Evita Estos Errores Comunes en tu Plan de Mantenimiento Preventivo

A medida que las empresas crecen en tamaño y complejidad, las tareas de mantenimiento gestionadas anteriormente con enfoques de "lápiz y papel" o hojas de cálculo resultan insuficientes. Y cuando se trata de los costes añadidos de mantenimiento asociados a tiempo, recursos y asignación de personal, es donde estos enfoques resultan más deficientes.

Para superar estas limitaciones, se ha producido una reestructuración completa de la gestión de activos, tanto en el enfoque como en los métodos. En el pasado, el mantenimiento de activos ocurría de forma reactiva: las reparaciones se abordaban a medida que surgían. Aunque puede haber ganancias a corto plazo con reparaciones "según necesidad", los costes a largo plazo de paradas operativas y reemplazo (en lugar de reparación) de equipos tienden a ser mucho mayores. Instaurar un programa de mantenimiento preventivo para todos los activos importantes es una forma en que un número creciente de empresas supera reparaciones imprevistas y costosas. En contraste con el enfoque reactivo, el mantenimiento preventivo se realiza mientras el equipo sigue funcionando, evitando averías inesperadas y prolongando su vida útil.

En las últimas dos décadas, los sistemas de Software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) se han convertido cada vez más en la solución preferida para empresas de una amplia gama de sectores industriales, de servicios y corporativos. Estos sistemas sofisticados y robustos utilizan miles de puntos de datos que proporcionan al usuario una visión general de la operación de una instalación o el estado de un equipo individual. Tienen la capacidad de monitorizar niveles de inventario, rastrear órdenes de trabajo, generar informes precisos rápidamente y, lo más importante, determinar instantáneamente qué activos de la empresa requieren mantenimiento preventivo. Los GMAO ofrecen a los propietarios un software de gestión de instalaciones eficiente que con el tiempo aporta beneficios como mayor eficiencia organizativa, vida útil prolongada de equipos, mejor gestión del tiempo y la mano de obra, y en última instancia, reducción de costes y aumento de beneficios.

Aunque los programas de mantenimiento preventivo generados por GMAO se consideran un salto cuántico en la gestión de instalaciones, la implementación adecuada es clave para su éxito final. Para ayudar a una implementación exitosa, aquí hay cinco trampas que evitar al crear un plan de mantenimiento preventivo:

No tener claros los objetivos del plan de mantenimiento preventivo

Cada empresa es única en su operación, recursos e industria. Al planificar un programa de MP, es importante examinar las expectativas. Un punto de partida es un examen cuidadoso de las asignaciones de mantenimiento y recursos de la instalación, así como de sus activos, incluyendo sus edades e historiales de reparación. Estos factores deben mantenerse en mente ya que el alcance de un plan de MP depende en gran medida del tamaño y estructura de la empresa. Sin duda, mejorar beneficios y retorno de inversión (ROI) son objetivos comunes, pero la pregunta es: ¿cómo se traducen en objetivos de MP? Para empresas en crecimiento, puede significar maximizar la utilización del personal. Para empresas que han pasado a nuevos equipos y tecnología, puede significar encontrar formas de usarlos eficientemente. Al clarificar los objetivos de mantenimiento de la empresa, se pueden establecer prioridades para un programa de MP.

Tener una lista de inventario demasiado inclusiva o no lo suficiente

Desarrollar una lista de inventario es un precursor esencial para implementar un programa de MP. El desafío es determinar qué activos deben o no incluirse. Aunque no hay una fórmula única, hay pautas para ayudar a los gerentes de mantenimiento a seleccionar los activos que más se beneficiarán de la gestión rutinaria. Los mejores candidatos para incluir son aquellos con:

• Una función operativa crítica
• Modos de fallo que pueden prevenirse con mantenimiento rutinario
• Probabilidad de fallo que aumenta con el tiempo o el uso

Por otro lado, equipos con fallos aleatorios no relacionados con el mantenimiento (ej. placas de circuito) o que no cumplen una función crítica, son menos adecuados para un programa de MP. Incluir solo los activos más aptos para MP aumentará su eficiencia y ayudará a cumplir los objetivos del programa.

No crear un programa de mantenimiento preventivo a medida Los programas de mantenimiento preventivo no son una talla única. De hecho, uno de los grandes beneficios del software de mantenimiento preventivo es que puede personalizarse para satisfacer las necesidades de cualquier empresa. Por eso, es importante no solo establecer qué activos se incluyen, sino también decidir con qué frecuencia deben realizarse las revisiones rutinarias. Varios factores intervienen en esta determinación: tamaño y alcance de la operación, tipo, edad e historial de reparaciones de los activos a mantener, y protocolos de mantenimiento recomendados por fabricantes. Evaluando informes de MP tras unos seis meses de programa, se pueden hacer cambios para mejorar operaciones y eficiencia de costes.

No tener los soportes de sistema adecuados hoy

Muchos GMAO son basados en web y no requieren instalación en ordenadores de la empresa. También significa que se pueden acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Por otro lado, también hay excelentes sistemas que requieren instalar software de gestión de mantenimiento junto con especificaciones mínimas de hardware (velocidad de procesador, RAM y almacenamiento). Independientemente del sistema GMAO elegido, es importante conocer qué soportes se requieren: ya sean dispositivos móviles que aumenten el acceso a GMAO en la nube o hardware específico que acomode el software de mantenimiento.

Formación inadecuada de los usuarios del GMAO

Un programa de MP exitoso depende en gran medida de los usuarios que lo implementarán. No utilizar el programa de forma consistente y adecuada quedará corto de sus objetivos. La realidad es que algunos empleados de mantenimiento pueden resistirse al cambio o incluso sentirse intimidados por el paso a un sistema automatizado con un componente básico de formación. Los proveedores de GMAO pueden ayudar a los empleados a superar esta barrera y fomentar el cumplimiento mediante diversas opciones de implementación: manuales online, vídeos de formación, grabaciones de webinars, formación interna y soporte continuo por email, chat y teléfono.

Conclusión

El software de mantenimiento preventivo es una característica central de los sistemas GMAO. También es una herramienta poderosa para empresas que desean operar mejor, más rápido, más inteligentemente y, sí, de forma más ágil. Encontrar un programa de MP generado por GMAO que se ajuste a tu empresa es solo una parte de la "ecuación de resultados". La otra parte depende de que los gerentes de mantenimiento lo implementen con éxito.