Instrucciones de trabajo efectivas:5 buenas prácticas para escribirlas

Cualquier organización confía en una documentación eficiente y de calidad para poder trabajar, avanzar y conseguir una mejora continua . En la industria se elaboran los documentos imprescindibles de diversa índole y, entre ellos, las instrucciones de trabajo son verdaderos repositorios de todos los actores de la empresa:los trabajadores, nuevos empleados , supervisores, gerencia y tomadores de decisiones.

Pero, ¿cómo asegurarnos de que las instrucciones que nos piden crear sean eficientes y se utilicen? ¿Cómo escribirlos? Aquí hay 5 mejores prácticas para alcanzar las instrucciones de trabajo efectivas...

1. ¡Mantenlo simple!

Simplicidad y eficiencia a menudo corren juntos en el mundo de la industria. En definitiva, implica liberar al documento de cualquier información superflua, de cualquier dato que entorpezca el soporte. Pero también corre el riesgo además de causar problemas al usuario al inducirlo a confusión o error.

También necesita un estandarizado estructura minimalista en el proceso de creación que incluye solo los elementos de las instrucciones de trabajo y la integración de referencias que sean necesarias.

2. Escriba documentos claros y precisos

Claridad y precisión. Estas son las dos palabras que debe recordar cuando se trata de mejorar y optimizar eficiencia, tiempo y reduciendo la posibilidad de errores. Tendrás que describir las operaciones y el procedimiento de trabajo que se llevará a cabo a través de visuales claros y precisos para eliminar cualquier interpretación que pueda tener el lector, que es así verdaderamente guiado en el cumplimiento de su misión dentro de su cargo.

Esto también aclara y simplifica aún más posibles vínculos de trabajo a trabajo en todos sus diferentes aspectos:puestos interesados, el tiempo esperado de paso en cada puesto, el orden de intervención para cada puesto, condiciones de enlace, medios de transferencia de estación a estación. En otras palabras, la claridad y la precisión facilitan el procedimiento de trabajo .

3. ¡Vaya sin papel!

Confiar en soportes que sean confiables, prácticos y fáciles de actualizar es vital para los miembros de una empresa. El objetivo es reducir o incluso eliminar errores, mal funcionamiento y defectos especialmente por documentos dejados en sus versiones antiguas sin revisión . Tenemos que tener una cosa clara. Es innegable que la utilización del formato de papel clásico ya no puede satisfacer este tipo de requisitos. Los medios digitales se han visto favorecidos desde hace varios años, y esto, por varias razones:centralización de la información incluyendo un acceso más fácil a la misma y en especial para las pantallas de los móviles (tablets, smartphones…) y, principalmente, por una cuestión de seguridad.

Adoptar actualizado sin papel / desmaterialización para la creación de las instrucciones de trabajo cumplen las mismas regulatorias requisitos y la misma lógica en la digitalización de entornos de trabajo, que caracteriza a la industria 4.0 .

4. Hacer de las instrucciones de trabajo uno de los pilares del sistema de calidad de la empresa.

El SGC (Sistema de Gestión de la Calidad) definido por la norma ISO 9001 se centra en el desarrollo, mantenimiento y tipos de mantenimiento para una documentación de calidad eficaz . Las instrucciones de trabajo son uno de los componentes esenciales de una documentación de calidad. Este es el estándar mencionado anteriormente simbolizado en forma de una pirámide documental en la parte superior de la cual se encuentra el manual de calidad. Es por esto que las instrucciones de trabajo se convierten en los pilares de la capacidad de una organización para lograr sus objetivos medibles. objetivos cualitativos y garantizar eficiencias

5. Ponte en el lugar del usuario

Cuando crea una instrucción de trabajo, parece obvio pensar en la persona que verá y implementará a ellos. Es solo poniéndote en el lugar del usuario, pero también involucrándolo en el desarrollo y teniendo en cuenta sus observaciones recopiladas en el campo , de lo que puede escribir un configurable documento  sobre el tema lo más cerca posible de la realidad.

6. (Bonus) Utilice un software de instrucciones de trabajo digitales

Una forma adecuada de escribir instrucciones de trabajo efectivas es usar un software dedicado. Picomto es un software de instrucciones de trabajo digitales que le permite crear instrucciones de trabajo visuales e interactivas. No dude en ponerse en contacto con nuestro experto para saber más sobre nuestra solución.