Software de seguimiento de equipos:optimice su gestión de mantenimiento

Los sistemas de software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) han revolucionado las operaciones diarias de las empresas que abarcan una amplia gama de sectores industriales, incluidos la fabricación, la atención médica, la hotelería, el comercio minorista, etc. Los softwares de seguimiento de equipos son sistemas de software de gestión de instalaciones sofisticados y sólidos que rastrean el trabajo. pedidos, generar rápidamente informes precisos y determinar instantáneamente cuáles de los activos de una empresa requieren software de mantenimiento preventivo. El cambio creciente hacia estos sistemas se basa en su capacidad para automatizar las operaciones comerciales, reducir el tiempo de inactividad de la producción y aumentar la longevidad de los equipos. Con sistemas de gestión completamente funcionales, las empresas pueden obtener un aumento en su retorno de la inversión (ROI).

Uno de los aspectos más críticos de la implementación exitosa de CMMS es garantizar que todos los datos ingresados ​​​​estén completos y precisos. Dado que los programas de computadora no pueden discriminar entre datos buenos y malos (o identificar las fuentes de datos faltantes), las personas a cargo de configurar el sistema de gestión de su empresa son responsables de garantizar que el sistema hará lo que está diseñado para hacer. Las siguientes son cinco formas sencillas de garantizar que todos los equipos y activos de la empresa lleguen al programa de software de gestión.

1. Determine qué activos y equipos incluirá en su inventario de CMMS

Cada empresa es única y también lo son sus equipos y activos. Al decidir qué artículos inventariar, es importante tener en cuenta las necesidades y prioridades de una empresa. Por ejemplo, la maquinaria y las piezas de producción son esenciales para las operaciones de fabricación, y los equipos mecánicos, eléctricos y de plomería son fundamentales para los edificios de oficinas y las grandes instalaciones. Los escritorios, mesas, computadoras y equipos audiovisuales son esenciales para las escuelas y universidades. Más allá de determinar el equipo esencial para el inventario, también se deben considerar las decisiones con respecto a los activos secundarios. Estos pueden incluir vehículos, así como bienes de stock, como artículos de oficina, artículos de limpieza, herramientas, etc.

2. Determine qué detalles de activos desea recopilar para su CMMS

Idealmente, es mejor ingresar la mayor cantidad de información posible en el sistema sobre el equipo y los activos de una empresa. Sin embargo, debido a que esto requiere tiempo y esfuerzo, se deben tomar decisiones sobre qué tan completa debe ser una lista de equipos y activos. También es importante considerar que cuanto más grande sea una operación, más datos habrá. Para la mayoría de las empresas, las grandes participaciones mecánicas y operativas son las más importantes y, por lo tanto, deben recibir la mayor atención a los detalles. La información relevante que se agregará incluye:

• Números de serie
• Ubicaciones
• Códigos de barras
• Imágenes
• Manuales y documentos
• Datos del fabricante
• Fechas (instalación, vencimiento de la garantía, inspección)
• Proveedores asociados
• Repuestos y proveedores asociados

Al recopilar datos de equipos y activos para su software CMMS, puede ser útil crear una hoja de cálculo formateada que los jefes de departamento puedan distribuir y actualizar. Al hacerlo, los miembros de diferentes departamentos que tienen acceso a detalles específicos del equipo pueden colaborar en la creación de una lista maestra de activos. El uso de un programa basado en la nube permitirá a los miembros del equipo actualizar los documentos en tiempo real.

3. Asigne personas para que sean responsables de la recopilación de datos de CMMS con plazos

No hay duda de que configurar un sistema de software de mantenimiento de equipos requiere tiempo y energía. Por estas razones, tiene sentido desarrollar una estrategia que guíe el proceso. Si un equipo es responsable de crear una lista de equipos, entonces es importante que cada miembro del equipo esté bien informado sobre la tarea general y de qué es responsable. Establecer plazos realistas para crear una lista de inventario proporciona un marco para completar la tarea. Lo siguiente ofrece una idea de cómo deberían ser los plazos realistas:

• Empresas con 0-100 activos:30 días
• Empresas con 200 activos:45 días
• Empresas con 201 – 500 activos:60 días
• Empresas con 501-1000 activos:90-120 días

Además, se deben realizar verificaciones de progreso periódicas semanales o quincenales para garantizar que la tarea se mantenga dentro del cronograma.

Las grandes empresas o aquellas con muchos activos pueden optar por externalizar la tarea de auditar los equipos. Para determinar este problema, las empresas deben sopesar el costo de contratar a un proveedor externo para realizar esta tarea de manera adecuada y eficiente frente a los costos de oportunidad asociados con el tiempo que los miembros del personal están fuera de sus funciones regulares.

4. Consulte al proveedor de CMMS para obtener asesoramiento

Para las empresas que ya tienen una lista de inventario de equipos en línea y desean migrarla a un CMMS, los proveedores potenciales pueden ayudarlos a comprender lo que se debe hacer. Los clientes pueden optar por migrar los datos por su cuenta o dejar que el proveedor lo haga por ellos. Aquellos que tienen el tiempo y confían en el manejo de los aspectos técnicos de la implementación de CMMS pueden preferir migrar sus datos. Si está ansioso por comenzar, no quiere contratiempos y quiere que el trabajo se haga bien desde el principio, los proveedores de CMMS ofrecen opciones de configuración llave en mano.

5. Revisar y limpiar la lista de datos del equipo CMMS

El paso final en la creación de una lista de equipos e inventario consiste en verificar si hay errores y asegurarse de que se haya recopilado toda la información relevante. El paso final implica lo siguiente:

• Verificar que la lista de inventario esté completa (se recomienda obtener un segundo par de ojos)
• Compruebe si la ortografía es correcta (los errores ortográficos indican falta de credibilidad)
• Las imágenes son claras y tienen el formato apropiado para ser vistas en diferentes dispositivos
• Se hace referencia a todos los manuales y documentos
• Las ubicaciones de los equipos y activos son correctas

Agregar un software de seguimiento de equipos a una operación implica mucho más que una inversión financiera. Requiere comprometerse con el tiempo y la energía necesarios para garantizar que el sistema esté haciendo lo que está diseñado para hacer. La creación de un inventario completo de equipos y activos que se ingrese correctamente en el sistema es esencial para un resultado exitoso. Con ese fin, los proveedores se complacen en ofrecer a los clientes asesoramiento sobre las opciones de implementación del software de gestión de mantenimiento. Independientemente de la opción elegida, una vez que se completa la configuración de un sistema, los CMMS ofrecen a las empresas una forma totalmente automatizada de garantizar que las operaciones funcionen de la mejor manera mientras ahorran tiempo, energía y dinero.

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