Errores del plan de mantenimiento preventivo que se deben evitar

A medida que las empresas crecen en tamaño y complejidad, las tareas de mantenimiento que antes se gestionaban con "lápiz y papel" o con enfoques de hojas de cálculo ahora se encuentran deficientes. Y cuando se trata de los costos de mantenimiento adicionales asociados con las asignaciones de tiempo, recursos y personal, aquí es donde se ha encontrado que estos enfoques son más deficientes.

Para superar estas limitaciones, se ha llevado a cabo una reelaboración completa de la gestión de activos; tanto en términos del enfoque utilizado como de los métodos empleados. En el pasado, el mantenimiento de activos se realizaba de forma reactiva; lo que significa que las reparaciones se trataron a medida que surgieron. Si bien puede haber algunas ganancias a corto plazo con las reparaciones realizadas "según las necesidades", los costos a largo plazo de las paradas de operación, así como el reemplazo (en lugar de la reparación) de los equipos, tienden a ser mucho más altos. Instituir un programa de mantenimiento preventivo para todos los activos importantes es una forma en que un número creciente de empresas están superando reparaciones imprevistas y costosas. En contraste con un enfoque de mantenimiento reactivo, el mantenimiento preventivo se realiza mientras el equipo aún está funcionando, evitando así averías inesperadas y prolongando su vida útil.

Durante las últimas dos décadas, los sistemas de software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) se han convertido cada vez más en la solución de gestión de mantenimiento preferida por empresas que representan una amplia gama de sectores industriales, de servicios y corporativos. Estos sofisticados y sólidos sistemas automatizados utilizan miles de puntos de datos que, en un momento dado, brindan al usuario una descripción general del funcionamiento de una instalación o, alternativamente, el estado de un equipo individual. Estos sistemas tienen la capacidad de monitorear los niveles de inventario, realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y, lo que es más importante, pueden determinar instantáneamente qué activos de la empresa requieren mantenimiento preventivo. Los CMMS ofrecen a los dueños de negocios un software de gestión de instalaciones eficiente que, a lo largo del tiempo, ofrece beneficios tales como una mayor eficiencia organizativa, una vida útil más prolongada de los equipos, una mejor gestión del tiempo y utilización de la mano de obra y, en última instancia, costos reducidos y mayores ganancias.

Si bien los programas de mantenimiento preventivo generados por CMMS se consideran un salto cuántico en la gestión de instalaciones, la implementación adecuada es clave para su éxito final. Para ayudar en una implementación exitosa, aquí hay cinco trampas que se deben evitar al crear un plan de mantenimiento preventivo:

Sin claridad sobre los objetivos del plan de mantenimiento preventivo

Cada empresa es única en términos de su operación, recursos e industria. Al planificar un programa de PM, es importante examinar las expectativas. Un punto de partida en este proceso es un examen cuidadoso de las asignaciones de recursos y mantenimiento de una instalación, así como sus activos, incluidas sus edades e historiales de reparación. Estos factores deben tenerse en cuenta ya que el alcance de un plan de PM depende en gran medida del tamaño y la estructura de una empresa. Sin duda, mejorar las ganancias y el retorno de la inversión (ROI) son objetivos comerciales comunes para todas las empresas, pero la pregunta sigue siendo, ¿cómo se traducen en objetivos de PM? Para las empresas en una curva de crecimiento, puede significar maximizar la utilización del personal. Por otro lado, para las empresas que recientemente han hecho la transición a nuevos equipos y tecnologías, puede significar encontrar formas de usarlos de manera más eficiente. Al aclarar los objetivos de mantenimiento de una empresa, se pueden establecer prioridades para un programa de PM.

Tener una lista de inventario inclusivo por encima o por debajo

Desarrollar una lista de inventario es un precursor esencial para implementar un programa de PM. El desafío en este sentido es determinar qué activos deben o no incluirse en este programa. Aunque no existe una fórmula estándar para tomar esa determinación, existen algunas pautas para ayudar a los gerentes de mantenimiento a seleccionar los activos que se beneficiarán más de la gestión de rutina. Los mejores candidatos para la inclusión son aquellos activos con las siguientes características:

• Una función operativa crítica
• Modos de falla que se pueden prevenir con mantenimiento de rutina
• Una probabilidad de falla que aumenta con el tiempo o el uso

Por otro lado, el equipo que experimenta fallas aleatorias no relacionadas con el mantenimiento (es decir, placas de circuitos) o que no cumple una función crítica, es menos adecuado para un programa de PM. Incluir solo los activos más adecuados para los PM aumentará su eficiencia y ayudará a cumplir los objetivos establecidos para el programa.

No crear un programa de mantenimiento preventivo no es una empresa de "talla única". De hecho, uno de los grandes beneficios de un software de mantenimiento preventivo es que se puede personalizar para satisfacer las necesidades de cualquier empresa. Por esa razón, es importante no solo establecer qué activos se incluirán en el programa, sino también decidir con qué frecuencia se deben realizar los controles de rutina. Hay una serie de factores que intervienen en esta determinación, incluidos el tamaño y el alcance de la operación, el tipo, la antigüedad y el historial de reparación de los activos que se mantendrán, así como los protocolos de mantenimiento recomendados establecidos por los fabricantes de equipos. Al evaluar los informes de PM una vez que un programa ha estado implementado durante aproximadamente seis meses, se pueden realizar cambios si es necesario, para mejorar aún más las operaciones y la rentabilidad.

No contar hoy con los apoyos del sistema adecuados

Muchos CMMS están basados ​​en la web y no requieren la instalación de software en las computadoras de la empresa. También significa que se puede acceder a estos sistemas usando cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet. Por otro lado, también hay sistemas excelentes que requieren que se agregue un software de administración de mantenimiento junto con especificaciones mínimas del sistema de hardware (es decir, velocidad del procesador, RAM y almacenamiento). Independientemente del sistema CMMS elegido, es importante saber qué soportes se requieren; ya sean dispositivos móviles que aumentarán el acceso al CMMS basado en la nube o hardware informático específico que se adaptará a la ejecución del software de mantenimiento.

Capacitación inadecuada de los usuarios de CMMS

Un programa de PM exitoso depende en gran medida de los usuarios que lo implementarán. Si no se utiliza el programa PM de manera constante y adecuada, no se lograrán los objetivos previstos. La realidad es que algunos empleados de mantenimiento pueden resistirse al cambio o incluso sentirse intimidados por un cambio hacia un sistema automatizado que viene con un componente básico de capacitación. Los proveedores de CMMS pueden ayudar a los empleados a superar esta barrera y fomentar el cumplimiento a través de una variedad de opciones de incorporación que incluyen manuales en línea, videos de capacitación, grabaciones de seminarios web, capacitación interna, así como soporte continuo por correo electrónico, chat y teléfono.

Conclusión

El software de mantenimiento preventivo es una característica central de los sistemas CMMS. También es una herramienta poderosa para las empresas que desean operar mejor, más rápido, de manera más inteligente y, ¡sí, más eficiente! Encontrar un programa PM generado por CMMS que sea adecuado para su empresa es solo una parte de la "ecuación de resultados". La otra parte depende de que los gerentes de mantenimiento la implementen con éxito.