Gestión de pequeños trabajos de mantenimiento

Hay dos tipos de trabajos de mantenimiento que no deben aparecer en los horarios de trabajo semanales:emergencia genuina o trabajo urgente que es no se identifican cuando se prepara el cronograma y pequeños trabajos que no justifican el tiempo y el costo de la planificación y programación formales. Este artículo examinará las opciones para administrar estos pequeños trabajos.

Sobrecarga de órdenes de trabajo

Muchas organizaciones exigen que se inicie una orden de trabajo única para todos y cada uno de los trabajos. Algunos sistemas informáticos de mantenimiento no ofrecen una alternativa práctica. La cantidad de órdenes de trabajo que crea esta política puede sobrecargar al planificador, que a menudo es el administrador del sistema de órdenes de trabajo. Cuando esto ocurre, el planificador se convierte únicamente en un "empujador de papel" electrónico y realiza poca o ninguna planificación. Esto conduce a retrasos innecesarios en trabajos pequeños y con frecuencia resulta en "soluciones" como cobrar cantidades excesivas de trabajo por órdenes de trabajo "de pie" o "generales" o usar órdenes de trabajo abiertas para trabajos más grandes para completar tareas pequeñas.

Por ejemplo, en una operación en la que una orden de trabajo era obligatoria para realizar cualquier trabajo, los planificadores procesaron cada uno más de 80 órdenes de trabajo por día. La gran mayoría de las órdenes de trabajo emitidas contenían la misma descripción de trabajo que la solicitud de trabajo inicial, y el planificador no agregó instrucciones sobre qué trabajo hacer o cómo hacerlo. Se necesitaron un mínimo de 58 pulsaciones de teclas para convertir cada solicitud de trabajo en una orden de trabajo, y gran parte de este esfuerzo consistió en agregar varios códigos de orden de trabajo. Nada de esto siguió buenos principios de gestión de bases de datos, por lo que la información recopilada no tuvo ningún valor. Ni el gerente de la planta ni el gerente de mantenimiento estaban al tanto de este total desperdicio de esfuerzo.

Mejores alternativas

Para brindar el mejor servicio a los clientes operativos de mantenimiento, debe existir un proceso eficiente y administrado para completar trabajos pequeños que requieran poco tiempo y materiales. Entre las alternativas se incluye permitir que los comerciantes carguen materiales y mano de obra para trabajos pequeños a los números de ubicación del equipo (números de activos). Esto está respaldado por un buen software de mantenimiento y registra una cantidad significativa de información de mantenimiento importante, incluida la hora y la fecha, el originador, el número de ubicación del equipo y las piezas utilizadas.

Cuando el sistema informático de mantenimiento no admite la carga a los números de ubicación del equipo, se puede configurar una orden de trabajo permanente para cada ubicación del equipo para capturar trabajos pequeños. Esto requiere un esfuerzo considerable, por lo que es mucho más práctico seleccionar un software que permita que las transacciones se carguen a los números de ubicación del equipo.

Otra opción es desarrollar un proceso simple para obtener materiales en stock, como una libreta en el mostrador de la tienda donde el comerciante que toma los materiales registra el número de ubicación del equipo, la descripción de la pieza y la cantidad. Luego, esta información debe transferirse a los registros de ubicación del equipo (una función administrativa). El proceso también se puede utilizar para emergencias, donde los detalles adicionales como la pérdida de producción y la causa del evento deben registrarse en el registro operativo.

También debe considerar el uso de órdenes de trabajo permanentes de área o departamento. Este es un proceso común, pero comúnmente se abusa de la información esencial específica del equipo, como las piezas que se usan en el equipo y las órdenes de trabajo permanentes. He visto operaciones en las que más del 50 por ciento de todo el trabajo de mantenimiento se carga a órdenes de trabajo permanentes.

Asignación de trabajos pequeños

Durante las horas normales de trabajo, el supervisor de mantenimiento debe recibir las solicitudes de trabajos pequeños, que luego deben registrarse en el formulario de programación diaria. Estos pueden asignarse a los comerciantes durante las pausas laborales para minimizar la interrupción del trabajo programado.

También puede ser apropiado que los comerciantes clave del área se comuniquen con sus operadores para recopilar pequeñas solicitudes de trabajo y darles tiempo en sus horarios de trabajo para que completen estos trabajos cada mañana antes de comenzar el trabajo programado.

Cuando se establecen rutas de inspección de mantenimiento preventivo (PM), se debe mostrar el tiempo estimado para las inspecciones. Puede haber un margen para pequeñas reparaciones y ajustes durante la inspección de PM, y estos deben registrarse. El trabajo correctivo "encontrado" que no se puede completar en el tiempo permitido debe registrarse en la hoja de ruta de MP (o su equivalente electrónico) para dar seguimiento con una nueva orden de trabajo.

Los supervisores de mantenimiento deben mantener la responsabilidad de todos los trabajos pequeños que se completen. Son responsables de este trabajo y su calidad.

Definición de trabajos pequeños

Deben definirse los trabajos pequeños. Un trabajo pequeño típico es aquel que requiere una pequeña cantidad de mano de obra (menos de una hora), utiliza poco material (menos de $ 200), se puede realizar de inmediato, no requiere un cierre y no implica ningún rediseño. Nuevamente, es responsabilidad del supervisor asegurarse de que se sigan estas pautas. Cuando la mano de obra y las piezas para trabajos pequeños se cargan a los números de ubicación del equipo y no a las órdenes de trabajo, el sistema informático de mantenimiento debe poder proporcionar informes para indicar dónde no se están observando las pautas para trabajos pequeños.

Es importante saber en qué elementos se gastan los dólares de mantenimiento, pero el costo de recopilar esta información mediante el uso de órdenes de trabajo únicas debe equilibrarse con el valor de esta información. Para muchos trabajos pequeños, una alternativa al uso de órdenes de trabajo es el enfoque más sensato.

Si bien se puede abusar de cualquiera de las opciones para administrar trabajos pequeños descritas anteriormente, también se puede abusar de las órdenes de trabajo cuando son obligatorias para todos los trabajos. Los supervisores de mantenimiento y los comerciantes están motivados para garantizar que la planta continúe funcionando y, a menudo, creen que el tiempo necesario para mantener registros de costos precisos interfiere con ese objetivo. Los gerentes deben demostrar que la información de costos a nivel de equipo es importante usándola para tomar decisiones sobre paradas, reconstrucciones y reemplazos de equipos, así como también cuestionando rutinariamente los registros de costos que no son precisos o no siguen las pautas establecidas.

Si los trabajos como reemplazar una correa de transmisión pequeña o reparar un grifo con fugas se pueden realizar rápidamente y están en línea con las pautas de trabajos pequeños, se pueden liberar recursos valiosos para la planificación esencial y el mantenimiento podrá brindar el servicio a los clientes operativos. ellos esperan.