Preguntas que debe hacerse antes de comprar un software CMMS

El mundo de la gestión del mantenimiento ha evolucionado a medida que las demandas del mercado, los desafíos económicos y los avances tecnológicos desafían a las empresas en una amplia gama de sectores industriales. En respuesta a estas condiciones, el software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) se ha convertido rápidamente en una industria en crecimiento que ofrece soluciones de gestión de mantenimiento para empresas, grandes y pequeñas. Sin embargo, dada la cantidad y diversidad de sistemas de gestión de mantenimiento en el mercado, encontrar una solución de CMMS que se adapte a su negocio también puede ser un desafío adicional, ya que las empresas varían en sus necesidades y estructuras únicas.

Si bien el software CMMS promete mucho, cosechar los beneficios potenciales depende en gran medida de equilibrar las necesidades de la empresa, las capacidades del software y otros factores específicos de la industria. Al encontrar la combinación adecuada, es posible transformar no solo su departamento de mantenimiento, sino también todo su negocio. Una encuesta de 558 empresas que utilizan el software CMMS informó un aumento promedio del 28 % en la productividad después de implementar su nuevo software. En general, la mejor manera de navegar para encontrar la solución de administración de mantenimiento adecuada para su organización es conocer las preguntas correctas para hacerles a los proveedores de CMMS.

2 cosas que debe hacer antes de comenzar a comprar un CMMS:

1. Reúna un equipo de selección de CMMS

Antes de comenzar la búsqueda de una solución CMMS que funcione para usted, debe consultar con múltiples partes interesadas en las operaciones de su empresa. Mire a aquellos que trabajan en su departamento de mantenimiento u otros que trabajan con sus contratistas y proveedores externos. Sus conocimientos y comentarios son importantes, ya que sabrán lo que es necesario para mejorar las operaciones, así como también cómo hacer frente a las consecuencias de la falla del equipo.

2. Defina sus requisitos

Determine las características que necesitará para transferir con éxito el 100 % de sus operaciones de gestión de mantenimiento a un sistema de software. Si está buscando reemplazar su CMMS actual, considere las tareas que le faltan a su sistema actual mientras toma nota de cualquier característica que considere redundante.

Cree una lista de características que son esenciales, así como una lista secundaria de atributos que encontraría útiles pero no necesarios. Mire a su equipo de selección de CMMS para obtener información. Si no está seguro de por dónde empezar, estas son algunas de las funciones más solicitadas:

• Seguimiento de los costos de reparación de mantenimiento mensuales o trimestrales
• Reducción del tiempo de inactividad de los equipos con herramientas de mantenimiento preventivo
• Eliminar la necesidad de papel
• Administración simple de órdenes de trabajo y formularios de solicitud de órdenes de trabajo
• Capacidad para procesar órdenes de trabajo usando dispositivos móviles (del mismo modo, ¿tienen una aplicación tanto para iOS como para Android?)
• Método para rastrear la ubicación de equipos y piezas
• Sistema de calendario para planificar actividades de mantenimiento
• Mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y la alta dirección, si es necesario

4 preguntas preliminares para todos los proveedores de CMMS

Una vez que tenga una idea general del conjunto de funciones que requiere su negocio, debe identificar las soluciones que podrían ser compatibles con su organización (sugerimos elegir 3 o 4 proveedores diferentes para hacer comparaciones). Cuando hable con los proveedores, tenga en cuenta lo siguiente:

¿Proporcionarán una demostración?

Nunca salte a un sistema, sin importar el precio, sin probarlo primero. Si el proveedor puede coordinar una demostración que ya está en sintonía con las necesidades de su empresa, este es un paso en la dirección correcta. Durante la demostración del software cmms, consulte su lista de características requeridas para asegurarse de que el CMMS satisfaga sus necesidades. Tenga cuidado con la funcionalidad excesiva que no necesita, ya que probablemente pagará por ellas incluso si nunca las usa.

¿A qué industria está destinado el software?

Algunas soluciones CMMS están diseñadas para un tipo particular de empresa u organización. Por ejemplo, las organizaciones sin fines de lucro y las pequeñas empresas no necesitarán las mismas herramientas que las empresas y los hospitales.

En un entorno médico, por ejemplo, los trabajadores de mantenimiento pueden rastrear equipos valorados en millones de dólares que se mueven constantemente entre los pisos de un hospital. Estas piezas de equipo no pueden fallar ya que las vidas dependen de ellas. En este caso, las tareas de mantenimiento deben programarse en intervalos específicos o vincularse con eventos activados que podrían ocurrir en cualquier momento.

Otras empresas pueden necesitar una solución que controle no solo las necesidades de mantenimiento de sus equipos y edificios, sino también los requisitos de servicio de su flota de automóviles. Si bien algunas suites de CMMS tienen capacidades de gestión de flotas, no todos los CMMS poseen esta característica. Alternativamente, las necesidades de una oficina más pequeña pueden limitarse a garantizar que las máquinas críticas para el negocio se mantengan en buen estado de funcionamiento y que las bombillas y los filtros de vacío se cambien a tiempo.

¿Es el CMMS fácil de usar?

La usabilidad es clave. No verá un retorno de la inversión si está desperdiciando tiempo, recursos y dinero esforzándose por comprender su nuevo CMMS. Un CMMS no es solo para los miembros expertos en tecnología de su organización, está diseñado para todos. Esto significa que todos los empleados, desde los técnicos de mantenimiento de planta baja hasta los gerentes de nivel C, deben usar su CMMS de manera efectiva todos los días.

Con CMMS, cuantos más datos y esfuerzo ingrese, mejor será el rendimiento del sistema. Si está eligiendo un sistema de software que requiere habilidades con conocimientos de tecnología, entonces será difícil darse cuenta del potencial del sistema. Si un empleado tiene dificultades para aprender el sistema, o peor aún, se niega a aprenderlo porque es demasiado frustrante, pueden ocurrir errores; una unidad HVAC puede fallar durante un caluroso día de julio o un equipo de salvamento en un hospital puede no funcionar como se requiere. Un CMMS debe considerarse como un asistente del departamento de mantenimiento; una pieza de software que se utiliza en cada etapa de un proceso de mantenimiento. No importa cuán sofisticado pueda ser un CMMS, solo será valioso si los empleados están dispuestos y pueden usarlo. La aceptación del sistema por parte de todos los usuarios aumentará drásticamente al elegir un software CMMS fácil de usar (a menudo conocido como software de administración de instalaciones).

Cuando hable con los proveedores de CMMS, pregunte cuánto tiempo suele llevar la implementación del sistema y también cuántas llamadas de soporte se prevén normalmente de un nuevo cliente en los primeros meses. Estas preguntas le darán una buena idea de cuán fácil de usar es realmente su software.

¿El software está basado en la web o está instalado?

Una solución de CMMS basada en la web (también conocida como software como servicio (SaaS) o computación en la nube) normalmente la aloja su proveedor en su hardware y la administra en su propio centro de datos. Los usuarios acceden a él a través de Internet, ya sea a través de un sitio web o una aplicación o solución de software específica. Por otro lado, un CMMS instalado está completamente alojado en el sitio, lo que significa que todo el hardware debe ser instalado, administrado y controlado por la empresa que utiliza el CMMS.

En general, las soluciones de CMMS basadas en la web son mucho menos costosas y ofrecen a los usuarios un nivel mucho más alto de soporte con funciones de soporte integradas en el producto. Sin embargo, debido a que no están alojados en el sitio, los usuarios a veces sienten que tienen menos control sobre su CMMS, ya que no tienen control sobre el hardware en el que está alojada su instalación. Algunos usuarios sienten que sus datos no están tan seguros en las plataformas basadas en la web en comparación con tenerlos alojados en el sitio. El tema de la seguridad de los datos es una prioridad para los sofisticados modelos SaaS de hoy. Para obtener una explicación detallada de la seguridad de CMMS basada en web, lea nuestro artículo aquí. Al igual que muchos proveedores de CMMS basados ​​en la web, Hippo emplea un cifrado de 256 bits para proteger los datos de sus clientes. Además, realiza pruebas de seguridad anuales de rutina en su hardware, lo que garantiza que cualquier posible agujero se repare de inmediato. Teniendo en cuenta el costo de los servicios de seguridad administrados, es poco probable que un CMMS instalado sea más seguro que una solución basada en web, en la práctica real.

5 preguntas para hacer sobre los precios de su CMMS

Encontrar el CMMS adecuado para su negocio es solo una parte de la ecuación. La otra parte es el costo del software CMMS. El costo real de usar el software CMMS variará de un proveedor a otro, según las funcionalidades deseadas, la cantidad de usuarios y la cantidad de datos que se administren. Se encuentra que las licencias de usuario único cuestan tan solo $ 25 por mes con tarifas que aumentan a $ 200 por mes, sin incluir otras tarifas anuales de suscripción o servicio. Para recibir información confiable y precisa sobre los costos, es mejor mirar más allá de la información proporcionada en los sitios web de los proveedores de CMMS. Tómese el tiempo para comunicarse directamente con el proveedor sobre el producto y los costos antes de comprar un software CMMS haciendo las siguientes preguntas:

¿El proveedor le cobrará por cada usuario adicional?

Si bien algunas soluciones de CMMS se basan en una tarifa de licencia plana, otras cobrarán una cantidad creciente según la cantidad de usuarios que accedan al sistema. Este problema debe abordarse para determinar si un sistema se ajusta a su presupuesto. Los sistemas que cobran por usuarios adicionales pueden ser prohibitivos para empresas en rápida expansión. Una mejor alternativa pueden ser los paquetes que permiten un número ilimitado de usuarios, eliminando así las preocupaciones sobre el aumento de los costos.

También es importante preguntar a los proveedores cómo definen a un usuario. ¿Es un usuario alguien que solo accede al sistema, o es un usuario alguien que puede realizar solicitudes de órdenes de trabajo? Asegúrese de estar en sintonía con su proveedor para que pueda estimar con precisión la cotización que recibirá.

¿Está clara la estructura de precios?

Identifique cualquier tarifa oculta hablando con los proveedores de CMMS en detalle sobre su estructura de tarifas. Explique las necesidades de su empresa y pregunte directamente qué tipo de tarifas puede esperar en el futuro. Como se señaló, no todos los sistemas CMMS vinculan su costo a la cantidad de usuarios que acceden al sistema. Algunos cobran por la cantidad de órdenes de trabajo enviadas mensualmente, mientras que otros tienen tarifas que cambian según la cantidad de sitios, edificios o departamentos que tenga o adquiera su empresa.

Si el software basado en la web es una opción, tenga esto en cuenta. El precio del software basado en la web suele ser más flexible y manejable y está disponible en pagos incrementales (anuales o mensuales). Alternativamente, el software basado en el sitio que debe instalarse en servidores dedicados de la empresa generalmente tiene un costo inicial más alto; y a pesar de ese costo, es posible que una empresa aún deba pagar mensual o anualmente las tarifas de licencia y una suscripción de soporte.

¿Hay algún descuento disponible?

Muchas empresas de CMMS ofrecen un descuento para clientes sin fines de lucro, compromisos a largo plazo y otros tipos de clientes. Durante su investigación, asegúrese de preguntar a cada proveedor qué tipos de descuentos ofrecen. Los montos de descuento pueden variar de un proveedor a otro; tenga en cuenta los descuentos aplicables en sus consideraciones y en la toma de decisiones finales.

¿Cuál es la política de reembolso?

Encontrar el CMMS correcto es un trabajo duro, y si no está satisfecho, es importante recurrir. Pregunte si el proveedor ofrece algún tipo de garantía de satisfacción. Averigüe cuánto dura la garantía y cuáles son los términos. Debido a que la instalación e implementación del software CMMS puede ser un proceso largo de varias semanas o meses, es razonable tener un período de reembolso extendido.

¿Cuál es el costo de instalación?

El costo de la implementación del software puede ser costoso y un factor decisivo en última instancia. Asegúrese de consultar el costo típico de instalación y pregunte cuánto pagan normalmente sus clientes durante su primer año como cliente. Como cada negocio tiene diferentes obstáculos de implementación, cree un colchón en la estimación.

La configuración del sistema generalmente ocurre de una de dos maneras:el cliente configura todo o el cliente paga a la compañía de software CMMS para que lo ayude en el proceso. La decisión sobre la autoconfiguración no solo debe guiarse por el costo, sino también por las habilidades técnicas disponibles necesarias para llevar a cabo el proceso. Para algunas empresas, el tiempo, los recursos y la frustración involucrados en un proceso de autoconfiguración pueden hacer que la decisión de contratar la asistencia de un proveedor sea preferible. En este caso, los proveedores pueden estar más dispuestos a ayudar a completar su base de datos y capacitar a su personal. Si desea ahorrar dinero configurando su nuevo software CMMS por sí mismo, pero el sistema es tan complicado que necesita la ayuda del proveedor, es posible que no sea el software adecuado para usted. En general, los sistemas basados ​​en la web son más fáciles de implementar en comparación con los sistemas en el sitio que requieren hardware dedicado. Es importante evaluar las diferencias de costos con suficiente anticipación si considera que el proveedor lo ayude.

2 preguntas de soporte técnico para todos los proveedores de CMMS

Incluso el software más fácil de usar puede estar acompañado de dolores de crecimiento; el factor importante es asegurarse de que la capacitación adecuada y un personal de apoyo sólido puedan garantizar que las dificultades se minimicen. Si planea implementar con éxito un CMMS, debe asegurarse de que su proveedor tenga un equipo listo para respaldar su empresa. Aquí hay dos preguntas para su proveedor durante su consulta inicial:

¿Ofrecen formación?

Averigüe si el proveedor de CMMS lo capacitará para configurar bases de datos, ingresar datos, programar mantenimiento preventivo y poner en cola órdenes de trabajo, así como cualquier otro servicio que su equipo necesite de su CMMS. Asimismo, averigüe si la capacitación está incluida en su tarifa mensual (o la tarifa de instalación). Si no lo son, ¿cuáles son los costos adicionales para la capacitación?
El mejor enfoque es asegurarse de que algunas personas clave, como la gerencia y otros usuarios esenciales, estén capacitados en el software lo antes posible. Esos líderes pueden luego impartir su conocimiento a otros miembros del equipo de mantenimiento con el tiempo. Compartir información de esta manera puede ahorrarle dinero si el proveedor de CMMS que ha seleccionado cobra por la capacitación y el soporte.

¿Es fácil acceder al soporte?

Averigüe los plazos en los que se puede contactar con el soporte y, lo que es igualmente importante, el tiempo de respuesta previsto. Preguntar acerca de los métodos de comunicación están disponibles para usted? Dependiendo de las circunstancias y la hora del día, el correo electrónico puede funcionar mejor, mientras que en otros momentos, se puede preferir la comunicación por teléfono o chat.
¿Averiguar si el equipo de soporte está calificado? En otras palabras, ¿llamará a un número de centro de llamadas 800 donde el personal de soporte técnico está subcontratado o interactuará con técnicos capacitados para corregir errores y mejorar la experiencia del cliente?

Para la mayoría de los clientes que invierten en un CMMS, contar con un programa de mantenimiento preventivo programado es fundamental para su negocio. Si un error del sistema interrumpe la funcionalidad de su mantenimiento preventivo o cualquier característica que sea vital, es esencial resolver el problema lo antes posible. Jugar etiquetas telefónicas, estar en espera durante 45 minutos o tener un ticket de orden de trabajo reenviado a otra persona puede ser frustrante y costoso. Infórmese sobre cómo y por quién se tratarán estos temas. El soporte es algo en lo que las empresas rara vez piensan hasta que surge un problema. Infórmese sobre los servicios de soporte antes de comprar un CMMS.

Tres preguntas para hacer sobre el éxito de su CMMS a largo plazo

Al comprar software CMMS, es común centrarse en el presente con preocupaciones centradas en cuestiones relacionadas con el costo de instalación y la capacitación de los empleados en su uso. Con demasiada frecuencia, se pasan por alto los problemas relacionados con el impacto que tendrá el sistema en su empresa en el futuro a medida que crezca y evolucione. Asegúrese de considerar estos tres factores que podrían afectar su negocio en el futuro:

¿Puede escalar su software CMMS a medida que crece su negocio?

Las empresas son dinámicas, lo que significa que cambian y evolucionan con el tiempo. Hable con su proveedor de CMMS y averigüe si el software puede adaptarse al crecimiento de la empresa, incluida la ampliación de un edificio, el aumento de personal o el cambio de funciones y tareas del personal de mantenimiento. Los hospitales, por ejemplo, experimentan cambios continuos, como la introducción de nuevos equipos que requieren mantenimiento diario o la adición de una flota de ambulancias que deben estar en la carretera las 24 horas del día, los 7 días de la semana. En este caso, un CMMS debería poder manejar estos desafíos. Anticipe que su empresa probablemente evolucionará y que su software debe evolucionar con usted. Ensure that all the details of the software’s expansion capabilities are laid out ahead of time.

Anticipate the possibility that your company will evolve, and that your software must be able to evolve with you. Ensure that all the details are laid out ahead of time so that your company isn’t caught off-guard in the midst of a major change or expansion.

Can the data be extracted for use in another CMMS system?

If your company grows beyond the limits of the software you select, it is important that you don’t find yourself in the position of having to start from scratch with a new system. An important issue to consider is, will the vendor allow you to repurpose the data stored on their system for use in a new maintenance management software system? Be sure to inquire about the procedure should data extraction become necessary.

What is the frequency of software updates?

Reputable software companies have a team of developers that are always working on improving its software. Updates are common and indicate that your CMMS vendor is invested in sustaining a lifetime relationship with satisfied customers. In general, web-based software is updated more frequently than software that is installed on a business’ own servers. However, these updates do not generally result in an interruption of service. Since differences in update frequency and associated downtimes vary from one vendor to another and from one format to another, it is best to inquire about how frequently software updates are released, at what time they are released, and what, if any down times can be expected during update installations.

To Find the Right CMMS For Your Business, You Have to Ask Questions and Find Answers

If you are still trying to keep track of your maintenance needs using a spreadsheet, it’s time to consider a CMMS as a more efficient, productive and profitable alternative. The U.S. Department of Energy reports that, on average, companies reported a 20% decrease in equipment downtime once maintenance management system software was implemented. Yet, even with the potential for large cost savings, you may already know that finding a CMMS that fits your business can be daunting.