La guía del experto para el mantenimiento preventivo

En estos días, administrar un almacén o una fábrica es un trabajo complejo, con numerosos factores, procesos y problemas a considerar en todo momento. Si bien la tecnología puede estar impulsando la eficiencia, todavía hay un flujo constante de datos para revisar, así como decisiones que tomar. Si dirige una operación, es probable que esté constantemente actualizando sistemas y/o invirtiendo en automatización para ahorrar tiempo y, por supuesto, capacitando a sus asociados sobre los nuevos cambios. Pero, aparte de la logística operativa, una de las formas más importantes y establecidas desde hace mucho tiempo para mantener sus procesos funcionando sin problemas y evitar retrasos innecesarios es implementar un sólido programa de mantenimiento preventivo.

El mantenimiento preventivo consiste en actividades de mantenimiento periódicas y programadas que se realizan en los equipos para reducir la posibilidad de fallas y extender el tiempo de actividad. Cuando se practican diligentemente, los programas de mantenimiento preventivo permiten a las empresas tomar nota de cualquier pequeño problema a medida que surja y abordarlo antes de que cause problemas costosos.

Un programa de mantenimiento preventivo bien diseñado puede optimizar la productividad, evitar tiempos de inactividad innecesarios e incluso aportar un beneficio positivo a sus resultados generales. Las averías inesperadas se encuentran entre las peores interrupciones de las operaciones, lo que genera retrasos masivos y altos costos de reparación. En el mundo actual de constante movimiento, mantener operaciones continuas para fábricas y almacenes es más crítico que nunca.

Esta guía contiene una descripción detallada de los pasos importantes necesarios para definir, diseñar e implementar adecuadamente un plan de mantenimiento preventivo eficaz. Ser organizado y deliberado en la forma en que configura su plan es la mejor manera de garantizar un gran equilibrio entre riesgo y costo. A continuación, encontrará los mejores consejos y recomendaciones para diseñar su plan de mantenimiento preventivo de la manera correcta, en su primer intento.

En esta guía, cubriremos:

• La definición de mantenimiento preventivo
• Cómo organizar su equipo de mantenimiento
• Auditoría de su equipo y activos
• Establecimiento de objetivos y presupuestos de mantenimiento preventivo
• Desarrollo de sus tareas de PM
• Configuración de horarios de PM a largo plazo
• Seguimiento, ajustes y mejoras
• Recursos adicionales sobre mantenimiento preventivo

Definición de Mantenimiento Preventivo

Al considerar el vasto ámbito de los campos de operaciones, existen varias estrategias de mantenimiento con las que se puede atribuir y, por lo tanto, confundir el mantenimiento preventivo. Entonces, antes de profundizar en los detalles, definamos el concepto de mantenimiento preventivo.

Diccionario de negocios define el mantenimiento preventivo como la "inspección, detección, corrección y prevención sistemáticas de fallas incipientes, antes de que se conviertan en fallas reales o mayores".

Esta definición contrasta directamente con el "mantenimiento correctivo", un "plan" de mantenimiento, o la falta del mismo, que obliga a la operación a solucionar los problemas a medida que surgen. Si bien el mantenimiento correctivo puede ser un mal necesario para las microoperaciones con micropresupuestos, su falta inherente de planificación, propiedad y organización puede ser extremadamente peligrosa para la salud general del negocio.

En pocas palabras, las operaciones que adoptan e implementan procedimientos de mantenimiento preventivo se ven obligadas a realizar una gran cantidad de trabajo preliminar importante que, a su vez, proporciona una comprensión más integral y holística de sus equipos. Las operaciones que implementan programas de mantenimiento preventivo garantizan que cada pieza que opera dentro de ella:

• Tiene un programa de mantenimiento regular
• Considera todas las garantías
• Está vinculado a un sistema de software adjunto (como un EAM o CMMS) para actualización automática
• Tiene un equipo asignado
• Tiene un presupuesto y una fecha de caducidad prevista

Cada activo debe recibir el mismo tratamiento en lo que respecta al seguimiento, incluidos los activos fijos, sus repuestos y los activos móviles.

Cómo organizar su equipo de mantenimiento

Hay una cantidad de personas involucradas en sus operaciones, desde operadores de equipos hasta administradores de instalaciones. Después de establecer un programa de mantenimiento preventivo, identifique a las partes interesadas clave y tómese el tiempo para hablar con ellas. Este será el primer paso, y quizás el más fundamental, que tomará para dar forma al programa.

En este paso de investigación, aprenderá muchos detalles sobre los flujos de trabajo existentes, los posibles puntos de falla y la comprensión actual entre el equipo. Al involucrar activamente al equipo, también ayuda a respaldar un entorno proactivo:tener empleados motivados puede marcar la diferencia entre un programa de mantenimiento preventivo mediocre y uno de clase mundial. Los conocimientos que obtenga de las discusiones iniciales del equipo le permitirán establecer roles claros para su plan de mantenimiento preventivo, estructurar el tipo correcto de capacitación y poner a todo el equipo en la misma página.

Otra consideración importante, especialmente si se inicia un nuevo programa o se realizan mejoras importantes, es formar un grupo de trabajo centrado en llevar a cabo la implementación. En un mundo perfecto, este grupo de trabajo se simplificaría para incluir algunos miembros clave que "poseen" sus funciones de mantenimiento preventivo. Según los detalles de su operación, esto puede incluir asociados de mantenimiento, alta gerencia y miembros de su equipo de TI que mantienen/personalizan su software CMMS/EAM.

Auditoría de su equipo y activos

Para definir correctamente el alcance de un programa de mantenimiento preventivo, deberá tener un inventario completo de todos los equipos y activos. Al realizar una auditoría exhaustiva, se asegura de haber capturado toda la información importante del equipo que se puede utilizar en su plan de mantenimiento. Algunos ejemplos incluyen números de serie, especificaciones y ubicaciones.

Una vez completado, estará listo para decidir qué equipo debe formar parte de sus planes de mantenimiento preventivo. Es posible que no todos los equipos sean adecuados para el mantenimiento preventivo, pero debe considerar cuidadosamente cualquier equipo que:

• Tienen altos costos de reparación y reemplazo
• Desempeñar una función crítica en la salud de su operación
• Requiere un mantenimiento de rutina regular
• Son nuevos en su operación o son nuevos en el mercado, en general (piezas que son tan nuevas que todavía tiene que recopilar datos de mantenimiento confiables)

Para aquellos activos de alta prioridad que se seleccionan para mantenimiento preventivo, puede ser útil crear una jerarquía de activos. Por lo general, las jerarquías de activos muestran la ubicación, el equipo y las piezas en un esquema fácil de leer. Tener toda la información de su equipo registrada y organizada en un solo lugar es un paso crucial en la construcción del resto de su plan.

Establecimiento de objetivos y presupuestos de mantenimiento preventivo

Una vez que se establece el alcance para los roles de su equipo y todos sus equipos de alta prioridad, entonces está listo para establecer los objetivos de su programa de mantenimiento preventivo. Una buena práctica es asegurarse de establecer metas realistas para su equipo que les permitan lograr un progreso medible con cambios duraderos.

Como verá en los siguientes pasos, hay muchas oportunidades para futuras mejoras, así que comience en alguna parte e itere con el tiempo.

Un buen objetivo inicial para un equipo nuevo en el mantenimiento preventivo es revisar los manuales de operación del equipo y recopilar las recomendaciones del OEM para el equipo. Revisar los registros de software y los libros de registro existentes también puede brindarle información valiosa sobre el rendimiento anterior de su equipo. Ya sea que sus metas de mantenimiento actuales sean cortas o estén enfocadas a largo plazo, no puede equivocarse al ser minucioso cuando se trata de un programa de mantenimiento preventivo.

Ahora que tiene esta información, es hora de compilar un plan de recursos de trabajo para cada equipo. Los planes de recursos laborales describen detalles importantes como:

• Procedimientos operativos
• Herramientas y suministros necesarios para el trabajo de mantenimiento
• Habilidades y requisitos de capacitación
• Listas de piezas
• Documentación e instrucciones de seguridad

Al tener esta imagen completa de las necesidades del trabajo, la mano de obra y el equipo, ahora está listo para establecer un presupuesto inicial adecuado para todo su programa de mantenimiento preventivo.

Desarrollo de sus tareas de mantenimiento preventivo

Un plan de mantenimiento preventivo es mucho más que registrar las actividades de reparación y programar el mantenimiento. Uno de los aspectos más valiosos del programa es que facilita decisiones importantes sobre su equipo con su personal más talentoso. ¿Cuándo se debe dar de baja un equipo? ¿Deberíamos agregar una actualización? ¿Deberíamos capacitar al personal para realizar el mantenimiento del equipo o subcontratarlo? Estos son temas valiosos para iniciar conversaciones que podrían ahorrarle mucho tiempo y dinero a largo plazo.

Estas conversaciones deberían resultar en la creación de programas de tareas de mantenimiento que sean exhaustivos y fáciles de seguir. Este es un buen ejemplo de un programa de tareas de mantenimiento de Limble CMMS que se desarrolló a partir de las recomendaciones de los OEM:

TAREAS DIARIAS
Tarea #1:Limpiar y examinar las cabezas de los cuchillos

TAREAS SEMANALES
Tarea n.º 2:reemplazar las correas x 1
Tarea n.º 3:inspeccionar los anillos de retardo x 2 (es decir, 2 veces por semana)
Tarea n.º 4:engrase el engrasador de la carcasa del cortador x 2

TAREAS MENSUALES
Tarea #5:Cambiar placas perforadas x 2
Tarea #6:Examinar la goma de sellado x1

Después de escribir dichas tareas y organizarlas en un cronograma, comprenderá mejor los recursos y el tiempo necesarios para realizar las tareas de mantenimiento. En función de las piezas mantenidas, también puede aclarar los criterios operativos que especifican el rango de medidas de rendimiento necesarias para considerar que el equipo está en buenas condiciones de funcionamiento. Además del trabajo preventivo regular que se programará, estos criterios le brindan un esquema claro tanto para su personal como para cualquier socio subcontratado.

Configuración de programas de mantenimiento preventivo a largo plazo

Los planes sólidos de mantenimiento preventivo siempre contienen cronogramas claros que describen las responsabilidades de las tareas diarias, semanales, mensuales, trimestrales y anuales. Estos cronogramas aseguran que el trabajo se realice en el momento apropiado sin demoras ni saltos. Una vez que tenga todas sus necesidades de equipos de alta prioridad determinadas por tarea, puede compilar el programa de PM para todas sus instalaciones. (Aquí hay un buen ejemplo de horario para considerar).

Para administrar los cronogramas de manera eficiente, hay varias formas de configurar los activadores de mantenimiento. Los siguientes tipos son especialmente adecuados para los estilos de mantenimiento preventivo:

• Desencadenador de tiempo:uno de los más utilizados y basado en intervalos de tiempo entre actividades de mantenimiento. Es más adecuado para tareas simples y aquellas que utilizan partes (como filtros) que pueden tener fechas de vencimiento.
• Disparador de uso:requiere mantenimiento después de una cantidad específica de uso, como la cantidad de horas de funcionamiento. Esto se utiliza mejor para equipos con uso constante o irregular que tienen índices de falla conocidos basados ​​en el uso.
• Activador de eventos:utiliza eventos específicos para activar comprobaciones de mantenimiento, como en el caso de un corte de energía. Es útil para equipos que pueden verse muy afectados por fuerzas externas.

Estos disparadores, junto con su cronograma de tareas de mantenimiento, le brindan a su equipo algo para revisar periódicamente. A partir de ahí, se pueden realizar cambios a medida que se identifican mejoras.

Seguimiento, ajustes y mejoras

Una vez que una operación cuenta con un plan básico de mantenimiento preventivo, hay una serie de direcciones potenciales para explorar para mejorar la eficiencia del mantenimiento. El uso de un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) puede ayudarlo a agilizar el mantenimiento de registros y los informes de sus actividades. También podría considerar la posibilidad de agregar códigos de barras o etiquetas de activos para mejorar aún más la automatización y reforzar sus procesos de gestión de inventario y piezas.

Independientemente de sus sistemas elegidos, puede aprovechar su programa de mantenimiento para impulsar la mejora continua en su operación. Puede buscar utilizar herramientas como el análisis de modo y efecto de falla (FMEA) o el análisis de riesgo (PHA, HAZOP) para identificar puntos de mejora para procesos específicos. Con todos sus registros y datos compilados, se encuentra en un excelente lugar para realizar estudios de análisis de costos y encontrar oportunidades potenciales de reducción de costos en su presupuesto de mantenimiento.

Uno de los desarrollos más nuevos e interesantes en el espacio del mantenimiento preventivo ha sido el aumento de las capacidades de mantenimiento predictivo. Esta forma de mantenimiento busca comprender la condición actual del equipo, ya que utiliza datos en tiempo real para determinar cuándo un proceso podría fallar o incluso cuándo se recomienda una intervención, además del programa preventivo. Se basa en los fundamentos del mantenimiento preventivo y agrega otra dimensión a sus planes de gestión de instalaciones.

Los planes de mantenimiento preventivo son imprescindibles para las operaciones modernas, en particular aquellas que desean mantener operaciones eficientes y minimizar los costos generales. Seguir estos pasos lo ayudará a crear un plan integral de mantenimiento preventivo que beneficie el resultado final.

Recursos adicionales sobre mantenimiento preventivo

Para obtener más información sobre el mantenimiento preventivo, incluidos los mejores consejos y trucos para crear programas de tareas, visite los siguientes recursos:

• Modelos de mantenimiento imperfectos, de la teoría a la práctica
• El mantenimiento preventivo se mejora a través del análisis predictivo
• Mantenimiento preventivo:6 elementos para un programa esencial
• Por qué no debe posponer el mantenimiento preventivo planificado
• El mantenimiento preventivo puede reducir drásticamente los tiempos de flota
• Comparación de software de mantenimiento preventivo
• Ejemplos de mantenimiento preventivo que ahorran y desperdician dinero
• Formas de programar el mantenimiento preventivo de equipos y maquinaria
• Optimización del mantenimiento preventivo mediante un CMMS
• Los pros y los contras de las diferentes estrategias de mantenimiento