Estrategias para reducir los costos de mantenimiento

Esta es una situación que no es infrecuente. Como gerente de mantenimiento o gerente de planta, sabe que algo anda mal con el mantenimiento. Ve a dos o tres comerciantes haciendo un trabajo que requiere solo uno, personas merodeando por el almacén o que se van temprano, trabajo que se está haciendo que tiene un valor cuestionable y nadie puede darle un buen horario de trabajo. La confiabilidad está bien, pero sospecha que está costando más de lo que debería lograr.

Su pensamiento inmediato es que es necesario mejorar la planificación y programación del trabajo de mantenimiento. Sin embargo, al mejorar la planificación y la programación, sabrá que sus comerciantes serán más productivos. Entonces, si nada más cambia, se hará más trabajo, se usarán más materiales y los costos aumentarán.

También reconoce que si intenta equilibrar el aumento de productividad reduciendo su fuerza laboral de mantenimiento, la reacción aniquilará cualquier ganancia que esté tratando de lograr. De hecho, es posible que ya se haya comprometido a no realizar despidos.

Entonces, ¿cómo puede reducir los costos al adoptar un enfoque más profesional para la gestión del mantenimiento mediante una mejor planificación y programación del trabajo sin reducir su fuerza laboral? Una forma es reducir la mano de obra mediante el desgaste. La mayoría de los departamentos de mantenimiento están preocupados por la inminente pérdida de comerciantes experimentados a medida que se jubilan y tienen dificultades para encontrar reemplazos calificados. La opción es mejorar la efectividad de una fuerza laboral más pequeña para lograr los mismos resultados que su nivel actual de mano de obra.

Desafortunadamente, la deserción lleva tiempo. Pueden pasar cinco años o más antes de que alcance el nuevo nivel de mano de obra objetivo. Además, es casi imposible igualar la tasa de mejoras en la eficiencia para mantener el equilibrio con esa mano de obra reducida durante un período de tiempo tan largo.

Hay alternativas. El enfoque más exitoso es hacer una reducción repentina en el número de comerciantes disponibles para trabajos de mantenimiento asignando un número significativo a un equipo de proyecto "intocable". Este equipo de proyecto está asignado solo a trabajos que de otro modo hubieran sido ejecutados por un contratista.

Esto requiere una planificación cuidadosa, una supervisión experimentada y una formación especial. Sin embargo, cuando considera los ahorros que se pueden lograr al evitar los contratistas, cualquier costo asociado con estas acciones tendrá un buen retorno.

La introducción de esta nueva tripulación también puede brindar una oportunidad para abordar cualquier práctica comercial restrictiva que no esté protegida por acuerdos sindicales.

Como ocurre con cualquier cambio, se puede esperar cierta resistencia, por lo que es esencial un liderazgo fuerte. Sin embargo, es poco probable que la resistencia provenga de sus buenos comerciantes, muchos de los cuales se habrán sentido frustrados al tener que encontrar formas de pasar el día sin aburrirse demasiado. La mayoría de los comerciantes del nuevo equipo encontrarán que las asignaciones de sus proyectos son más interesantes que muchas rutinas de mantenimiento y brindan oportunidades de aprendizaje.

La mayor resistencia vendrá del sindicato, porque el cambio eventualmente resultará en una reducción de sus afiliados y sus ingresos. Por supuesto, es necesario respetar los acuerdos vigentes, pero esos acuerdos generalmente brindan una libertad considerable para mejorar el desempeño.

También puede haber resistencia por parte de algunos supervisores y planificadores, porque verán rápidamente que se espera que cambien la forma en que trabajan (quizás sustancialmente) y que la atención se centrará en ellos. Deben participar en todos los aspectos de este cambio.

No hace falta decir que la introducción de un equipo de proyecto y la correspondiente reducción de personal de mantenimiento debe ir precedida de capacitación y (quizás) cambios en la organización y el sistema para proporcionar el nivel requerido de planificación y programación del trabajo profesional.

Hay otras oportunidades para reducir costos asignando comerciantes a actividades que tienen valor pero que no utilizan ningún material. Los ejemplos incluyen capacitación, actualización y mejora del programa de mantenimiento preventivo, eliminación de existencias obsoletas de su almacén, cambio de nombre de artículos en existencia para que los comerciantes puedan encontrarlos fácilmente, preparación de planes de trabajo estándar para trabajos repetitivos y desarrollo de estándares para la reconstrucción de equipos.

Sin embargo, la mayoría de estos "proyectos" tendrán un final, por lo que si se espera que el desgaste ocurra a un ritmo razonable, el cronograma para completar estas actividades debe equilibrar las reducciones anticipadas de mano de obra.

También puede haber otras oportunidades para reducir el costo de los servicios externos, por ejemplo, llevando a cabo algunas reconstrucciones de equipos internamente.

Si está contemplando mejorar la planificación y la programación del trabajo, es importante pensar en el proceso hasta el final para tener una respuesta a la pregunta básica:"¿Cómo afectará esto al resultado final?" y un plan para completar el proceso de cambio.