Una guía sencilla para la evaluación comparativa de mantenimiento

La evaluación comparativa es un proceso paso a paso que lo lleva desde donde está hasta donde quiere estar. En el camino, recopila información clave sobre sus operaciones y las de los líderes de la industria.

¿Qué es el benchmarking en la gestión del mantenimiento?

Veamos más de cerca qué es la evaluación comparativa y cómo puede usarla para mejorar las instalaciones y la gestión del mantenimiento.

¿Qué comparar?

Descripción general de alto nivel de lo que debe evaluar comparativamente en la gestión de mantenimiento:

• Activos
• Instalaciones
• Equipo

Puede comparar cualquier producto, servicio o proceso. Para los gerentes de mantenimiento e instalaciones, lo más probable es que observe los procesos, cómo repara y mantiene los activos. La clave es poder recopilar datos cuantitativos. Si no puede medirlo de manera precisa y confiable, no puede compararlo.

También es posible comparar cosas que al principio podrías considerar demasiado abstractas. Por ejemplo, es posible que le interese saber cómo otros departamentos ven el departamento de mantenimiento. Pero, ¿cómo se puede medir el sentimiento? ¿Cómo se pueden sopesar los sentimientos y las opiniones? Todo lo que necesita es una encuesta bien pensada.

¿Formas de comparar el mantenimiento?

Los cuatro tipos básicos, sin ningún orden en particular:

Evaluación comparativa interna

Tal como sugiere el nombre, compara dos métricas dentro de su organización. Por ejemplo, puede comparar la cantidad de órdenes de trabajo cerradas por los turnos de la mañana y la tarde.

Este tipo de evaluación comparativa es excelente porque generalmente es barato y fácil. Está trabajando con datos que están todos en un solo lugar, que con suerte es su software de gestión de mantenimiento computarizado. (Más sobre eso más adelante). Pero el problema es que es menos probable que vea grandes mejoras. Digamos que el turno de la mañana cierra dos órdenes de trabajo al día, mientras que el turno de la tarde tiene un promedio de tres. Puede comparar cómo funcionan y, finalmente, obtener el turno de la mañana hasta tres órdenes de trabajo cerradas por día. Pero objetivamente, sus números siguen siendo muy bajos. Debido a que su "mejor" comenzó tan bajo, puede alcanzar su meta sin realmente mejorar mucho.

Evaluación comparativa competitiva

Aquí está haciendo una comparación directa entre usted y un competidor en su industria. La aerolínea A puede comparar todos sus KPI de mantenimiento y cumplimiento del motor con los KPI de la aerolínea B.

Cuando su objetivo es alcanzar el nivel de las mejores prácticas de la industria, este es el camino a seguir. Pero hay una serie de desafíos. Si desea saber cómo hace algo un competidor directo, siempre puede intentar preguntarles directamente, con la esperanza de que le den respuestas honestas. O puede intentar obtener la información de otras formas, lo que puede crear problemas legales.

Evaluación comparativa funcional

Está trabajando con funciones similares o idénticas, pero están fuera de su industria inmediata. Por ejemplo, un hotel puede ver sus KPI relacionados con los registros y compararlos con los de una agencia de alquiler de automóviles. Misma función, diferente industria. O puede ver cómo Amazon selecciona los productos en sus almacenes y compararlo con cómo los técnicos de mantenimiento de su departamento encuentran las piezas de repuesto.

Puede ser difícil encontrar las funciones correctas para comparar, y las diferencias en las culturas corporativas pueden dificultar el trabajo con otras empresas. Una vez que supera estos desafíos, hay muchas oportunidades para mejorar su organización.

Evaluación comparativa genérica

Con este, está comparando KPI para funciones que no son iguales pero están relacionadas porque son el mismo concepto básico. Entonces, una compañía de taxis podría considerar los procesos para una ambulancia. Los taxis y las ambulancias son muy diferentes, y las personas los usan por razones muy diferentes, pero ambos servicios, en su base, se dedican a trasladar personas del punto A al punto B.

Una de las ventajas del benchmarking genérico es que es más fácil acercarse a otras empresas. Estás tan alejado de su industria que no se sentirán amenazados en absoluto. Pero esa distancia también significa que es más difícil encontrar el ajuste adecuado. Además, debido a que está buscando empresas muy ajenas a su industria, es más difícil saber quién es el mejor en su clase.

¿Cómo comparar el mantenimiento?

Repasemos los pasos del benchmarking competitivo. Básicamente, te haces diferentes preguntas en cada paso.

Planificar

¿Cuál es el proceso?

¿Qué son los KPI?

Buscar y observar

¿Qué empresa se considera la mejor?

¿Qué podemos aprender si comparamos esta empresa?

Analizar

¿Qué características hacen que su proceso sea superior?

¿Qué actividades debemos cambiar para lograr la paridad?

Adaptarse

¿Cómo nos permite el conocimiento adquirido mejorar nuestro proceso?

Mejorar

¿Cómo podemos implementar cambios en el proceso?

Los pasos adicionales implican el análisis de brechas, donde comienza a observar la distancia entre sus procesos actuales y lo que están haciendo los líderes de la industria. Una vez que vea dónde quiere terminar, puede comenzar a trazar su rumbo.

¿Cuándo dejar de realizar el mantenimiento de referencia?

Nunca. El objetivo no es convertirse en el mejor y luego detenerse. No estás escalando el Monte Everest. No hay pico. En cambio, está trabajando hacia la mejora continua. Una vez que haya bloqueado un proceso, pase al siguiente. Cada vez que obtiene un nuevo activo, hay nuevas oportunidades para comparar nuevos procesos.

¿Cómo reportar el benchmarking de mantenimiento?

Recuerde, si no puede medirlo, no puede compararlo. Necesitas datos confiables. Y la mejor manera de obtener datos confiables sobre sus operaciones de mantenimiento es con un software de mantenimiento. Un CMMS moderno basado en la nube es excelente para recopilar datos y luego mantenerlos seguros, protegidos y siempre actualizados. También garantiza que se pueda acceder a todos los datos de órdenes de trabajo y mantenimiento desde cualquier aplicación CMMS de escritorio o móvil. Una vez que tiene los datos, el software puede comenzar a trabajar en ellos, calculando una serie de KPI para usted. ¿Es posible comparar sin un CMMS? Por supuesto. Pero eso es lo mismo que preguntar:"¿Es posible caminar de Nueva York a Las Vegas?" La respuesta es sí, es posible. Pero ¿por qué no volar? Es mucho más rápido y fácil.