Compras y RRHH: Impulsando Juntos la Excelencia en la Cadena de Suministro

Por todas las diferencias entre compras, con su mentalidad pragmática, cuantitativa y de mejor-precio-para-mejor-suministro, y recursos humanos, con su enfoque cualitativo hacia las personas y relaciones de la organización, se debería dar mucho más pensamiento a dónde se unen.

De hecho, las funciones tienen mucho más terreno común del que sugieren esos estereotipos, y construir sobre sus conexiones puede proporcionar grandes beneficios a empresas en crecimiento con el tiempo.

Esto es especialmente cierto a medida que la estrategia y gestión de la cadena de suministro se vuelven integrales para la organización.

Una cadena de suministro que funciona eficientemente es una de las principales responsabilidades de compras, ya que negocia y gestiona contratos, y asegura que todas las tareas relacionadas estén funcionando óptimamente. En la medida en que se necesitan personas para que eso suceda, y encontrarlas y retenerlas es una carga clave de RRHH, hay un terreno común considerable para intereses compartidos.

Si la unión de intereses no ocurre orgánicamente, la está promoviendo la alta dirección, especialmente en organizaciones más grandes con más de 1.000 empleados. Y cuando los dos equipos aprenden a trabajar con, no alrededor el uno del otro, puede llevar a resultados positivos.

¿Cómo puede suceder esto? El punto de partida más obvio involucra contratos, que son especialmente importantes a la luz de la necesidad de RRHH de apoyar la contención de costos organizacional. Los costos de planes de salud han estado en una trayectoria ascendente constante durante años, en medio de expectativas confusas sobre cómo se ejecutan los programas de beneficios para empleados. Se vuelve crítico evaluar corredores con un historial comprobado de control de costos, negociación de términos de contrato y gestión de la letra chica. Tanto RRHH como compras tienen mucho valor que agregar.

Si hay reticencia por parte de los líderes de RRHH para invitar a compras a esta mesa en particular, generalmente está arraigada en preocupaciones sobre la capacidad de encontrarse en el medio, dada la perspectiva marcadamente divergente de cada equipo. La tendencia percibida de compras a inclinarse hacia el "costo más bajo posible" está perfectamente bien para un año de suministro de widgets. Negociar términos para una relación de negocio, sin embargo, requiere parámetros más matizados.

Además, como los especialistas de RRHH y legales en cumplimiento laboral enfatizarán, "bajo costo" puede ser un default peligroso cuando se aplica a beneficios de empleados. Hay un riesgo, según advertencias del Departamento de Trabajo de EE. UU., de que usarlo violará las responsabilidades fiduciarias del plan bajo las reglas ERISA.

Los matices de negociar una relación de corredor y beneficios podrían ser una preocupación mayor. Eso hace crítico que RRHH asegure que, a medida que compras toma su asiento en la mesa, su equipo haya sido equipado para entender los calificadores menos tangibles que pueden hacer o romper un trato. Objetivos y expectativas deben ser definidos antes de que comiencen las presentaciones de corredores, cubriendo territorio tal como:

• Las calificaciones, experiencia y pericia del socio prospectivo —especialmente las de su líder de equipo, pero también de otros miembros.
• El conocimiento demostrable del equipo de tu industria y la posición de tu organización en ella. Esto abarca tu estructura y finanzas hasta el tamaño de tu fuerza laboral y conciencia de tus desafíos particulares, especialmente aquellos que involucran empleados y beneficios, reclutamiento/retención de empleados, y mucho más.
• Tu acceso a una red sólida de asesores especializados para servicios de valor agregado como programas de comunicaciones y bienestar. No encontrarás tales servicios en ofertas básicas de corredores con presupuestos más restringidos.
• Orientación de plan que demuestre pensamiento de calidad, conocimiento profundo del espacio de beneficios para empleados, y fuertes soluciones estratégicas.
• Protocolos de gestión de clientes claramente articulados.
• Uso de analíticas innovadoras para impulsar programas de beneficios más personalizados.
• Identificación de herramientas y capacidades específicas a desplegar en servicio de tu programa de beneficios.
• Garantías de honorarios de servicio detalladas.
• Experiencia creando campañas de inscripción abierta virtuales.

La planificación interna avanzada para enfocarse en tales detalles ayudará a crear una asociación fuerte y a largo plazo entre RRHH y compras. Esto proporciona un momento para aprender las fortalezas particulares de cada equipo. También es una oportunidad para identificar dónde se puede crear el máximo valor antes, durante y después del proceso de selección. Ciertamente, compras puede ser invaluable para guiar los requisitos del contrato, tanto para costo como para servicio, una vez seleccionado el nuevo asesor.

Si nada más, las organizaciones pueden beneficiarse de un enfoque combinado e implementado por fases durante el proceso de solicitud de propuesta (RFP). Por ejemplo, los especialistas de RRHH de una organización gestionaron el front-end del proceso RFP del corredor, incluyendo establecer expectativas sobre entregables y la relación. Compras intervino para ser un jugador integral del equipo durante la segunda fase, asumiendo la responsabilidad de dar forma a los términos financieros del contrato y gestionar el cumplimiento interno, incluyendo acuerdos de confidencialidad.

Compras definitivamente tiene un papel que jugar como socio de RRHH. Piensa en ello como ayudar a aliviar el estrés y proporcionar un par de manos extra. Cuando la carga se comparte, los objetivos compartidos claramente definidos se vuelven más alcanzables. Al final, se abren las puertas a la mejor oportunidad para una experiencia optimizada de RRHH y empleados —y una cadena de suministro que funcione sin problemas, también.

Joseph Torella es presidente de la división de beneficios para empleados en Hub International Northeast, una firma de corretaje de seguros y parte de Hub International Limited.