Cómo la automatización puede aliviar la presión del cierre financiero

El 'culto al exceso de trabajo' está bien y verdaderamente sobre nosotros. Cualquier persona en contabilidad o finanzas, ya sea en el centro de Londres, en Wall Street o en una oficina administrativa en otro lugar, sabe que su trabajo nunca termina realmente y hay estudios que lo prueban.

La encuesta CIMA (Instituto Colegiado de Contadores Administrativos) del Reino Unido reporta un promedio de 43 horas de trabajo por semana. Los resultados son más dramáticos para los profesionales financieros de alto rango. Los miembros de 2013 EE.UU. encuesta salarial de CIMA informó que la semana laboral promedio para los miembros de CIMA en los EE. UU. fue de 49 horas.

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Hace solo unas semanas, una encuesta realizada por FD Recruit reveló que los directores de finanzas en el Reino Unido ahora tienen un promedio de 50 horas por semana y rara vez usan todo su tiempo de vacaciones anuales. Los CFO y los directores financieros con un alcance global reportan las semanas laborales promedio más largas:61 horas. Esta misma estadística se refleja en los resultados de CIMA de 2013 para los EE. UU. con el 41 % de sus miembros, la mayoría de ellos funcionarios financieros de alto rango, trabajando hasta 60 horas o más por semana.

Más trabajo, más riesgo

Pero todo este trabajo adicional no ayuda a las empresas a salir adelante. Trabajar muchas horas no significa necesariamente que la calidad y la productividad estén garantizadas. De hecho, trabajar horas extras puede aumentar significativamente la tasa de errores y la capacidad del personal para desempeñarse al más alto nivel.

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No es fácil para un CFO o un director financiero tomarse un descanso. Hay bonos, posicionamiento competitivo e integridad comercial en juego. La presión nunca parece detenerse, incluso cuando los trabajadores financieros están oficialmente fuera. Según el Recluta del FD encuesta:'...muchos no pueden desconectarse del trabajo por completo, con un 81 % que dice que casi siempre se les puede contactar por teléfono y un 64 % que se llevan una computadora portátil del trabajo con ellos'. Sin embargo, todo este trabajo puede poner a la organización en riesgo de errores y oportunidades perdidas.

Promover altos estándares de eficiencia y precisión y estar atento a la mejora en cualquier organización requiere una vigilancia constante. Esto es particularmente evidente en las complejas actividades que rodean el cierre financiero. Hay que cuidar cada detalle. Pero toda esa observación lleva tiempo. Obliga al personal a revisar informes y recopilar datos, lo que deja poco tiempo para un análisis crítico real.

Eficiencia y precisión

Entonces, ¿cómo pueden los profesionales financieros lograr sus objetivos sin trabajar las 24 horas? El truco consiste en encontrar procesos repetibles y automatizarlos. De esa forma, cada tarea se completará con absoluta coherencia, velocidad y visibilidad, y no tendrá que pasar horas examinando los resultados y haciendo preguntas.

Automatización de los procesos de cierre financiero de principio a fin hace que completar cientos, o cientos de miles, de tareas repetibles sea manejable. Al eliminar las actividades manuales del cierre financiero, reduce la posibilidad de errores humanos y mejora su visibilidad. Además, documenta automáticamente los pasos, lo cual es fundamental para las verificaciones de cumplimiento y auditoría. Cuando utiliza la tecnología para desglosar proyectos masivos, transforma su equipo de observadores de detalles en analistas reales. Con el personal liberado de los problemas de extinción de incendios, pueden gestionar por excepción y volver a centrarse en el análisis.

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La verdadera automatización de procesos no es solo un gráfico de planificación, por ejemplo. Con la automatización de procesos, las organizaciones pueden construir los pasos lógicos que ejecutan procesos al final con precisión confiable. Una vez que los procesos correctos se automatizan correctamente, ocurren exactamente de la misma manera cada vez. La automatización de procesos críticos para el negocio permite a las organizaciones aumentar el valor de los sistemas de tecnología de la información existentes para eliminar tiempo, esfuerzo y energía costosos e innecesarios.

La tecnología de procesos financieros actual puede liberar a los CFO y directores financieros del trabajo exigente y repetitivo. Con la automatización del cierre financiero, no hay necesidad de comprometer la velocidad o la calidad por la eficiencia. Puedes tenerlo todo e incluso puedes tener un día libre de vez en cuando.

Fuente de Dennis Walsh, presidente de Redwood Software América y Asia-Pacífico