Gestión y mantenimiento del campus:nunca un momento aburrido

Los equipos de gestión del campus son como las Fuerzas Especiales de mantenimiento de instalaciones.

Se encargan de todo, desde la jardinería y los animales callejeros hasta los láseres espaciales experimentales. Están de servicio las 24 horas del día, los 7 días de la semana y deben responder de inmediato si la situación es grave (e incluso si no lo es).

Y, en la educación superior, al igual que sus homólogos militares, necesitan herramientas especializadas.

Ya sea que trabaje para un colegio o universidad, o cualquier otro campus para el caso, siga leyendo. En esta publicación de blog, le mostraremos cómo un CMMS⁠ hace que la administración de su mantenimiento sea más fácil y productiva.

Entonces, ¿trabajas en el campus?

Eso significa que cada día tiene algo nuevo. Como gerente de mantenimiento, puede trabajar con las mentes más brillantes del país en proyectos que hacen historia. También apoyas a miles de estudiantes mientras se descubren a sí mismos, el mundo y las 301 formas de activar el sistema de rociadores contra incendios.

Es bueno que te guste tu trabajo porque tienes enormes responsabilidades que asumir.

Sus responsabilidades

Tareas de mantenimiento de terrenos:

• Césped:verde y sin barro a pesar de ser pesado uso.
• Paisajismo:las flores, los arbustos y los árboles son saludables y hermosos.
• Residuos:recolección de basura y eliminación de basura.
• Estacionamiento:Lotes en buen estado con señalización clara y equipo funcional de entrada / salida.

Tareas de mantenimiento de edificios :

• Eléctrico:miles de enchufes eléctricos, bombillas y sistemas integrados.
• Plomería:cientos de lavabos, inodoros, bebederos, calentadores de agua y desagües.
• Interiores:pintura, pisos y todo lo que cuelgue de una pared o techo.
• Exteriores:todo tipo de revestimiento conocido por la humanidad (porque el cielo prohíbe que dos edificios tengan el mismo aspecto).
• Puertas y ventanas:seguras y funcionales para que se abran cuando se supone que deben estar abiertas y se cierran cuando se supone que deben estar cerradas.
• Acceso:comprobar la entrada y salida de las llaves, cambiar las llaves de las cerraduras.
• HVAC:Los sistemas de calefacción y refrigeración son tan enormes que tardan meses en subir y bajar.
• Limpieza:pasar la aspiradora, barrer, trapear, encerar, limpiar, fregar, vaciar; la lista continúa.
• Administración de propiedades:desde viviendas para estudiantes hasta estadios deportivos y desde nuevas construcciones hasta registros históricos.

Tareas de mantenimiento de equipos :

• Todo, desde refrigeradores de muestras en el departamento de biología hasta almacenamiento con clima controlado por $ 200,000 pianos Steinway en el centro de artes escénicas.

Montaje de salas y asistencia para eventos:

• Todo, desde agregar o quitar pizarrones en los salones de clases hasta colocar miles de sillas en el salón de baile para una conferencia de una semana.

Tareas de gestión de flotas:

• Automóviles, camiones, camionetas, carritos de golf, autobuses, montacargas, tractores, Zambonis y más.
• Mantenimiento por desgaste normal.
• Reparar el daño de los estudiantes operadores (necesitamos decir más).

Gestión de correo:

• Envío y recepción de paquetes de todos los tamaños desde y hacia todo el mundo.
• Entrega de correo en medio de una rotación y un movimiento constantes.

El desafío de la gestión del campus:todo es una emergencia

Un inodoro atascado está derramando aguas residuales. Una cerradura está atascada, dejando a un profesor y 300 estudiantes atrapados fuera de su sala de conferencias. Algo activó los aspersores en el campo de fútbol justo antes del gran juego. Y todo eso sucedió en solo 5 minutos .

Todos en las instituciones de educación superior se esfuerzan por lograr algo. Cuando todo está en buenas condiciones, nadie se detiene a pensar en cómo las instalaciones contribuyen al rendimiento académico y al éxito de los estudiantes. Pero cuando algo sale mal, las emociones aumentan.

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Entonces, en caso de que los generadores de plomería, eléctricos y de plasma cuántico no fueran suficientes para abrirle el apetito, también está haciendo malabarismos con las expectativas y las relaciones .

Cuando llegues al trabajo

Seamos honestos:en primer lugar, nunca dejaste el trabajo. Aunque su equipo rota turnos de guardia, las emergencias a menudo necesitan su opinión, por lo que deja su teléfono encendido las 24 horas, los 7 días de la semana .

Probablemente, lo primero que debe hacer cuando regresa a la oficina es hacer un inventario de las nuevas solicitudes de trabajo . . Se reúne con su equipo de supervisores para obtener información actualizada sobre los proyectos en curso . y hacer asignaciones . Luego, los supervisores se conectan con los líderes del equipo y los equipos pasan el resto del día ejecutando sus órdenes de marcha.

Tú, por otro lado, te diriges a un día de reuniones . Eso es porque no sucede nada en el campus que no involucre, bueno, el campus. Aquí hay una muestra de las conversaciones de su día:

1. El Departamento de Astronomía quiere albergar eventos nocturnos en el observatorio durante un mes. La facultad no se da cuenta de que tiene un equipo de noche programado para reemplazar el piso desgastado. Pasas una hora discutiendo las implicaciones de reprogramar los eventos de astronomía o el equipo de pisos o crear un camino (con señalización) a través del área de trabajo (solo tendrán que lidiar con el ruido).
2. El decano de estudiantes quiere actualizar los filtros de aire como una mejor práctica de COVID de educación superior, pero no sabe que algunos sistemas HVAC más antiguos no pueden manejar ese tipo de presión de aire. Quiere hacer una declaración radical de que todas las instalaciones usan ese nivel de filtración, por lo que lo guiará a través del análisis de costo / beneficio.
3. Y su favorito:abordar las quejas con el sindicato y RR.HH.

Manteniéndolo todo junto

Entonces, ¿cómo lo mantienes todo junto? Con un CMMS (sistema de gestión de mantenimiento computarizado) que integra todos los sistemas de su departamento en un solo lugar:

• Gestión de activos
• Mantenimiento planificado
• Solicitud de trabajo
• Gestión del trabajo
• Gestión de inventario
• Gestión de compras
• Gestión de proveedores

Echemos un vistazo a cada uno con una comparación en paralelo de un departamento sin CMMS frente a un departamento que aprovecha su CMMS, en este caso, Limble, bueno.

Gestión de activos

Seguimiento de activos sin CMMS

En un campus tan vasto, y en un estado de cambio constante, no podría enumerar todos los activos de los que es responsable, incluso si quisiera.

En el pasado, hubo algunos intentos de buena fe de crear un directorio de activos. Desafortunadamente, ninguna hoja de cálculo de Excel en la Tierra puede manejar ese nivel de complejidad, y la información que compiló la secretaria rápidamente quedó obsoleta e inutilizable.

Seguimiento de activos con Limble CMMS

La primera vez que su equipo toca un activo, ya sea arreglando un inodoro o instalando un panel solar, se ingresa en Limble mientras se crea la orden de trabajo.

Con el tiempo, eso crea una lista de activos que se pueden buscar organizados por ubicación, edificio, sala, etc.

Ejemplo de jerarquía de activos dentro de Limble CMMS

Cada orden de trabajo asocia su activo con las piezas, los proveedores y el historial de trabajo correctos . Se convierte en un recurso vivo que crece y se expande a medida que lo usa. Cuanto más lo use, mejor se vuelve.

Historial de activos sin CMMS

La información sobre cada activo (manuales, órdenes de trabajo anteriores, números de piezas de repuesto) se distribuye en diferentes lugares:

• en papel en la oficina
• en un puñado de cuentas de correo electrónico o mensajes de texto de diferentes empleados
• en documentos de Microsoft Office en una docena de otras computadoras
• en tu cabeza porque nunca hay tiempo para documentar

Rastrear esta información es una parte no trivial de cada asignación de trabajo.

Historial de activos con Limble CMMS

Con solo un clic en Limble, cualquier empleado puede ver un activo:

• historial de trabajo (cada tarea que se haya completado en ese activo)
• mantenimiento programado
• inventario actual de repuestos
• proveedores preferidos y su historial laboral

Pestaña de información de activos dentro de Limble CMMS

Puede escribir notas y adjuntar archivos como manuales en PDF para que sus técnicos de mantenimiento tengan toda la información en un solo lugar, ya sea que estén en la oficina o en el lugar.

Agregar un activo a la base de datos de Limble

Todo el resto de la información del activo se actualiza automáticamente en función de las tareas de Limble que su equipo completa todos los días.

Planificación financiera sin CMMS

Si un vicepresidente le preguntara el valor actual de los activos que mantiene, diría:"Ese no es mi trabajo. Pregúntele a Finanzas ”.

Cada vez que tiene esa conversación, cede un poco más de poder de decisión a los jefes de otros departamentos.

Planificación financiera con Limble CMMS

Tú eres el que tiene las respuestas.

Debido a que tiene todos sus activos en un solo lugar, puede permitir que otros departamentos hagan cosas como adjuntar programas de depreciación.

Limble genera informes que muestran a la alta dirección el valor de capital de la empresa y qué equipo debe reemplazarse.

Cuando puede demostrar que reparar un equipo de $ 100.000 cuesta $ 80.000 al año, el departamento de finanzas no puede discutir. En lugar de costarle a la universidad iniciativas "innecesarias", Finanzas lo elogia por ahorrar $ 300,000 durante los próximos cinco años, gracias a su inteligente administración.

Yendo un paso más allá, sabes que los centros de generación de ganancias de la universidad obtienen beneficios fiscales por depreciar equipos a lo largo del tiempo. Sin embargo, esos beneficios terminan una vez que el equipo se deprecia por completo. Puede reemplazar el equipo mucho antes, sabiendo que el costo de mantenimiento más la depreciación se está sumando.

Al observar los gráficos en su panel de Limble, puede comenzar a predecir qué activos necesita reemplazar o reconstruir, y cuándo.

Un ejemplo del panel personalizado de Limble

Todo esto se suma a las finanzas e instalaciones que construyen una dinámica más amigable. Sabes que se apoyan el uno al otro. Cuando Finanzas tiene preguntas, usted tiene respuestas y puede explicar cómo afecta el resultado final.

Mantenimiento planificado (PM)

Implementación de mantenimiento preventivo sin CMMS

Debido al gran volumen de solicitudes de trabajo, su equipo siempre está en modo de crisis, ocupándose de lo que se averió o debe configurarse hoy.

Por supuesto, le encantaría dedicar más recursos al mantenimiento planificado para que sea menos probable que el equipo se rompa en primer lugar. Pero esa no es una opción.

Implementación de mantenimiento preventivo con Limble CMMS

Puede agregar programas de mantenimiento preventivo (PM) (completos con listas de verificación de procedimientos operativos estándar si se siente ambicioso) a cada activo en Limble.

Creación de listas de verificación de mantenimiento en Limble CMMS

Limble genera y asigna automáticamente tareas de mantenimiento preventivo, por lo que su equipo comienza naturalmente a pasar del mantenimiento reactivo al mantenimiento proactivo.

Limble rastrea y calcula automáticamente su trabajo planificado y no planificado

Esto hace mucho por la moral. En lugar de sentir que siempre están atrasados, el equipo actúa como si estuvieran en su juego "A".

Programación y asignación de tareas sin CMMS

Cuando su equipo tiene el ancho de banda, no está seguro de qué tareas de mantenimiento preventivo realizar. Algunos equipos pueden pasar años sin ser tocados mientras que otros reciben un servicio excesivo.

Programación y asignación de tareas con Limble CMMS

Limble genera tareas asignadas automáticamente a los comerciantes adecuados. Las asignaciones aparecen en la misma lista de tareas pendientes que sus órdenes de trabajo habituales.

Las tareas se activan por el calendario o el uso.

El equipo da servicio al equipo a tiempo como parte del flujo de trabajo regular. Hable sobre la eficiencia operativa.

Instantánea de un calendario de mantenimiento en Limble CMMS

Registro de MP completados sin un CMMS

El mantenimiento preventivo que asigna al equipo no se registra. Nadie está 100% seguro de qué activos son servicios completos y cuáles vencen.

Registro de MP completados con Limble CMMS

Limble realiza un seguimiento de todas las tareas completadas, incluido el mantenimiento preventivo. Cuando configuró su cuenta, creó flujos de trabajo personalizados para actualizar el estado del equipo / propiedad en función de cómo trabaja su equipo:

• Configura el equipo en "En funcionamiento" de forma predeterminada.
• Cuando llega una solicitud de trabajo, Limble cambia el estado del activo a "En revisión".
• Cuando aprueba una orden de trabajo, el activo cambia a "Pendiente". Si el activo no es funcional, puede establecer manualmente el estado en "Inactivo".
• Cuando una orden de trabajo está en curso, Limble cambia el estado a "En reparación".
  Y cuando se completa la orden de trabajo, Limble vuelve a cambiar el estado a "En ejecución".

Basta un vistazo para ver qué equipo está operativo, en reparación, fuera de servicio, etc.

Comprobando el estado del equipo en Limble CMMS

Gestión de repuestos sin CMMS

No sabe qué repuestos necesita para este MP o si tiene alguno en su inventario (y no está asignado a tareas más urgentes).

Gestión de piezas de repuesto con Limble CMMS

Cuando configuró su cuenta de Limble, realizó una auditoría de inventario de repuestos y asoció cada pieza con el activo correspondiente en Limble. Luego, cuando creó sus listas de verificación de PM, las vinculó a sus repuestos.

Instantánea de la vista de administración de piezas en Limble CMMS

Cuando su técnico recibe su asignación de PM, les dice:

• qué piezas llevar
• dónde encontrarlos
• cuántos hay en stock
• cuánto de ese stock ya está asignado a otras tareas

Más información sobre el mantenimiento del inventario más adelante.

Solicitudes de trabajo

Envío de solicitudes de trabajo sin CMMS

Las personas que necesitan algo reparado lo notifican al coordinador de mantenimiento. Al menos esperas que lo hagan.

Pero la esperanza no es realmente una estrategia de mantenimiento, al menos no cuando se trata de hacer que la gente informe de problemas. Más a menudo de lo que le gustaría, descubre que algo se ha roto durante días (¿semanas? ¿Meses?) Antes de que un miembro del equipo lo descubra y envíe una solicitud de trabajo.

Envío de solicitudes de trabajo a través de Limble CMMS

Los letreros en toda la instalación permiten que las personas sepan cómo enviar solicitudes a Limble a través de su sitio web (directamente en el portal), correo electrónico y llamada telefónica (donde su oficina puede ingresar la solicitud manualmente).

Limble te permite usar códigos QR para identificar activos y acelerar el proceso de envío de tickets

Cualquiera puede enviar una solicitud de trabajo de mantenimiento y todas las solicitudes terminan en el mismo portal con el mismo formato.

Portal de solicitudes de trabajo de Limble

El historial de una solicitud de trabajo puede volverse bastante confuso. ¿Cuándo se informó el problema por primera vez? ¿Quien lo envió? ¿Cómo puedes conseguirlos? La mayoría de las veces, no hace la pregunta porque no hay una respuesta.

Limble marca el tiempo de todas las solicitudes y captura la información del solicitante cuando la envía. Puede buscar más información y considerar la antigüedad de una tarea al priorizar su trabajo pendiente de mantenimiento. Esto le ayuda a asegurarse de que el trabajo fundamental siempre se realice primero.

Obtener solicitudes de trabajo detalladas sin un CMMS

Las descripciones de las solicitudes de trabajo son increíblemente vagas:"El inodoro está roto".

¿Cuál de los 900 baños del campus era ese? ¿Está floja la manija o se trata de aguas residuales?

Con cientos de invitados en el campus todos los días, a veces el solicitante ni siquiera sabe dónde está o qué equipo está mirando, así que buena suerte para averiguarlo.

Obtener solicitudes de trabajo detalladas con Limble CMMS

La mayoría de las solicitudes de trabajo ingresan a Limble directamente a través del portal, gracias a los códigos QR fáciles de capturar de Limble.

Cada código QR es único y está asociado a un activo en particular. Cuando un usuario escanea el código, Limble adjunta ese activo exacto a la solicitud.

Ahora, cuando los solicitantes informan que el inodoro está roto, usted sabe que es el inodoro n. ° 3 en el segundo piso del pasillo B del edificio Johnson, y que este inodoro en particular ya ha tenido problemas con la brida dos veces este año.

También puede pedirle al solicitante que cargue una foto de la pieza rota para ver en qué se encuentra antes de llegar. De hecho, puede solicitar cualquier tipo de información en el formulario de solicitud.

Ejemplo de formulario de solicitud de trabajo en Limble CMMS

Gestión de solicitudes de trabajo duplicadas sin un CMMS

Por un lado, teme que algunos problemas se prolonguen demasiado antes de que la gente los informe. Por otro lado, algunos problemas se informan varias veces. Los duplicados, aunque no son el fin del mundo, pueden resultar en persecuciones inútiles.

Gestión de solicitudes de trabajo duplicadas con Limble CMMS

Si una solicitud de trabajo se parece a cualquiera que ya esté en el sistema, Limble muestra la solicitud original y le pide al solicitante que confirme que se trata de un problema nuevo. Los duplicados rara vez pasan.

El algoritmo de Limble puede reconocer solicitudes de trabajo duplicadas

Comunicarse con los solicitantes

Cuando no tiene una forma de alertar a los solicitantes sobre el progreso del trabajo, da la impresión de que su equipo no responde.

Con Limble CMMS, los solicitantes incluyen sus direcciones de correo electrónico en sus tickets de mantenimiento, por lo que Limble les envía un correo electrónico automáticamente cuando la solicitud se convierte en una orden de trabajo y cuando se completa. Su equipo tiene la reputación de ser ágil y minucioso.

Equipos y tareas de gestión del campus

Asignación de tareas sin CMMS

Repartes asignaciones en reuniones al comienzo de cada día o al dejar notas, enviar mensajes o hacer llamadas telefónicas.

En resumen, para dar una tarea, primero debes conseguirlos.

Claro, es una expectativa razonable, así es como funciona toda la comunicación, pero requiere una gran cantidad de esfuerzo y regularmente causa retrasos.

También hace agujeros en la rendición de cuentas. ¿Cómo sabes que realmente se hizo? ¿O cuando? ¿O si hay algo más profundo que debe abordarse antes de que se solucione el problema original?

Asignación de tareas a través de Limble CMMS

Todas las tareas se encuentran en Limble, donde todos los miembros del equipo pueden ver sus listas de tareas pendientes actualizadas en sus computadoras o teléfonos inteligentes en todo momento. No es necesario que los contacte para cambiar sus prioridades para ese día; simplemente arrastre y suelte en Limble, sabiendo que seguirán las instrucciones cuando lleguen allí.

Instantánea de la carga de trabajo de un técnico

Algunas tareas incluso se asignan automáticamente por comercio, ubicación, etc.

Recopilación de información sin CMMS

Las solicitudes de trabajo vagas se convierten en órdenes de trabajo vagas. Los empleados tienen que rastrear qué inodoro está funcionando mal, regresar a la oficina para obtener el manual, ir al inventario en busca de repuestos y comunicarse con Stan porque, según se rumorea, ya ha solucionado este problema en particular.

A veces, este proceso de preparación lleva más tiempo que la tarea en sí.

Recopilación de información con Limble CMMS

Limble vincula las tareas a un activo, por lo que los trabajadores tienen todos los manuales, historiales de trabajo, procedimientos operativos estándar e incluso datos de piezas de repuesto de ese activo al alcance de la mano mientras trabajan, incluidos los números de pieza, la información de contacto del proveedor y los recuentos de inventario.

Lista de OT completadas en Limble CMMS

Los técnicos buscan historiales de trabajo para ver quién lo arregló antes y cómo lo hizo. Puede asignar varios miembros del equipo a una tarea si se trata de un trabajo de más de una persona.

Los miembros del equipo llegan al sitio con todas las piezas, herramientas y conocimientos que necesitan para hacer el trabajo rápidamente.

Un ejemplo de OT en Limble CMMS

Comunicarse sobre órdenes de trabajo sin un CMMS

Por supuesto, los equipos siempre se encuentran con problemas que no esperaban. En este momento, confía principalmente en las radios para dar instrucciones en tiempo real. Es rápido, pero sin nada por escrito, deja mucho margen de error.

Eso supone, por supuesto, que la persona con las respuestas está de servicio y escucha la radio en el momento en que las necesita. Si no, reinventa la rueda o la retrasa. Esperamos que no sea urgente.

Comunicación sobre órdenes de trabajo con Limble CMMS

Debido a que muchas tareas vienen con listas de verificación, los equipos son mucho más independientes. No necesitan el nivel de apoyo externo que solían tener.

Si algo necesita una aclaración, usted y el equipo conversan mediante comentarios sobre la tarea, para que haya un registro completo en papel digital.

Discutir los detalles del trabajo dentro de los comentarios de WO en Limble

Seguimiento de informes e historial de OT sin CMMS

Es posible que no tenga ningún sistema formal para registrar lo que hicieron los técnicos para completar sus órdenes de trabajo. Si lo hace, la oficina lo archiva en algún lugar inconveniente para que el conocimiento colectivo quede sin explotar.

Para obtener una descripción general de las órdenes de trabajo completadas, debe extraer cada una de ellas individualmente y luego archivarlas, lo que nadie hace nunca.

Esto supone, por supuesto, que el papelito no se perdió. Si lo hizo, ha vuelto al punto de partida sin seguimiento de tareas:no hay registro de por qué, cuándo, cómo o quién hizo el trabajo.

Porque nadie tiene el panorama general , no tiene sentido cuándo es probable que un activo determinado se descomponga nuevamente. La falta de datos lo mantiene atrapado en una estrategia de mantenimiento costosa y agotadora de ejecución hasta fallar.

Seguimiento del historial y los informes de WO con Limble CMMS

Limble mantiene un historial de todo el trabajo realizado en cada activo, incluido el cronometraje automático del tiempo que tomó completar cada orden de trabajo. Esto le da un vistazo al costo total de propiedad.

Informe de TCO en Limble

No solo puede ver una lista de todas las órdenes de trabajo completadas, sino que también puede filtrarlas y buscarlas.

Más allá de eso, puede generar informes basados ​​en cuánto tiempo tardaron en reparar o cualquier otro dato en la lista de verificación de la orden de trabajo. Las estadísticas del equipo destacan a sus mejores jugadores.

Informe de rendimiento del equipo en Limble

Por otro lado, los de bajo rendimiento no tienen dónde esconderse. Las tendencias revelan qué activos se están desgastando y usted ahorra dinero y dolores de cabeza al encontrar problemas antes de que sucedan. Puede ver la transición de su equipo del caos a la ejecución experta a medida que la mayor parte de sus tareas se realizan a tiempo.

Informe de finalización del estado de la tarea en Limble

El uso de una herramienta digital como CMMS es una de las formas más fáciles de mejorar la responsabilidad en el departamento de mantenimiento.

Gestión de inventario

Gestión de existencias de inventario sin un CMMS

La única forma de verificar su inventario de repuestos es conduciendo hasta el almacén y mirando el estante.

Dicho esto, si tiene una operación grande, es posible que ni siquiera sepa qué almacén o estante, en cuyo caso podría ser más fácil pedir uno nuevo de todos modos.

Ese (falta de) proceso lo deja con demasiados de algunos elementos (presupuesto desperdiciado) y muy pocos de otros (tiempo de inactividad evitable).

Gestión de existencias de inventario con Limble CMMS

Cualquiera puede verificar los niveles de inventario en tiempo real en sus aplicaciones Limble porque los niveles se actualizan automáticamente cada vez que un técnico completa su orden de trabajo.

Vista de administración de piezas en Limble CMMS

El registro de piezas dice con precisión dónde encontrar los repuestos. Si un trabajador saca una parte fuera del contexto de una orden de trabajo en particular, hay un código QR en el estante para que lo haga y actualice el recuento.

Por supuesto, usted todavía quiere que sus recuentos de inventario sean reales con regularidad, por lo que establece un "recuento cíclico". Limble ahora generará automáticamente tareas para auditar el inventario con la frecuencia que considere adecuada.

Optimización del inventario sin CMMS

Todo el mundo sabe que hay piezas en el almacén que se han mantenido intactas durante años, tal vez décadas, pero la única forma de identificar el exceso de inventario es el grosor del polvo intacto de la caja.

A veces, las partes necesarias para una próxima tarea de alta prioridad se utilizan en una tarea inmediata de baja prioridad.

Es la norma pedir piezas el día en que la tripulación se da cuenta de que las necesitan y no las tienen, y es más común de lo que le gustaría que los pedidos se dupliquen.

Optimización del inventario con Limble CMMS

Cuando configura su inventario de MRO inicialmente, establece umbrales obsoletos para que Limble notifique al coordinador de mantenimiento si alguna pieza no se usa durante un período prolongado. Eso conduce a conversaciones oportunas sobre qué guardar y qué limpiar.

Establecer umbrales de elementos de repuestos en Limble

En Limble, los miembros del equipo ven si hay piezas en stock y cuántas ya están asignadas a otras tareas.

La compra se activa el día en que las piezas utilizadas / asignadas caen por debajo de los umbrales predeterminados. Las piezas vitales están siempre a mano y los técnicos a menudo completan las reparaciones el día en que se informa.

Puede asociar proveedores preferidos a piezas específicas, de modo que siempre obtenga la mejor calidad, independientemente de quién en Compras esté procesando la orden de compra (PO). Limble adjunta las órdenes de compra a cada registro de piezas de repuesto, para que pueda ver en la orden de compra cuándo llegará el nuevo pedido.

Compras para la gestión del campus

Activación y seguimiento de solicitudes de compra sin un CMMS

Tiene un rastro de papel para cada compra, pero es solo eso:un rastro de papel esparcido entre varios escritorios, oficinas e incluso ubicaciones.

Anyone on the crew who needs to create, approve or reference a PO has to physically come into the office or distract the purchasing team with phone calls and emails.

Triggering and tracking purchase requests with Limble CMMS

Limble has a customizable system for submitting purchase requests that automatically become purchase orders once approved.

Whenever a part’s inventory drops too low, Limble triggers a purchase request automatically. Purchasing can even create a template with a custom message, vendor info, part numbers and quantities, and more.

Purchase order list view in Limble CMMS

If you don’t usually carry the part, the tech can trigger a purchase request right within their task.

Even technicians can trigger purchase requests using Limble

Limble saves everything on the cloud and is available on both desktop and mobile. Both the tech and their manager can see the POs status at any time.

Without a digital system, not only do parts not get ordered until the day they’re needed, but it’s also not uncommon for the wrong part to get ordered, resulting in even longer delays. With Limble, every purchase request arrives with the exact part number and vendor attached. The process is easy — and precise — for both Maintenance and Purchasing.

Approving and accounting for purchases without a CMMS

Many employees are approved to make purchases up to a specific cost on their company cards. That keeps management from getting bogged down with approvals.

Since they’re using the company card, the transaction gets logged for accounting purposes, but it may never get associated with a work order.

That means any facility work that could be billed back to a third party — say, a conference that ordered custom signage for their campus event — never gets paid to the university. (No wonder they keep hosting their events here!)

It also means that you don’t know the total maintenance cost of your assets because they’re getting repaired with materials that never get into the system.

Approving and accounting for purchases with Limble CMMS

Limble automates the approval process taking into account each team member’s budget. For example, Sam can make purchases up to $2,000 on his own but needs approval from Dave beyond that.

Limble pushes the request to either the purchasing department or the next person in line who needs to approve it before it finally ends up with Purchasing.

Any part your tech uses is listed right on the work order and gets automatically calculated into client billing and asset history.

Did you catch that? All the documentation happens automatically — no extra paperwork for anyone.

The purchase approval process in Limble

This streamlined workflow lets Purchasing focus on purchasing, Accounting focus on accounting, and Maintenance focus on maintenance.

Managing incoming shipments without a CMMS

When shipments come in, Purchasing can almost always link them to the right PO, but that doesn’t mean they can connect them to the correct work order. Sometimes parts sit in the warehouse for days (weeks?) before the tech who needs them finds out they’ve arrived. Again, lots of unnecessary downtime.

Managing incoming shipments with Limble CMMS

As soon as a PO is marked as “received,” Limble notifies the techs and managers on the associated work orders. This prompts them to start up tasks again, prioritize their current workloads, and/or set expectations with departments.

Working with Finance without a CMMS

Conversations with Finance are tense. You can’t do anything without being double or triple questioned on whether it’s really necessary. You get asked lots of questions that would take hours of work to answer — questions that aren’t nearly important enough to set aside that kind of time.

Working with Finance with Limble CMMS

Maintenance and Purchasing are now the finance department’s best friends. Any time there are questions about a charge, your teams always have the answers.

Limble’s reports update themselves instantaneously . More often than not, you’re now initiating conversations with Finance because you have so much to show off.

You started a conversation when you could show them downtime spiking because of faulty equipment. When the budget for new equipment was approved, you could show them that downtime dropped again and calculate the savings based on every hour it was working compared to the month before.

Total downtime report in Limble

Your IT department used Limble’s API to link all the Limble data to the data in your company’s enterprise resource planning software (ERP). It used the API or the built-in Quickbooks integration to get the same information into the accounting system.

Vendor management

Tracking vendors without a CMMS

No one person in your department knows who all your vendors are. The fleet manager could list off his if you asked, as could the lead on the plumbing team. (When the head of groundskeeping had a heart attack, there was a bit of a crisis, so they started a list they keep in the office.)

Tracking vendors with Limble CMMS

All vendors are in a single list and linked to the equipment, parts, etc., they service or provide. Each record has contact information, a detailed history, and notes/instructions for anyone who needs to reach out.

To keep the thousands of vendors straight, you created custom fields (for example, whether that vendor is for a particular department). You also customize which columns show up on the master list, so you don’t even have to click in half the time.

Vendor list in Limble CMMS

Tracking vendor work without a CMMS

Not only is it unclear who your vendors are, but the picture gets even fuzzier when it comes to what work they’re doing. You couldn’t sum it up if you tried.

Tracking vendor work with Limble CMMS

Every vendor gets assigned to tasks within Limble just like your employees do. When you add them to a job, Limble emails them a unique link to the portal. There, they see and interact with the task within Limble itself.

Limble adds the work details — how long it takes to accomplish, what spare parts they used, etc. — into the maintenance history.

Sharing a task with your maintenance vendor using Limble

What vendors see when you share tasks with them through Limble

Keeping vendors honest without a CMMS

Now and again, a vendor goes rogue and over-charges for their services or ends up doing more harm than good.

They are adamant that “It was that way when I got here,” so the best your department can do is to cut your losses.

Keeping vendors honest with Limble CMMS

You baked vendor accountability into your systems by sending them tasks and keeping all communication within Limble. Limble gives them crystal clear instructions and digital checklists of your standard operating procedures, which means fewer improvisation on their side which you have to fix again later.

Your first step is to require the vendor to upload a picture of the item or area before starting work, so there is no question of whom to hold accountable if things go awry (a great way to reduce everybody’s liability).

Vendors can upload before/after images to improve work visibility

You, your team, and your vendors can communicate via messages in the task itself.

Limble tracks time spent on each vendor’s task and lets them upload invoices that get siphoned straight into the accounting workflow. Of course, if a vendor didn’t use the system, your team can enter their work manually.

As soon as they click “finish,” Limble notifies the lead on that project and the project moves forward without delay.

An eye to long-term planning for campus management

More than 60% of the maintenance workforce will be retiring in the coming decade — that’s likely 60% of your campus management corp, too. That is a massive loss of institutional knowledge in a short time.

If you’re not careful, it will be very expensive to reinvent your campus’ systems. There will be costly disruptions to the student experience you could have avoided. Your team will have to learn all the wrong ways to rewire a stadium lighting system before they rediscover the one way that works.

On the other hand, you could have your seasoned employees building out checklists in Limble for new hires to use. Work could continue uninterrupted with historical data at everyone’s fingertips. Junior techs become self-sufficient. Senior techs finally get to take a vacation.

Who knows — maybe even you will get to spend an evening with your family instead of your phone.

How to get started with Limble CMMS?

So, you’ve liked everything you’ve read and now you want to take Limble for a test drive. You want to check all of these futures yourself, but without any commitment.

Smart move, choosing a CMMS vendor is not something you should do on a whim. Here are three ways to test Limble without taking a credit card out of your wallet:

• start a free 30-day trial
• request a demo
• try our self demo (leads you to a simulated environment where you can play around with and test Limble’s features