Gestión de las instalaciones hoteleras:qué buscar

Los gerentes de instalaciones en la hospitalidad ahora están utilizando soluciones de software hotelero para mejorar su funcionamiento. Cuando se trata de software de mantenimiento, y al examinar las diferentes opciones, puede parecer abrumador. Si desea el software de mantenimiento adecuado para su hotel, considere los factores que más afectan a su equipo.

Concéntrese en qué preguntas están relacionadas con lo que hace su equipo de mantenimiento todos los días. Con este software:

¿Esto me ayudará a planificar mis actividades de mantenimiento preventivo?

¿Mi personal puede usar esto para comunicarse de manera efectiva?

¿Existen limitaciones sobre dónde y cómo podemos acceder al software?

¿Existen funciones y recursos para ayudar a mi equipo a cumplir nuestros objetivos?

Estas son preguntas que desea evitar hacer después de haber realizado una compra. Es por eso que el acceso a las herramientas adecuadas y al sistema correcto puede ayudar. Aquí hay cuatro funciones clave que debe tener en cuenta cuando busque el software de mantenimiento adecuado para su hotel o resort.

Programación de mantenimiento y herramientas de calendario

La hospitalidad requiere que sus hoteles se vean y funcionen de la mejor manera para la estadía de sus huéspedes. Para hacer eso, su equipo de mantenimiento debe estar a la vanguardia del juego. El obstáculo más grande al que se enfrentan muchos hoteles es quedarse atrás con las tareas de mantenimiento preventivo y las inspecciones de rutina. Esto genera problemas como averías en el equipo o daños a la propiedad que no se reparan durante días.

Las herramientas de programación iniciales pueden implicar enviar por correo electrónico el trabajo programado o asignar tareas para el día. Este puede ser un método útil; sin embargo, con el tiempo, puede volverse más difícil de manejar. Lo importante con la programación es que su equipo puede ser proactivo en lugar de reactivo. Si surgen otros problemas a lo largo del día, el trabajo programado no se queda en el camino.

Lo que los hoteles buscan en el software de mantenimiento es la capacidad de estructurar y realizar un seguimiento de todas sus actividades de mantenimiento de rutina de manera eficiente. El mantenimiento preventivo es una de las características más utilizadas en el software de mantenimiento de edificios. Esto implica software de mantenimiento preventivo y módulos para crear órdenes de trabajo programadas, actividades enfocadas en el mantenimiento y la reparación proactivos. La mayoría de los programas brindan herramientas para programar órdenes de trabajo específicas para que ocurran de manera rutinaria. Esto se puede hacer según el calendario, la lectura del medidor o las horas de tiempo de ejecución.

También hay calendarios interactivos disponibles en el software CMMS. El calendario le brinda una vista de sus órdenes de trabajo programadas y ayuda a preparar a su equipo. Si una orden de trabajo en particular requiere una preparación adicional, establezca un recordatorio por correo electrónico con días de anticipación.

Software de solicitud de mantenimiento

Su mantenimiento es responsable de completar las órdenes de trabajo y las tareas de mantenimiento. Sin embargo, no tienen por qué ser los únicos que comunican las necesidades de mantenimiento de las instalaciones de sus hoteles. Su recepción y el resto del personal de hospitalidad son útiles para vigilar los problemas del edificio y los equipos de servicio. Pueden notificarle a usted o a su gerente sobre las quejas de los huéspedes, por ejemplo, un inodoro roto o una habitación sin aire acondicionado.

Aunque los empleados pueden ayudar a sacar a la luz los problemas, es posible que no puedan enviar una orden de trabajo ellos mismos. El personal puede tener un conocimiento limitado de los detalles del equipo o no estar seguro de la causa de la queja de un huésped. Un portal web simple es una alternativa popular. Esto le da al personal de servicio la capacidad de enviar problemas de mantenimiento a los técnicos que reciben de los huéspedes a lo largo del día. Luego, las solicitudes se pueden aprobar y convertir en órdenes de trabajo que automáticamente brindan actualizaciones de estado al remitente. Esto permite que el personal de servicio del hotel asegure a los clientes que su aire acondicionado roto o tope de puerta dañado se manejará.

Acceso desde cualquier ubicación

Tener una computadora de mantenimiento estacionaria puede ser ineficiente para grandes hoteles o cadenas hoteleras. Las soluciones de software basadas en la web permiten que toda su organización tenga un sistema de software de mantenimiento al mismo tiempo que brinda a los técnicos y al personal la flexibilidad de trabajar desde cualquier computadora de la empresa. Esto también ayuda al personal de servicio a enviar las quejas de los huéspedes directamente desde la recepción.

Sin embargo, es posible que no desee que su equipo de mantenimiento de instalaciones se limite a trabajar desde su computadora de escritorio o de oficina. Los dispositivos móviles para el software de mantenimiento hotelero pueden ser vitales para reaccionar y responder a las actividades diarias con mayor rapidez. Cuando los técnicos actualizan o completan las órdenes de trabajo, pueden actualizar las tareas de mantenimiento en tiempo real.

Notificaciones automáticas e informes de mantenimiento

Los informes regulares no siempre son fáciles de preparar. Las herramientas de notificación pueden ser útiles, pero no siempre relevantes para su flujo de trabajo establecido. La solución de software de mantenimiento adecuada debería brindarle flexibilidad para configurar los recordatorios y alertas correctos para su equipo a fin de mantenerlos preparados para próximas activaciones o problemas urgentes.

La alta gerencia o el CFO pueden querer informes detallados sobre costos y actividades laborales. Use informes de mantenimiento programado para planificar con anticipación; establezca los parámetros de lo que desea que su software de mantenimiento recuerde en su historial de órdenes de trabajo. Luego, configure una lista de recepción de correo electrónico para recibir sus informes automáticamente en una fecha programada en lugar de compilar informes manualmente cada vez.

Los informes de mantenimiento detallados pueden resultar difíciles de mantener actualizados manualmente. Esto es especialmente cierto para el mantenimiento de edificios de hoteles ocupados en múltiples ubicaciones. Incluso las empresas con software existente enfrentan desafíos si su sistema no es fácil de usar o accesible para el equipo de mantenimiento.

El software de mantenimiento de instalaciones en hoteles puede ser una herramienta útil para su equipo de mantenimiento, pero también debe proporcionar soluciones para mejorar la experiencia de los huéspedes. Una avería inesperada en el equipo de servicio podría causar inconvenientes a un huésped durante sus vacaciones. Las respuestas lentas a las quejas de los huéspedes también pueden reducir la satisfacción general del cliente.

Los técnicos a menudo no interactúan directamente con la mayoría de los huéspedes del hotel. Sin embargo, el mantenimiento de las instalaciones juega un papel importante en si los clientes regresan o no para otra noche. La gestión del mantenimiento de los hoteles implica numerosos retos cada día; su software debe ser una herramienta para respaldar esos desafíos. Utilice su software para aclarar lo que hace su personal de mantenimiento y mejorar la forma en que su equipo realiza el trabajo.