Software de mantenimiento/CMMS:preparación de un caso de negocio

Los gerentes de mantenimiento son muy conscientes de cómo el software CMMS, también conocido como software de mantenimiento, puede mejorar las operaciones de mantenimiento y reducir los gastos. Sin embargo, puede ser difícil obtener el apoyo de la alta gerencia o de los dueños de negocios para comprar dicho software y ponerlo en uso.

¿Alguna vez te ha pasado esto?

Por otro lado…

Desde el punto de vista de la administración, hay varias otras áreas además del software de mantenimiento donde se pueden realizar tales gastos de capital. Casi todos estos también pueden mejorar las operaciones comerciales.

Entonces, ¿cómo justificamos destinar un presupuesto limitado para obtener software de mantenimiento en lugar de gastarlo en otro lugar?

Impactos del software de mantenimiento en las decisiones empresariales

El mantenimiento es una de esas áreas operativas no anunciadas. ¡A menudo ignorado cuando no hay una crisis importante!

Sin embargo, hay una serie de informes y funciones disponibles en el software CMMS. Pueden ser útiles para la alta gerencia y los dueños de negocios para reducir costos y mejorar la rentabilidad. Úselos para presentar su caso y obtener un presupuesto para un programa de software CMMS.

Veremos algunos de estos utilizando FastMaint CMMS como ejemplo. Existen informes y características similares en otro software de mantenimiento.

Muchos tipos de negocios pueden usar software de mantenimiento. Por ejemplo, podemos considerar dos tipos de negocios diferentes. En primer lugar, una operación de fabricación de tamaño pequeño a mediano. En segundo lugar, una instalación comercial de tamaño pequeño a mediano que brinda servicios a diferentes clientes. Esto podría ser algo como un hotel o resort, un complejo de oficinas, un restaurante, etc. Sin embargo, también podría ser aplicable a otras operaciones que tienen muchos equipos o instalaciones. Por ejemplo, operadores de servicios públicos, refinerías, etc.

1. Informe de estadísticas

Uno de los informes más útiles es el informe de estadísticas en FastMaint CMMS. Ha sido especialmente diseñado para ser compartido con la alta gerencia o dueños de negocios. No necesitan tener acceso a FastMaint. El responsable de mantenimiento puede imprimirlo y entregárselo. No contiene estadísticas complejas y difíciles de entender.

El informe muestra el rendimiento en un período actual (Últimos 30 días ) frente al rendimiento en dos períodos anteriores y similares. Esto facilita la detección de posibles problemas o tendencias. Algunos elementos que debe buscar son:

a) Órdenes de trabajo pendientes de períodos anteriores

Deberíamos ver si todavía está pendiente una cantidad inusual de órdenes de trabajo creadas en períodos anteriores. Si alguno de estos es para activos importantes (equipos o ubicaciones), hay motivo de preocupación. El mantenimiento incompleto de un activo puede significar una mala calidad del producto o servicio o incluso la pérdida de ingresos si el producto o servicio no se puede entregar.

b) Tiempo dedicado a la prevención frente a averías

Esta relación se expresa como un porcentaje. Un porcentaje bajo significa que la mayor parte del mantenimiento es del tipo avería. Esto es costoso ya que significa que un activo (un equipo o una ubicación) está inesperadamente fuera de servicio. En una operación de manufactura probablemente hayamos perdido producción o calidad del producto. En una instalación comercial, es posible que hayamos molestado a los clientes o que hayamos perdido ingresos porque no podemos alquilar la instalación (por ejemplo, habitaciones de hotel) a los clientes.

c) Equipo con mayor tiempo de orden de trabajo de averías

Incluso si el tiempo de prevención frente a averías se ve bien, verifique y vea si el mismo equipo sigue apareciendo como el que tiene la mayoría de las órdenes de trabajo de averías. Debemos asegurarnos de que no sea un activo crítico cuya falta de disponibilidad dificulte la entrega del producto o servicio. Si es un activo crítico, es posible que debamos hablar con los gerentes de mantenimiento y operaciones para ver si es hora de reemplazarlo o hacer una reconstrucción completa.

Eche un vistazo a “3 métricas de mantenimiento rápido para planificadores de mantenimiento ” para una mirada más profunda.

2. Informe de análisis de órdenes de trabajo

Este es otro informe que podemos imprimir y entregar a la gerencia. Queremos que use la Variación de costo y duración plantilla de informe que muestra agregados por mes . Este informe le muestra cómo los costos y las duraciones de las diferentes clases de órdenes de trabajo han variado de las estimaciones.

Si vemos grandes variaciones inexplicables, generalmente significa que hay un problema con el mantenimiento y las operaciones. Necesitamos profundizar más y encontrar las causas subyacentes.

Podría ser que el mantenimiento y las operaciones no funcionen bien juntos. O tal vez algunos activos hayan llegado al final de su vida útil y requieran más mantenimiento del planificado. Ambos problemas, además de aumentar los costos de mantenimiento, probablemente generarán ingresos y pérdida de clientes debido a retrasos en la entrega de productos o servicios.

3. Calendario de mantenimiento de equipos

Este no es un informe que la gerencia ejecutiva generalmente necesita ver. Sin embargo, tiene implicaciones importantes para la cooperación entre el personal de mantenimiento y de operaciones.

Muestra cuándo se espera que el equipo no esté disponible debido al mantenimiento preventivo planificado. El tiempo lo es todo, ya que el equipo o las instalaciones que no estén disponibles durante un período pico serán inaceptables.

Queremos asegurarnos de que la información de este informe se comparta entre los departamentos y que se realicen ajustes en los programas de mantenimiento según sea necesario.

4. Registro de activos y reemplazo de activos

La mayoría de las plantas industriales y las instalaciones comerciales tienen bastantes equipos y otros activos que se han comprado a lo largo de varios años. Con frecuencia no existe una lista centralizada de tales activos y sus costos. Aquí es donde un programa de mantenimiento de activos para estas instalaciones y equipos realmente puede ayudar.

Podemos usar FastMaint CMMS para mantener una lista de dichos activos y también realizar un seguimiento de los costos de mantenimiento continuos incurridos en ellos.

La compra de equipos es normalmente un desembolso de capital significativo. Compensaremos estos costos haciendo provisiones para la depreciación en función de la vida útil esperada del equipo.

¿Qué sucede si el equipo necesita ser reemplazado antes de lo esperado debido a la falta de mantenimiento? Por el contrario, ¿cuáles son los beneficios que podemos esperar si, por ejemplo, el equipo dura un 10 % más en promedio debido a las mejores prácticas de mantenimiento que son posibles gracias al soporte del software CMMS?

Este tipo de elementos afectará nuestro balance general y estados de pérdidas y ganancias.

Además, puede hacerse una idea de los beneficios y ahorros de costes potenciales con la “Calculadora de beneficios de CMMS y ROI de CMMS “.

Guía de selección de software de mantenimiento

Si está considerando un software de gestión de mantenimiento y no está seguro de por dónde empezar, esta Guía de selección de software CMMS gratuita le resultará muy útil. Con una variedad de preguntas y listas de verificación, puede ayudarlo a identificar el producto adecuado para su organización. O puede pasar la guía en PDF a otras personas que puedan ser responsables del proceso de selección.