Por qué los trabajos pendientes son importantes para un mantenimiento eficaz

Administrar una orden de trabajo pendiente no es la más emocionante de las tareas de mantenimiento, pero sin una completa y actualizada fecha de retraso, se olvidará el trabajo importante. De hecho, una buena gestión de la acumulación es un requisito previo para una planificación y programación eficaces.

Definición de una lista de trabajos pendientes

"Backlog" significa cosas diferentes para diferentes personas. Hay dos definiciones comunes. El primero y más común es que un "trabajo atrasado" es una lista de todo el trabajo que ha sido aprobado y que finalmente se terminará. Ésta es la definición correcta. A veces se mide en horas de operaciones, pero es mejor medirlo en semanas, calculado como el tiempo que tomaría completar todo el trabajo actual en el backlog con los recursos que podrían aplicarse a este trabajo. Esto puede incluir o no el trabajo de MP.

La segunda definición es que un "trabajo pendiente" son solo aquellas órdenes de trabajo que han pasado su fecha de "vencimiento". Esta definición no debe usarse porque no es lógica. La mayoría de los departamentos de mantenimiento tienen un número razonablemente fijo de comerciantes que realizan el trabajo a partir de órdenes de trabajo generadas más o menos al azar.

Cuando se inicia una orden de trabajo, la fecha en la que se completará el trabajo depende de su importancia en relación con el trabajo que ya está en el backlog, que se conoce, y también las órdenes de trabajo que se generarán en el futuro, que se desconocen. El resultado es que cualquier fecha "requerida por" asignada cuando se inicia una orden de trabajo será solo una suposición descabellada y, por lo general, incorrecta. La asignación de una fecha "requerida por" debe limitarse a las pocas órdenes de trabajo que tienen una fecha límite real. De lo contrario, estas fechas estarán en conflicto con el objetivo de trabajar siempre en aquellos trabajos que tengan mayor valor en cada momento.

En este artículo, se utilizará la primera definición de acumulación. Dentro de esta acumulación de órdenes de trabajo que han sido aprobadas pero que aún no han comenzado, existen subgrupos. Estos incluyen el "trabajo pendiente de planificación", que se puede definir como todas las órdenes de trabajo en las que se ha realizado algún compromiso, como compras, y el "trabajo pendiente listo para programar", que se compone de aquellas órdenes de trabajo para las cuales todos los materiales y otros recursos están disponibles para que el trabajo pueda comenzar en cualquier momento.

Filtrado de trabajos pendientes

Combinar todas las órdenes de trabajo aprobadas en un solo trabajo pendiente puede resultar abrumador. En cambio, debe filtrarse en componentes lógicos. Se recomiendan los siguientes filtros:

Trabajo de apagado y trabajo sin apagado

Obviamente, el trabajo de cierre debe permanecer en la acumulación hasta que se programe el cierre apropiado, que puede ser de un año o más. Dejar este trabajo inactivo en la acumulación complica la gestión del trabajo en curso que no es de parada, por lo que debe estar oculto hasta que llegue el momento de prepararse para el cierre, cuando se gestionará por sí solo. Por supuesto, el trabajo de preparación para las paradas es muy importante y debe priorizarse junto con todos los demás trabajos que no sean de parada. También es necesario separar el trabajo de apagado y no apagado para una planificación eficiente del apagado.

Trabajo mecánico y eléctrico

Esto también incluiría el trabajo para todas las demás categorías de recursos de mantenimiento, como los equipos de mantenimiento del área. Recuerde, el trabajo atrasado para un equipo de mantenimiento debe limitarse al trabajo para ese equipo y debe incluir referencias al apoyo requerido de otros equipos.

Trabajo de mantenimiento preventivo y correctivo

Los trabajos de mantenimiento preventivo deben planificarse y programarse previamente. Las instrucciones para las inspecciones y otras rutinas deben estar archivadas e incluidas en las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo (PM). El trabajo debe ser programado automáticamente por el sistema informático de mantenimiento. Por supuesto, el trabajo de mantenimiento preventivo y el mantenimiento correctivo requieren los mismos recursos comerciales limitados y deben programarse juntos, pero a los efectos de la gestión de la acumulación, se pueden separar. Los atrasos se gestionan más fácilmente si el trabajo de MP se oculta hasta que llegue el momento de programarlo.

El trabajo de MP debe configurarse en el sistema informático de mantenimiento para que haya una carga de trabajo constante programada para cada día de trabajo. Esto permite que la mano de obra asignada a los PM sea constante y se considere "intocable" para el mantenimiento correctivo. De esta manera, se simplifica la programación del mantenimiento preventivo y correctivo.

Limpieza de la acumulación

Se necesita una disciplina considerable para limitar el trabajo atrasado a solo aquellos trabajos que se completarán en un futuro próximo. Los trabajos pendientes nunca deben contener trabajos completados, órdenes de trabajo duplicadas o trabajos de baja prioridad que nadie haya tenido la intención de hacer.

Una parte importante de la disciplina para mantener una acumulación limpia es cerrar las órdenes de trabajo (o cambiar el estado a "físicamente completo") tan pronto como se termine el trabajo, que debe ser el mismo día para el trabajo sin paradas y dentro de unos pocos días para trabajos de cierre importantes.

La función de mantener una acumulación limpia debe incluirse en la descripción del trabajo para un puesto de mantenimiento designado. Es una función ajena a la planificación que conviene asignar a un planificador. No lleva mucho tiempo y el planificador está en condiciones de conocer el estado de todas las órdenes de trabajo en el área.

Tamaño de la lista de trabajos pendientes

Existe un tamaño óptimo para una acumulación de órdenes de trabajo sin cierre. Si la acumulación es demasiado pequeña, será difícil mantener a los comerciantes en el trabajo prioritario. Aumentarán los robos y el trabajo no planificado y la productividad disminuirá.

Si la acumulación es demasiado grande, es posible que se atasque una gran cantidad de material y será difícil controlar la acumulación. Se perderá la confianza en que se trabajará y se alentarán las "emergencias emocionales". Incluso puede resultar más fácil enviar una nueva orden de trabajo que tratar de encontrar una orden de trabajo existente en una gran cantidad de trabajos pendientes. Una gran cantidad de trabajos pendientes es de poca ayuda para la programación del trabajo.

Idealmente, la acumulación debe ser de tal tamaño que el personal clave de mantenimiento y operaciones, incluido el supervisor de mantenimiento del área, el coordinador de operaciones y el planificador, tenga una "sensación" lo suficientemente buena de lo que hay en la acumulación para poder reconocer inmediatamente el trabajo duplicado. solicitudes.

Para una operación típica de proceso continuo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, un buen objetivo inicial sería tener una "acumulación total" de aproximadamente cuatro semanas, una "acumulación de planificación" de aproximadamente dos a cuatro semanas y una acumulación "lista para programar". de una a dos semanas.

Tenga en cuenta que una acumulación "lista para programar" de una a dos semanas implica que todo el material para este trabajo debe colocarse en algún lugar del sitio y estar listo para su uso. Este tipo de gestión de materiales tiene grandes beneficios, pero solo tendrá éxito si un gran porcentaje del trabajo en el cronograma se ejecuta de acuerdo con ese cronograma.

Agregar trabajo a la lista de trabajos pendientes

Cualquier trabajo que se agregue a la acumulación debe recibir cierto escrutinio por parte de los responsables de la toma de decisiones del área. Un buen proceso es que el supervisor de mantenimiento del área y el coordinador de operaciones revisen todas las solicitudes de trabajo nuevas cada mañana. Una función importante en este paso es decidir si la solicitud es para un "trabajo pequeño" que se puede completar de inmediato y no justifica ser planificado o programado. Permitir que cualquier persona agregue trabajo al trabajo pendiente sin revisarlo garantiza que se desorganizará y tendrá poco valor.

Software de gestión de trabajos pendientes

Idealmente, su sistema de gestión de mantenimiento debería usarse para el control de la acumulación, pero desafortunadamente muchos sistemas tienen una funcionalidad muy débil en esta área. La gestión de una acumulación se trata de ordenar y filtrar listas de trabajo. Estas listas contendrán columnas para identificación de equipo y trabajo, notas de programación, prioridades, recursos, estado, etc. Según mis observaciones, hay pocos, si es que hay alguno, sistemas informáticos de mantenimiento que sean mejores para administrar listas de trabajo que una buena hoja de cálculo. De hecho, muchas organizaciones no pueden manipular eficazmente las listas de trabajo sin descargarlas primero de su sistema informático de mantenimiento a Excel.

La mayoría de los sistemas informáticos de mantenimiento son excelentes para registrar los costos de mantenimiento contra las órdenes de trabajo y siempre deben emplearse para este propósito. Sin embargo, si usarlos para administrar listas de trabajo es engorroso, se debe usar un proceso de hoja de cálculo bien diseñado y administrado que esté integrado con la base de datos de la computadora de mantenimiento.

Los trabajos pendientes se pueden mantener y actualizar fácilmente utilizando el servidor de su sitio para administrar y compartir listas de trabajo con plantillas seguras y una administración disciplinada.

En conclusión, los gerentes deben prestar atención cercana y frecuente a los atrasos para asegurarse de que estén "limpios", que los tiempos estimados sean realistas y que se mantengan cerca del tamaño óptimo.