Gerentes de instalaciones revelan las principales funciones de CMMS:resultados de la encuesta de CMMS de Hippo

Hippo CMMS realizó una encuesta de tres meses a 100 gerentes de instalaciones para obtener información sobre lo que los profesionales de hoy buscan en un sistema de software CMMS con algunos hallazgos interesantes. La encuesta pidió a los participantes que respondieran cinco preguntas clave, que incluyen:

1. ¿En qué estado se encuentra actualmente su departamento de mantenimiento inmediato?
2. ¿Cómo son sus operaciones?
3. ¿Cuáles son sus principales razones para obtener un CMMS?
4. ¿Qué atributos y funciones de CMMS son más importantes?
5. ¿Cuándo piensan implementar un CMMS?

A continuación, resumimos sus hallazgos.
El estado o condición actual de los departamentos de mantenimiento inmediato
Uno de los hallazgos más intrigantes de la encuesta es que poco menos de la mitad de los encuestados (45 %) informan que utilizan métodos de documentación (como hojas de cálculo de Excel, métodos tradicionales de papel y lápiz, o incluso notas adhesivas o cadenas de correo electrónico) para realizar el seguimiento y la gestión de las operaciones de mantenimiento.
El problema principal con los métodos de gestión y seguimiento manual es la falta de un sistema centralizado, lo que puede generar datos contradictorios, errores e información desactualizada. Idealmente, las instalaciones modernas y los departamentos de mantenimiento agilizan las operaciones y la comunicación entre cada canal y usuario mediante el uso de un sistema centralizado para rastrear y administrar cada faceta de su base de datos de mantenimiento.
De hecho, los datos son esenciales para medir el progreso con respecto a los puntos de referencia. La Fundación de la Asociación Internacional de Administración de Instalaciones (IFMA) publicó una guía práctica centrada en este tema, "Evaluación comparativa para profesionales de instalaciones", que destaca la necesidad no solo de datos, sino también de un método para recopilar y analizar esos datos de manera cohesiva. “A menudo, cuando los profesionales de las instalaciones expresan interés en la evaluación comparativa, comenzarán diciendo lo que quieren medir. Entre los ejemplos más populares se encuentran la utilización del espacio y el consumo o los costos de energía”, explica el informe. La falta de informes de datos confiables y eficientes es un obstáculo importante para las instalaciones que continúan dependiendo de la documentación manual, lo que hace que la evaluación comparativa y la medición del desempeño sean mucho más difíciles de lograr.
Otros hallazgos interesantes de esta área de la encuesta incluyen:

• Los departamentos de mantenimiento tienen un promedio de 11 trabajadores de mantenimiento.
• La mayoría de los encuestados indicaron que consideran que su departamento de mantenimiento es regular en términos de lo bien establecido que está. (En una escala de nada bien establecido a extremadamente bien establecido, por ejemplo, la mayoría de los encuestados se ubicaron en algún punto intermedio).
• El dieciséis por ciento de los encuestados (16 %) informó que su departamento de mantenimiento "no está del todo establecido".

Por lo tanto, no sorprende que muchos departamentos de mantenimiento modernos tengan dificultades con la gestión eficaz de las instalaciones y el mantenimiento. La falta de procesos, protocolos y sistemas claramente definidos conduce a un esfuerzo desorganizado que a menudo no cumple con las necesidades de la organización y hace que la evaluación comparativa para lograr los objetivos de las instalaciones sea casi imposible.
Cómo son los departamentos de mantenimiento de hoy en día ?
Más de un tercio de los encuestados (35%) informaron tener solo una instalación, mientras que el 27% tiene siete o más instalaciones para administrar. El resto de los encuestados informó tener entre dos y seis instalaciones:

• 5% tiene de 5 a 6 instalaciones
• 8% tiene 4 instalaciones
• 5% tiene 3 instalaciones
• 16% tiene 2 instalaciones

Incluso en los casos en que un departamento tiene una sola instalación, no es raro que esas instalaciones tengan dos o más edificios para los cuales el departamento es responsable de supervisar y administrar las actividades de mantenimiento.
Por supuesto, las empresas a menudo no permanecen estancadas . La organización que tiene una sola instalación este año puede crecer hasta tener cinco instalaciones en los próximos dos años. Según un Informe de análisis de industrias globales, se proyecta que el potencial del mercado global para la gestión de instalaciones alcance los $ 698.8 mil millones para 2020. Esto habla de la importancia de utilizar herramientas tecnológicas como CMMS que pueden escalar de manera efectiva a medida que su organización crece, así como la capacidad para comparar datos entre instalaciones.
Razones principales para obtener un CMMS
La mayoría de los encuestados (84 %) está de acuerdo en que la reparación de mantenimiento proactivo es importante para las organizaciones modernas, citando esto como una de las principales razones para implementar un CMMS. Además, el 83 % de los participantes de la encuesta mencionaron formularios de órdenes de trabajo simples como un factor determinante en sus decisiones.
Casi las tres cuartas partes de los participantes de la encuesta (74 %) dicen que una de las principales razones para implementar un CMMS es el deseo de Seguimiento y gestión sencillos de equipos, activos e inventario.
Además, se estima que el 75% de la fuerza laboral estará compuesta por millennials para el año 2015. La generación millennial creció en la era digital, y las prácticas obsoletas, como la documentación manual, a menudo les parecen arcaicas a estos empleados. Están acostumbrados a confiar en los datos para ayudar y mejorar el desempeño laboral, por lo que mantenerse al día con las demandas de la fuerza laboral conectada y experta en tecnología significa que las soluciones CMMS son imprescindibles para avanzar.
Características más importantes de CMMS
Los participantes de la encuesta señalaron varias características que consideran importantes al elegir un CMMS, que incluyen:

• 74% dice que la facilidad de uso es una característica clave.
• Por el contrario, el 0 % de los participantes dijo que la facilidad de uso "no es nada importante".
• 46% informó que el soporte técnico de calidad es extremadamente importante.
• El 44 % prefiere una solución CMMS con capacidades de gestión de equipos y activos.
• El 39 % dice que una interfaz de calendario para ver los horarios de trabajo es una de las características más importantes de un CMMS, y el 32 % prefiere una solución que ofrezca una aplicación móvil para facilitar el acceso.

SMGlobal identifica otras funciones importantes en un CMMS, como plantillas de tareas reutilizables para trabajos de mantenimiento frecuentes, eliminando la necesidad de recrear la rueda para tareas repetitivas y la capacidad de programar tareas de varias maneras. Eso podría significar programar tareas repetitivas para que se repitan en el mismo día y hora cada semana o mes o activar la programación de tareas en función del cumplimiento de una condición, como la finalización de otra orden de trabajo, cambios en las lecturas del medidor o condiciones o umbrales de alarma.
Un trabajo pendiente de mantenimiento ofrece la capacidad de realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo vencidas, pendientes o incompletas, y los informes automáticos agilizan el proceso de envío de datos de informes y estadísticas críticas a las partes interesadas clave. Otra característica útil es la capacidad de generar informes de fallas de equipos o máquinas, lo que simplifica la identificación de la causa raíz de una falla del sistema o interrupción del servicio. Una comparación histórica o en tiempo real de problemas y datos relacionados con el rendimiento y los costes de los equipos proporciona información procesable para impulsar la toma de decisiones para el mantenimiento preventivo, el reemplazo proactivo de piezas y el reemplazo de equipos, lo que permite a los administradores de las instalaciones optimizar el rendimiento.
Al considerar Las razones para implementar CMMS y las características más deseables, muchos gerentes de instalaciones que anteriormente dependían de procesos manuales pueden buscar informes y funcionalidades básicas. Vale la pena echar un vistazo más profundo a las capacidades más sofisticadas de las soluciones CMMS para determinar qué aplicaciones y características servirán mejor a su organización a medida que crece. FacilitiesNet recomienda crear un equipo de selección de CMMS para obtener una variedad de perspectivas y confiar en un proceso sistemático para elegir la aplicación correcta.
Tiempo de implementación
Solo el 3% de los encuestados informaron que implementar un CMMS es un objetivo a largo plazo. El cuarenta por ciento (40 %) dijo que busca implementar un CMMS en uno a tres meses, y el 20 % espera hacerlo dentro de los próximos tres a seis meses.
La encuesta señala que el marco de tiempo ideal para implementar Las soluciones de CMMS están en el rango medio, entre un mes y seis meses, "ya que tanto el proveedor como el cliente tienen tiempo suficiente para recopilar e ingresar datos, pero no tienen demasiado tiempo para prolongar el proyecto y experimentar agotamiento".
Este cronograma también es fundamental si se tiene en cuenta que muchos encuestados informaron que deseaban un seguimiento optimizado de activos, equipos e inventario, ya que las soluciones de CMMS se combinan con etiquetas de códigos de barras y soluciones de etiquetas de activos para facilitar la captura automática de datos. Este emparejamiento reduce o elimina los procesos de entrada manual de datos, reduciendo drásticamente los errores, mejorando la precisión y la eficiencia, y acelerando tareas como el mantenimiento o la elaboración de informes de cumplimiento.
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