10 formas en las que CMMS es mejor que las hojas de cálculo

Los administradores de instalaciones y mantenimiento suelen utilizar hojas de cálculo para realizar un seguimiento de los activos y las operaciones que supervisan. En la superficie, las hojas de cálculo parecen una solución razonable.

• La mayoría de las empresas están equipadas con aplicaciones de hojas de cálculo basadas en computadora.
• Son un gasto esperado y no es necesario presupuestarlo.
• La mayoría de los empleados están familiarizados con su uso, por lo que son una solución fácil de usar que requiere poca o ninguna capacitación.
• Las hojas de cálculo tienen algunas capacidades de generación de informes bastante potentes y pueden crear gráficos que impresionan a la alta dirección.
• Los gerentes de instalaciones y mantenimiento pueden compilar hojas de datos de activos y equipos principales, inventario, servicios públicos, ubicaciones, proveedores, vendedores, empleados, inquilinos y clientes.

Con todos estos beneficios, ¿por qué los gerentes buscarían sistemas como el sistema de administración de mantenimiento computarizado? (CMMS), sistemas de administración de instalaciones asistidos por computadora (CAFM) o software de administración de instalaciones (FMS)? Después de todo, estos sistemas de software son mucho más costosos (en comparación con MS Excel), menos familiares y requieren mucho tiempo y esfuerzo para implementar y capacitar al personal.

Sí, parece que los beneficios de las hojas de cálculo son enormes, pero no deberíamos ignorar los beneficios de CMMS tan rápidamente y, de hecho, deberíamos considerar adoptarlos como parte de nuestras operaciones. Las siguientes son 10 razones por las que los gerentes deberían usar el software CMMS en lugar de la hoja de cálculo:

1. Servicio de atención al cliente mejorado para inquilinos y clientes

Las empresas que brindan servicios a inquilinos y otros clientes pueden mejorar el servicio que brindan con el software de administración de instalaciones y el sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS). Estos sistemas permiten a los inquilinos, el personal y otros clientes enviar solicitudes de servicio en tiempo real y hacer que las solicitudes se enruten automáticamente al proveedor de servicios. Los clientes pueden recibir actualizaciones de estado por correo electrónico y verificar fácilmente el progreso. Las hojas de cálculo no pueden ofrecer esto, y si los gerentes quieren mantener a los clientes al tanto del estado de sus solicitudes, deben hacerlo manualmente. La actualización manual de los solicitantes requiere mucho tiempo, no es confiable y es propensa a errores. En última instancia, los clientes e inquilinos estarán más satisfechos con una empresa que utilice un sistema de gestión de instalaciones o mantenimiento que los mantenga actualizados sobre sus solicitudes de servicio.

2. Fácil acceso a documentos críticos

La gestión de instalaciones actúa como un centro centralizado para documentos importantes. Las personas que trabajan en los departamentos de instalaciones y mantenimiento a menudo necesitan acceder a documentos críticos como planos de planta, manuales de operaciones, garantías, imágenes, contratos de proveedores y proveedores, acuerdos de arrendamiento, facturas, órdenes de compra y más. Todos estos documentos se almacenan fácilmente y se accede a ellos dentro de la base de datos. En ausencia de software, puede pasar horas o incluso días buscando un manual de operaciones o un dibujo mecánico. Las hojas de cálculo fallan en comparación con la administración de instalaciones y el software CMMS cuando se trata de administrar y acceder a documentos importantes.

3. Alertas y recordatorios por correo electrónico automatizados

Una de las mayores ventajas que tienen CMMS y FMS sobre las hojas de cálculo es su capacidad para enviar notificaciones y alertas automáticas a diferentes partes. El software se puede configurar para enviar correos electrónicos y mensajes de texto cuando vencen eventos importantes. Las notificaciones se envían cuando se realizan solicitudes de servicio, los artículos de inventario han alcanzado un umbral crítico, es necesario realizar un mantenimiento preventivo, se deben realizar inspecciones, las garantías se acercan al vencimiento o se ha producido una avería.

Además, las alertas se envían automáticamente cuando no se ha respondido al trabajo dentro de un período de tiempo específico. Por ejemplo, si se ha notificado a un técnico que un ascensor está fuera de servicio pero no ha respondido a la notificación dentro de una hora, se notificará al administrador de la instalación, lo que le permitirá actuar rápidamente. El uso de hojas de cálculo hace que los gerentes sean reactivos y, a menudo, actúen cuando ya es demasiado tarde. Mientras que el software de mantenimiento permite a los gerentes y técnicos ser proactivos, evitar averías y responder más rápido.

4. Mantenimiento preventivo mejorado

El software de mantenimiento de edificios tiene funciones de mantenimiento preventivo y programado que activan automáticamente las órdenes de trabajo de acuerdo con un cronograma establecido. Algunos sistemas incluso activan tareas cuando las lecturas alcanzan un umbral crítico (PM basados ​​en medidores). Las notificaciones se pueden enviar antes del evento programado, así como cuando se debe realizar el mantenimiento. Si el trabajo no se ha completado, se envían alertas a los supervisores. Sin software, mantenimiento preventivo puede quedar desatendido fácilmente, lo que resulta en un tiempo de inactividad más frecuente y mayores costos de reparación. Las hojas de cálculo van tan lejos como para documentar cuándo están programadas las inspecciones y el mantenimiento preventivo, pero no van mucho más allá. Si el mantenimiento preventivo es una prioridad en su organización, probablemente sea mejor no confiar en las hojas de cálculo.

5. Capacidades de informes mejoradas

Todos sabemos que si eres competente en el uso de hojas de cálculo, puedes crear algunos informes sorprendentes. La alta dirección queda impresionada cuando se les presentan gráficos circulares, gráficos de barras y diagramas de dispersión. Demuestra que sabes lo que haces y te esfuerzas en la presentación.

El software de gestión de instalaciones y mantenimiento ofrece capacidades de generación de informes comparables y más. Además de las poderosas herramientas de redacción de informes, los paquetes de software vienen con informes enlatados incorporados. Estos son informes requeridos por los gerentes, incluidos; órdenes de trabajo vencidas, próximas inspecciones y mantenimiento preventivo, costos mensuales de mantenimiento, costos y utilización de mano de obra, análisis del ciclo de vida del equipo y niveles de inventario, por nombrar algunos. Imagine el tiempo que le llevaría a alguien crear correctamente estos informes en una hoja de cálculo.

Los informes también se pueden programar y enviar automáticamente por correo electrónico cuando sea necesario. Para aquellos gerentes que aman sus hojas de cálculo, los informes de CMMS se pueden extraer y modificar utilizando funciones de hoja de cálculo. Muchos sistemas de mantenimiento también tienen paneles personalizables que permiten a los usuarios ver datos en tiempo real sobre indicadores clave de rendimiento (KPI).

6. Accesibilidad

En los últimos diez años hemos visto un cambio hacia el software basado en web que permite el acceso a través de un navegador. Básicamente, esto brinda a los usuarios acceso en cualquier lugar, en cualquier momento, siempre que haya una conexión a Internet. Más recientemente, con la proliferación de Internet inalámbrico, los usuarios de software pueden acceder a su base de datos desde teléfonos inteligentes o tabletas. Las mismas notificaciones y alertas por correo electrónico ahora se pueden recibir de forma remota, sin restringir a los usuarios a las computadoras de escritorio. Esto da como resultado un tiempo de respuesta más rápido, menos papel y una mejor comunicación. Cuando se trata de software CMMS frente a hojas de cálculo, este nivel de accesibilidad no se puede lograr con hojas de cálculo.

7. Acreditación LEED

La implementación de software de gestión de instalaciones y el sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) se reconocen como formas efectivas de reducir el consumo de energía del edificio. CAFM permite a los gerentes informar fácilmente sobre los sistemas que están funcionando mal y tomar decisiones oportunas sobre cuándo se debe actualizar el equipo o se requiere mantenimiento. El software de mantenimiento viene equipado con herramientas de informes que identifican equipos defectuosos y permiten a los gerentes ver tendencias. El valor que agrega el software a los programas de mantenimiento preventivo se considera un paso hacia operaciones de construcción más ecológicas. Esta es la razón por la que contar con un sistema de software de mantenimiento hace que la instalación obtenga un punto para la acreditación LEED. .

8. Agregar nuevos registros

El software de gestión de instalaciones y mantenimiento hace un mejor trabajo en el registro de eventos en comparación con las hojas de cálculo. Cuando se envía una solicitud de servicio, el software registra automáticamente el nombre del solicitante, la información de contacto, la hora y la fecha de la solicitud. El software también hace un registro de quién respondió y cuándo respondió. De hecho, el software registra automáticamente cada transacción. Imagine hacer esto con una hoja de cálculo en la que varias personas agregan registros. Sería casi imposible.

9. Gestión de órdenes de trabajo

CMMS y FMS tienen la capacidad de optimizar todo el proceso de órdenes de trabajo utilizando un software de órdenes de trabajo, algo que no es posible con las hojas de cálculo. Con el software de mantenimiento implementado, el personal y los clientes pueden enviar solicitudes, que pueden aprobarse (o rechazarse) y enviarse al personal de mantenimiento y proveedores externos. El software registra automáticamente la hora de la solicitud, cuándo se recibió y cada transacción durante el proceso de la orden de trabajo. Se pueden agregar fotos, facturas y otros documentos importantes a las órdenes de trabajo como referencia. Los gerentes de mantenimiento pueden extraer fácilmente datos sobre el tiempo de respuesta, el tiempo de finalización y los costos involucrados. Como se indicó, las notificaciones y alertas por correo electrónico se generan manteniendo a todas las partes actualizadas sobre el estado de la orden de trabajo. Los mejores procesos de gestión de órdenes de trabajo también dan como resultado un tiempo de respuesta más rápido y reducen el tiempo de inactividad del equipo.

10. Costes reducidos

Si actualmente está utilizando hojas de cálculo, es probable que las cosas se estén cayendo por las grietas. El mantenimiento preventivo no se está realizando según lo planeado. Existe una relación inversa con el mantenimiento preventivo y el mantenimiento no planificado. El tiempo de inactividad del equipo y los costos de reparación disminuyen a medida que aumenta el mantenimiento preventivo y planificado. Se pueden obtener ahorros de costos con una mejor documentación e informes sobre el desempeño de proveedores y técnicos, la utilización de la mano de obra y el desempeño del equipo. CMMS y FMS también tienen herramientas de gestión de inventario que permiten a las empresas optimizar los niveles de inventario, manteniendo el inventario bajo, pero teniendo suministros disponibles cuando se necesitan, otro ahorro de costos. Proporcionar a los gerentes potentes herramientas de informes de software de mantenimiento les permite tomar mejores decisiones que ahorran dinero a la empresa.

Por lo general, los sistemas de software de mantenimiento muestran un ROI en menos de un año y se puede esperar una reducción del 5 al 15 % en los costos de mantenimiento. La reducción de costes es aún mayor si no existe un sistema de mantenimiento preventivo o planificado y el mantenimiento es reactivo. Muchas variables están involucradas en los cálculos del ROI, pero dados los beneficios de CMMS descritos en este artículo, un sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) adecuado o la implementación de un software de administración de instalaciones puede ser un gran ahorro de costos.

NOTA DEL ESCRITOR:Podemos entender su escepticismo; una empresa de CMMS que le dice por qué el software de mantenimiento es excelente puede ser un poco desagradable. Sin embargo, nos atenemos no solo a nuestro propio sistema CMMS, sino también a las soluciones de software de mantenimiento en general. Y no tiene que confiar en nuestra palabra, haga clic aquí para leer una de las muchas historias de éxito de los clientes .