Los mejores KPI para realizar un seguimiento con el software de gestión de mantenimiento

Si desea alcanzar y luego superar los estándares globales para la gestión del mantenimiento, necesita encontrar KPI que muestren tanto su posición actual como su trayectoria general, dónde se encuentra y hacia dónde se dirige. Los KPI correctos muestran si está alineado o configurado para perder su objetivo.

Pero antes de comenzar, recuerde que no existe un conjunto perfecto que funcione para todos. Diferentes industrias y organizaciones miden su desempeño de manera diferente.

Para encontrar los adecuados para usted, deberá observar los tipos de activos que administra y sus objetivos específicos a corto y largo plazo. Y no se trata de cuanto más, mejor.

Es importante ser selectivo y concentrarse solo en los que lo ayuden a alinearse y realmente apuntar a su objetivo.

Ahora que sabemos los porqués, veamos los qué. Repasaremos las métricas de mantenimiento que puede rastrear como indicadores clave de rendimiento (KPI) para mejorar su software de gestión de mantenimiento (también conocido como software de gestión de instalaciones).

¿Qué es un KPI de mantenimiento?

Comencemos con una definición rápida y funcional. Un KPI de mantenimiento es un valor cuantificable que muestra qué tan bien se está moviendo hacia una meta de mantenimiento. Responde a las siguientes preguntas:

• ¿Dónde estamos ahora?
• ¿Qué tan lejos está eso de la meta?
• ¿Qué debe hacerse para acercarse a la meta?

El truco es empezar con una meta. A continuación, averigüe dónde se encuentra en relación con la meta. Luego encuentra una manera de seguir su progreso hacia él. Su objetivo va a depender mucho de su industria, pero generalmente cualquier gestión de activos se enfoca en alguna variación de aumentar el tiempo de actividad, reducir costos y mejorar el mantenimiento.

¿Por qué es importante el seguimiento de los KPI de mantenimiento?

Es simple. La única manera de mejorar es establecer objetivos y trabajar constantemente para lograrlos, y los KPI de mantenimiento son una excelente manera de asegurarse de que sus objetivos sean claros.

Es bueno decir que desea aumentar el tiempo de actividad y reducir los costos, pero cuando dice que desea aumentar el tiempo de actividad en un 10 % y reducir los costos en un 20 %, ahora tiene estándares objetivos para medir el progreso.

Pero las ventajas comienzan incluso antes de que comience a avanzar hacia sus objetivos. A lo largo del proceso de establecimiento de objetivos, tiene la oportunidad de observar de cerca cómo está ejecutando actualmente el departamento, sus flujos de trabajo y procesos actuales.

¿Cuáles son las diferencias entre los KPI de mantenimiento y las métricas de rendimiento de mantenimiento?

Mucha gente usa las frases indistintamente, por lo que generalmente no es un problema hablar de ellas como si fueran la misma cosa.

Pero estrictamente hablando, en realidad tienen diferentes significados. La forma más fácil de pensar en ello es en términos de una línea de tiempo. Comenzando tienes tus acciones de mantenimiento, las cosas que el equipo está haciendo.

Estas acciones se pueden medir utilizando métricas de rendimiento de mantenimiento. Por lo tanto, los técnicos reparan los activos cuando fallan.

Esa es la acción. La rapidez con la que pueden tomar un activo fallido y ponerlo en funcionamiento nuevamente es la métrica de rendimiento. Otro ejemplo:los técnicos realizan mantenimiento programado en los activos.

El porcentaje de PM programados que aún quedan abiertos al final de la semana es una métrica de mantenimiento.

Estas métricas finalmente se suman a los KPI. Tiene un KPI relacionado con el tiempo de inactividad, por ejemplo, y desea reducir el tiempo de inactividad en un 10 %. Para llegar allí, debe observar las métricas que juntas afectan el tiempo de inactividad, como la rapidez con que los técnicos superan las fallas y cuántas órdenes de trabajo de mantenimiento no se realizan cada semana.

Y de nuevo, mucha gente usa las frases para significar lo mismo.

Ahora que sabemos qué son y por qué los necesitamos, veamos algunos ejemplos.

Los KPI son como los coches:aunque comparten las mismas características básicas, debemos encontrar los que funcionan mejor para nosotros. Una minivan es perfecta para llevar a los niños a la escuela, pero es mucho más probable que un Ford Mustang gane una carrera.

¿Cuál es el mejor KPI para el mantenimiento de edificios?

¿El mejor indicador de mantenimiento de todos los tiempos, sin lugar a dudas? Es probable que no haya una respuesta única a esa pregunta. En cambio, hay una lista de ellos que incluye:

• Puntuaciones de satisfacción del usuario
• Proporción de mantenimiento programado a no programado
• Número de quejas (frente al número total de usuarios)
• Costos operativos generales por metro cuadrado o pie
• Tiempo promedio entre la generación de la orden de trabajo y el cierre

Mirando la lista, podemos ver que necesitaríamos recopilar diferentes datos de diferentes lugares. Para algunos de ellos, por ejemplo, los tiempos programados frente a los no programados y los tiempos de finalización de las órdenes de trabajo, los datos se encuentran en el departamento de mantenimiento. Para otros, como los puntajes de satisfacción, se requiere una encuesta organizada.

¿Cuál es el mejor KPI para el mantenimiento de la planta?

Nuevamente, es probable que sea imposible elegir uno porque hay muchos buenos. ¿Cuántos hay? Una forma de tener una idea de los números es mirar las diferentes categorías, que incluyen:

• KPI de planificación de mantenimiento
• Identificación de problemas KPI
• Programación de KPI
• KPI de finalización de órdenes de trabajo
• Causa raíz KPI

Y luego suponga que hay entre dos y cinco por categoría.

Veamos con más detalle algunos de los más comunes.

Qué KPI de mantenimiento rastrear con el software de gestión de mantenimiento

• Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP)
• Eficacia general del equipo (OEE)
• Tiempo medio de reparación (MTTR)
• Tiempo medio entre fallas (MTBF)

Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP)

Compara el tiempo dedicado al mantenimiento planificado y no planificado. Básicamente, está comparando todo el tiempo dedicado a las órdenes de trabajo programadas con todo el tiempo dedicado a las reactivas bajo demanda.

PMP también ayuda a identificar con qué frecuencia está disponible un activo. Idealmente, el 90 % de sus actividades de mantenimiento deben programarse con anticipación.

El porcentaje de mantenimiento planificado es un indicador vital para realizar un seguimiento del estado de un programa de mantenimiento preventivo e identificar vías para disminuir el mantenimiento reactivo.

PMP también se puede utilizar para averiguar el motivo del tiempo de inactividad del equipo, la baja eficiencia y la falta de implementación adecuada para que estos problemas puedan manejarse.

Para calcular PMP,

PMP =(tiempo de mantenimiento programado/horas de mantenimiento totales) x 100

Eficacia general del equipo (OEE)

OEE ayuda a rastrear la productividad de un activo, brindando información valiosa sobre la efectividad de un plan de mantenimiento. Se centra en tres factores clave:calidad, rendimiento y disponibilidad.

Un OEE del 100 % significa que todos los procesos funcionan con la máxima eficiencia, sin averías y con resultados de buena calidad.

Wikipedia lo define como:"La efectividad general del equipo (OEE) es una medida de qué tan bien se utiliza una operación de fabricación (instalaciones, tiempo y material) en comparación con su potencial total, durante los períodos en que está programada para ejecutarse".

Identifica el porcentaje de tiempo de fabricación que es realmente productivo. Un OEE del 100 % significa que solo se producen piezas buenas (100 % de calidad), a la máxima velocidad (100 % de rendimiento) y sin interrupciones (100 % de disponibilidad).”

Al usar OEE como una métrica clave, las organizaciones obtienen información valiosa sobre obstáculos y cuellos de botella y cómo deshacerse de ellos. El primer paso para eliminar un problema es encontrarlo.

Para calcular el OEE,

OEE =disponibilidad x rendimiento x calidad

Tiempo medio de reparación (MTTR)

MTTR es el tiempo promedio que se tarda en diagnosticar, reparar y rehabilitar un activo después de una avería o falla. La idea es reducir el MTTR tanto como sea posible acelerando el proceso de recuperación.

Mediante el seguimiento de este KPI, las organizaciones mejoran la disponibilidad de activos.

Para calcular el MTTR,

MTTR =(períodos de inactividad totales/número total de reparaciones)

Tiempo medio entre fallas (MTBF)

Mide el tiempo promedio que un activo está en funcionamiento y en buen estado entre períodos de inactividad no planificados. Básicamente, le dice el tiempo promedio que un activo se ejecuta entre fallas.

El KPI ayuda a identificar cuánto dura generalmente un activo específico o sus partes, lo que le permite establecer su programa de mantenimiento preventivo. Si un activo normalmente funciona alrededor de tres semanas entre fallas, piense en configurar sus MP para cada dos semanas y media.

Para calcular el MTBF,

MTBF=(suma del tiempo operativo/número total de fallas)

Cumplimiento de mantenimiento preventivo (PMC)

Mide el porcentaje de órdenes de trabajo de mantenimiento programadas y completadas durante un tiempo determinado y ayuda a las organizaciones a medir la eficacia de sus planes de mantenimiento preventivo. Por ejemplo, puede tener 80 órdenes de trabajo programadas pero solo 68 completadas al final del mes.

Para calcular PMC,

Cumplimiento de mantenimiento preventivo =(68/80) x 100 =85 %

Pero hay que tener cuidado con este KPI. No le dice cuántos de esos PM se completaron a tiempo. Por lo tanto, es posible que tenga cuatro PM programados en el transcurso de la próxima semana, todos vencen el jueves.

Si los cierra todos tarde, digamos que los hace todos el viernes, su PMC (cumplimiento de mantenimiento preventivo) seguirá siendo del 100%. Algo anda mal con su programa PM y este KPI no lo muestra.

Ahora que hemos explorado algunos de los KPI de mantenimiento que podemos rastrear, debemos profundizar más y ver cómo rastrearlos. Necesitará las herramientas, el proceso y las personas adecuadas.

¿Cuál es el KPI para el proceso de mantenimiento?

Pero solo porque los KPI enumerados anteriormente son los "clásicos", no tiene que concentrarse solo en ellos. De hecho, tiene mucho sentido crear un KPI efectivo específico para sus objetivos operativos actuales. Si al equipo ya le está yendo bien con OEE, por ejemplo, puede expandirse, buscar nuevos desafíos y establecer nuevas metas. Los KPI que desea rastrear tienen que ver con dónde se encuentra y dónde quiere estar; las respuestas son diferentes para todos.

¿Cómo se ve eso?

¿Cuáles son algunos ejemplos de KPI de mantenimiento?

Estos son algunos ejemplos de KPI de mantenimiento rápido.

• Reduzca el mantenimiento no programado en un 20 % durante los próximos seis meses.
• Reducir el consumo eléctrico en un 10 % en seis meses.
• Reduzca los costos de mano de obra en un 15 % durante los próximos 12 meses.
• Reducir el porcentaje de PM vencidos en un 20 % en los próximos tres meses.

Observe cómo todos tienen números y fechas. Debe ser específico sobre lo que quiere hacer y cuánto tiempo le llevará llegar allí. Hay toda una ciencia detrás de cómo hacer buenos objetivos y cómo mejorar tus posibilidades de alcanzarlos. ¿Alguna vez te has preguntado por qué casi todo el mundo falla en sus resoluciones de Año Nuevo? Es porque no son lo suficientemente específicos y carecen de plazos bien pensados.

Por lo tanto, todos estos son grandes comienzos, pero sin un plan de acción sólido para cada objetivo, en realidad es solo una gran cantidad de ilusiones. Ahora que tienes los objetivos, debes comenzar a pensar en cómo los vas a lograr.

Una forma posible es comenzar yendo hacia atrás. Cuando desee reducir el mantenimiento no programado, primero debe preguntarse:"¿Qué causa el mantenimiento no programado?"

Ayuda a ser un poco más específico. Si desea una solución que funcione para su operación, necesita saber cuál es el problema en sus instalaciones. El mantenimiento no programado puede ser el resultado de muchos factores diferentes, desde la planificación hasta el inventario de MRO. Si no programa el trabajo con anticipación, terminará con mucho mantenimiento no programado. Pero podría estar planificando todo al minuto y aún así estar lidiando con muchos problemas porque está usando los proveedores equivocados. No importa cuándo use un inventario MRO incorrecto, siempre lo decepcionará.

Una vez que sepa el "cómo" de su KPI, debe concentrarse en el "cuándo". Y eso es más que solo tener una fecha de finalización. Si desea reducir algo en un 10 % en seis meses, debe establecer miniobjetivos a lo largo del camino. ¿Dónde quieres estar a los tres meses? ¿Qué tan avanzado deberías estar a las cinco? Estos miniobjetivos lo ayudan a mantenerse enfocado y hacer ajustes. Si no ha progresado en la marca de los tres meses, es hora de reevaluar sus planes.

¿Cómo ayuda el software CMMS a realizar un seguimiento de los KPI de mantenimiento?

Para que todo esto suceda, necesita una forma eficiente de recopilar, almacenar y aprovechar los datos. Es posible hacerlo todo a mano, pero termina siendo una pesadilla.

Hay una gran cantidad de datos que recopilar y depende de los técnicos para que siempre tengan cuidado y se aseguren de escribir todo correctamente.

Entonces necesitas mantener de alguna manera todas esas hojas de papel o archivos de hojas de cálculo seguros y organizados. Aquí está la peor parte:su trabajo acaba de comenzar porque ahora tiene que tomar todos esos datos y comenzar a procesarlos.

Tiene mucho más sentido invertir en un buen software CMMS. Los datos se recopilan automáticamente a medida que genera órdenes de trabajo y los técnicos las cierran. Gracias a la computación en la nube, la solución CMMS mantiene todo seguro en una base de datos central, asegurando que todos sus datos estén siempre actualizados.

Cuando llega el momento de calcular sus KPI de mantenimiento, el software genera automáticamente informes repletos de KPI y gráficos.

Si está interesado en los KPI de mantenimiento (y tiene que estarlo si está interesado en establecer y alcanzar objetivos de mantenimiento), ahora es el momento de comunicarse y comenzar a hablar con los proveedores para conocer las opciones de CMMS.