que todo está en una base de datos de CMMS accesible desde dispositivos móviles (no es una hoja de papel fácil de perder o una hoja de cálculo que pronto se desactualiza), todos están viendo la misma información siempre actualizada. Esto es especialmente útil cuando los técnicos agregan notas, cargan imágenes digitales y cierran órdenes de trabajo. Con un CMMS, nunca perderá el tiempo buscando trozos de papel o desplazándose por correos electrónicos antiguos en busca de archivos adjuntos perdidos hace mucho tiempo. En su lugar, te concentras en lo que es importante:dónde se encuentran las personas en este momento con sus tareas.

4. El software CMMS lo ayuda a configurar y ejecutar un programa PM para reducir el trabajo reactivo y no programado

El software CMMS es sinónimo de mantenimiento preventivo por muchas buenas razones. Una plataforma CMMS fácil de usar y con todas las funciones hace que configurar y cerrar PM sea mucho más fácil. Y eso es importante debido a todo el tiempo, la energía, el dinero y, lo que es más importante, el estrés que le ahorra un buen programa de mantenimiento preventivo. Una vez que esté configurado para encontrar y solucionar pequeños problemas antes de que se vuelvan inmanejables y que afecten su presupuesto, toda su vida será más fácil. Así es como.

Primero, el trabajo se realiza de acuerdo con un cronograma, no al azar cuando las cosas se rompen inesperadamente. Todos llegan al trabajo todos los días sabiendo exactamente lo que van a hacer. No más sorpresas. Y debido a que el trabajo se programa con mucha anticipación, puede asegurarse de tener los materiales y las piezas que necesita. No más hurgar en el último minuto en el armario de inventario. Y no más correr para arreglar un activo solo para descubrir que una pieza crítica está reposando tres días en el almacén de un proveedor. Planificar con anticipación significa que tiene lo que necesita, cuando lo necesita. En segundo lugar, siempre será más económico cambiar el aceite que reemplazar un motor agarrotado. Todos sus activos durarán más y costarán menos para seguir funcionando.

5. El software CMMS lo mantiene al tanto de todas las tareas importantes, incluidas las que se ocultan a simple vista.

A veces no puedes estar al tanto de todas las tareas importantes porque no sabes cuáles son todas. Suena extraño, ¿verdad? Por supuesto, debes saber qué es importante y qué no. Bueno, ¿puedes responder a las siguientes preguntas?

• ¿Qué orden de trabajo del mes pasado le costó más en mano de obra, materiales y piezas, y perdió productividad?
• ¿Qué activo le ha costado más mantener en funcionamiento en los últimos seis meses? ¿Cuánto costó y qué porcentaje de su presupuesto total consumió?

Si no sabe las respuestas y no sabe cómo encontrarlas, necesita un CMMS.

Si no sabe las respuestas pero sabe que podría encontrarlas después de gastar mucho tiempo y energía con una calculadora y un montón de papeleo, necesita un CMMS.

Porque cualquier CMMS que se precie tiene informes autogenerados llenos de indicadores clave de rendimiento (KPI) que describen el panorama general del mantenimiento para usted. Una vez que sepa a dónde va su dinero, puede comenzar a tomar medidas para gastar menos en esas áreas. Luego, al realizar un seguimiento de los mismos KPI a lo largo del tiempo, puede realizar un seguimiento de su progreso. ¿Está interesado en obtener más información sobre los KPI? Consulte nuestra publicación de blog sobre qué son y cómo usarlos, KPI clásicos para el ROI de CMMS .

Siguientes pasos

Imagine cuánto mejor será su vida con una plataforma CMMS. Imagínese organizando todo desde su escritorio o dispositivo móvil. Seguimiento de cada orden de trabajo en tiempo real. Establecer y ejecutar un programa de mantenimiento preventivo fluido. Aprovechar los datos de CMMS para averiguar a dónde va realmente el dinero y, finalmente, controlar su presupuesto. Imagínalo.

Entonces tómese un tiempo para recordar la vida ahora sin un CMMS. Órdenes de trabajo anticuadas que se pierden fácilmente o quedan obsoletas. Ese lapso frustrante entre que suceden las cosas y tú las sabes. Mantenimiento impredecible y reactivo. Todas esas incógnitas.

Ahora comience a llamar a los proveedores de CMMS.