Beneficios de un programa de órdenes de trabajo

Dos de los mayores desafíos que enfrentan las empresas en la actualidad son mantener el ritmo de su competencia y, al mismo tiempo, hacer frente a márgenes operativos cada vez más ajustados. Las demandas del mercado, las tendencias cambiantes de la industria y las tecnologías en evolución ejercen una presión adicional sobre los propietarios de negocios para mantenerse al tanto de la curva. Dado que hay muchas razones para creer que estos y quizás otros factores estresantes continuarán, es importante que las empresas aborden los problemas sobre los que tienen control. Una forma es concentrarse en el lado operativo de la ecuación asegurándose de que sus departamentos de mantenimiento funcionen con la máxima eficiencia.

En los últimos años, un número creciente de empresas, grandes y pequeñas y de una amplia gama de sectores industriales, de servicios y corporativos, han dado pasos en esta dirección. Lo han hecho intercambiando enfoques de "lápiz y papel" o de hojas de cálculo para la gestión del mantenimiento a favor del software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS). Los CMMS son sistemas de mantenimiento automatizados potentes y cargados de funciones que brindan a los gerentes de mantenimiento la opción de recibir una descripción general de la operación de una instalación o el estado de una pieza individual del equipo. Entre otras cosas, estos sistemas también pueden administrar órdenes de trabajo de formas que no son posibles con los enfoques manuales tradicionales. Aquí, analizaré algunas de las funciones y los beneficios de incorporar el software de órdenes de trabajo CMMS en el departamento de gestión de mantenimiento de una empresa.

Procesamiento de órdenes de trabajo en tiempo real

El enfoque tradicional para administrar órdenes de trabajo generalmente implica escribir una orden de trabajo impresa que luego se coloca en un escritorio o en la bandeja de entrada de un técnico de mantenimiento. Permanecerá allí hasta que sea visto. Dado que el personal de mantenimiento está ocupado con otros trabajos, esto podría significar horas o incluso días hasta que se recupere. Durante este lapso de tiempo, es posible que los técnicos ni siquiera sean conscientes de su urgencia, ubicación y si se necesitan piezas para abordar el problema. Esto equivale a una pérdida de tiempo vital que puede provocar interrupciones en los ciclos de producción. Esto, a su vez, afecta los resultados de una empresa. Los programas de órdenes de trabajo automatizados transmiten órdenes de trabajo en tiempo real; en otras palabras, se reciben instantáneamente. Dado que las órdenes de trabajo se envían a través del software CMMS, se identifica toda la información relevante sobre una reparación. Esto incluye la ubicación de la reparación, el tipo de reparación, su prioridad, así como una lista de las piezas necesarias, si corresponde.

Administre órdenes de trabajo sobre la marcha

Una innovación reciente en los CMMS es la incorporación de la aplicación de órdenes de trabajo. Con acceso móvil, el personal de mantenimiento puede utilizar todas las funciones del software a través de una aplicación en un teléfono inteligente o tableta desde cualquier lugar donde se encuentren. El sistema de órdenes de trabajo, que solo requiere servicios de telefonía celular o WIFI, se puede utilizar para abordar problemas de mantenimiento sin necesidad de regresar a una estación de computadoras dentro de las instalaciones. Esto significa que las órdenes de trabajo se pueden iniciar sin demoras innecesarias.

Acceder a documentos importantes; imágenes, manuales y dibujos

Un problema al que se enfrentan las empresas que tienen una gran cantidad de activos es el seguimiento de los mismos. En términos de gestión de mantenimiento, cuando se encuentra que un equipo necesita servicio, es vital poder identificarlo con precisión. En una instalación grande, a menudo se producen errores al localizar el activo y la situación del problema o al pedir piezas de repuesto. Los CMMS solucionan estos problemas de las siguientes maneras:

• Haciendo posible que los planos de las instalaciones se carguen en el sistema de modo que cuando se identifique una pieza de equipo que necesite servicio, se pueda marcar su ubicación exacta dentro de una instalación en la orden de trabajo.
• Tomar una foto de la pieza defectuosa en un equipo que también se puede agregar a la orden de trabajo.
• Incorporar capacidades de escaneo de códigos de barras que hacen que el pedido de piezas de repuesto sea rápido, fácil y preciso. Ya no hay retrasos causados ​​por la transposición incorrecta de números de serie o por tener que buscarlos.

Herramientas sencillas de búsqueda y generación de informes

La belleza del software de administración de mantenimiento automatizado (también conocido como software de administración de instalaciones) es que una vez que todos los datos de los activos se han ingresado en el sistema, la creación de órdenes de trabajo requiere poco más que un clic del mouse o un toque en un dispositivo móvil. Se puede acceder a las operaciones de órdenes de trabajo desde el escritorio de CMMS mediante menús desplegables intuitivos y fáciles de usar. Los usuarios no requieren ninguna habilidad técnica para gestionar las órdenes de trabajo de principio a fin. Con un sistema de órdenes de trabajo, el personal de mantenimiento puede crear una orden de trabajo, identificar su ubicación, pedir piezas, realizar un seguimiento del estado de la orden de trabajo y crear informes cuando se complete la reparación. Todas estas tareas se realizan con el CMMS. Los enfoques tradicionales de administración de mantenimiento no tienen estas capacidades únicas y en tiempo real.

Calendario de programación de órdenes de trabajo del software CMMS de Hippo

Los beneficios recibidos al implementar un sistema de órdenes de trabajo a través de CMMS son solo una parte de lo que el software tiene para ofrecer a las empresas. Dado que los departamentos de mantenimiento dependen de mantener los ciclos de producción funcionando como deberían, es esencial contar con las mejores herramientas para que eso suceda. En general, los sistemas automatizados ofrecen a los dueños de negocios una solución de administración de mantenimiento que, cuando se utiliza según lo diseñado, garantizará la operación segura de una instalación, mejorará la calidad de producción y agregará meses, si no años, a la vida útil de sus equipos. Juntos, estos se traducen en mejores operaciones de la empresa que, a su vez, tienen un impacto positivo en sus resultados.