Selección del software CMMS en tres sencillos pasos

Probablemente sea seguro asumir que si ha encontrado este artículo, es muy probable que esté pensando en una alternativa a su enfoque actual de gestión de mantenimiento. Afortunadamente, está en buena compañía porque hay un número creciente de empresas de todos los tamaños y en todos los sectores de la industria que también buscan formas más eficientes de administrar sus operaciones y, a su vez, mejorar sus resultados. El aumento de la competencia en el mercado, las demandas económicas y los cambios tecnológicos son los principales motivadores para realizar un cambio. Los propietarios de las empresas también se están dando cuenta de que sus enfoques tradicionales de lápiz y papel para realizar un seguimiento de las operaciones comerciales son limitados para poder satisfacer las demandas actuales. La solución para un número creciente de empresas es el software del Sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS).

¿Qué es un CMMS?

Para aquellos que no están familiarizados con los sistemas de gestión de mantenimiento, el software CMMS es muy sofisticado y utiliza miles de puntos de datos que, en un momento dado, pueden proporcionar al usuario una visión general del funcionamiento de una instalación o, alternativamente, el estado de un equipo individual. Se adaptan bien a empresas que abarcan una amplia gama de sectores industriales, de servicios y corporativos, incluidos la fabricación, la minería, la atención médica y la hospitalidad, por nombrar algunos. En términos de funcionalidad, estos sistemas ofrecen a las empresas la capacidad de monitorear los niveles de inventario, realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo.
La industria del software CMMS se esfuerza por mantenerse al tanto de la tecnología y los cambios de la industria al evolucionar continuamente y responder mejor a las necesidades cambiantes de sus clientes. Las innovaciones recientes en el software de gestión de mantenimiento incluyen interfaces seguras basadas en la nube, accesibilidad de dispositivos móviles y funcionalidad sin papel que aumenta aún más la facilidad de uso. De todas sus capacidades, el mantenimiento preventivo es la función que tiene el mayor atractivo para la mayoría de las empresas porque está completamente automatizado y ya no depende de los gerentes de mantenimiento para programar controles de mantenimiento continuos. Utilizado como está diseñado, el software CMMS ofrece a las empresas la oportunidad de una mayor eficiencia y productividad con un excelente retorno de la inversión (ROI) y un mayor resultado final.
Para aquellos que han comenzado a explorar el mundo de la gestión automatizada de instalaciones utilizando software de gestión de instalaciones, la tarea puede parecer un poco desalentadora; no solo por la cantidad de proveedores que existen, sino también por las diferentes opciones y formatos disponibles para los compradores potenciales. Como ya habrá descubierto, se ha escrito mucho sobre cómo seleccionar el sistema de software CMMS adecuado para su negocio. Aquí espero simplificar el proceso consolidando en tres sencillos pasos gran parte de la información que existe. Esto ayudará a agilizar la forma de abordar su búsqueda y luego lo guiará para tomar decisiones informadas.

Determinar los requisitos de funciones de CMMS

Un punto de partida importante en la selección de un software CMMS es tener claro lo que necesita en un software de gestión de mantenimiento y cómo planea utilizarlo. Para tomar esta determinación, lo mejor es reunir un equipo de personal de mantenimiento para analizar los desafíos asociados con el enfoque de mantenimiento actualmente en vigor y lo que se necesita para superarlos. Por ejemplo, algunas empresas tienen dificultades para administrar las órdenes de trabajo. En estos casos, será beneficioso contar con un sistema de software GMAO automatizado que permita acceder al sistema mediante dispositivos móviles. Para las empresas que crecen rápidamente, es importante seleccionar un sistema que se adapte al potencial de crecimiento de una empresa respondiendo a las necesidades comerciales crecientes y cambiantes. Finalmente, considere los recursos y capacidades de su empresa. Esto es especialmente importante al elegir entre formatos de software CMMS basados ​​en la nube y en el sitio. Si su empresa no tiene un técnico interno que pueda mantener el sistema, sería mejor seleccionar un sistema basado en la nube fácil de usar y sin mantenimiento. Debido a que el éxito del software CMMS depende del uso apropiado y regular, seleccionar un sistema que sea fácil de usar motivará al personal de mantenimiento a adoptarlo. Para asegurarse de que la solución que elija se ajuste bien a su negocio, cree una lista de las características que está buscando en función de sus necesidades y capacidades.

Determina lo que estás dispuesto a gastar

La compra de un sistema de software CMMS es una gran inversión en términos de tiempo, dinero y recursos. Hay una amplia gama de paquetes que ofrecen una variedad de características y soportes. Preste atención a lo que los proveedores incluyen en su precio base, ya que a menudo los paquetes de menor precio no incluyen soporte técnico continuo. Mientras que los formatos de software CMMS en el sitio vienen con una etiqueta de precio más alta por adelantado, los formatos basados ​​en la nube requieren tarifas de suscripción anuales. Dado que el tiempo es dinero, tenga en cuenta el costo de implementar el software CMMS internamente en lugar de hacer que el proveedor realice una auditoría. Considere cuidadosamente el costo total del software CMMS, incluido el costo del soporte técnico interno para los sistemas en el sitio y cualquier otro costo de opción adicional para todos los tipos y paquetes de formato de sistema.

Considerar las necesidades futuras y la expansión

Debido a que hacer el cambio a un CMMS pretende ser un compromiso a largo plazo, es vital considerar lo que se avecina. Así como los cambios en la industria, la tecnología y el clima económico han motivado a los dueños de negocios a reemplazar su gestión de operaciones basada en hojas de cálculo con software CMMS automatizado, es importante mirar hacia el futuro en términos del potencial de crecimiento de la empresa y el cambio al elegir un sistema. Aunque es imposible predecir el futuro, el historial de crecimiento de una empresa, así como las tendencias de la industria, pueden ofrecer una pista de lo que podría esperarse. Los temas clave son la personalización y el potencial de expansión. Tener un sistema de software CMMS que sea robusto y reflexivo significa que puede adaptarse a los cambios cuando sucedan.

La decisión de comprar un CMMS es importante y no debe tomarse a la ligera. Tómese su tiempo y haga su investigación. Hable con varios proveedores y haga preguntas. Asegúrese de que las necesidades, las capacidades y el presupuesto de su empresa coincidan con el producto que está considerando.