Automatización: La clave para un cierre financiero sin estrés

La "cultura del sobretrabajo" está bien y verdaderamente sobre nosotros. Cualquiera en contabilidad o finanzas —ya sea en el centro de Londres, el bullicio de Wall Street, o una oficina trasera en otra parte— sabe que su trabajo nunca está realmente terminado y hay estudios que lo demuestran.

La encuesta de CIMA Reino Unido (Instituto Chartered de Contables de Gestión) reporta un promedio de 43 horas laborales por semana. Los resultados son más dramáticos para profesionales financieros de alto rango. La encuesta salarial de miembros de 2013 de CIMA en EE. UU. reportó que la semana laboral promedio para miembros de CIMA en EE. UU. fue de 49 horas.

Ver también: Malos procedimientos de cierre financiero cuestan a grandes empresas hasta 4 millones de libras

Hace solo unas semanas, una encuesta de FD Recruit reveló que los directores financieros en el Reino Unido ahora promedian 50 horas por semana, y rara vez usan todas sus vacaciones anuales. CFOs y directores financieros con alcance global reportan las semanas laborales promedio más largas —61 horas. Esta misma estadística se refleja en los resultados de CIMA 2013 para EE. UU. con el 41% de sus miembros —la mayoría oficiales financieros de alto rango— trabajando 60 o más horas por semana.

Más trabajo, más riesgo

Pero todo este trabajo extra no ayuda a las empresas a salir adelante. Trabajar largas horas no necesariamente significa que la calidad y la productividad estén garantizadas. De hecho, trabajar horas extra puede aumentar significativamente la tasa de errores y la capacidad del personal para rendir al máximo nivel.

Ver también: La guía del CIO para mantener contento al CFO

No es fácil para un CFO o director financiero tomarse un descanso. Hay bonos, posicionamiento competitivo e integridad empresarial en juego. La presión nunca parece detenerse, incluso cuando los trabajadores financieros están oficialmente fuera. Según la encuesta de FD Recruit: "...muchos no pueden desconectar completamente del trabajo, con el 81% diciendo que casi siempre están disponibles por teléfono y el 64% diciendo que llevan un portátil de trabajo". Sin embargo, todo este trabajo puede poner a la organización en riesgo de errores y oportunidades perdidas.

Para promover altos estándares de eficiencia y precisión y mantener un ojo agudo en la mejora en cualquier organización requiere vigilancia constante. Esto es particularmente evidente en las actividades complejas que rodean el cierre financiero. Tienes que vigilar cada detalle. Pero toda esa vigilancia lleva tiempo. Ata al personal en revisar informes y recopilar datos, dejando poco tiempo para el análisis crítico real.

Eficiencia y precisión

Entonces, ¿cómo pueden los profesionales financieros lograr sus objetivos sin trabajar las 24 horas? El truco es encontrar procesos repetibles y automatizarlos. De esa manera, cada tarea se completará con consistencia, velocidad y visibilidad absolutas, y no tendrás que pasar horas examinando resultados y haciendo preguntas.

Automatizar los procesos de cierre financiero de extremo a extremo hace que completar cientos —o cientos de miles— de tareas repetibles sea manejable. Al eliminar actividades manuales del cierre financiero, reduces la oportunidad de error humano y mejoras tu visibilidad. Además, documentas automáticamente los pasos, lo cual es crítico para cumplimiento y auditorías. Cuando usas tecnología para descomponer proyectos masivos, transformas tu equipo de vigilantes de detalles en verdaderos analistas. Con el personal liberado de apagar incendios, pueden gestionar por excepción y reenfocarse en el análisis.

Ver también: El nuevo CFO: un amigo para TI

La verdadera automatización de procesos no es solo un gráfico de planificación, por ejemplo. Con la automatización de procesos, las organizaciones pueden construir los pasos lógicos que ejecutan procesos en el cierre con precisión fiable. Una vez que los procesos correctos se automatizan correctamente, ocurren exactamente de la misma manera cada vez. Automatizar procesos críticos del negocio permite a las organizaciones aumentar el valor de los sistemas de tecnología de información existentes para eliminar tiempo, esfuerzo y energía costosos e innecesarios.

La tecnología de procesos financieros de hoy puede liberar a CFOs y directores financieros de trabajo exigente y repetitivo. Con la automatización del cierre financiero, no hay necesidad de comprometer velocidad o calidad por eficiencia. Puedes tenerlo todo e incluso tener un día libre de vez en cuando.

Por Dennis Walsh, presidente de Redwood Software Américas y Asia-Pacífico