Cómo las cadenas de suministro pueden aplicar lecciones de planificación militar durante la crisis

La gestión de la cadena de suministro cambia constantemente, incluso cuando es el negocio como siempre. Un desastre natural puede exponer o enfatizar la debilidad en la cadena de suministro de una organización. Hoy nos enfrentamos a una pandemia global que ha llevado a muchas empresas de rodillas. Más que nunca, las organizaciones necesitan estabilizar y maximizar sus esfuerzos para mitigar cualquier amenaza en sus propias cadenas de suministro.

Paralelismo con misiones de combate militar

La dinámica de la situación actual del COVID-19 comparte similitudes con misiones de combate militar, en que la necesidad de comunicación efectiva, toma de decisiones rápida y planificación de redundancia son clave para mantener a cualquier organización ágil. El Ejercicio de Planificación Colaborativa (CPE) es un proceso de tres pasos que puede identificar, analizar y mitigar amenazas a una organización. Es una adaptación de una herramienta de planificación usada por las fuerzas armadas de EE. UU. que fomenta la construcción de equipos y el desarrollo de líderes, y mantiene una operación bien posicionada para reaccionar a un futuro incierto y un mercado volátil.

La cadena de suministro global ha sido forzada a un estado histórico de cambio que puede durar bastante tiempo. La planificación colaborativa no es un concepto nuevo, pero a medida que nos acercamos a las inciertas semanas y meses por venir, la necesidad de tomar decisiones con información limitada crece.

La sesión de lluvia de ideas: el corazón del CPE

La verdadera fortaleza de este ejercicio proviene de una sesión de lluvia de ideas de una hora con un grupo que incluye miembros del personal que trabajan dentro de los procesos, con un facilitador experto que anima y dirige la conversación. Es importante notar que limitar la participación de la gerencia o nivel ejecutivo en esta sesión de lluvia de ideas permite al personal abordar amenazas que de otro modo podrían pasarse por alto o discutirse.

Una sesión de lluvia de ideas con un equipo de cadena de suministro puede consistir en cinco miembros. Idealmente, un facilitador apuntaría a fomentar la discusión de dos amenazas, dos análisis por amenaza, y dos estrategias de mitigación por análisis dentro de cada paso de proceso respectivo por miembro del equipo. El objetivo de una sesión de una hora y un equipo de cinco miembros sería identificar no menos de 10 amenazas directas, 20 análisis, y 40 estrategias de mitigación.

Paso 1: Identificación de amenazas

El grupo hará lluvia de ideas e identificará cualquier cosa que se crea que es una amenaza directa para la cadena de suministro. El facilitador debe fomentar respuestas rápidas y receptivas mientras registra todo en una pizarra de borrado en seco. Un ejemplo podría ser la estabilidad del proveedor.

Paso 2: Análisis de amenazas

Después de identificar las amenazas directas, el facilitador guiará al grupo para evaluar las posibles formas en que cada amenaza puede afectar la cadena de suministro. Se deben considerar efectos tanto a corto como a largo plazo. Un ejemplo podría incluir cómo la estabilidad del proveedor puede afectar la cadena de suministro de la empresa en los próximos seis meses, el próximo año y los próximos cinco años.

Paso 3: Estrategias de mitigación

Durante este paso final, el facilitador animará al grupo a desarrollar estrategias de mitigación. El facilitador documentará estas para que puedan ser proporcionadas como entregables. Ejemplos podrían ser diversificación de proveedores, mapeo de la cadena de suministro y redundancia de proveedores.

Recuerde que el facilitador debe fomentar al menos dos a cinco respuestas por miembro para cada paso, y registrar toda la información pertinente en el camino.

Entregables: Resumen de Amenazas y Análisis Detallado

El facilitador debe organizar todos los datos e información de alto nivel discutidos para producir el primer entregable, llamado el Resumen de Amenazas. Este documento será copiado y distribuido a la alta gerencia o liderazgo ejecutivo, manteniendo una copia original para referencia histórica.

El facilitador revisará lo que se ha logrado, detallará las amenazas directas identificadas, evaluará los posibles efectos de cada una, y creará estrategias de mitigación. Una vez organizados y ordenados, el facilitador proporcionará el segundo entregable a la alta gerencia o liderazgo ejecutivo, llamado el Análisis Detallado de Amenazas. Esto describirá los pasos de mitigación propuestos desde el punto de vista del grupo de lluvia de ideas o equipo.

Beneficios para la organización

Los beneficios para una organización que emplea un CPE pueden definirse en la calidad del análisis desde el punto de vista del personal de primera línea, que realiza el trabajo todos los días. Involucrar a empleados cuyos roles principales son impactados por amenazas en la cadena de suministro proporciona insights valiosos que a menudo se pasan por alto a nivel ejecutivo. Este proceso también se presta a la resolución proactiva de problemas basada en soluciones, y proporciona a una organización una línea de tiempo de toma de decisiones aumentada desde el liderazgo, habiendo suministrado los datos necesarios antes de la ocurrencia de amenazas.

Las organizaciones también pueden adquirir un nuevo nivel de confianza entre las partes involucradas después de identificar amenazas directas, resultando en comunicación clara y concisa respecto a la mitigación. Esto también reduce el pánico entre las organizaciones cuando las condiciones traen cambios inesperados, y proporciona al liderazgo numerosas estrategias de mitigación para implementación.

Al apoyar el uso de este ejercicio de una hora, cualquier empresa puede obtener una fuente de datos importante y relevante para la toma de decisiones posterior, llevando a un mejor servicio al cliente. Preparar a su organización para reaccionar a lo desconocido puede mejorar la capacidad de su empresa para girar sobre un centavo, mientras sus competidores quedan reaccionando.

En los negocios, el tiempo se mide por dinero. Para las fuerzas de EE. UU. en zonas de combate, puede medirse por cuántos soldados vuelven a casa. Cuando las fuerzas están en entornos hostiles, es crítico que todas las partes estén informadas y entiendan el plan, reduciendo el pánico, la incertidumbre y el miedo que vienen con eventos imprevistos. Las decisiones rápidas se toman típicamente con información limitada, y se basan en un proceso de planificación que identifica y discute amenazas directas, mejorando así el tiempo de ejecución y aumentando las tasas de éxito. La capacidad de ser ágil y proactivo en la identificación, análisis y planificación de mitigación de amenazas directas permite a los militares salvar vidas, y a los negocios ahorrar dinero. Ahora más que nunca, las organizaciones necesitan estabilizar y maximizar sus esfuerzos para mitigar cualquier amenaza en sus cadenas de suministro.

Chris Olejnik es un gerente senior de cadena de suministro retirado del Ejército de EE. UU. Shellie Jacobucci es analista de cadena de suministro de fabricación.