Qué pueden aprender las cadenas de suministro de los planificadores militares en tiempos de crisis

La gestión de la cadena de suministro cambia constantemente, incluso cuando funciona como siempre. Un desastre natural puede exponer o enfatizar la debilidad en la cadena de suministro de una organización. Hoy nos enfrentamos a una pandemia mundial que ha puesto de rodillas a muchas empresas. Más que nunca, las organizaciones necesitan estabilizar y maximizar sus esfuerzos para mitigar cualquier amenaza en sus propias cadenas de suministro.

La dinámica de la situación actual de COVID-19 comparte similitudes con las misiones de combate militar, en el sentido de que la necesidad de una comunicación eficaz, una rápida toma de decisiones y la planificación de la redundancia son clave para mantener ágil a cualquier organización. El ejercicio de planificación colaborativa (CPE) es un proceso de tres pasos que puede identificar, analizar y mitigar las amenazas a una organización. Es una adaptación de una herramienta de planificación utilizada por las fuerzas armadas de EE. UU. Que fomenta la formación de equipos y el desarrollo de líderes, y mantiene una operación bien posicionada para reaccionar ante un futuro incierto y un mercado volátil.

La cadena de suministro global se ha visto forzada a un estado histórico de cambio que puede durar bastante tiempo. La planificación colaborativa no es un concepto nuevo, pero a medida que nos acercamos a las semanas y meses inciertos que se avecinan, aumenta la necesidad de tomar decisiones con información limitada.

La verdadera fuerza de este ejercicio proviene de una sesión de lluvia de ideas de una hora con un grupo que incluye miembros del personal que trabajan dentro de los procesos, con un facilitador capacitado que anima y dirige la conversación. Es importante tener en cuenta que limitar la participación de la gerencia o del nivel ejecutivo en esta sesión de lluvia de ideas permite al personal abordar amenazas que de otro modo podrían pasarse por alto o discutirse.

Una sesión de lluvia de ideas con un equipo de la cadena de suministro puede constar de cinco miembros. Idealmente, un facilitador tendría como objetivo fomentar la discusión de dos amenazas, dos análisis por amenaza y dos estrategias de mitigación por análisis dentro de cada paso del proceso respectivo por miembro del equipo. El objetivo de una sesión de una hora y un equipo de cinco miembros sería identificar no menos de 10 amenazas directas, 20 análisis y 40 estrategias de mitigación.

Paso 1:identificación de amenazas. El grupo realizará una lluvia de ideas e identificará cualquier cosa que se considere una amenaza directa para la cadena de suministro. El facilitador debe fomentar respuestas rápidas y receptivas mientras graba todo en una pizarra de borrado en seco. Un ejemplo podría ser la estabilidad del proveedor.

Paso 2:análisis de amenazas. Una vez identificadas las amenazas directas, el facilitador guiará al grupo para evaluar las posibles formas en que cada amenaza puede afectar la cadena de suministro. Se deben considerar los efectos tanto a corto como a largo plazo. Un ejemplo podría incluir cómo la estabilidad del proveedor puede afectar la cadena de suministro de la empresa en los próximos seis meses, el próximo año y los próximos cinco años.

Paso 3:estrategias de mitigación. Durante este paso final, el facilitador alentará al grupo a desarrollar estrategias de mitigación. El facilitador los documentará para que puedan proporcionarse como entregables. Algunos ejemplos pueden ser la diversificación de proveedores, el mapeo de la cadena de suministro y la redundancia de proveedores.

Recuerde que el facilitador debe alentar al menos de dos a cinco respuestas por miembro para cada paso y registrar toda la información pertinente a lo largo del camino.

El facilitador debe organizar todos los datos e información de alto nivel discutidos para producir el primer resultado, llamado Resumen de amenazas. Este documento se copiará y distribuirá a la alta dirección o al liderazgo ejecutivo, conservando una copia original para referencia histórica.

Luego, el facilitador revisará lo que se ha logrado, detallará las amenazas directas identificadas, evaluará los posibles efectos de cada una y creará estrategias de mitigación. Una vez arreglado y organizado, el facilitador proporcionará el segundo entregable a la alta gerencia o al liderazgo ejecutivo, llamado Análisis Detallado de Amenazas. Esto describirá los pasos de mitigación propuestos desde el punto de vista del grupo o equipo de lluvia de ideas.

Los beneficios para una organización que emplea un CPE se pueden definir en la calidad del análisis desde el punto de vista del personal que trabaja en el terreno, que realiza el trabajo todos los días. Involucrar a los empleados cuyos roles principales se ven afectados por las amenazas en la cadena de suministro proporciona información valiosa que a menudo se pasa por alto en el nivel ejecutivo. Este proceso también se presta a la resolución de problemas proactiva y basada en soluciones, y proporciona a la organización un mayor cronograma de toma de decisiones por parte del liderazgo, habiendo proporcionado los datos necesarios antes de que ocurran las amenazas.

Las organizaciones también pueden adquirir un nuevo nivel de confianza entre las partes involucradas después de identificar las amenazas directas, lo que resulta en una comunicación clara y concisa con respecto a la mitigación. Esto también reduce el pánico entre las organizaciones cuando las condiciones traen consigo cambios inesperados y proporciona liderazgo con numerosas estrategias de mitigación para la implementación.

Al respaldar el uso de este ejercicio de una hora, cualquier empresa puede obtener una fuente de datos importante y relevante para la toma de decisiones posteriores, lo que conduce a un mejor servicio al cliente. Preparar a su organización para reaccionar ante lo desconocido puede mejorar la capacidad de su empresa para girar en un centavo, mientras que sus competidores reaccionan.

En los negocios, el tiempo se mide por dinero. Para las fuerzas estadounidenses en zonas de combate, se puede medir por la cantidad de soldados que regresan a casa. Cuando las fuerzas se encuentran en entornos hostiles, es fundamental que todas las partes estén informadas y comprendan el plan, lo que reduce el pánico, la incertidumbre y el miedo que acompañan a los eventos imprevistos. Las decisiones rápidas se toman normalmente con información limitada y se basan en un proceso de planificación que identifica y analiza las amenazas directas, lo que mejora el tiempo de ejecución y aumenta las tasas de éxito. La capacidad de ser ágil y proactivo en la identificación de amenazas directas, el análisis y la planificación de la mitigación permite al ejército salvar vidas y a las empresas ahorrar dinero. Ahora más que nunca, las organizaciones necesitan estabilizar y maximizar sus esfuerzos para mitigar cualquier amenaza en sus cadenas de suministro.

Chris Olejnik es un gerente senior jubilado de la cadena de suministro del Ejército de EE. UU. Shellie Jacobucci es analista de la cadena de suministro de fabricación.