Modernizando cadenas de suministro: Superando barreras legacy para un futuro resiliente

Si fueras a un restaurante con cuatro amigos y solo dos recibieran sus comidas, ¿considerarías eso un éxito? ¿Y si tu vuelo de Nueva York a Los Ángeles aterrizara en Kansas? Como consumidor, no volverías a ese restaurante y comprarías ocho comidas para compensar que el restaurante solo entregó el 50 % de lo que pediste. No pagarías un vuelo a Japón para vacacionar en Hawái. Pagar el doble del producto que realmente necesitas no es solo mal negocio, es mal negocio que cuesta más de lo que puedes permitirte, sin mencionar crear una experiencia terrible para todas las partes involucradas. Entonces, ¿por qué las grandes empresas manufactureras hacen esto con sus cadenas de suministro?

La compra directa es quizás la única área de las operaciones de un fabricante donde se aplica este principio retrógrado, donde tasas bajas o sub-estándar de entrega a tiempo y completo (OTIF) se consideran un éxito. Las cadenas de suministro se han vuelto tan complacientes que los compradores saben mejor que esperar recibir cada parte a tiempo, en su totalidad y con la calidad que necesitan, y esto ha llevado a que el sobre-pedido rampante se convierta en la norma en lugar de la excepción. Incluso en los mejores momentos, sobre-pedir partes inmoviliza efectivo en forma de costes hundidos o stock de seguridad excesivo. Durante períodos de disrupción extraordinaria, como el que estamos ahora, esta práctica está efectivamente llevando a las empresas a la quiebra.

Digamos que todas las partes llegan a tiempo, completamente intactas. Ahora tienes potencialmente decenas de miles de dólares inmovilizados en stock de seguridad excesivo e inventario que podría nunca ver la luz —especialmente si esas partes se vuelven obsoletas antes de ser usadas. Te quedas con inventario que eventualmente será dado de baja.

¿Cómo llegamos aquí?

La respuesta corta es: «Porque hemos tolerado falta de accountability en casi cada nodo de la cadena de suministro», desde la relación comprador-proveedor hasta problemas de confianza y transparencia con datos hasta herramientas desactualizadas que previenen que la cadena de suministro opere eficientemente o con el nivel correcto de visibilidad y colaboración.

Es fácil, por ejemplo, culpar a un proveedor por muchas desgracias de una cadena de suministro. Sin embargo, si un fabricante está experimentando bajas tasas OTIF, stock de seguridad excesivo y velocidad de inventario lenta, o consistentemente paga masivas tarifas de expedición y penalizaciones a clientes, la primera parada en su camino a la redención debería ser un espejo.

El fallo del proveedor, después de todo, es un síntoma, no la causa, del mal rendimiento de la cadena de suministro. Puede rastrearse hasta el lado del comprador, a veces resultando de error humano pero más a menudo del status quo —rastrear POs con email, hojas de cálculo y notas adhesivas, por ejemplo— y datos inexactos y estancados sentados en sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

Cuando las empresas se dan cuenta de que sus datos ERP están desactualizados y dependen de actualizaciones manuales, se acercan a herramientas en las que han invertido tiempo y dinero significativo con escepticismo. O operan por instinto o se ven obligados a confiar ciegamente en sus datos ERP porque, independientemente de los problemas internos afectando el rendimiento de su cadena de suministro, siguen en el anzuelo para sacar producto por la puerta. La realidad es que las cadenas de suministro se mueven más rápido que nunca y están llenas de sorpresas, disrupción y cambio constante que muchas empresas ni siquiera son conscientes hasta que es demasiado tarde. Para cuando los compradores han introducido puntos de datos para materias primas, stock de seguridad min-max, inventario y lead times, los datos ya están desactualizados porque algo en algún lugar de la cadena de suministro —un cambio de orden de compra, un email sin respuesta, un lead time o tiempo de respuesta alterado del proveedor— pasó desapercibido por demasiado tiempo.

Incluso antes del COVID, la disrupción de la cadena de suministro era tan rampante que una «sorpresa» ni siquiera era sorprendente. Se espera, y ha cultivado una mentalidad entre fabricantes de que las pérdidas de ingresos en la cadena de suministro simplemente se han convertido en el coste de hacer negocios. La disrupción de la cadena de suministro ocurre comúnmente durante eventos —piensa en desastres naturales, cambios geopolíticos y pandemias mundiales— que causan picos rápidos en demanda y afectan la capacidad del proveedor para mantenerse al día.

En «tiempos normales», el 40 % de líneas de órdenes de compra (líneas PO) cambian, según un informe de The Hackett Group. Esa tasa subió a un asombroso 60 % durante la primera parte del año pasado debido a la disrupción por COVID-19.

La relación comprador-proveedor se supone que es una asociación estratégica, pero la pieza de «estrategia» se desperdicia cuando ambos lados pasan la mayor parte de su tiempo enterrados en hojas de cálculo desactualizadas y largas cadenas de emails mientras intentan frenéticamente adaptarse al más mínimo cambio. El sistema genera desconfianza y falta de accountability. Nadie quiere trabajar así y no deberían tener que hacerlo, entonces, ¿por qué tantas empresas siguen atrapadas en el pasado?

Cómo arreglar el problema OTIF

Intentar compensar la mala colaboración con proveedores sin abordar la causa raíz del problema inevitablemente lleva a bajas tasas OTIF, o peor, considerar bajas tasas OTIF un éxito. Fabricantes y compradores deberían adoptar nuevas mejores prácticas y tácticas para evaluar rendimiento de proveedores y gestionar relaciones individuales con proveedores y proveedores a escala para lograr finalmente tasas OTIF reales y mejoradas:

Evalúa el rendimiento del proveedor en tiempo real

Las evaluaciones mensuales o trimestrales de proveedores son una mentalidad old school y deberían ser lo primero en irse. Fabricantes y tomadores de decisiones de cadena de suministro deberían realizar evaluaciones de proveedores más frecuentes, en tiempo real, incluso predictivas, y usar esos puntos de contacto para discutir mejoras estratégicas para mejorar el rendimiento futuro en lugar de diagnosticar fallos pasados. Optimiza estas conversaciones con scorecards o diapositivas basadas en datos que califiquen rendimiento y entregas a tiempo, y compártelas con tus proveedores para que entiendan cómo los estás evaluando y puedan cumplir tus expectativas y metas.

Reevalúa los lead times

Tu ERP debería tener lead times precisos para cada parte cada segundo de cada día. ¿Un pedido de proveedor consistentemente tarde? Eso puede indicar que los lead times en tu ERP están desactualizados. Habla con tu proveedor para verificar datos, luego haz actualizaciones correspondientes en tu ERP para que la planificación de demanda pueda hacer su trabajo.

Espera acuse de recibo de PO —en lugar de esperar por él

¿Qué tan fácil y rápido puedes comunicarte con tus proveedores? Es justo esperar que tus proveedores acusen recibo de cambios de PO el 100 % de las veces sin lag time excesivo que inevitablemente lleva a fallos en cascada y mal rendimiento. Después de todo, ¿de qué sirve enviar una solicitud de expedición si no se abre hasta una semana después? El acuse de recibo oportuno de POs es un indicador revelador de buena comunicación con proveedores y debería ser una de las métricas más importantes que los compradores usan para evaluar relaciones con proveedores.

Establece un pedido perfecto

Rastrea el porcentaje de partes que recibes a tiempo, sin daños y con la calidad que esperas. Tu proveedor debería entregar un pedido perfecto el 90 % de las veces o más para continuar la relación. Cualquier cosa menos pone los ingresos en riesgo y puede resultar en stockouts, costes inflados y la erosión constante de la confianza del cliente.

Descubre tus costes ocultos

¿Sabes la varianza entre lo que un proveedor te cotizó y lo que te cobró? ¿Sabes cuánto estás pagando en tarifas de logística expedida para compensar entregas tardías? Sobre-comprar partes y penalizaciones por entregas tardías no son los únicos costes resultantes de la complacencia en la cadena de suministro. Optimizar la primera milla también te permite descubrir otras omisiones costosas, como sobre-pagar facturas de proveedores que no coinciden con tus órdenes de compra finales.

Mejoras como estas requieren voluntad para adaptarse a la cadena de suministro moderna y rápida de hoy. Introducir cambios e implementar nuevos procesos puede ser desalentador, pero paga a largo plazo. ¿Recuerdas ese billete de avión cross-country? Cuando sea hora de reservar tu viaje, ¿llamarás a una agencia de viajes y pagarás tarifas de servicio innecesarias? ¿O adoptarás herramientas de viaje modernas que te permitan reservar online, ahorrándote tiempo y dinero, dándote tranquilidad para el viaje por delante?

Tom Kieley es cofundador y CEO de SourceDay, proveedor de software de rendimiento de cadena de suministro.