Automatice el mantenimiento del hotel con el software CMMS

Se estima que hay 700 000 instalaciones hoteleras en todo el mundo con ingresos anuales combinados de $830 000 millones (Lake, 2016). Solo en los EE. UU., hay 4,9 millones de habitaciones de huéspedes que representan el 68% de sus ingresos anuales totales (Mandelbaum, 2007). Los eventos especiales, las instalaciones del spa y club de salud, el golf, el alquiler de películas, el estacionamiento y los arrendamientos comerciales conforman el saldo de los ingresos por hospitalidad. Considerada en conjunto, la industria hotelera es vibrante, robusta, desafiante y un valioso contribuyente económico.

En varios aspectos importantes, los hoteles son muy similares a los hospitales, especialmente en lo que respecta a la gestión de sus operaciones. Por ejemplo, los hoteles y hospitales operan en un horario de 24 horas al día, 7 días a la semana, atienden a una amplia variedad de clientes que cambian constantemente y ambos deben cumplir con los más altos estándares normativos y de seguridad. Aunque diferentes en los servicios que brindan, las operaciones de mantenimiento eficientes deben ser una prioridad para los hoteles al igual que lo son para las instalaciones de salud. Y con tantos activos para administrar en un hotel determinado, no es conveniente ni seguro dejar la tarea de administración de mantenimiento solo a enfoques manuales.

Por estos motivos, así como por la necesidad de seguir siendo competitivos y encontrar formas de mejorar sus resultados, un número cada vez mayor de propietarios de hoteles recurren a CMMS como su solución de gestión de mantenimiento hotelera preferida.

Antes de entrar en las formas en que el software de gestión de mantenimiento de hoteles contribuye a mejorar las operaciones de las instalaciones, comencemos por comprender de qué se tratan los CMMS. El software de gestión de mantenimiento computarizado, también conocido como software CMMS, es un potente sistema de software que puede proporcionar a sus usuarios una visión general de todas las operaciones del equipo. También tiene la capacidad de proporcionar información sobre el estado de cualquier equipo. Todo esto se logra ingresando la información relevante del equipo (es decir, números de serie, códigos de barras, fotos, datos de inspección, historial de mantenimiento anterior, manuales de mantenimiento, etc.) en la base de datos del sistema.

Los sistemas CMMS actuales hacen posible que una amplia gama de empresas controle los niveles de inventario, realice un seguimiento de las órdenes de trabajo, genere rápidamente informes precisos y determine instantáneamente cuál de sus activos requiere mantenimiento preventivo. Es esta última característica, el mantenimiento preventivo, la que se considera el centro neurálgico de los CMMS. Así que empecemos por ahí.

Programas de mantenimiento preventivo (PM)

Hasta la introducción del software de gestión de mantenimiento de hoteles (a menudo conocido como software de gestión de instalaciones), los gerentes de mantenimiento de hoteles generalmente realizaban el mantenimiento de las operaciones "según las necesidades". Esto a menudo se conoce como mantenimiento reactivo. Con este tipo de mantenimiento, los equipos eran atendidos solo cuando algo fallaba o, más específicamente, cuando se reportaba una falla en algún equipo. El mantenimiento sobre esta base es ineficiente a largo plazo y también costoso porque las averías del equipo generalmente no se anticipan. Más importante aún, la falta de mantenimiento de rutina también puede provocar fallas en el equipo y, en última instancia, su reemplazo. En ambos casos, las interrupciones inesperadas en las operaciones son problemáticas, especialmente para los hoteles que funcionan las 24 horas. Considere las consecuencias para las operaciones del hotel cuando hay una falla en el sistema HVAC, una falla en el ascensor o un problema de plomería.

Todos requieren atención inmediata y también causan interrupciones significativas para los huéspedes y el personal. Con la función de software de mantenimiento preventivo de CMMS, los programas PM se pueden implementar para eliminar la mayoría, si no todas, las averías imprevistas de los equipos mientras se mantienen las operaciones del hotel y, al mismo tiempo, se prolonga la vida útil de los equipos.

Como una característica central del software de gestión de mantenimiento de hoteles, los programas de mantenimiento preventivo ofrecen a los gerentes de mantenimiento la personalización que necesitan para controlar completamente cómo se realizan las operaciones de mantenimiento del hotel. Dado que las operaciones de dos hoteles no son iguales, es imperativo contar con un sistema que sea capaz de adaptarse a las necesidades específicas y quizás cambiantes de una instalación. Hay varias maneras de configurar los horarios de PM. Para los nuevos usuarios de sistemas de software de gestión de mantenimiento de hoteles, un buen punto de partida comienza con la revisión de los historiales de reparación de equipos, así como los tiempos de uso bajos para activos específicos. La revisión de los historiales de reparación ayudará a los gerentes de mantenimiento a priorizar los equipos en función de la antigüedad y/o la frecuencia de reparación. Un ejemplo de mantenimiento realizado durante el tiempo de bajo uso en los hoteles es realizar el mantenimiento preventivo en el equipo de limpieza durante la noche después de que todas las operaciones de limpieza hayan terminado durante el día. De manera similar, las inspecciones de plomería se pueden realizar durante las tardes, cuando la mayoría de los huéspedes están fuera de sus habitaciones, o durante los períodos de poca actividad, cuando es posible que las habitaciones no estén ocupadas.

Otras opciones para la programación de MP pueden incorporar fechas de inspección, así como ubicaciones de ubicación de equipos. Los CMMS también permiten ejecutar simultáneamente varios programas de mantenimiento preventivo. Finalmente, los informes generados por CMMS de PM completos pueden revisarse y evaluarse. Al hacerlo, la gerencia de mantenimiento puede tomar decisiones informadas sobre cualquier ajuste necesario en los cronogramas y/o reemplazos o actualizaciones de equipos.

Órdenes de trabajo automatizadas

Dos de los mayores problemas asociados con las órdenes de trabajo generadas manualmente son los retrasos y errores innecesarios. Ambos son costosos para los propietarios de hoteles en términos de tiempo y dinero perdidos. Con la función de software de órdenes de trabajo de CMMS, las órdenes de trabajo ya no se quedarán en la ranura de correo de un técnico de mantenimiento durante días ni contendrán errores causados ​​por transponer incorrectamente el número de serie de una pieza a mano. En su lugar, los CMMS generan automáticamente órdenes de trabajo con la pieza del equipo y su número de serie correctamente identificados utilizando las capacidades integradas de escaneado de códigos de barras y fotografías del sistema. El software lo envía inmediatamente al técnico de mantenimiento designado. También se pueden enviar notificaciones a los gerentes de mantenimiento informándoles del progreso de la orden de trabajo de principio a fin. Todas estas tareas se realizan con solo unos pocos clics del mouse en una computadora o toques en un teléfono inteligente o tableta.

Conclusión

La operación del hotel nunca cesa y tampoco el software que supervisa su gestión de mantenimiento. Dado que la reputación de un hotel se basa principalmente en brindar un buen servicio y comodidad, tiene sentido que se haga todo lo posible para mantener al mínimo las interrupciones imprevistas en el funcionamiento de las instalaciones. Los sistemas de software de gestión de mantenimiento ofrecen a sus clientes una solución viable y rentable a este problema. Los CMMS hacen posible que los huéspedes del hotel se vayan a casa satisfechos y que los propietarios del hotel obtengan un mayor resultado final.

Referencias:

https://www.creditdonkey.com/estadísticas-de-la-industria-hotelera.html

https://feuring.typepad.com/feuring/2007/02/insight_into_re.html