Principales características de CMMS y cómo se usaron en 2021.

Las diferentes empresas tienen diferentes necesidades, pero las características centrales de CMMS tienden a usarse en todos los ámbitos. Eso no es sorprendente si se tiene en cuenta cómo se interconectan esas funciones.

Si desea ejecutar un plan de mantenimiento proactivo, debe tener la capacidad de programar MP e iniciar OT, debe poder asignar técnicos específicos a activos específicos y debe tener paneles e informes que le permitan realizar un seguimiento del trabajo en curso. Si falta una de esas características, todo se desmorona.

Esta es la razón por la que todas las funciones principales se utilizan proporcionalmente de la misma manera y por qué la mayoría de CMMS del mercado las implementan de una forma u otra.

Dicho esto, las soluciones CMMS tienen muchas otras características útiles y, con la muestra lo suficientemente grande, podemos ver cuáles tienden a priorizar las empresas.

En el resto de este artículo:

1. brindarle una breve descripción general de las funciones principales de CMMS
2. una breve infografía que analiza nuestros datos internos de 2019 y muestra cómo nuestros clientes utilizaron Limble CMMS (para ir directamente a la infografía, haga clic aquí)
3. discuta qué funciones de CMMS serán una prioridad principal en 2020 y más allá

Para obtener una guía detallada sobre todo lo relacionado con CMMS, consulte nuestra guía ¿Qué es un sistema CMMS y cómo funciona?

Una descripción general rápida de las funciones principales del software CMMS

Para ayudarlo a poner las cosas en perspectiva, primero describiremos las características centrales del software CMMS. Esta sección se dividirá en áreas de mantenimiento general, seguida de una lista de las funciones de CMMS más destacadas disponibles en cada área indicada.

Como una breve exención de responsabilidad, destacaremos las características que encontramos más útiles, pero no podemos garantizar que todos los demás proveedores de CMMS tengan implementadas estas características exactas.

1. Gestión de activos

Tener información de activos importante en la punta de su dedo es una característica extremadamente útil. Le brinda información en tiempo real sobre la salud de sus activos, así como también lo costosos que son repararlos y mantenerlos.

Principales funciones de gestión de activos que debe buscar:

• registros de mantenimiento informes - le permite rastrear todo lo que ha estado sucediendo con sus activos hasta el momento (averías, reparaciones, PM, MTTR y MTBF, datos de los sensores de monitoreo de condición si usa alguno, etc.)
• tarjeta de activos centralizada - permite una descripción general clara de todo lo relacionado con su activo (vea la información del activo, las órdenes de trabajo, el mantenimiento preventivo, los registros y los informes de un activo seleccionado en un solo lugar)
• organización de la jerarquía de activos - la capacidad de organizar sus activos en una jerarquía de padres e hijos es un GRAN ahorro de tiempo (puede ver cómo se ve esto en Limble en el GIF a continuación)

2. Gestionar el trabajo de mantenimiento

¿Cómo se traduce el trabajo de mantenimiento al software CMMS? Bueno, la comparación más directa sería que una acción de mantenimiento realizada por un técnico se rastrea en una determinada tarea en un CMMS.

Casi todas las tareas de mantenimiento se pueden clasificar como Pedidos de palabras , PM o Solicitudes de trabajo . Entonces, las características que vamos a enumerar en esta sección son aquellas que lo ayudan a administrar todas esas tareas de mantenimiento.

Principales funciones de CMMS relacionadas con la gestión del trabajo de mantenimiento:

• Calendario de tareas actuales y futuras
• la capacidad de establecer (y cambiar) la prioridad de las tareas
• registro de trabajo automático - Las órdenes de trabajo y los MP se registran automáticamente en el registro de mantenimiento de un activo cuando se completan
• portal de solicitud de trabajo
• administrar el panel de trabajo - ver toda la información crítica, como las tareas que están actualmente en progreso, las fechas de vencimiento, la prioridad de las tareas, etc. (como se ilustra en la imagen a continuación)

3. Mantenimiento preventivo

Si bien el mantenimiento predictivo va en aumento, la mayoría de las empresas todavía se centran en el mantenimiento preventivo, ya que es más barato y más fácil de implementar (y sigue siendo una gran mejora con respecto al mantenimiento reactivo).

Las características de CMMS que le permiten ejecutar un programa de PM eficiente giran en torno a la programación y gestión de todo el trabajo de mantenimiento preventivo.

Funciones de mantenimiento preventivo más destacadas:

• Programación automática de MP (según la hora, los eventos o las lecturas del medidor del sensor)
• arrastrar y soltar calendario - permite una descripción general rápida de todo el trabajo abierto y los próximos horarios de PM
• creador de plantillas de tareas - también lo llamamos PM builder, ya que la mayoría de los clientes lo utilizan para delinear el flujo de trabajo para tareas específicas de PM, por lo que todos los técnicos tienen un proceso claro que pueden seguir (puede ver un ejemplo en la imagen a continuación)

4. Gestión de inventario de repuestos

Es difícil administrar un departamento de mantenimiento eficiente si no se cuenta con un control deficiente del inventario de repuestos. Obligar a los técnicos de mantenimiento a improvisar soluciones de la nada debido a la falta de piezas de repuesto no es una estrategia sostenible.

Afortunadamente, cualquier CMMS decente tendrá características que lo ayudarán a administrar su inventario de repuestos.

Las principales funciones de gestión del inventario de piezas de repuesto incluyen:

• búsqueda de código de barras - los códigos QR personalizados brindan una manera fácil de rastrear y acceder a su inventario
• pronóstico anual para optimizar los niveles de existencias
• notificaciones push instantáneas y por correo electrónico (cuando la cantidad de una pieza alcanza un umbral establecido)
• seguimiento automático del uso de piezas - el inventario se actualiza automáticamente para reflejar las piezas utilizadas en WO y PM

5. Informes

En general, los gerentes de mantenimiento buscan dos tipos diferentes de informes:

• una descripción general que les muestra si están alcanzando sus KPI de mantenimiento y les da la capacidad de comparar el rendimiento entre diferentes ubicaciones
• informes personalizados que les permiten analizar y comparar factores específicos para identificar las causas fundamentales o encontrar espacio para mejoras (a menudo con el propósito de reducir costos)

Teniendo esto en cuenta, estas son las principales funciones del software CMMS relacionadas con la generación de informes:

• descripción general del panel para realizar un seguimiento de los KPI críticos
• informes que se generan y actualizan automáticamente en función de sus métricas
• creador de informes personalizados para crear informes personalizados altamente personalizables (como se ve en la captura de pantalla a continuación)

Si bien tener la capacidad de crear informes detallados es excelente, eso no importa si los datos extraídos para el informe son inexactos. Debe asegurarse de que los datos ingresados ​​en su CMMS sean correctos y estén actualizados.

Funciones de CMMS más solicitadas en 2018.

Antes de llegar a las estadísticas de este año, pensamos que sería interesante echar un vistazo rápido a la investigación de finales de 2017, principios de 2018.

Hace dos años, recopilamos datos de diferentes fuentes para desenterrar algunas estadísticas de mantenimiento y tendencias relevantes para ese momento. Parte de la investigación fue el análisis de una lista de clientes potenciales y las características de CMMS que estaban buscando.

Los resultados resumidos se pueden ver en la siguiente imagen.

Estas 5 características fueron, con mucho, las características más solicitadas. Por ejemplo, el gráfico muestra cómo el 65% de todas las empresas analizadas tenían " la capacidad de programar el mantenimiento" marcado como una de las funciones imprescindibles.

¿Han cambiado las cosas desde entonces? Veamos cómo la gente usó Limble CMMS en 2019 y veamos si hay algunas pistas que puedan llevarnos a una respuesta.

Estadísticas de uso de funciones de CMMS

La investigación tuvo algunas limitaciones, ya que es imposible ver cuántas veces alguien miró una tarjeta de activos o cuánto tiempo dedican los gerentes de mantenimiento a mirar y ajustar los calendarios de mantenimiento preventivo, por ejemplo.

Con los números que tenemos, está bastante claro que las funciones más solicitadas en 2018 son las que la gente todavía usa más. Puede sonar decepcionante, pero eso es lo que muestran los números.

Al observar las estadísticas mencionadas, hay algunas cosas que están claras:

• si hay algo que todas las organizaciones usan, sus características CMMS giran en torno a la gestión del trabajo de mantenimiento (representado por OT, solicitudes de trabajo, plantillas de tareas)
• si bien las tareas de mantenimiento preventivo dominan en volumen total, todavía hay bastante trabajo reactivo en todos los ámbitos
• a las organizaciones les gusta ingresar la mayoría de sus activos en un CMMS, incluso aquellos que quizás nunca estén en un programa de mantenimiento preventivo
• la mayoría de las organizaciones tienden a usar funciones de administración de inventario para administrar repuestos (parte de la razón de esto podría deberse a que las actualizaciones automáticas que implementamos les permiten reducir costos a través de un mejor seguimiento y pronóstico, lo cual siempre es un fuerte incentivo)

La investigación tuvo una buena combinación de empresas pequeñas, medianas y empresariales, lo que significa que los promedios representados reflejan mejor los números que podría ver en una empresa mediana

Al observar algunos otros datos internos que no pudimos mostrar en la infografía, la conclusión es que todas las funciones principales se utilizan proporcionalmente de la misma manera.

Nuevamente, esto es de esperar. Como mencionamos en la introducción de este artículo, todas estas características son parte de una máquina llamada CMMS. Para obtener el máximo rendimiento, todas las piezas deben estar en uso.

Debe tener funciones de software CMMS en 2020. y más allá

Si bien las herramientas, las soluciones y los flujos de trabajo utilizados en el mundo del mantenimiento han cambiado drásticamente en los últimos 50 años, los incentivos y los objetivos se han mantenido iguales. El nombre del juego todavía gira en torno a equilibrar la productividad y los costes , tratando de responder una pregunta: ¿Cómo puede un departamento de mantenimiento ser lo más productivo posible con un presupuesto muy limitado?

CMMS es una de las respuestas a esta pregunta. Estos son algunos aspectos de CMMS que continuarán dominando o creciendo en importancia a lo largo de 2020. y más allá:

1. Soluciones CMMS optimizadas para dispositivos móviles. Las soluciones CMMS de escritorio se están volviendo obsoletas. Si desea maximizar la productividad, simplemente debe poder acceder y utilizar su CMMS en dispositivos móviles.
2. Soluciones CMMS fáciles de usar. A medida que la fuerza laboral envejece, la única forma de adoptar con éxito nuevas tecnologías es haciéndolas simples e intuitivas de usar.
3. Integraciones con sensores de monitoreo de condición. El mercado del mantenimiento predictivo continúa creciendo a un ritmo decente a medida que más empresas buscan emplear métodos avanzados de mantenimiento proactivo, como el mantenimiento basado en condiciones y el mantenimiento predictivo.
4. Integraciones con otras soluciones comerciales. Algo que puede que no sea importante para las pequeñas y medianas empresas, pero que resultará muy atractivo para las empresas. Con Industry 4.0 y una creciente interconexión de diferentes activos y dispositivos, las empresas pueden extraer una cantidad extraordinaria de datos y todavía están buscando nuevas formas de procesar y usar esos datos en la práctica. Una forma de hacerlo es asegurarse de que las soluciones de software que están utilizando puedan comunicarse e intercambiar datos importantes, por lo que es probable que busquen soluciones CMMS que puedan integrarse con sus sistemas ERP y EAM, sistemas APM, sistemas de recursos humanos y así sucesivamente.

Ahí lo tienes

Si no sabía mucho sobre CMMS y sus capacidades, esperamos que esto le haya brindado una descripción general clara de lo que puede esperar de él.

Si ya tenía una buena idea de lo que puede hacer CMMS, entonces esperamos que los números presentados le brinden una perspectiva sobre cómo las personas usan las funciones de CMMS en la práctica y cómo el mercado de CMMS podría evolucionar en el futuro.

Si tiene alguna pregunta sobre Limble y sus funciones, deje un comentario a continuación o envíenos un breve correo electrónico.

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