3 consejos para la gestión de inventario hospitalario:implementación de procesos de seguimiento de activos para agilizar la gestión de inventario

Los hospitales a menudo son criticados por administrar los suministros de manera ineficiente y gastar demasiado en inventario. A medida que los hospitales se ven obligados a apretarse el cinturón, los gerentes de materiales, los proveedores y los miembros del personal se ven presionados a abordar la gestión de inventario; desafortunadamente, a menudo se les pide que lo hagan de una manera que consume mucho tiempo, involucra procesos manuales que son ineficientes y están sujetos a errores humanos.
Si el tiempo del personal se dedica a administrar manualmente el inventario y rastrear el uso en múltiples ubicaciones de suministro, los hospitales no t haciendo mucho para corregir sus problemas de gestión de inventario. Tampoco se están ayudando a sí mismos cuando se trata de preparar informes, mantener el cumplimiento y documentar el uso. También carecen de un sistema consistente para cumplir con los pedidos de última hora de las enfermeras y los médicos.
Para agilizar la gestión del inventario hospitalario y automatizar el suministro y la distribución de medicamentos, los ejecutivos del hospital deben implementar las mejores prácticas, como invertir en un sistema de gestión de suministros hospitalarios y agilizar las tareas de gestión de inventario. De hecho, nuestros consejos para la gestión del inventario hospitalario incluyen:

• Implementación de un sistema de gestión de suministros hospitalarios
• Adopción de sistemas automatizados de gestión de inventario
• Uso de etiquetas de activos para el check-out y el check-in eficientes de instrumentos médicos

Los hospitales que toman medidas en este sentido mejorarán la eficiencia del personal, reducirán los costos de suministro de inventario y mejorarán los resultados. Siga leyendo para obtener más información sobre nuestros consejos para la gestión de inventario hospitalario.

Implementación de un sistema de gestión de suministros hospitalarios

La implementación de un sistema de gestión de la cadena de suministro de atención médica ayuda a los hospitales a reducir los gastos y mantener sus presupuestos en línea. La gestión de la cadena de suministro de atención médica es compleja porque está fragmentada y, según Jacqueline Belliveau de RevCycle Intelligence, “implica obtener recursos, administración de suministros y entrega de bienes y servicios a proveedores y pacientes. Para completar el proceso, los bienes físicos y la información sobre productos y servicios médicos generalmente pasan por una serie de partes interesadas independientes, incluidos fabricantes, compañías de seguros, hospitales, proveedores, organizaciones de compras grupales y varias agencias reguladoras. Sin embargo, al promover la eficiencia en la cadena de suministro de atención médica, los hospitales y los consultorios médicos pueden crear oportunidades sustanciales de reducción de costos en toda su organización”.
Los proveedores médicos usan una gran cantidad de artículos cada día para tratar a los pacientes, y usan varios elemento a lo largo de sus turnos. Los empleados almacenan estos artículos, que provienen de los centros de distribución o directamente de los fabricantes, por lo que puede haber muchas organizaciones involucradas en proporcionarles a los proveedores el inventario que necesitan diariamente. La gestión de la cadena de suministro involucra a cada una de estas organizaciones además de las agencias reguladoras, como la Administración Federal de Medicamentos y las compañías de seguros. Administrar esta cadena de suministro es difícil no solo porque está fragmentada, sino también porque varias partes interesadas tienen sus propios objetivos; por ejemplo, los médicos y las enfermeras se sienten cómodos con ciertos productos, pero los ejecutivos de los hospitales suelen comprar los artículos más asequibles y de alta calidad disponibles.
Por estas razones, es imprescindible implementar un sistema de gestión de la cadena de suministro del hospital. Elegir una plataforma implica encontrar una solución que satisfaga las necesidades de su organización con funciones como la gestión de inventario automatizada, la captura automática de datos, el acceso móvil y el almacenamiento de datos.

Adopción de sistemas automatizados de gestión de inventario

Un sistema de gestión de inventario automatizado es imprescindible para un hospital ocupado para optimizar la cadena de suministro del hospital. Estos sistemas automatizados de administración de inventario incluyen tecnologías para rastrear y rastrear el inventario y los dispositivos que se usan todos los días en un entorno de atención médica. A menudo, utilizan códigos de barras y etiquetas RFID con números de identificación únicos para cada artículo del inventario para permitir un seguimiento y una gestión precisos. Las enfermeras y los médicos pueden escanear los códigos de barras con escáneres o dispositivos móviles y confiar en que los datos se almacenarán en el sistema; al mismo tiempo, la captura automática de datos garantiza informes precisos con fines de creación de gráficos e inventario.
Los sistemas de gestión de inventario automatizados también ayudan a los proveedores de atención médica a identificar si los productos han sido retirados o dañados y a ser proactivos para evitar dar dichos productos o medicamentos a pacientes Además, la gestión de inventario automatizada ayuda a identificar medicamentos y dispositivos que se usan con frecuencia y pronostica posibles escaseces. Los administradores de inventario tienen acceso a los datos y pueden establecer niveles mínimos de inventario que automáticamente realizarán pedidos de artículos antes de que haya escasez. Por lo tanto, los costos se mantienen bajos ya que los hospitales adoptan automáticamente prácticas ajustadas mediante el uso de la gestión de inventario automatizada.

Uso de etiquetas de activos para el check-out y el check-in eficientes de instrumentos médicos

Para maximizar la eficiencia de su sistema de gestión de inventario automatizado como parte de su sistema de gestión de la cadena de suministro del hospital más grande, debe utilizar etiquetas de activos. Utilice su sistema de gestión de inventario para asignar etiquetas a su equipo con códigos de barras con números de identificación únicos para cada artículo. No utilice los números de serie de los artículos como números de identificación porque los fabricantes pueden números de serie duplicados, y eso hará que el seguimiento de equipos individuales sea prácticamente imposible para su organización de atención médica.
El etiquetado de los equipos médicos es fundamental para realizar un seguimiento de su uso y permitir que los proveedores de atención médica puedan realizar un check-out y check-in rápidos. El seguimiento de instrumentos médicos ahorra dinero al eliminar virtualmente pérdidas y robos. También agiliza el mantenimiento de los equipos y ayuda a los gerentes a monitorear el ciclo de vida de los valiosos equipos médicos. Escanear las etiquetas para el check-out y check-in de los equipos también aumenta la visibilidad de sus activos y lo ayuda a descubrir elementos faltantes al saber quién los usó por última vez y dónde. En general, las etiquetas de activos con etiquetas de código de barras lo ayudan a reducir los costos de inventario y aumentar la eficiencia y productividad del personal al optimizar el proceso de salida y entrada.

Palabras finales sobre los beneficios de implementar las mejores prácticas de gestión de inventario hospitalario

Cuando su hospital adopta las mejores prácticas de gestión de inventario, como la implementación de un sistema de gestión de la cadena de suministro del hospital, la adopción de un sistema de gestión de inventario automatizado y el uso de etiquetas para el registro eficiente de equipos médicos, obtendrá los beneficios y maximizará su Retorno de la inversión. Los beneficios más significativos de optimizar las prácticas de gestión de inventario de su hospital incluyen:

• Cumplir con los objetivos de inventario:con la captura de datos automatizada a través de su sistema de administración de inventario, tendrá recuentos de inventario precisos en tiempo real y configurará parámetros para pedidos automáticos. Eliminará el desperdicio y la escasez de productos.
• Maximizar el tiempo del proveedor:las enfermeras dedican demasiado tiempo a administrar el inventario. Los sistemas automatizados de gestión de inventario liberan a las enfermeras de sus deberes de la cadena de suministro y les dan más tiempo para estar con los pacientes.
• Gestione los retiros y reduzca los vencimientos:el seguimiento de equipos médicos, dispositivos y medicamentos con etiquetas de activos y códigos de barras le permite administrar retiros de manera más eficiente y reducir la cantidad de productos vencidos en sus estantes. Las alertas y notificaciones lo mantienen actualizado con la información más importante sobre medicamentos y dispositivos médicos.
• Utilice el análisis para tomar mejores decisiones:los sistemas de gestión de la cadena de suministro de hospitales y los sistemas automatizados de gestión de inventario recopilan datos que se transforman en análisis para ayudarlo a comprender mejor el uso del inventario, el desperdicio y las necesidades de mantenimiento. Tendrá el poder de tomar decisiones basadas en datos para pronosticar las demandas con mayor precisión.

Imágenes a través de Pixabay por skeeze y rdelarosa0