Implementación de CMMS en 5 sencillos pasos

Durante las últimas dos décadas, los sistemas de software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) han sido la solución de gestión de mantenimiento preferida para un número creciente de clientes en un amplio espectro de sectores industriales, corporativos y de servicios. Y hay buenas razones para ello. Para empezar, los CMMS son sistemas de gestión automatizados sofisticados y robustos que utilizan miles de puntos de datos que, en un momento dado, proporcionan al usuario una visión general del funcionamiento de una instalación o, alternativamente, el estado de un equipo individual. Estos sistemas tienen la capacidad de monitorear los niveles de inventario, rastrear y administrar órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y, lo que es más importante, pueden determinar instantáneamente qué activos de la empresa requieren mantenimiento preventivo (PM). Es esta última característica, el mantenimiento preventivo, la que forma el epicentro y el aspecto más valioso de los CMMS. La introducción de PM en el software de gestión de mantenimiento ha sido responsable de la vida útil prolongada de los equipos, la mejora de la organización, la mejor gestión del tiempo y la utilización de la mano de obra y, en última instancia, la reducción de los costos operativos y el aumento de las ganancias de la empresa.

A pesar de lo poderosos que son los CMMS, su rendimiento óptimo y los ahorros de costos resultantes solo se pueden lograr mediante la implementación adecuada y el uso constante del sistema. Cuando se trata del plan de implementación de CMMS, esto se refiere a hacer que el software de gestión sea completamente operativo. Esto implica una serie de pasos que incluyen la planificación del sistema, la integración de datos, el desarrollo y la programación de PM y la capacitación del personal, así como el soporte técnico continuo. Sin la implementación adecuada del software CMMS, incluso el sistema con más funciones no alcanzará los objetivos previstos.

Los siguientes son cinco consejos sobre la implementación del software CMMS para garantizar que el sistema funcione como debería.

Una descripción general rápida de los 5 pasos de implementación de CMMS.

1. Obtenga información y comentarios del personal de mantenimiento
2. Evaluar los recursos de la empresa y establecer objetivos realistas de implementación de CMMS
3. Determinar roles y permisos de usuario
4. Desarrolle un programa de mantenimiento preventivo (PM)
5. Sométase a una incorporación y capacitación exhaustivas de los usuarios

Comprendamos cada paso en detalle.

1. Obtenga información y comentarios del personal de mantenimiento

Incluso antes de comprar un sistema CMMS, es esencial que todos los miembros del personal estén completamente involucrados en un enfoque de gestión de mantenimiento. Este es el primer paso para asegurar una implementación exitosa de CMMS. Obtener información de quienes utilizarán el sistema garantizará que tendrá las características que mejor se adapten a las necesidades, los desafíos y los objetivos de la empresa, ya sea reduciendo los costos de mantenimiento reactivo o correctivo, disminuyendo el tiempo de inactividad del equipo o reduciendo la utilización de los técnicos. También es durante este tiempo que el equipo de mantenimiento debe decidir cómo se personalizará el CMMS según las necesidades de la empresa. Por ejemplo, esto implica identificar qué activos, inventario y usuarios se incluirán en la base de datos del sistema. Estas opciones tendrán una gran influencia en el alcance de la operación del sistema CMMS, así como en el tiempo y la complejidad que tomará la fase de implementación de la integración de datos.

2. Evalúe los recursos de la empresa y establezca objetivos realistas de implementación de CMMS

Como se acaba de señalar, durante la fase de implementación de un sistema automatizado, todos los datos críticos relacionados con el inventario, los activos y los usuarios se ingresan en el software CMMS. Este es un momento en el que los dueños de negocios deben evaluar cuidadosamente sus propias capacidades. Hay una serie de opciones disponibles para esta fase de implementación del software CMMS según las necesidades, el tiempo y los recursos de los clientes. Algunos clientes que tienen el tiempo y los recursos técnicos internos pueden preferir realizar la integración de datos por su cuenta. Cuando existe una base de datos de activos e inventario existente, el cliente puede migrarla al nuevo CMMS o con la ayuda de los técnicos proporcionados por el proveedor. Los proveedores de CMMS ofrecen a los clientes una selección de soportes en forma de auditorías internas o soporte técnico remoto y telefónico para fines de implementación de CMMS.

Ya sea que los propietarios de la empresa elijan realizar su propia auditoría de activos e inventario o que un especialista en tecnología de un proveedor lo haga por ellos, estos son algunos parámetros para establecer plazos realistas para estos procesos:

• Empresas con 0- 100 activos =30 días
• Empresas con 200 activos =45 días
• Empresas con 201-500 activos =90 días

3. Determinar los roles y permisos de los usuarios

Muchos sistemas CMMS permiten que los gerentes de mantenimiento asignen diferentes niveles de acceso al software CMMS. Esto significa que algunos usuarios pueden tener acceso a todas las partes del sistema mientras que otros (quizás en diversos grados) no lo tendrán. Esto es particularmente útil cuando los usuarios difieren según sus roles, responsabilidades e incluso ubicaciones de sitios. Los gerentes de mantenimiento deben tener en cuenta estas variables al asignar acceso de usuario durante el proceso de implementación de CMMS.

4. Desarrolle un programa de mantenimiento preventivo (PM)

Un programa de mantenimiento preventivo personalizado es la característica más valorada de los CMMS. Por esa razón y también porque no hay dos empresas iguales, debe configurarse para satisfacer las necesidades únicas de una organización. Su desarrollo es un aspecto crítico de la implementación de CMMS. Esta parte del proceso implica revisar los historiales de reparación de los equipos y, al mismo tiempo, tener en cuenta el ciclo de producción de la empresa. Al hacerlo, se puede priorizar el equipo en función de la antigüedad y/o la frecuencia de reparación. Por otro lado, los programas de mantenimiento preventivo se pueden establecer durante tiempos de bajo uso y/o fechas de inspección.

5. Realice una incorporación y capacitación exhaustivas de los usuarios

Estas dos funciones de implementación del software CMMS nunca deben pasarse por alto ni minimizarse porque sin ellas todos los demás esfuerzos podrían resultar inútiles. La efectividad de un sistema de gestión de mantenimiento depende en gran medida del uso consistente y apropiado por parte del personal de mantenimiento. La incorporación y el soporte técnico continuo son dos formas de garantizar que el CMMS esté haciendo el trabajo que debe hacer.
Como es el caso con los soportes descritos anteriormente, muchos proveedores de CMMS también incluyen en sus paquetes de sistema una variedad de recursos continuos y de incorporación para ayudar a los usuarios en el uso del sistema al principio y a lo largo del tiempo. Estos recursos están disponibles como manuales en línea, videos, correo electrónico, chat y grabaciones de seminarios web, así como soporte telefónico.

No hay duda de que los CMMS son excelentes productos de gestión de mantenimiento. Sin embargo, a pesar de sus antecedentes comprobados, ninguno alcanzará su potencial sin la implementación adecuada del sistema, incluida la capacitación de los usuarios. Al considerar el costo total de los sistemas de gestión de mantenimiento, los propietarios de negocios deben sopesar los costos de los servicios en el tiempo y el personal necesarios para la implementación del software CMMS frente a los costos asociados con los servicios de soporte adicionales a través de un proveedor. Una revisión cuidadosa de los objetivos, el presupuesto y los recursos de una empresa guiará a los propietarios de negocios en la selección de los servicios de incorporación e implementación de CMMS que mejor se adapten. Invertir en servicios de implementación de CMMS, ya sea internamente o a través de un proveedor, garantiza la configuración adecuada del sistema, mientras que los soportes de incorporación conducen a una mayor adopción por parte de los usuarios que, a su vez, conduce a la eficiencia de las operaciones, una mayor vida útil de los equipos, costos reducidos y un mayor retorno de la inversión.