La clave del éxito de CMMS:encontrar un campeón de CMMS

Todo barco necesita un capitán, alguien que dirija a la tripulación a través de aguas turbulentas y hacia nuevos puertos. Lo mismo es cierto para un CMMS. Se necesita un líder para ayudar al equipo de mantenimiento a navegar la implementación, el uso y la optimización de CMMS. Esa persona es un campeón de CMMS. Hoy, estamos analizando qué es eso y por qué cada instalación necesita uno para guiarlos hacia el éxito de CMMS.

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Tabla de contenido

1. ¿Qué es un campeón de CMMS?
2. ¿Qué hace un campeón de CMMS?
3. ¿Quién debería ser un campeón de CMMS?
4. Cómo tener un campeón de CMMS conduce al éxito de CMMS
5. El resultado final:un campeón de CMMS no solo es bueno, es necesario

¿Qué es un campeón de CMMS?

El simple hecho de tener un software de mantenimiento no significa que su operación sea más exitosa. Así es como lo usa para crear procesos eficientes, aprovechar los datos y maximizar los recursos que elevan su operación. Es el trabajo del campeón de CMMS asegurarse de que esto suceda.

Hay muchos nombres diferentes que un campeón de CMMS puede tener en la industria del mantenimiento, incluyendo gerente de mejora continua, gerente de confiabilidad y coordinador de mantenimiento. Como sea que los llame, el campeón es el que se dedica a administrar todos los aspectos del software con el objetivo final de llevar a una organización al éxito de CMMS. Es la persona que ve el CMMS como una herramienta de mejora continua y trata constantemente de encontrar las mejores formas de utilizarlo.

¿Qué hace un campeón de CMMS?

Hay cuatro etapas principales en el ciclo de vida de un CMMS exitoso:implementación, adopción, impacto y optimización. Un campeón de CMMS dirige una organización a través de cada fase, asumiendo diferentes responsabilidades a lo largo del camino.

Las cuatro etapas del éxito de CMMS

Implementación

Un campeón de CMMS está a cargo de sentar las bases necesarias para que un CMMS prospere. Una implementación exitosa de CMMS se basa en ser minuciosa y precisa al configurar el software y preparar al equipo de mantenimiento para usarlo. Un campeón ayuda a lograr esto al:

• Trabajar con el proveedor de CMMS para crear un plan de implementación y un cronograma que tenga en cuenta las capacidades y los objetivos de la organización.
• Asegurarse de que toda la información incluida en el CMMS sea completa y correcta, desde los activos hasta las tareas de mantenimiento preventivo y las piezas de repuesto.
• Coordinar la capacitación del equipo para que todos sepan cómo usar el sistema y por qué es necesario.
• Manejar la gestión del cambio dentro de la organización para garantizar que todos se sientan cómodos adoptando nuevas tecnologías y procesos.
• Ser el vínculo principal con el proveedor de CMMS durante todo el proceso y superar los problemas con la ayuda del proveedor.
• Construir y comunicar principios rectores, procesos y procedimientos operativos estándar para el CMMS.
• Colaborar con el departamento de TI, que es el propietario de la administración del sistema (las tuercas y tornillos), para garantizar una implementación técnica sin problemas y la seguridad de los datos.

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Adopción del usuario

La falta de adopción por parte del usuario es una de las razones más comunes por las que el software CMMS no funciona. Un CMMS es solo una herramienta, no una solución. Si nadie usa el sistema correctamente, o en absoluto, no beneficiará al equipo de mantenimiento. En esta coyuntura crítica, un campeón de CMMS se centra en:

• Asegurarse de que todos se sientan cómodos con el uso del software para lograr el éxito de CMMS.
• Seguimiento de las tasas de uso para garantizar que el software se utilice de forma constante.
• Auditar la información introducida en el sistema por los usuarios para confirmar que es clara, precisa y coherente en todas las instalaciones y / o en varios sitios.
• Ser el principal punto de contacto para los usuarios que tienen preguntas o desafíos con el CMMS y desarrollar estrategias para abordar cualquier problema que afecte la adopción del usuario.

Lograr y comunicar un impacto

El objetivo de usar un CMMS es ayudar a su instalación a mejorar sus operaciones de mantenimiento mientras comunica las lecciones aprendidas de este proceso a los tomadores de decisiones en su organización. Un campeón de CMMS toma la iniciativa en lograr ambos al:

• Usar KPI de mantenimiento para definir cómo se ve el éxito y cuantificar el progreso.
• Desarrollar un marco de presentación de informes para recopilar información y actualizaciones periódicas del CMMS.
• Comunicar los beneficios y las lecciones del sistema tanto a los superiores como al equipo de mantenimiento, actuando como un puente entre el piso de producción y el piso superior.
• Realizar ajustes en los procedimientos, KPI y componentes dentro del software para apuntar a áreas donde el equipo podría estar mejorando.

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El mantenimiento tiene una mala reputación en muchas organizaciones ... Un campeón de CMMS puede cambiar eso.

Optimización

El trabajo de un campeón de CMMS nunca termina. Siempre están encontrando mejores formas de usar el software para mejorar el potencial de su equipo y el desempeño de toda la organización. Tampoco tienen reparos en llevar los beneficios y las lecciones aprendidas de un CMMS a otras partes de la organización. El campeón puede hacer esto:

• Encontrar nuevas funciones dentro del software para hacer evolucionar continuamente su operación y lograr un programa de mantenimiento bien equilibrado.
• Liderar la creación de una política de gestión de activos que impacte el éxito de toda la organización.
• Trabajar con el proveedor de CMMS para mejorar el producto y desarrollar estrategias para escalar el sistema.
• Elaborar un plan para implementar el software y mejores prácticas de mantenimiento en otros sitios.
• Capacitar a los co-campeones para mitigar la pérdida de conocimiento en caso de rotación.

¿Quién debería ser un campeón de CMMS?

Cualquiera puede ser un campeón de CMMS, siempre que tenga conocimiento de las prácticas de mantenimiento, la aceptación de la administración y posea algunas características clave. Las características de un gran campeón de CMMS se pueden dividir en dos categorías:habilidades duras y habilidades blandas. Las habilidades duras son la experiencia específica del trabajo necesaria para que alguien haga bien un trabajo y las habilidades blandas son los atributos personales y las habilidades de comunicación necesarias para tener un impacto. Los campeones necesitan ambos para llevar a su equipo al éxito de CMMS.

Las habilidades duras que necesita un campeón de CMMS

• Experiencia en la gestión de personas
• Experiencia en procesos de mantenimiento (manejo de órdenes de trabajo, auditorías, etc.)
• Comprensión de cómo completar las tareas de mantenimiento, como reparar un activo.
• Conocimiento profundo de los activos e historiales de activos de la instalación
• Capacidad para crear informes de mantenimiento y analizar KPI de mantenimiento
• Experiencia con la tecnología y sus usos en mantenimiento

Las habilidades sociales que necesita un campeón de CMMS

• Capacidad para generar consenso con un grupo diverso de personas
• Empatía por el trabajo de los equipos de mantenimiento
• Comprensión de cómo comunicar resultados positivos y áreas de mejora a todos
• Una curiosidad natural y un deseo de aprendizaje continuo
• Capaz de convertir ideas complejas en conceptos fáciles de aprender con fines de capacitación
• Una mentalidad flexible que puede adaptarse a entornos cambiantes y puede cambiar fácilmente a nuevas estrategias

Cómo tener un campeón de CMMS conduce al éxito de CMMS

Lograr el éxito de CMMS no siempre es fácil, pero vale la pena. El software puede ayudarlo a hacer todo, desde reducir el tiempo de inactividad hasta recortar costos y mejorar la seguridad. Las posibilidades de ver cualquiera de estos beneficios mejoran drásticamente cuando hay un campeón de CMMS a la cabeza. Es la persona que convierte un montón de campos en una pantalla en una forma más inteligente de trabajar.

Todo barco necesita un capitán, alguien que dirija a la tripulación a través de aguas turbulentas y hacia nuevos puertos. Lo mismo es cierto para un CMMS.

Reducen el choque cultural, la rotación y la pérdida de conocimiento

Llevar software de mantenimiento a una instalación puede ser un gran choque cultural para todo el equipo, lo que puede resultar en una menor adopción por parte del usuario, mayores tasas de rotación, pérdida de experiencia y malos resultados generales. Un campeón de CMMS supera estos obstáculos al mantener a todos informados, comprometidos y empoderados para que nadie se sienta excluido, incómodo o decepcionado. Garantizan que los técnicos estén bien capacitados y sean consultados antes, durante y después de la llegada de un CMMS. Son el contacto principal para preguntas sobre el sistema, por lo que los problemas se entienden claramente y se tratan rápidamente.

Mejoran la calidad y la cantidad de sus datos

El éxito de CMMS a menudo se define por los datos:cuánto se recopila y cómo se usa para mejorar la instalación. Un campeón de CMMS es el guardián más importante de esos datos, determina qué métricas son más importantes y se asegura de que se registren de manera consistente y precisa. También evalúan los datos y utilizan los resultados para ajustar las prácticas de mantenimiento. Este esfuerzo tampoco se trata solo de ganancias a corto plazo. Tener una gran base de datos de datos precisos es clave para establecer programas de mantenimiento preventivo y predictivo.

Potencian el perfil de mantenimiento en la organización

El mantenimiento adolece de una mala reputación en muchas organizaciones. La alta dirección a menudo no comprende o no es consciente del impacto positivo que puede tener el mantenimiento. Un campeón de CMMS puede cambiar eso. Están bien versados ​​en mantenimiento, son responsables del seguimiento de los KPI y cuentan con el apoyo de los superiores. Les resulta más fácil comunicar cómo el software ha beneficiado al departamento de mantenimiento y a la organización en su conjunto. Cuando tienes un campeón de CMMS conectando los puntos entre el éxito de CMMS y el éxito de la empresa, es mucho más fácil seguir avanzando.

Crean estandarización, consistencia y mejores procesos

El mantenimiento puede ser complicado. Los resultados varían enormemente cuando todos tienen una forma diferente de hacer las cosas, que es casi todo el tiempo. El uso de un CMMS establece algunos límites, pero aún deja espacio para la inconsistencia, los errores y la ineficacia. Un campeón de CMMS crea políticas y procesos para que cada parte de una operación de mantenimiento esté alineada con la forma en que se usa el sistema. El resultado de este enfoque es una mayor responsabilidad y productividad. El campeón modifica estas estrategias según sea necesario para garantizar que la estandarización funcione y que las capacidades del CMMS no se vean socavadas.

La conclusión:un campeón de CMMS no solo es bueno, es necesario

El software CMMS no es una solución milagrosa. No resolverá todos sus problemas de mantenimiento de una sola vez. Es más parecido al fuego:si no se lo atiende, podría causar estragos, pero si se maneja correctamente, puede brindarle una lista completa de beneficios. Por eso es necesario un campeón de CMMS. Ellos administran el sistema para que pueda utilizarse en todo su potencial. Guían una operación de mantenimiento en cada paso del camino:más allá de cada obstáculo, a través de cada momento incierto y hasta cada hito para que pueda lograr el éxito de CMMS.