Cartas de porte digitales: Por qué las cadenas de suministro aún usan papel y cuándo cambiarán

Durante siglos, el papel ha sido confiado para entregar información importante. Al igual que los médicos una vez dependieron de recetas escritas para medicar adecuadamente a sus pacientes, la cadena de suministro depende de documentos físicos para comunicar detalles de envíos entre remitentes, transportistas y minoristas. Sin embargo, a diferencia del campo médico, la cadena de suministro aún no ha digitalizado uno de sus propios documentos clave: la carta de porte.

En una industria inundada de papel, es un misterio cómo las operaciones continuarán expandiéndose eficientemente para alcanzar $41,700 millones para finales de 2026. El papel cuesta a la industria de la cadena de suministro más de $3,000 millones cada año (sin contar la etiqueta de precio adicional de papel, tinta e impresión). Además, el papel resulta en falta de visibilidad, eficiencia y sostenibilidad, así como en socavar la seguridad de los conductores. Con los contras del papel superando con creces a los pros, es hora de que la cadena de suministro sufra una transformación en toda la industria.

El papel es malo para los negocios

Acaba de abrir una nueva tarjeta de crédito. Al recibir su primer estado de cuenta a través del Servicio Postal de EE. UU., se le pide que se inscriba en estados de cuenta electrónicos (e-estados). ¿Por qué? En un mundo de transformación digital, su proveedor de crédito ve el valor de la distribución de e-estados, incluyendo entrega más rápida, seguridad avanzada, capacidades de devolución de llamada de estados y sostenibilidad general. En una industria responsable de entregar elementos esenciales de tiendas de comestibles y, más recientemente, la vacuna contra el COVID-19, la adopción de una plataforma de automatización de flujo de trabajo digital de la cadena de suministro es una batalla aún por conquistar.

Desventajas del papel en la cadena de suministro incluyen:

• Visibilidad limitada, dejando a proveedores y minoristas sin conocimiento de horarios de recogida y entrega;
• Incapacidad para tomar decisiones en tiempo real basadas en desarrollos en evolución en el campo;
• Riesgo aumentado de errores debido a ilegibilidad y documentación perdida;
• Ineficiencias del conductor, incluyendo la entrega de BOLs a mano, reduciendo tiempo en la carretera;
• Riesgo general para la salud y seguridad de empleados de la industria, provocado por interacciones cara a cara innecesarias, condiciones heladas y maquinaria grande, y
• Connotaciones negativas para huella ambiental y responsabilidad social corporativa.

La solución: Automatización de flujo de trabajo

Afortunadamente, hay socios de la industria que ven el papel como obsoleto, incluyendo la Asociación de Marcas de Consumo y su Grupo de Trabajo de Entrega Sin Contacto. El grupo de trabajo y sus más de 50 participantes empresariales de la industria reconocen los obstáculos del papel y están impulsando la transformación digital en toda la industria.

La automatización de flujo de trabajo de la cadena de suministro responde a los procesos anticuados de la industria, reformando las ineficiencias del papel. Como resultado de implementar una plataforma digital, la industria gana visibilidad así como la capacidad de reasignar los miles de millones de dólares desperdiciados en reportes inexactos cada año. Las plataformas de automatización comunes incluyen cartas de porte electrónicas, captura móvil y flujo de trabajo del conductor, cada una un aspecto importante de una verdadera transformación digital en toda la industria.

Carta de porte electrónica (eBOL): La carta de porte es el documento más importante en la industria logística. Una BOL rutinaria incluye información pertinente para el remitente, transportista y minorista, incluyendo cuenta, tipo y mercancía de una entrega. Al digitalizar BOLs, las partes involucradas experimentan operaciones optimizadas mientras mantienen seguros a los equipos de almacén y socios transportistas.

Captura móvil: Algunos componentes de la industria tardarán más en adoptar la automatización de flujo de trabajo de la cadena de suministro que otros. Para combatir la inconsistencia, la captura móvil permite a los conductores capturar BOLs físicos y papeleo adicional con un clic. Además, la captura móvil ayuda en procesos de pago más rápidos para todos los socios de la industria.

Flujo de trabajo del conductor: Los conductores son responsables de más que entregar bienes del Punto A al Punto B. De hecho, una de sus mayores responsabilidades viene en forma de un par de onzas de papel. Sin una plataforma digital, los conductores están sujetos a rastrear millaje, reportar tiempo de permanencia e inspecciones de camiones via papel, a menudo resultando en reportes inexactos y obstaculizando el pago. Con el flujo de trabajo del conductor, transportistas, remitentes y minoristas reciben su producto y pago con precisión y a tiempo.

En el mundo de la cadena de suministro, el papel está limitando la industria. Es razonable creer que solo se necesita un proveedor, transportista o minorista mayor para adoptar la automatización de flujo de trabajo de la cadena de suministro, y el resto seguirá el ejemplo. Sin embargo, los socios individuales de la cadena de suministro ansiosos por contribuir a una estandarización en toda la industria pueden tomar pasos prácticos para acelerar el cambio. Al implementar eBOLs, flujo de trabajo del conductor y captura móvil, las empresas pueden abogar por la necesidad de aliviar el estrés sentido por remitentes, minoristas, transportistas y 3PLs.

Brian Belcher es cofundador y director de operaciones de Vector, una plataforma de recogida y entrega sin contacto.