Optimice su programa de mantenimiento con estos cinco sencillos pasos

Aproveche al máximo su programa de mantenimiento

Cuando una organización toma la decisión de avanzar en la compra de un CMMS (sistema de gestión de mantenimiento computarizado) o actualizar uno existente, implica mucha deliberación. Como es un hecho establecido, invertir en un CMMS implica tanto tiempo como dinero. Aquí hay cinco pasos que recomendamos para ayudar a una organización a obtener el mayor retorno de la inversión y optimizar el uso del software de mantenimiento preventivo.

Paso uno:asegúrese de tener una aceptación fuerte y temprana por parte de la gerencia y los usuarios

Como cualquier otra herramienta de gestión empresarial, los softwares CMMS solo pueden hacer su trabajo si las personas lo hacen parte de sus rutinas de trabajo diarias. Para ayudar a mejorar las tasas de adopción de los usuarios, se requieren comentarios de los usuarios y la administración sobre lo que se desea y se necesita del sistema. A continuación, esa entrada se utiliza cuando se investigan opciones y proveedores de software. Esto ayudará a garantizar que el sistema CMMS seleccionado se ajuste mejor a los flujos de trabajo y prácticas comerciales actuales de la empresa, así como a las necesidades de quienes lo utilizarán. Además, una vez que se implemente el nuevo sistema, los gerentes de proyecto estarán en condiciones de predicar con el ejemplo y alentar a sus compañeros de equipo a usar el sistema de manera efectiva.

Paso dos:conéctelo a otros sistemas donde sea posible

La vinculación de los sistemas comerciales ayudará al usuario a tomar mejores decisiones y evitará la molestia de volver a ingresar datos de un sistema a otro. El usuario podrá evitar la tarea innecesaria de la entrada de datos duplicados que requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Cuando se trabaja en un solo sistema conectado, los datos se actualizarán automáticamente en el sistema. Usando este método, el usuario siempre estará trabajando con los últimos datos actualizados.

Compartir y comunicarse dentro y entre departamentos se vuelve mucho más fácil. Con un programa de mantenimiento integrado, todos tienen acceso a los mismos datos. Ya no es necesario exportar información de un sistema y luego reformatearla antes de compartirla con colegas. Al reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas, se puede dedicar mejor tiempo a otras cosas, como el desarrollo de productos, el marketing y el crecimiento del negocio. Las ganancias de productividad son un resultado importante del uso del sistema CMMS.

Paso tres:establezca expectativas claras e invierta en capacitación

Cada vez que se compra un programa de mantenimiento, es fundamental establecer las expectativas de uso desde el principio. Sin esto, es posible que el usuario no pueda alcanzar plenamente sus resultados comerciales. Al identificar objetivos de uso específicos, los miembros del equipo estarán más inclinados a usar el software tanto como sea posible y estarán satisfechos con los resultados.

Además de identificar sus expectativas, también es importante asegurarse de que el personal sepa cómo usar el sistema con capacitación práctica para lograr estos objetivos. La capacitación debe estar orientada a satisfacer las necesidades únicas de los miembros del equipo o del departamento. Tener materiales de capacitación fácilmente disponibles después de la primera sesión de capacitación en vivo es un recurso de referencia útil. Es una buena idea hacer un seguimiento con otra sesión de capacitación programada seis meses después de que el sistema se haya puesto en marcha. La capacitación adicional, una vez que el personal ya está familiarizado con el sistema, es útil porque brinda a los usuarios la oportunidad de obtener respuestas a nuevas preguntas y permite que la gerencia refuerce sus expectativas.

Paso cuatro:utilice paneles personalizados para destacar la información más importante

En el entorno acelerado de hoy, tener acceso rápido y fácil a la solicitud de mantenimiento crucial es fundamental para las operaciones exitosas de la instalación. Aquí es donde entran en juego los paneles de software de gestión de instalaciones. Muchos de ellos, incluido el nuestro en Hippo CMMS, ofrecen paneles personalizables que muestran rápidamente datos esenciales. Esto hace que hacer el trabajo sea más fácil de muchas maneras, como reducir la necesidad de leer informes extensos y acceder fácilmente a las órdenes de trabajo, el uso del equipo y las listas de inventario. Tener este tipo de información a primera vista ahorra tiempo, a la vez que asegura que las decisiones que se tomen se basarán en los datos más recientes. Con herramientas de gestión empresarial como CMMS, las empresas tendrán la confianza de que las decisiones importantes se basarán en datos precisos y actualizados.

Hippo CMMS lleva los tableros tradicionales a un nivel completamente nuevo. Con ellos, puedes:

• Importe manuales de activos, imágenes y otra información para facilitar el acceso.
• Almacenar mapas de rutas y dibujos para mejorar el mantenimiento de la flota
• Cree pantallas personalizadas para satisfacer las necesidades de su empresa
• Ver resúmenes interactivos de órdenes de trabajo
• Recopilar toda la información de activos y equipos (desde imágenes de modelos hasta etiquetas) en planos de planta interactivos

Estos paneles son ideales para organizaciones grandes con múltiples instalaciones en las industrias de atención médica, gobierno, hotelería, restaurantes, comercio minorista y educación.

Paso cinco:realice comprobaciones periódicas del sistema

Hacer mantenimiento preventivo en CMMS es un ejercicio importante pero a menudo pasado por alto. Idealmente, los controles de rutina programados se realizan en CMMS cada seis meses. Algunas cosas a considerar son:

• ¿Mi software está actualizado?
• ¿Estoy recibiendo los informes que necesito?
• ¿Hay otras cosas que podríamos automatizar con el software?

Al ejecutar estas comprobaciones de rutina, también es un buen momento para evaluar si los usuarios actuales tienen alguna pregunta o si algún empleado nuevo necesita capacitación en el sistema.

Al seguir estas prácticas de mantenimiento preventivo, estará bien encaminado para aprovechar al máximo su CMMS.

Hippo CMMS se esfuerza por ser líder en la gestión de mantenimiento simple. Esto se logra mediante el desarrollo de software rentable y fácil de usar y el mejor soporte para nuestros clientes. Si desea explorar más a fondo nuestro software líder en la industria, ¡puede probarlo gratis durante 30 días!

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