5 maneras en que el software CMMS mantiene organizado su trabajo de mantenimiento

El software de gestión de mantenimiento computarizado es una herramienta increíble que ayuda a los profesionales de mantenimiento a organizarse mejor. El software CMMS agiliza los procesos de mantenimiento, desde solicitudes simples hasta órdenes de trabajo, mantenimiento preventivo, gestión de inventario y seguimiento del tiempo de inactividad.

Con las actividades diarias siempre en movimiento, mantener juntas las órdenes de trabajo y otra información es un desafío. Si sabe cómo usar mejor su software de mantenimiento, completar el trabajo que debe hacerse es mucho más fácil. Aquí hay cinco beneficios del software de órdenes de trabajo CMMS para organizar mejor y mejorar la eficiencia en sus departamentos de mantenimiento.

Categorizar trabajo de mantenimiento

Por lo general, las órdenes de trabajo pueden variar entre diferentes acciones y responsabilidades. Dependiendo de los detalles relacionados con una orden de trabajo, puede haber diferentes procedimientos a seguir. Algunos trabajos pueden estar relacionados con la infraestructura, mientras que otros son para la reparación de equipos. La asociación adecuada de órdenes de trabajo relacionadas ayuda a encontrar patrones en el mantenimiento de las instalaciones. También puede haber proyectos o departamentos que necesiten distinguir su historial de órdenes de trabajo del resto de las órdenes de trabajo

Un recurso para usar en CMMS es el software de órdenes de trabajo. Cree nombres personalizados de actividades y departamentos de mantenimiento (plomería, electricidad, pisos, etc.). Cualquier orden de trabajo creada se puede archivar en una de las categorías que la asociará con cada orden de trabajo de la misma categoría o subcategoría.

Al crear una lista de categorías y subcategorías, puede organizar mejor las actividades de mantenimiento entre sí y estructurar mejor los informes de mantenimiento. Esto puede revelar patrones en averías o departamentos que tienen problemas de mantenimiento más críticos.

Asignar permisos de usuario para roles de mantenimiento

Si tiene varios usuarios en su sistema de software de gestión de mantenimiento, tenga en cuenta lo que ven los técnicos y los miembros del equipo de mantenimiento. Si su rol es monitorear el sistema eléctrico, probablemente no deberían recibir órdenes de trabajo para limpiar las ventanas cuando inician sesión. Los gerentes, cuya función es verificar el trabajo completado, deben ser los únicos que marquen las órdenes de trabajo como completadas. Para ayudarlos a concentrarse, su acceso de usuario solo debe estar relacionado con sus roles y responsabilidades.

Dependiendo de su software, puede tener un número fijo de licencias de usuario para su sistema de mantenimiento. Tómese un tiempo para revisar el rol de cada persona y en qué están configurados sus permisos de usuario. Si es necesario, muchas compañías de software tienen soporte técnico disponible para ayudarlo. Comuníquese con ellos para que lo ayuden a explicar qué acceso de usuario debe tener cada miembro.

Programar informes de mantenimiento

Como se mencionó anteriormente, la generación de informes puede llevar mucho tiempo sin las herramientas adecuadas. Si conoce el tipo de informes de mantenimiento que necesita rastrear, muchos sistemas de software pueden tenerlos preestablecidos para usted. Con Hippo CMMS, nuestros clientes crean informes guardados para revisar la actividad de mantenimiento específica:tiempo de inactividad del equipo, costos de reparación, rendimiento del proveedor, etc. Estos están disponibles para ver o se han programado para enviarse a una lista de correo electrónico con regularidad.

Minimice o elimine el papeleo

Mejorar la gestión de órdenes de trabajo implica utilizar el mejor método para realizar un seguimiento del proceso de principio a fin. Las órdenes de trabajo impresas pueden perderse entre la transferencia de una persona a otra. Esto hace que sea más difícil de recordar para revisiones importantes. Puede ser una verdadera molestia buscar contenido y documentos cuando más los necesita. Por eso es útil considerar la alternativa al papel, que es menos papel o nada.

Si es posible, escanee sus copias impresas de los manuales del equipo o los manuales de operación y mantenimiento para guardarlos en su computadora. Estos se pueden cargar en su software como archivos PDF para que pueda acceder a ellos cuando sea necesario.

Importar proveedores y contactos de proveedores

Al ponerse en contacto con los proveedores para el servicio, siempre es bueno optimizar el proceso en la medida de lo posible. Proporcionar la información correcta es clave para obtener el servicio o la cotización de precios necesarios.

Al importar los contactos de sus proveedores, puede asociar proveedores directamente a órdenes de trabajo en su sistema. Esto luego se convierte en una herramienta para hacer un seguimiento y revisar el desempeño del proveedor a lo largo del tiempo. También es útil saber si está recibiendo el mejor valor. Establezca un informe programado del rendimiento de los proveedores con las órdenes de trabajo asignadas a ellos. Puede ver si está obteniendo un gran valor o si es hora de buscar otro proveedor.

Con el uso de estos recursos puede aligerar la carga de la organización del día a día. Configuración de categorías y subcategorías apropiadas para recordar tareas relacionadas. Estructure la cuenta de cada usuario en el sistema según sus roles relevantes en el equipo de mantenimiento. Busque programar los informes de mantenimiento con anticipación para trabajar correctamente en la revisión de la información. Tener a sus proveedores en su software cmms (también conocido como software de gestión de instalaciones) puede ayudar a agilizar la comunicación y revisar su rendimiento.

Al planificar con anticipación, reducir lo que no se necesita y simplificar los pasos, se necesita menos tiempo para hacer más en su carga de trabajo.