4 tipos de sistemas de control de inventario:control de inventario perpetuo frente a control periódico y los sistemas de administración de inventario que los respaldan

Los sistemas de control de inventario son soluciones tecnológicas que integran todos los aspectos de las tareas de inventario de una organización, incluido el envío, la compra, la recepción, el almacenamiento en almacén, la rotación, el seguimiento y la reposición de pedidos. Si bien existe cierto debate sobre las diferencias entre la gestión de inventario y el control de inventario, la verdad es que un buen sistema de control de inventario lo hace todo adoptando un enfoque holístico para el inventario y capacitando a las organizaciones para que utilicen prácticas ajustadas para optimizar la productividad y la eficiencia a lo largo de la cadena de suministro. mientras se tiene el inventario correcto en las ubicaciones correctas para cumplir con las expectativas del cliente.

Dicho esto, hay dos tipos diferentes de sistemas de control de inventario disponibles en la actualidad:sistemas de inventario perpetuo y sistemas de inventario periódico. Dentro de esos sistemas, se utilizan dos tipos principales de sistemas de gestión de inventario (sistemas de código de barras y sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID)) para respaldar el proceso general de control de inventario:

• Tipos principales de sistemas de control de inventario:
  • Sistema de Inventario Perpetuo
  • Sistema de inventario periódico
• Tipos de sistemas de gestión de inventario dentro de los sistemas de control de inventario:
  • Sistema de código de barras
  • Sistema de identificación por radiofrecuencia (RFID)

Los sistemas de control de inventario lo ayudan a rastrear el inventario y le brindan los datos que necesita para controlarlo y administrarlo. Independientemente del tipo de sistema de control de inventario que elija, asegúrese de que incluya un sistema para identificar artículos de inventario y su información, incluidas etiquetas de código de barras o etiquetas de activos; herramientas de hardware para escanear etiquetas de códigos de barras o etiquetas RFID; una base de datos central para todo el inventario además de la capacidad de analizar datos, generar informes y pronosticar la demanda; y procesos para etiquetar, documentar e informar el inventario junto con una metodología de inventario comprobada como justo a tiempo, análisis ABC, primeras entradas o primeras salidas (FIFO) o últimas entradas, primeras salidas (LIFO).

Siga leyendo para obtener más información sobre los tipos de inventario y los tipos de sistemas de control de inventario y aplicaciones de administración de inventario que pueden ayudar a las empresas a administrar su inventario de manera más eficiente.

¿Cuáles son los 4 tipos de inventario?

Antes de entrar en detalles sobre los tipos de sistemas de control de inventario, es importante comprender los diferentes tipos de inventario.

En general, el inventario se puede agrupar en cuatro clasificaciones principales:

• Materias primas – Las materias primas son artículos de inventario que se utilizan en el proceso de fabricación para crear productos terminados. Lo que se considera materia prima para una empresa puede ser considerado producto terminado para otra. Por ejemplo, una empresa que crea partes o componentes para maquinaria o equipo consideraría esos componentes como productos terminados. Un fabricante que compre esos componentes para usarlos en su proceso de fabricación consideraría los mismos componentes como materia prima. Las materias primas pueden consistir en cosas como papel o acero, tuercas y tornillos, productos químicos, ruedas y otros artículos.
• Trabajo en progreso – El inventario de trabajo en curso (WIP) incluye artículos que se están procesando actualmente. El inventario WIP puede incluir materias primas y componentes que pasan por el proceso de fabricación para producir productos terminados, así como artículos terminados que están esperando la inspección final o el control de calidad. Una vez que se completen esos pasos finales, estos artículos terminados se considerarán productos terminados.
• Productos terminados – Los productos terminados se componen de todos los artículos terminados que están listos para la venta al cliente final.
• Bienes MRO – MRO significa suministros de mantenimiento, reparación y operación. El inventario de MRO consta de elementos necesarios para operar, como equipos y maquinaria, y los elementos necesarios para mantener el equipo y la infraestructura. Eso significa que el inventario de MRO también puede incluir artículos que a veces se consideran materias primas, pero en este caso son esencialmente piezas de repuesto. Las tuercas y los tornillos son un buen ejemplo. Cuando haya tuercas y tornillos disponibles para ensamblar productos terminados, se clasificarán como materias primas. Las tuercas y tornillos adicionales que una empresa mantiene en almacenamiento para reparar equipos, por otro lado, se clasifican como MRO. Otros ejemplos de inventario de MRO incluyen suministros de limpieza como soluciones de limpieza, trapeadores y escobas, herramientas, materiales de embalaje, uniformes y guantes, y suministros de oficina como papel, bolígrafos, calculadoras, tinta de impresora y otros artículos.

El inventario se puede clasificar aún más de varias maneras según la industria, las operaciones de la empresa y los tipos de inventario que administra la empresa. Las empresas que compran productos terminados y los venden a los clientes con un margen de ganancia tienen solo un tipo de inventario llamado inventario comercial.

Algunas empresas, como los fabricantes, necesitan administrar una variedad de inventario en diferentes clasificaciones, lo que hace que el seguimiento eficiente del inventario sea imprescindible. Para gestionar el inventario de forma eficaz, se combina una solución de seguimiento de inventario con una aplicación de control de inventario o una aplicación de gestión de inventario.

¿Cómo funcionan los sistemas de control de inventario?

Los sistemas de control de inventario, como las aplicaciones de control de inventario, ofrecen una variedad de funciones que ayudan a las empresas a administrar varios tipos de inventario. Los sistemas de control de inventario generalmente consisten en aplicaciones de administración de inventario combinadas con etiquetas de código de barras para identificar los activos del inventario, y la información sobre cada artículo se almacena en una base de datos central. Las etiquetas de código de barras sirven como rastreadores de inventario, lo que permite a los usuarios obtener información sobre el artículo en un sistema informático, como el precio del artículo, la cantidad de artículos en stock, la ubicación de un artículo dentro de un almacén y más.

Las mejores aplicaciones de control de inventario son compatibles con dispositivos móviles, con aplicaciones complementarias que permiten a los usuarios rastrear y administrar el inventario mientras se mueven por una instalación o de un sitio a otro. Hay muchas aplicaciones de seguimiento de inventario para teléfonos inteligentes, algunas de las cuales son exclusivas para dispositivos móviles, mientras que otras tienen aplicaciones de escritorio que permiten a los usuarios realizar un seguimiento del inventario desde cualquier dispositivo. También hay muchas aplicaciones de seguimiento de inventario diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades de los gerentes de almacén. Cuando busque una aplicación de administración de inventario, busque funciones que se adapten a las necesidades de su empresa, como activar alertas cuando los niveles de inventario alcanzan umbrales predefinidos, capacidades de reordenación y análisis e informes para respaldar funciones como la previsión.

Los 2 tipos de sistemas de control de inventario

Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos del inventario y cómo funcionan los sistemas de control de inventario en general, analicemos los dos tipos principales de sistemas de control de inventario.

Sistema de Inventario Perpetuo

Cuando utiliza un sistema de inventario perpetuo, actualiza continuamente los registros de inventario y las cuentas de adiciones y sustracciones cuando se reciben artículos del inventario, se venden del inventario, se mueven de una ubicación a otra, se seleccionan del inventario y se desechan. Algunas organizaciones prefieren los sistemas de inventario perpetuo porque brindan información de inventario actualizada y manejan mejor los recuentos físicos mínimos de inventario. Los sistemas de inventario perpetuo también se prefieren para el seguimiento de inventario porque brindan resultados precisos de manera continua cuando se administran adecuadamente. Este tipo de sistema de control de inventario funciona mejor cuando se usa junto con una base de datos de cantidades de inventario y ubicaciones de contenedores actualizada en tiempo real por los trabajadores del almacén mediante lectores de códigos de barras. Las aplicaciones de gestión de inventario son sistemas de inventario perpetuos.

Existen algunos desafíos asociados con los sistemas de inventario perpetuo. En primer lugar, estos sistemas no se pueden mantener manualmente y requieren equipos y software especializados que resultan en un mayor costo de implementación, especialmente para empresas con múltiples ubicaciones o almacenes. Las actualizaciones y el mantenimiento periódicos son necesarios para los sistemas de inventario perpetuo, que también pueden volverse costosos. Otro desafío de usar un sistema de inventario perpetuo es que el inventario registrado puede no reflejar el inventario real a medida que pasa el tiempo porque no realizan recuentos de inventario físico periódicos, una actividad necesaria incluso cuando se utilizan rastreadores de inventario. El resultado es que los errores, los artículos robados y los artículos escaneados incorrectamente afectan los registros de inventario registrados y hacen que no coincidan con los recuentos de inventario reales.

Sistema de Inventario Periódico

Los sistemas de inventario periódico no rastrean el inventario diariamente; más bien, permiten que las organizaciones conozcan los niveles de inventario inicial y final durante un cierto período de tiempo. Estos tipos de sistemas de control de inventario rastrean el inventario utilizando recuentos de inventario físico. Cuando se completa el inventario físico, el saldo de la cuenta de compras se traslada a la cuenta de inventario y se ajusta para que coincida con el costo del inventario final. Las organizaciones pueden elegir si calculan el costo del inventario final utilizando los métodos de contabilidad de inventario LIFO o FIFO u otro método; tenga en cuenta que el inventario inicial es el inventario final del período anterior.

Hay algunas desventajas de usar un sistema de inventario periódico. Primero, cuando se completan los recuentos de inventario físico, las actividades comerciales normales casi se suspenden. Como resultado, es posible que los trabajadores se apresuren a realizar sus conteos físicos debido a las limitaciones de tiempo. Los sistemas de inventario periódico generalmente no usan rastreadores de inventario, por lo que los errores y el fraude pueden ser más frecuentes porque no hay un control continuo sobre el inventario. También se vuelve más difícil identificar dónde ocurren las discrepancias en los conteos de inventario cuando se usa un sistema de control de inventario periódico porque pasa mucho tiempo entre los conteos. La cantidad de mano de obra que se requiere para los sistemas de control de inventario periódico los hace más adecuados para las empresas más pequeñas.

Sistemas de inventario de código de barras

Los sistemas de gestión de inventario que utilizan tecnología de código de barras son más precisos y eficientes que los que utilizan procesos manuales. Cuando se utilizan como parte de un sistema de control de inventario general, los sistemas de código de barras actualizan los niveles de inventario automáticamente cuando los trabajadores los escanean con un escáner de código de barras o un dispositivo móvil. Los beneficios de usar códigos de barras en sus procesos de gestión de inventario son numerosos e incluyen:

• Registros precisos de todas las transacciones de inventario
• Eliminar los errores de datos que consumen mucho tiempo y que ocurren con frecuencia con los sistemas manuales o en papel
• Eliminación de errores de entrada manual de datos
• Facilidad y velocidad de escaneado
• Actualiza el inventario disponible automáticamente
• Registre el historial de transacciones y determine fácilmente los niveles mínimos y las cantidades de reordenación
• Agilice la documentación y los informes
• Rápido retorno de la inversión (ROI)
• Facilitar el movimiento de inventario dentro de los almacenes y entre varias ubicaciones y desde la recepción hasta la selección, el embalaje y el envío

Sistemas de inventario de identificación por radiofrecuencia (RFID)

Los sistemas de inventario de identificación por radiofrecuencia (RFID) utilizan tecnología activa y pasiva para gestionar los movimientos de inventario. La tecnología RFID activa utiliza lectores de etiquetas fijos en todo el almacén; Las etiquetas RFID pasan por el lector y el movimiento se registra en el software de gestión de inventario. Por esta razón, los sistemas activos funcionan mejor para organizaciones que requieren seguimiento de inventario en tiempo real o donde la seguridad del inventario ha sido un problema. La tecnología RFID pasiva, por otro lado, requiere el uso de lectores portátiles para monitorear el movimiento del inventario. Cuando se lee una etiqueta, el software de gestión de inventario registra los datos. La tecnología RFID tiene un rango de lectura de aproximadamente 40 pies con tecnología pasiva y 300 pies con tecnología activa.

Los sistemas de gestión de inventario RFID tienen algunos desafíos asociados. En primer lugar, las etiquetas RFID son mucho más caras que las etiquetas de código de barras; por lo tanto, normalmente se utilizan para bienes de mayor valor. También se sabe que las etiquetas RFID tienen problemas de interferencia, especialmente cuando las etiquetas se usan en entornos con mucho metal o líquidos. También cuesta mucho hacer la transición al equipo RFID, y sus proveedores, clientes y empresas de transporte también necesitan tener el equipo requerido. Además, las etiquetas RFID contienen más datos que las etiquetas de código de barras, lo que significa que su sistema y servidores pueden atascarse con demasiada información.

Al elegir un sistema de control de inventario para su organización, primero debe decidir si un sistema de inventario perpetuo o un sistema de inventario periódico se adapta mejor a sus necesidades. Luego, elija un sistema de código de barras o un sistema RFID para usar junto con su sistema de control de inventario para obtener una solución completa que le permitirá tener visibilidad de su inventario para mejorar la precisión en el escaneo, el seguimiento, el registro y la generación de informes sobre el movimiento del inventario.

Imágenes vía Pixabay por icondigital y Flickr por Naval Surface Warriors