Software CMMS:cura para la mala gestión de inventario en los centros de atención médica

Imagine que está administrando el inventario de un hospital. Su éxito depende de tener respuestas precisas a preguntas como:"¿Qué artículos tengo?" y "¿Cuánto de cada artículo tengo?"

También necesitará una forma de mantener la precisión de sus respuestas a lo largo del tiempo. Los hospitales son entornos de ritmo acelerado, y la medicina moderna involucra una gran cantidad de dispositivos desechables de un solo uso. Los niveles de inventario pueden fluctuar considerablemente de un día a otro, incluso de una hora a otra.

La solución es la función de seguimiento de inventario de un software CMMS, que le permite mantenerse actualizado sobre cada artículo, hasta el último depresor de lengua.

Así es como puede funcionar. Cada vez que ingresa un nuevo inventario, se escanea y se agrega automáticamente a sus registros a través del CMMS. Debido a que todo el sistema está basado en la nube, la información está disponible desde cualquier lugar y en cualquier momento. El CMMS también puede rastrear cuándo se usan las cosas. Por ejemplo, cuando el motor va sobre una cama ajustable, las piezas de repuesto se indican en la orden de trabajo y cuando el técnico cierra la orden de trabajo, las piezas se eliminan automáticamente de sus registros de inventario.

Eso es impresionante, pero también es solo el comienzo. El seguimiento de inventario le brinda las respuestas a una amplia gama de preguntas importantes. La clave para responder a cada pregunta es usar su software CMMS para recopilar y mantener la información correcta sobre los artículos en su inventario. Veamos algunas de estas preguntas y cómo responderlas usando el software CMMS.

¿Cómo puedo encontrar rápidamente lo que necesito?

Información requerida: Nombre, descripción y Ubicación física.

No poder encontrar algo es exactamente lo mismo que no tenerlo en absoluto.

Asegúrate de incluir no solo el nombre del artículo, sino también una descripción. Aunque la mayoría de la gente sabrá el nombre exacto, algunos solo sabrán cómo se ve algo o qué hace. Agregar tanto el nombre como la descripción también resuelve el problema de los elementos que tienen más de un nombre. Los bajalenguas, por ejemplo, también se llaman espátulas, pero solo se usan para una cosa.

Si el inventario se divide entre varias instalaciones, asegúrese de incluir la ubicación de cada artículo. Esto puede ser tan general como la habitación en la que se encuentra o tan específico como el estante y la caja exactos, según el tamaño y la sofisticación de su sistema.

¿Cómo puedo comprar más?

Información requerida :Detalles de contacto del proveedor de compras, número de serie del número de pieza y listas de precios actuales.

Esta es toda la información que necesita para realizar un pedido de forma rápida y sencilla al reabastecerse. La verdadera ventaja de tener esta información para el seguimiento de inventario basado en CMMS es que *usted* no tiene que hacer pedidos; el CMMS lo hace por usted. Una vez que haya configurado los umbrales de reabastecimiento, el software puede usar los niveles existentes y los plazos de entrega estimados para calcular cuándo realizar el próximo pedido.

¿Qué hago si un artículo está defectuoso?

Información requerida: Detalles de contacto del fabricante, detalles de contacto del proveedor de compras y número de lote de garantía

La información sobre la garantía será crucial a la hora de decidir sus próximos pasos. En algunos casos, es posible que deba ponerse en contacto con el fabricante, mientras que en otros los reclamos de garantía los maneja el proveedor de compra. De cualquier manera, tener el número de lote podría ahorrarle dolores de cabeza en el futuro, porque puede rastrear fácilmente todo lo demás en su inventario que sea del mismo lote defectuoso e intentar devolverlo también

¿Cuándo necesito reabastecerme?

Información requerida :Criticidad

El nivel de crítica no está escrito en el costado de la caja. Es algo que tienes que calcular tú mismo para cada artículo en el inventario. Básicamente, es la respuesta a la pregunta "¿Qué tan difícil sería administrar este hospital sin este artículo?"

Podemos ver cómo funciona esto comparando un analizador químico con un desfibrilador. Puede parecer que el desfibrilador es más crítico, porque el dispositivo se usa para reiniciar el corazón de un paciente. Un analizador químico, por otro lado, parece menos crítico. Cuando está roto, los médicos simplemente no pueden ordenar análisis de sangre. Pero el analizador químico tiene una mayor criticidad. Es probable que solo haya un analizador químico en el laboratorio, pero hay muchos desfibriladores en todo el hospital. Si uno no está funcionando, hay muchos otros que sí lo están. Si el analizador químico no funciona, todo el laboratorio se detiene.

Una vez que haya determinado la criticidad, puede establecer niveles de inventario seguros y umbrales de pedido de piezas de repuesto. En el ejemplo anterior, es posible que tenga mucho para el analizador químico, pero ninguno en el lugar para los desfibriladores.

Conclusión

La gestión de inventario exitosa comienza con la determinación de lo que tiene y cuánto tiene. Pero no termina ahí. Al pensar en las preguntas que desea que se respondan, la historia que desea que le cuente el seguimiento de su inventario, puede determinar la información que necesita y cómo organizarla mejor dentro de su CMMS.

Referencias

PEW Research Center:Internet y tecnología (2017) Hoja de datos móviles.