Reuniones matutinas:planificación y programación de mantenimiento

Permítanme contarles un poco sobre las reuniones menos efectivas a las que he asistido describiendo un caso genérico. En esta reunión, la sala es ruidosa, la gente tiene que ponerse de pie porque no hay lugar para sentarse y no hay ayudas visuales como un retroproyector, rotafolios o una pizarra.

Además, el líder de la reunión no dirige la reunión en absoluto y, a menudo, habla en voz baja, lo que hace que sea imposible escuchar. Los asistentes reciben el último informe de producción y se les pide, uno por uno, que lean la parte de la que son responsables. En este punto, es común ver que las personas no escuchan partes del informe de producción que no se aplican directamente a ellos. Además, cuando leen sus propias partes, los demás tampoco las escuchan.

En los peores escenarios, los técnicos de mantenimiento no comienzan a trabajar por la mañana hasta que han hablado con su supervisor. Esto a menudo provoca un retraso en el trabajo porque el supervisor asiste a la reunión de la mañana a las 8 a. M., Mientras que el equipo llega a las 7 a. . Por lo tanto, esperan hasta que el supervisor regrese de la reunión de la mañana alrededor de las 8:30 a.m. para comenzar a trabajar por el día.

Creando reuniones más efectivas

Para mejorar la eficacia de las reuniones matutinas de su planta, les propongo que se hagan algunas de las siguientes preguntas básicas:

• ¿Por qué asisto a la reunión?
• ¿Asisto porque nuestra planta siempre ha tenido esas reuniones todos los días? ¿a las 8 de la mañana?
• ¿Asisto porque esta es la forma más eficiente para la organización? para recibir información sobre lo que pasó anoche?
• ¿Qué esperan los demás asistentes de mí y qué espero yo? ¿de ellos?
• ¿Hay alguna manera de mejorar la comunicación en estas reuniones? Por ejemplo, ¿podría preparar mi parte de la presentación con gráficos y otras ayudas visuales y esperar que otros sigan el ejemplo?
• ¿Necesitamos tener estas reuniones todos los días, o no? ¿Sería suficiente tenerlos los lunes y viernes?
• ¿Necesitamos tener estas reuniones por la mañana, o podría lo movemos al mediodía y luego nos enfocamos en las actividades de mañana?

Características efectivas de la reunión

Algunas reuniones muy efectivas a las que he asistido comparten algunas de las siguientes características:

• El líder lidera la reunión, y él o ella puede ser claramente escuchado en toda la habitación.
• La reunión comienza a tiempo y termina a tiempo.
• Se utilizan ayudas visuales, y solo información significativa para la mayoría de Se presenta a los asistentes. Las reuniones especialmente efectivas presentan toda su información utilizando Power Point u otro software de presentación proyectado en una pantalla grande.
• La reunión se centra en comunicar información importante, describir los resultados recientes y definir problemas que deben resolverse.
• Cada reunión incluye una enseñanza / discusión de tres a cinco minutos descanso.

¿No hay reuniones?

Personalmente, creo que es bueno tener reuniones si son productivas, y es un hecho que los asistentes deben incluir personal de operaciones y mantenimiento en un mínimo. Si el propósito de sus reuniones es difundir información, a veces puede lograrlo utilizando televisores internos y redes informáticas. Con esas capacidades, posiblemente pueda tener menos reuniones.

Acerca del autor:

Christer Idhammar es presidente de IDCON Inc., Una confiabilidad basada en Raleigh, N.C. y gestión de mantenimiento firma consultora que se especializa en educación, capacitación e implementación de operaciones mejoradas, gestión de la fiabilidad y el mantenimiento prácticas. Para obtener más información, visite www.idcon.com o envíe un correo electrónico a [email protected].