Claves para mejorar el flujo de trabajo de mantenimiento

Independientemente de lo que fabrique su empresa, dos cosas son esenciales para la calidad del producto y la satisfacción del cliente:cómo administra, mantiene y medir el trabajo de los empleados; y cómo gestiona el rendimiento de su equipo.

El camino hacia estos dos objetivos no siempre es un camino claro. Muchas organizaciones intentan obtener el control de sus procesos de trabajo y equipos sin establecer primero los medios para controlar el trabajo y medir los resultados a lo largo del tiempo.

Antes de analizar algunas estrategias para ayudarlo a mejorar el flujo de trabajo e integrar mejor la disponibilidad y el mantenimiento de los equipos en su planificación, exploremos el mayor desafío al que se enfrentan las empresas:desarrollar un proceso de gestión del trabajo sólido y viable.

"Esto va en contra de nuestros procedimientos operativos estándar".

"No tenemos tiempo para cambiar el sistema".

"Siempre lo hemos hecho de esta manera".

Si ha escuchado estas declaraciones dentro de su organización, es hora de profundizar. Es imposible abordar los comportamientos organizacionales que fomentan o desalientan el cambio sin comprender primero la cultura de su organización.

Entonces, ¿qué es la cultura? Es el patrón de supuestos básicos compartidos que su equipo de gestión y sus empleados han aprendido a lo largo del tiempo al resolver los desafíos internos y externos de la empresa. Es cómo perciben, piensan y sienten sobre los problemas de su empresa. Y se trata de cómo históricamente han abordado esos problemas.

Las fuerzas culturales son poderosas porque operan fuera de nuestra conciencia. Esta es la razón por la que las personas no pueden superar constantemente la cultura arraigada de su organización. Incluso frente a desafíos abrumadores, las personas continúan actuando de acuerdo con sus supuestos culturales, incluso cuando no están correlacionados con el desempeño real.

Las culturas existen en estados estables y siempre volverán al estado de menor estrés (zona de confort). Cada estado exhibe un conjunto predecible de comportamientos, es decir, suboptimización, resistencia al cambio, aversión al riesgo, etc.

Es difícil mejorar un poco y convertirlo en un estado permanente. Ésta es la razón por la que las iniciativas de mejora a menudo tienen un rendimiento inferior y, a veces, fracasan. El mejor proceso tiene poco valor a menos que la cultura de la organización esté alineada para respaldarlo. En otras palabras, implementar cualquier medida de mejora requiere alinear tanto el proceso como el comportamiento. Este es el mayor desafío para cualquier organización.

El liderazgo debe proporcionar un refuerzo positivo de la nueva dirección y su valor para la organización. A través de la capacitación, el entrenamiento continuo y la retroalimentación sobre el desempeño, los comportamientos pueden cambiar. No cambiarán todos a la vez, y no para todos al mismo ritmo, pero cambiarán.

¿Cómo sabrá cuándo las mejoras son sostenibles? Al igual que con casi todo lo demás, se debe medir el comportamiento y se deben establecer tendencias en los cambios en el comportamiento para garantizar que los esfuerzos de mejora estén en el camino correcto.

Una vez que tenga un buen manejo de la cultura actual de su empresa y cómo su evolución puede respaldar nuevos procesos, estará en una posición sólida para evaluar su flujo de trabajo, sus recursos y el equipo que lo respalda todo.

Flujo de trabajo y mantenimiento:modelos para mejorar

Si su empresa ya está en el camino de la evolución cultural, es hora de evaluar los productos de su trabajo y los procesos que los respaldan (u obstaculizan) en función de sus metas y objetivos generales. El siguiente modelo muestra los elementos que deben implementarse en su totalidad para obtener el control de su proceso de trabajo y las medidas de mantenimiento que los respaldan.

El proceso comienza con la identificación de los pasos a implementar y culmina con la definición del uso más eficiente de los recursos laborales disponibles, pero limitados.

Una vez que su instalación ha dominado el flujo de trabajo, el enfoque cambia a obtener el control del equipo. Al aplicar sistemáticamente eficiencias en el control del trabajo y mantener el equipo de manera proactiva, está implementando recursos de manera efectiva hacia la disponibilidad y confiabilidad del equipo.

Como ilustra este modelo, el control del trabajo permite más trabajo con el mismo nivel de recursos laborales. El control de equipos permite una aplicación más eficaz de menos de esos recursos.

Aplicación

Si bien los pasos anteriores ofrecen una hoja de ruta, su empresa también deberá establecer un alto orden de disciplina para implementar completamente su enfoque mejorado de la eficiencia. Esto incluye establecer responsabilidades claras para cada paso de cada elemento del proceso, lo que implicará una gran cantidad de formación y práctica. También deberá configurar un sistema de gestión viable para monitorear e informar los indicadores clave de rendimiento (KPI), los indicadores clave de resultados (KRI) y los comportamientos del proceso que sustentan sus medidas de mejora.

Las organizaciones exitosas con empleados productivos y clientes satisfechos tienen procesos de trabajo sólidos que están respaldados por equipos confiables y disponibles. Cuando dominan cómo se mantienen los flujos de trabajo y el equipo, pueden concentrarse de manera más proactiva en mantener y hacer crecer el nuevo proceso y cada vez menos en el trabajo reactivo.

La conclusión es que para obtener el máximo beneficio de estos procesos y prácticas, la cultura de la organización y los comportamientos asociados deben estar en sintonía con sus planes y metas.