Por qué tantas cadenas de suministro están atascadas en el pasado y un camino a seguir

Si fueras a un restaurante con cuatro amigos y solo dos de ustedes comieran, ¿lo consideraría un éxito? ¿Qué pasa si su vuelo de Nueva York a Los Ángeles aterriza en Kansas? Como consumidor, no volvería a visitar ese restaurante y compraría ocho comidas para compensar que el restaurante solo entregue el 50% de lo que ordenó. No pagaría un vuelo a Japón para vacacionar en Hawái. Pagar por el doble del producto que realmente necesita no es solo un mal negocio, es un mal negocio que cuesta más de lo que puede pagar, sin mencionar que crea una experiencia terrible para todas las partes involucradas. Entonces, ¿por qué las principales empresas manufactureras están haciendo esto con sus cadenas de suministro?

La adquisición directa es quizás la única área de las operaciones de un fabricante donde se aplica este principio retroactivo, una en la que las tasas de entrega a tiempo, completas (OTIF) bajas o por debajo del estándar se consideran un éxito. Las cadenas de suministro se han vuelto tan complacientes que los compradores saben que no deben esperar recibir cada parte a tiempo, en su totalidad y con la calidad que necesitan, y esto ha llevado a que la sobrecompra desenfrenada se convierta en la norma y no en la excepción. Incluso en el mejor de los casos, el exceso de pedidos de piezas genera dinero en efectivo en forma de costos irrecuperables o exceso de existencias de seguridad. Durante períodos de interrupciones extraordinarias, como en el que nos encontramos ahora, esta práctica hace que las empresas se derrumben de forma efectiva.

Digamos que todas las piezas llegan a tiempo, completamente sin daños. Ahora tiene potencialmente decenas de miles de dólares atados en exceso de existencias e inventarios de seguridad que tal vez nunca vean la luz del día, especialmente si esas piezas se vuelven obsoletas antes de que se utilicen. Estás atrapado con un inventario que eventualmente se cancelará.

¿Cómo llegamos aquí?

La respuesta corta es:"Porque hemos tolerado la falta de responsabilidad en casi todos los nodos de la cadena de suministro", desde la relación comprador-proveedor hasta problemas de confianza y transparencia con datos y herramientas obsoletas que impiden que la cadena de suministro funcione de manera eficiente o con el nivel adecuado de visibilidad y colaboración.

Es fácil, por ejemplo, culpar a un proveedor por muchas de las desgracias de la cadena de suministro. Sin embargo, si un fabricante está experimentando bajas tasas de OTIF, exceso de existencias de seguridad y baja velocidad de inventario, o paga constantemente enormes tarifas de expedición y multas a los clientes, la primera parada en su camino hacia la redención debería ser un espejo.

Después de todo, la falla del proveedor es un síntoma, no la causa, del desempeño deficiente de la cadena de suministro. Se puede rastrear hasta el lado del comprador, a veces como resultado de un error humano, pero más a menudo del status quo (seguimiento de las órdenes de compra con correo electrónico, hojas de cálculo y notas adhesivas, por ejemplo) y datos inexactos y estancados que se encuentran en los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) .

Cuando las empresas se dan cuenta de que sus datos de ERP están desactualizados y dependen de las actualizaciones manuales, se acercan a las herramientas en las que han invertido mucho tiempo y dinero con escepticismo. O operan por instinto o se ven obligados a confiar ciegamente en sus datos de ERP porque, independientemente de los problemas internos que afecten el desempeño de su cadena de suministro, todavía están enganchados para sacar el producto por la puerta. La realidad es que las cadenas de suministro se mueven más rápido que nunca y están plagadas de sorpresas, interrupciones y cambios constantes de los que muchas empresas ni siquiera son conscientes hasta que es demasiado tarde. Para cuando los compradores hayan conectado puntos de datos para materias primas, stock de seguridad mínimo-máximo, inventario y plazos de entrega, los datos ya están desactualizados porque algo en algún lugar de la cadena de suministro:un cambio en la orden de compra, un correo electrónico sin respuesta, un cliente potencial alterado de un proveedor. o tiempo de respuesta, pasó desapercibido durante demasiado tiempo.

Incluso antes de COVID, la interrupción de la cadena de suministro era tan desenfrenada que una "sorpresa" ni siquiera era sorprendente. Se espera, y se ha cultivado entre los fabricantes la mentalidad de que las pérdidas de ingresos en la cadena de suministro simplemente se han convertido en el costo de hacer negocios. La interrupción de la cadena de suministro ocurre comúnmente durante eventos (piense en desastres naturales, cambios geopolíticos y pandemias mundiales) que provocan picos rápidos en la demanda e impactan la capacidad del proveedor para mantenerse al día.

En "tiempos normales", el 40% de las líneas de órdenes de compra (líneas de orden de compra) cambian, según un informe de The Hackett Group. Esa tasa aumentó a un enorme 60% durante la primera parte del año pasado debido a la interrupción de COVID-19.

Se supone que la relación comprador-proveedor es una asociación estratégica, pero la pieza de "estrategia" se desperdicia cuando ambas partes pasan la mayor parte de su tiempo enterradas en hojas de cálculo obsoletas y largas cadenas de correo electrónico mientras intentan frenéticamente adaptarse al más mínimo cambio. El sistema genera desconfianza y falta de responsabilidad. Nadie quiere trabajar de esta manera y no debería tener que hacerlo, entonces, ¿por qué tantas empresas siguen estancadas en el pasado?

Cómo solucionar el problema de OTIF

Intentar compensar la mala colaboración de los proveedores sin abordar la causa raíz del problema conduce inevitablemente a tasas de OTIF bajas o, lo que es peor, a considerar un éxito las tasas de OTIF bajas. Los fabricantes y compradores deben adoptar nuevas mejores prácticas y tácticas para evaluar el desempeño de los proveedores y gestionar las relaciones con los proveedores individuales y los proveedores a escala para, en última instancia, lograr mejores tasas de OTIF reales:

Evalúe el desempeño del proveedor en tiempo real. Las evaluaciones de proveedores mensuales o trimestrales son una mentalidad de la vieja escuela y deberían ser lo primero que se debe hacer. Los fabricantes y los responsables de la toma de decisiones de la cadena de suministro deben realizar evaluaciones de proveedores más frecuentes, en tiempo real e incluso predictivas, y utilizar esos puntos de contacto para analizar las mejoras estratégicas para mejorar el rendimiento futuro en lugar de diagnosticar fallas pasadas. Optimice estas conversaciones con cuadros de mando o diapositivas basados ​​en datos que califiquen el rendimiento y las entregas a tiempo, y compártalos con sus proveedores para que comprendan cómo los está evaluando y puedan cumplir con sus expectativas y objetivos.

Reevalúe los plazos de entrega. Su ERP debe tener tiempos de entrega precisos para cada parte, cada segundo de cada día. ¿El pedido de un proveedor se retrasa constantemente? Eso puede indicar que los plazos de entrega de su ERP están desactualizados. Hable con su proveedor para verificar los datos dos veces, luego realice las actualizaciones correspondientes en su ERP para que la planificación de la demanda pueda hacer su trabajo.

Espere el reconocimiento de la orden de compra, en lugar de esperarlo. ¿Con qué facilidad y rapidez puede comunicarse con sus proveedores? Es justo esperar que sus proveedores reconozcan los cambios de PO el 100% del tiempo sin un retraso excesivo que inevitablemente conduce a fallas en cascada y un rendimiento deficiente. Después de todo, ¿de qué sirve enviar una solicitud rápida si no se abre hasta una semana después? El reconocimiento oportuno de las órdenes de compra es una señal reveladora de una buena comunicación con el proveedor y debería ser una de las métricas más importantes que los compradores utilizan para evaluar las relaciones con los proveedores.

Establece un orden perfecto. Realice un seguimiento del porcentaje de piezas que recibe a tiempo, sin daños y con la calidad que espera. Su proveedor debe entregar un pedido perfecto el 90% del tiempo o más para continuar la relación. Cualquier cosa menos pone en riesgo los ingresos y puede resultar en desabastecimientos, costos inflados y la erosión constante de la confianza del cliente.

Descubra sus costos ocultos. ¿Conoce la variación entre lo que le cotizó un proveedor y lo que le cobró? ¿Sabe cuánto está pagando las tarifas de logística acelerada para compensar los retrasos en las entregas? La sobrecompra de repuestos y las multas por entrega tardía no son los únicos costos que resultan de la complacencia de la cadena de suministro. La optimización de la primera milla también le permite descubrir otros descuidos costosos, como pagar de más en facturas de proveedores que no coinciden con sus órdenes de compra finales.

Mejoras como estas requieren la voluntad de adaptarse a la moderna y acelerada cadena de suministro de hoy. Introducir cambios e implementar nuevos procesos puede ser abrumador, pero vale la pena a largo plazo. ¿Recuerdas ese billete de avión a campo traviesa? Cuando llegue el momento de reservar su viaje, ¿llamará a una agencia de viajes y pagará tarifas de servicio innecesarias? ¿O adoptará herramientas de viaje modernas que le permitan reservar en línea y, en última instancia, ahorrar tiempo y dinero y brindarle tranquilidad para el viaje que tiene por delante?

Tom Kieley es cofundador y director ejecutivo de SourceDay, un proveedor de software de rendimiento de la cadena de suministro.