Calculadora de ROI de CMMS | Cómo calcular el ROI de CMMS

Los departamentos de mantenimiento más eficaces hacen más con menos mediante el uso de un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) para automatizar sus flujos de trabajo.

Si aún no tiene un CMMS, ¿cómo puede demostrarle a Finanzas que comprar uno ahorraría tiempo y dinero?

En este artículo, le mostraremos cómo estimar los indicadores clave de rendimiento de su departamento para que pueda calcular el ROI (retorno de la inversión) de su CMMS potencial.

¿Qué es un CMMS?

Si está leyendo este artículo, ya debería tener una idea de lo que es un CMMS y lo que puede hacer. ¿Necesitas repasar tus conocimientos? Aquí hay un par de fuentes excelentes que le enseñarán todo lo que necesita saber:

• La guía esencial para CMMS:qué es un sistema CMMS y cómo funciona
• 31 beneficios de utilizar un sistema de gestión de mantenimiento computarizado

LIMBLE EN ACCIÓN

¿El uso de Limble como su CMMS puede reducir el mantenimiento reactivo en un 73,2%, aumentar la productividad en un 28%, reducir el tiempo de inactividad hasta en un 32% y reducir el gasto de piezas en un 23%? Mire este video para aprender cómo Red Hawk Casino logró esto con Limble.

Ahora que estamos en la misma página, entremos directamente.

La fórmula mágica del ROI de CMMS

Ahorros en CMMS se puede calcular agregando ganancias de productividad, ahorro de tiempo de inactividad y ahorro de inventario de piezas de repuesto.

Costos de CMMS se puede calcular sumando los costos de implementación, el software en sí, los costos de incorporación y los costos potenciales de hardware.

Imaginemos que el ahorro total debido a la implementación del CMMS en un año es de $ 360,000 y que los costos de implementación y ejecución del software durante un año son de $ 41,000.

Lo que esto significa es que el ROI de CMMS =($ 360 000 - $ 41 000) / $ 41 000 =7,78

Esto significaría que el retorno de una inversión después de un solo año es casi 8 veces (o 778%) de su valor.

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¿Cuánto puede ahorrar realmente con un CMMS?

Dar números exactos es imposible ya que calcular el ROI antes de la implementación es solo una estimación. Haga todo lo posible para que esa estimación sea lo más precisa posible. Los beneficios de un CMMS también van más allá de los dólares y los centavos, todos los cuales se reducen al resultado final.

1) Cálculo de ganancias de productividad

Las soluciones CMMS pueden mejorar su flujo de trabajo actual al brindarles a todos una estructura firme a seguir, acceso rápido a información importante de activos y un flujo de comunicación ininterrumpido.

Para calcular las ganancias de productividad, necesita saber cuatro cosas:

1. ¿Cuál es su costo por hora por empleado? Puede obtener el costo por hora de cada empleado agregando un salario por hora con beneficios por hora.
2. ¿Cuántas personas utilizarán el CMMS? Esto se explica por sí mismo.
3. ¿Cuántas horas puede ahorrarle el software CMMS en un período de tiempo determinado? Para calcular los ahorros, necesita saber cuánto tiempo realmente puede ahorrarle un CMMS. Los clientes de Limble, por ejemplo, miden ahorros de tiempo de 1 a 3 horas todos los días para cada usuario de Limble .
4. Cuántos días laborables al año (o un trimestre / mes si desea calcular el ROI de CMMS durante un tiempo más corto)? Debería poder resolver esto con bastante rapidez.

LIMBLE EN ACCIÓN

Limble ha marcado una diferencia tal en la productividad de nuestros clientes que es como si tuvieran otro miembro del equipo. Con Limble, su equipo de 4 puede hacer el trabajo de 5. ¡Hable sobre ganancias de productividad! Echar un vistazo.

Ahora que tiene todo lo que necesita, puede multiplicar la cantidad de personas que usan el software por su costo por hora. La cantidad de días hábiles y el promedio de horas ahorradas por persona le indicarán cuánto dinero puede ahorrar potencialmente en un período determinado.

Aquí tienes un ejemplo:

• Costo por hora por empleado (USD / hora) =$ 40 ($ 30 salario + $ 10 beneficios)
• Número de personas que utilizan software =8
• Cantidad de horas que CMMS ahorra por usuario cada día =2 horas (lo que en traducción significa hacer que sus técnicos sean un 25% más productivos cuando se basa en un horario de turnos de 8 horas)
• Días laborables en un trimestre (3 meses) =66

Cálculo =$ 40 x 8 x 2 x 66 = $ 42,240 (o puede verlo como 1056 horas de trabajo ahorradas)

Con la configuración que usamos en este ejemplo, una empresa podría ahorrar $ 42,240 en costos laborales al eliminar 1056 horas de trabajo.

2) Ahorros como resultado de la reducción del tiempo de inactividad

Para muchas empresas, un CMMS es un trampolín hacia el mantenimiento proactivo. Le brinda la capacidad de programar y rastrear rápidamente todo el trabajo de mantenimiento, mejorar el flujo de comunicación y mantenerse al tanto de su inventario. Estos son los pilares de un programa de mantenimiento proactivo exitoso.

Para calcular el ahorro de tiempo de inactividad, necesita saber tres cosas:

1. ¿Cuánto le cuesta el tiempo de inactividad (por hora)?
2. ¿Cuánto tiempo de inactividad experimenta cada mes?
3. ¿Cuánto tiempo de inactividad espera eliminar con un CMMS?

Los costos de tiempo de inactividad son los más difíciles de resolver, ya que el tiempo de inactividad no planificado puede afectar negativamente los costos laborales, la productividad, la vida útil de los activos, la reputación de la marca, etc. Aquí hay un recurso sobre cómo calcular los costos de tiempo de inactividad si está interesado en obtener más información.
Simplifique las cosas. No dedique demasiado tiempo a los detalles sin importancia. Te perderás por completo. En su lugar, concéntrese en los activos de alta prioridad, ya que su tiempo de inactividad generalmente está directamente relacionado con las pérdidas de ingresos, y esa es la mayor parte del cálculo del costo del tiempo de inactividad.
Disminuir el tiempo de inactividad es uno de los grandes objetivos de un CMMS. Sus números variarán de un proveedor a otro. Para darle un número aproximado con el que trabajar, Los usuarios de Limble han medido una disminución promedio del tiempo de inactividad del 26%.

Informe de tiempo de inactividad total dentro de Limble CMMS

3) Ahorro de costes de inventario de piezas de repuesto

Para calcular los ahorros de costos de inventario de repuestos, necesita saber dos cosas:

1. ¿Cuánto gasta en inventario de repuestos cada mes?
2. ¿Cuántos ahorros puede esperar con un CMMS?

Mantener una gran cantidad de repuestos en stock no es gratis. La habitación en la que se almacenan debe mantenerse y, en algunos casos, mantenerse en determinadas condiciones (iluminación / temperatura). Esto se reflejará en el aumento del costo de sus servicios públicos. Aquí hay un recurso que podría ayudarlo a calcular el costo del inventario de repuestos con mayor precisión.

Sus ahorros variarán según la solución de software que esté utilizando. Los clientes de Limble reducen su inversión en inventario en una media del 17% cuando se utilizan funciones de gestión de inventario de piezas (como notificaciones de nivel de existencias, seguimiento automático del uso de piezas, búsqueda de códigos de barras, etc.).

Bonificaciones ocultas de implementar un CMMS

Hay otros ahorros de costos indirectos que puede aprovechar al implementar un CMMS moderno. Se incrementan dos que más vale la pena mencionar:

1. mayor vida útil de los activos
2. disminución de los costos laborales

Ambos surgen como resultado de menos averías inesperadas. Se sabe que menos averías, combinadas con un mantenimiento proactivo, aumentan la vida útil de los activos. Como era de esperar, cuantas menos averías experimente, menores serán sus costos laborales (ya sea porque tiene menos horas extra para pagar o menos llamadas a contratistas independientes costosos).

Si bien estos a menudo se consideran opcionales y rara vez se incluyen en los cálculos de ROI de CMMS, es importante tenerlos en cuenta.

¿Qué costos conlleva un CMMS?

Los costos iniciales de licenciamiento e implementación son los más obvios. Le brindarán una base excelente para comenzar. Si desea ser realmente detallado, mire el desglose exacto de costos que hemos reunido.

1) Costos de implementación

La implementación a menudo no llega con una etiqueta de precio. Viene en forma de tiempo. Alguien debe asegurarse de que los datos estén ahí y listos para ser enviados al sistema. Deberá configurar lo siguiente:

• ubicaciones
• usuarios / técnicos
• importar todos los activos que desea mantener en sus programas de mantenimiento proactivo

La mayoría de los proveedores de CMMS tienen tutoriales y soporte al cliente que lo ayudarán a acelerar este proceso. Pídale a su proveedor un tiempo estimado basado en la cantidad de elementos que necesita ingresar.

Una vez que tenga ese número, debe multiplicarlo por el salario por hora de la persona que ingresará estos datos en su nuevo CMMS. Y voilà, tiene el costo de su inversión de tiempo dedicado al proceso de implementación.

Si está cambiando de un CMMS antiguo, es posible que solo pueda exportar / importar información de activos, pero eso es algo que deberá revisar caso por caso.

2) Costo del software en sí

Este es el costo más directo de calcular. Como la mayoría de los proveedores de CMMS basan sus planes de precios en los usuarios, como la mayoría de las otras soluciones SaaS. Puede multiplicar la cantidad de personas que usan el CMMS con el modelo de precios seleccionado.

Planes de precios anuales de Limble CMMS

Puede consultar los precios de Limble aquí.

A menudo, una suscripción anual será más barata que una suscripción mensual. Aún así, significa un costo inicial más alto, ya que básicamente está pagando por usar el software durante todo el año siguiente.

Aquí hay un ejemplo para ayudarlo a imaginar esto:

• Imaginemos que tiene 13 técnicos y 1 gerente de mantenimiento que usarán el software. Decidiste que quieres nuestro Professional planificar un anual suscripción.
• El costo total de la ejecución de Limble CMMS, en este escenario, es: número de usuarios (14) x costo de la licencia ($ 70) x meses de uso (12) =$ 11760 por año (o $ 980 por mes)

¿Es una empresa sin fines de lucro que solo necesita una licencia de software de administración de mantenimiento durante algunos meses al año y / o administra trabajadores de temporada y otros escenarios únicos? Contáctenos para obtener más información sobre nuestros planes de precios personalizados.

Asegúrese de verificar los costos ocultos que podrían afectarlo. Estos podrían ser:

• complementos pagados
• honorarios de consultoría
• tarifas de soporte continuo

Haga las preguntas correctas a sus posibles proveedores de CMMS para evitar sorpresas incómodas en el futuro.

3) Costos de incorporación

La incorporación es otro costo basado en el tiempo. Se reduce al número de horas de trabajo que las personas que utilizarán el software deben dedicar a aprender a utilizarlo. Esto también es algo sobre lo que debe hablar con su proveedor de CMMS. Probablemente tengan algunos números promedio con respecto al proceso de incorporación.

El proceso de incorporación puede consistir en actividades como:

• viendo tutoriales en video
• ver seminarios web en directo
• participar en el programa de formación programado

Para obtener los costos totales de incorporación, simplemente calcule el tiempo total que una persona dedicará a las actividades mencionadas anteriormente, multiplíquelo por la cantidad de personas que deben incorporarse y multiplíquelo nuevamente con el salario promedio por hora de esos empleados.

Tiempo x Número de usuarios x Salario promedio =Costo total de incorporación

4) Costos de hardware

Sus técnicos están en constante movimiento. Por lo tanto, debe planificar la implementación de software de mantenimiento móvil. Si bien siguen siendo útiles, las soluciones solo de escritorio limitarán la facilidad de uso para su equipo. Cuantas menos barreras tenga su equipo para usar el software, más podrá optimizar su programa de mantenimiento y mayor será el retorno de la inversión (ROI) que puede esperar de su CMMS.

Los costos de hardware suelen presentarse de dos formas:

1. dispositivos móviles
2. configurar una red inalámbrica decente (puede que no sea necesario si su instalación tiene una cobertura suficientemente buena para que la gente pueda usar planes de datos)

Calcule el ROI de su CMMS con la calculadora Limble

Sabemos que escribir todos los números y hacer los cálculos puede ser complicado. Para acelerar las cosas, creamos una calculadora interactiva en línea que puede ver a continuación.

Antes de comenzar a lanzar sus números, aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta:

• Algunos campos se completarán automáticamente con números que reflejan los ahorros promedio que los usuarios de Limble han medido en el pasado.
• Estos números están ahí para darle una idea de los ahorros reales que puede esperar ver usted mismo (no son exactos).
• Si espera ver números diferentes, no dude en cambiarlos.
• Cuando haya terminado de ingresar los números, simplemente escriba su dirección de correo electrónico. Le enviaremos el desglose completo de costos / ahorros a su correo electrónico y le daremos el enlace con acceso completo a la calculadora, que puede usar para probar diferentes escenarios.
• Todos los cálculos se basan en el lapso de tiempo de 1 año. Le muestran cuál podría ser su retorno de la inversión un año después de la implementación de Limble CMMS.

HAGA CLIC AQUÍ PARA ABRIR LA CALCULADORA.

Cómo asegurarse de que la implementación de su CMMS sea un éxito

Un CMMS es tan útil como lo bien que se implementó. Cuanto mejor sea su implementación, más ROI obtendrá de ella.

El primer paso es construir su plan de implementación. Debe tener esto firmemente en su lugar antes de implementar el sistema.

1) Involucre a su equipo de mantenimiento

Ésta es la parte más crítica del proceso. No asuma simplemente que a su equipo le encantará porque está incorporando un gran sistema. Algunos pueden sentir que está incorporando un nuevo sistema para controlarlos o monitorear su trabajo.

A menudo vemos a más técnicos experimentados que son adversos a la tecnología rechazando la posibilidad de que se incorpore un nuevo CMMS para ayudar a administrar su carga de trabajo. Son resistentes al cambio y la necesidad de aprender un nuevo sistema.

Hacer que su equipo participe en los cambios lo antes posible ayuda a reducir las frustraciones posteriores. Dejarlos participar en la implementación ayuda a profundizar el compromiso de utilizar el sistema.

2) Haga un balance

Su CMMS será en última instancia responsable de administrar todos sus activos e inventario. Necesita obtener las entradas de datos de sus activos desde el principio. Para hacer esto, necesita tener una lista detallada de todo lo que tiene y planea agregar al sistema.

Como parte de este paso, analice cómo planea nombrar o codificar cada activo para que tenga sentido para su equipo y hacer su vida más fácil. Lo último que desea es que las partes o los activos se enumeren bajo alguna convención de nomenclatura poco conocida para que nadie pueda encontrarlos.

Como regla general, cuanto más simple, mejor.

3) Hable con su departamento de TI

Un CMMS es un nuevo sistema de software que está en camino. TI necesita saberlo para poder ayudarlo con todo lo que necesite para comenzar a funcionar. Deben comprobar la capacidad y la capacidad de la red, asegurándose de que ninguna de las medidas de seguridad de la empresa, como los cortafuegos, detenga el flujo de trabajo.

Observe las formas en que la aplicación móvil funcionará para todos los usuarios de la empresa. Quiere TI en su equipo el día que comienza el proceso de implementación.

4) Prepare los datos

Usted y su equipo pasaron horas asegurándose de que se contara su inventario y decidiendo las convenciones de nomenclatura. Ahora es el momento de revisar y organizarse. Si se está moviendo de un CMMS a otro, querrá asegurarse de que los formatos de datos sean compatibles o realizar los cambios necesarios para obtenerlos.

Cuanto mejor sea el estado de sus datos, más fácil será su implementación.

Fácil implementación con Limble para maximizar su ROI

Limble facilita la implementación. Una vez que haya elaborado su plan y sus datos estén listos, puede comunicarse con su Gerente de Éxito del Cliente para que lo ayude a comenzar el proceso. Puede utilizar esta excelente guía de autoimplementación como ayuda. Los pasos de su estrategia serán bastante similares a esto:

Cronograma de implementación de CMMS Limble

Pasos de implementación de Limble CMMS:

1. Primero agregará los activos al sistema usando la convención de nomenclatura que se les ocurrió a usted y a su equipo. Tome su tiempo. Quiere evitar cometer errores.
2. A continuación, agregue usuarios. Configure todas las personas de su organización que tendrán acceso al sistema. Esto incluye a su equipo y a los usuarios que podrán realizar órdenes de trabajo.
3. Capacite a todos los equipos que trabajan con o en el CMMS. Comience con su equipo inmediato, capacítelos en el sistema y la funcionalidad, y trabaje desde allí. Una vez que su equipo se sienta cómodo con el sistema, comience a trabajar con los usuarios para ayudarlos a comprender el CMMS móvil y cómo registrar las órdenes de trabajo, las necesidades de mantenimiento y las mejores prácticas.
4. Finalmente, dedique tiempo a configurar su mantenimiento preventivo. Utilice Limble para planificar y configurar sus programas de mantenimiento. Cuanto más tiempo tenga el sistema, más datos sobre el rendimiento de los activos tendrá y mejor será la planificación.

LIMBLE EN ACCIÓN

¿Sabía que los clientes de Limble dicen que nuestra gente tiene un conocimiento tan profundo de cómo funcionan sus negocios? Limble se parece más a una empresa de servicio al cliente que vende software que a una empresa de software que ofrece servicio al cliente.

Configure los informes para realizar un seguimiento del éxito

No olvide configurar sus informes. Decida qué indicadores clave de rendimiento y métricas de mantenimiento va a necesitar. Por ejemplo:

• una descripción general de todas las actividades de mantenimiento de la empresa a lo largo del tiempo
• el costo del mantenimiento planificado versus el mantenimiento reactivo versus el mantenimiento preventivo
• atrasos o paros completos debido a averías o mantenimiento
• niveles de mantenimiento diferido
• pérdida de costos de producción
• tiempo perdido como resultado de averías y mantenimiento
• costos de reparación y actualizaciones
• valoración de reemplazo

Cuando se trata de informar sobre Limble, el cielo es el límite. Además de las medidas de éxito, también puede realizar un seguimiento del inventario, los presupuestos, los OEM, la información de garantía y los contratos de mantenimiento.

Seguimiento de la adopción de los usuarios

Una de las principales razones por las que fallan las implementaciones es la mala adopción por parte de los usuarios. A menudo, esto se debe a que el sistema no está configurado para funcionar con ellos.

Después de la configuración, ejecute auditorías para asegurarse de que esté funcionando. Durante su capacitación e incorporación, haga preguntas. Apóyese en el servicio de atención al cliente para que le brinde las respuestas que necesita y lo ayude con la configuración, para que el sistema funcione sin problemas. Establezca relaciones con las personas de su equipo que han incorporado el concepto de CMMS y haga que corran la voz por usted.

LIMBLE EN ACCIÓN

Cuando el Director de Instalaciones de Myriad Genetics, Joe Romero, asumió su cargo, la empresa gestionó el mantenimiento con informes verbales y hojas de cálculo. Llevó una semana implementar Limble y los resultados fueron sobresalientes. Dentro de los primeros tres meses, se completaron 975 tareas de mantenimiento preventivo y, al final de los cuatro meses, la productividad aumentó entre un 20% y un 30%

No confíe en nuestra palabra. Mira el video completo de Joe.

Aprovechar al máximo su inversión en CMMS a largo plazo

Si desea aprovechar al máximo su software, algunas cosas deben ser ciertas.

Su equipo necesita ver y creer que es su mejor herramienta para hacer el trabajo bien y a tiempo

Deben confiar en que el CMMS facilitará su trabajo. Les dará supervisión y control de su trabajo. Las listas de verificación respaldarán su trabajo. Saben exactamente qué hacer y cuándo. Al tener acceso directo al historial de mantenimiento de los activos, su equipo administrará los costos de mantenimiento, reducirá el tiempo de inactividad del equipo y optimizará el tiempo de actividad. Es una forma de que demuestren su valor.

Los usuarios de activos necesitan ver y sentir el valor

Los informes de fallas simples y en tiempo real y la capacidad de capturar detalles y ver cuándo se programan y completan el mantenimiento y las reparaciones deben brindarles tranquilidad y ayudarlos a planificar su trabajo en consecuencia.

Las personas en la parte superior quieren saber que su dinero se ha gastado bien

La generación de informes coherentes es la forma más rápida de generar confianza en usted. Suponga que la gerencia puede ver que el sistema está reduciendo el tiempo de inactividad, reduciendo la necesidad de reparaciones de último momento debido a un mantenimiento preventivo bien planificado y ahorrándole a la empresa una tonelada de dinero. En ese caso, estarán felices e invertirán en su equipo en el futuro.

Es así de simple, de verdad.

LIMBLE EN ACCIÓN

John Patterson, director de equipos del Atlanta Athletic Club, ama la automatización que Limble aporta a su trabajo y equipo. Ha habido ocasiones en las que se ha encontrado con activos que vencen por un servicio. Antes de que pueda iniciar sesión en el sistema para avisar a un técnico, están trabajando en ello porque Limble los ha alertado. Tener todo el trabajo en un solo lugar, un registro de la vida útil de cada activo y un registro de inventario completo significa que no se les cae la pelota. No se quedan sin piezas. Las cosas simplemente funcionan. Incluso los técnicos más experimentados que no son expertos en tecnología han adoptado Limble porque saben que este CMMS funciona y ven el valor.

¿Quieres saber más de John? Mira esto

Entonces, ¿estás listo para abrazar a Limble?

Usted y su equipo se merecen el mejor sistema CMMS. Uno que sea fácil de usar y que respalde el trabajo que realiza. En Limble, queremos ayudarlo a lucir bien en su trabajo. Y cuando se ve bien en su trabajo, obtiene el reconocimiento que se merece por un trabajo bien hecho y la confianza que necesita para seguir produciendo resultados sobresalientes.

Si solo está mirando escaparates en este momento, lea esta guía para elegir el mejor software de mantenimiento .

Ahora que conoce los beneficios de un CMMS, puede calcular el ROI y obtener el máximo valor de su CMMS, tener Finanzas de su lado debería ser mucho más fácil. Es fácil tomar decisiones.

Estamos aquí para apoyarlo y responder cualquier pregunta que surja. No dude en ponerse en contacto con nosotros.

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