Los entresijos de una solicitud de trabajo de mantenimiento

Los tiempos de inactividad prolongados de los activos pueden dar como resultado todo tipo de problemas de seguridad y productividad que pueden obstaculizar seriamente la productividad operativa y dar un gran golpe a sus resultados finales. Además de prevenir problemas a través del mantenimiento proactivo, tener un sistema de solicitud de trabajo estandarizado es la única forma de tratar de manera eficiente los activos defectuosos.

Configurar un sistema de este tipo es bastante sencillo cuando se sabe cuál es el papel de una solicitud de trabajo en el proceso de mantenimiento general. A continuación, le brindamos todos los detalles y herramientas necesarios para establecer un sistema de emisión de tickets y un flujo de trabajo adecuados.

¿Cuál es el propósito de una solicitud de trabajo?

Una solicitud de trabajo es un documento que se utiliza para alertar al equipo de mantenimiento sobre problemas que requieren su atención. Destaca un problema o defecto que inhibe la operación de un activo o propiedad en particular.

Es un documento que se usa comúnmente en muchas industrias diferentes, por lo que tiene muchos sinónimos como un ticket de mantenimiento, solicitud de servicio de mantenimiento, orden de trabajo de mantenimiento, orden de reparación, informe de problemas, etc.

Una solicitud de trabajo se puede enviar manualmente (en papel) o digitalmente (a través de una solución de solicitud de trabajo) por:

• Un cliente: inquilino que alquila un apartamento; empleados de diferentes departamentos; operadores de equipos dentro de las plantas de producción.
• Instalaciones para socios: organizaciones como escuelas, industrias u oficinas que subcontratan el trabajo de mantenimiento y envían solicitudes de trabajo a sus proveedores de mantenimiento.
• Trabajadores de mantenimiento y operadores de máquinas que identifican anomalías durante las inspecciones de rutina y las operaciones normales.

Su función en el proceso de mantenimiento

Una solicitud de trabajo constituye una base para que el departamento de mantenimiento planifique, priorice y asigne el trabajo de mantenimiento de emergencia a los técnicos.

Tener un sistema y un proceso de emisión de tickets eficientes es crucial para programar y abordar rápidamente el trabajo prioritario, lo que agiliza el flujo de trabajo de las solicitudes de mantenimiento. Es la única forma de reducir el tiempo de respuesta de su equipo de mantenimiento, reduciendo el tiempo medio de reparación y resolviendo rápidamente los problemas que, de otro modo, pueden resultar en una cantidad excesiva de tiempo de inactividad y pérdida de productividad.

Las personas ajenas a la industria del mantenimiento a menudo confunden los tickets de trabajo con las órdenes de trabajo. Esa es una distinción importante, así que aclaremos las cosas. La solicitud de trabajo representa una apelación formal para que se mantenga un activo. Una vez que se revisa y aprueba una solicitud de trabajo, se convierte en una orden de trabajo .

Las solicitudes de trabajo son revisadas por gerentes de mantenimiento / instalaciones, supervisores de mantenimiento, planificadores de mantenimiento o coordinadores de mantenimiento; en otras palabras, cualquier persona encargada de coordinar el trabajo y los técnicos. La aprobación / rechazo del ticket de mantenimiento se basa en:

• la disponibilidad de fondos de mantenimiento
• la disponibilidad actual de recursos internos (herramientas de reparación, repuestos y mano de obra)
• prioridad del problema informado (según los riesgos de seguridad y las pérdidas potenciales si no se trata)

En términos generales, los problemas que conllevan altos riesgos de seguridad o que afectan gravemente las metas de producción y organizacionales son los que se aprobarán y programarán primero.

Los elementos que debe encontrar en un formulario de solicitud de trabajo

Una solicitud de trabajo debe describir los problemas de mantenimiento en términos simples, para proporcionar información suficiente sobre la naturaleza del problema informado. En algunas situaciones, también puede proporcionar sugerencias sobre las medidas correctivas deseadas.

A continuación, se muestra un ejemplo de una plantilla de solicitud de trabajo básica:

Y aquí hay un ejemplo de un formulario de solicitud de orden de trabajo más avanzado:

Como puede inferir de las plantillas anteriores, un formulario de solicitud de trabajo adecuado debe contener los siguientes elementos clave:

1) La información sobre el solicitante

La persona que entrega una solicitud de mantenimiento puede ser un inquilino, un jefe de departamento, un empleado de producción, un técnico, cualquier persona que tenga la autoridad para enviar solicitudes de trabajo para reparaciones de mantenimiento. Tener la información de contacto del solicitante significa que el equipo de mantenimiento sabe a quién contactar si necesita información adicional. Esto es especialmente importante cuando se subcontrata el trabajo de mantenimiento.

2) Descripción del problema

Es una descripción simple de defectos, problemas o contratiempos que inhiben el funcionamiento de equipos o instalaciones. Si corresponde, el solicitante puede intentar identificar el problema y dar una opinión sobre lo que se puede hacer para corregirlo. Con las soluciones digitales, el solicitante también puede incluir una imagen junto con la descripción del problema, tomada con su teléfono móvil.

Cada problema debe describirse de una manera simple pero completa, para permitir que el equipo de mantenimiento actúe con rapidez y dedique menos tiempo a la resolución de problemas. Si las descripciones deficientes del problema resultan ser un problema, el equipo de mantenimiento debe establecer pautas sobre los detalles importantes que se deben incluir al enviar un ticket de mantenimiento.

3) Ubicación del activo / problema

Los técnicos de mantenimiento necesitan saber la ubicación exacta dentro de una instalación o una parte específica de un equipo grande que sea problemático. Algunas organizaciones tienen el mismo tipo de activo distribuido en diferentes ubicaciones y en los mismos pisos del edificio. El solicitante debe especificar sin ambigüedades el activo problemático.

La buena noticia es que la tecnología ya tiene la solución para eso. Para activos móviles como flotas y equipos de construcción, las organizaciones pueden utilizar GPS y otros métodos de seguimiento de activos. En el caso de los activos fijos, pueden utilizar códigos de barras que se pueden escanear con un dispositivo móvil para identificar de forma única el activo.

4) Nivel de prioridad y estimación de presupuesto (opcional)

El presupuesto disponible y los niveles de prioridad también se pueden incluir en un formulario de solicitud de trabajo. Dicho esto, esto lo utilizan predominantemente empresas que subcontratan el trabajo de mantenimiento. Los detalles exactos incluidos variarán según lo que se describió en el contrato de mantenimiento.

Configuración de un sistema de solicitud de trabajo sin problemas

Se supone que una solicitud de trabajo agiliza las reparaciones. Sin embargo, depender de sistemas complicados de solicitud de trabajo puede impedir las actividades de mantenimiento, lo que da como resultado retrasos atrasados. Las empresas pueden mejorar sus sistemas de solicitud de trabajo siguiendo los siguientes pasos:

Establezca pautas claras para la priorización del trabajo

El departamento de mantenimiento a menudo puede recibir múltiples solicitudes de diferentes ubicaciones al mismo tiempo. Con personal y tiempo limitados, el departamento tiene que idear un método para clasificar las solicitudes entrantes y priorizar las tareas en función de la importancia de los activos.

Esto puede ser muy desafiante si se considera que la prioridad debe estar correlacionada con el trabajo planificado existente, que podría (o no) ser de mayor prioridad que el boleto de mantenimiento no rutinario que acaba de llegar (piense, por ejemplo, en cortes de energía y aire acondicionado fallas frente a tareas de jardinería).

Al diseñar una estrategia de priorización del trabajo, los planificadores y gerentes pueden examinar la matriz de riesgos y crear una matriz de decisión de prioridad del trabajo simple como la que se muestra en la siguiente imagen:

Estandarizar los envíos de solicitudes de trabajo

Las solicitudes de trabajo se envían por medios manuales o digitales. Algunas organizaciones permiten envíos utilizando ambos canales, lo que aumenta la probabilidad de duplicación. Algunos solicitantes pueden incluso usar el boca a boca, mensajes de texto o correos electrónicos, lo que agrava aún más el problema.

Como parte de la estandarización, una organización debe proporcionar detalles sobre:​​

• quién puede enviar solicitudes de trabajo
• quién es responsable de revisarlos / aprobarlos
• qué información debe (y no debe) incluir en un formulario de solicitud de trabajo
• cómo enviar una solicitud de trabajo
• cómo / dónde verificar el progreso del ticket

Puede que haya más cosas que estandarizar, pero estos son los conceptos básicos que todos deben saber.

Centralice las solicitudes de trabajo entrantes

Gestionar las solicitudes de trabajo puede resultar tedioso si no se gestiona de forma organizada. Las organizaciones que utilizan un CMMS, u otra herramienta digital, ya deberían tener este problema resuelto.

Aquellos que todavía dependen de los formularios en papel deben buscar otros medios para centralizar el proceso. Puede ser asignando una persona / oficina específica que se encargará de las solicitudes de trabajo entrantes (como una mesa de ayuda) o instalando una caja en el piso (de la planta) que todos puedan usar para enviar un ticket. Sin embargo, tenga en cuenta que una solicitud de trabajo en línea nunca dependerá de factores limitantes como el horario comercial de una mesa de ayuda.

La centralización es importante para la accesibilidad general, para rastrear el estado de las solicitudes válidas, eliminar solicitudes duplicadas, minimizar la posibilidad de boletos extraviados y, finalmente, para administrar la carga de trabajo de mantenimiento general.

Automatizar el sistema de solicitud de trabajo

Es mucho más fácil administrar las solicitudes de trabajo si está utilizando una solución digital. Los solicitantes de trabajo pueden simplemente abrir la aplicación en su dispositivo móvil e informar problemas con solo tocar un botón, en cualquier momento y en cualquier lugar. Si es necesario, también pueden tomar una foto e incluirla como parte de la descripción del problema.

Uso de Limble CMMS para enviar una solicitud de trabajo

A cada solicitud se le asigna un número de seguimiento único, por lo que es casi imposible perder uno. Es más, los sistemas de solicitud de trabajo digital a menudo tienen algoritmos que filtran los registros entrantes para bloquear solicitudes no válidas y envíos duplicados. Esto puede ahorrar mucho tiempo a cualquier persona encargada de revisar estos tickets.

Gestione solicitudes de trabajo con Limble CMMS

Muchas soluciones CMMS ofrecen alguna forma de administrar los tickets de trabajo entrantes. Aquí en Limble lo hemos solucionado a través de nuestro portal de solicitudes de trabajo.

Básicamente, obtienes un enlace que se puede compartir con toda la organización. Cualquiera que necesite enviar un ticket de mantenimiento puede simplemente hacer clic en el enlace e ingresar los detalles requeridos de la solicitud de trabajo en línea. Todo lo demás está automatizado por el software como describimos en la sección anterior.

Si está interesado en obtener más información, aquí hay un video que explica en detalle cómo Limble lo ayuda a administrar las solicitudes de trabajo:

Si también necesita una solución que pueda usar para compartir tickets de trabajo y órdenes de trabajo con sus proveedores de servicios de mantenimiento, Limble también lo tiene cubierto en ese frente. Puede obtener más información sobre nuestras capacidades de gestión de proveedores aquí.

Es hora de volverse digital

Son tantas las ventajas de manejar las solicitudes de trabajo a través de un sistema digital que es difícil argumentar lo contrario. Si no necesita todo lo que ofrece CMMS, existen muchas herramientas que puede usar únicamente para administrar los tickets de solicitud de trabajo.

No se quede atascado en las viejas formas de hacer las cosas. Pagar unos cientos de dólares al mes por unas pocas cuentas no es nada comparado con los ahorros en los que puede incurrir al ahorrar tiempo y reducir el tiempo de inactividad de los equipos, especialmente en el entorno industrial. Tu futuro tú va a estar inmensamente agradecido.