Talleres de mantenimiento:qué son y cómo organizar uno

El mantenimiento y la reparación no siempre se pueden ejecutar directamente en la ubicación del activo problemático. En esos casos, un taller de mantenimiento es el área central donde se gestionan y llevan a cabo dichas actividades de mantenimiento, albergando todos los recursos necesarios.

Cada industria tiene sus propios requisitos de mantenimiento. La mayoría de nosotros estamos familiarizados con el mantenimiento de instalaciones, ya que los edificios de oficinas, las universidades, las residencias de ancianos y los clubes deportivos necesitan mantenimiento y reparación periódicos.

Los talleres y el personal de mantenimiento dan soporte a todos los servicios y productos que consumimos a diario. Aviación, manufactura, equipo pesado, equipo de TI, mobiliario, viviendas y carreteras; si puede nombrar un producto o servicio, se necesitarán personas e instalaciones para respaldar su disponibilidad continua y uso productivo.

Diseño y tipos del taller de mantenimiento

El término taller o taller de mantenimiento es genérico, y el diseño del taller, la distribución y los contenidos difieren según la industria específica con la que se relacionan y su ubicación geográfica o reglamentaria.

Diseño de taller de mantenimiento. Fuente: Industry Maintenance Engineering Inc.

Los talleres de mantenimiento incluyen espacios de trabajo con estaciones de trabajo o bancos, requisitos de estacionamiento y acceso de vehículos, sistemas y software de TI, almacenamiento de inventario, almacenes de herramientas, áreas de recepción y despacho, salas blancas, áreas de eliminación y salas u oficinas de apoyo a los empleados.

Un diferenciador clave para la ubicación y el diseño de las instalaciones es si el taller de mantenimiento:

1. utilizado para atender las necesidades de mantenimiento interno de una empresa
2. configurada como una organización de mantenimiento independiente que brinda soporte a múltiples empresas diversas

Es más probable que los primeros tengan el taller ubicado en sus instalaciones, con herramientas y equipos personalizados para sus necesidades comerciales. Este último estará ubicado en un área de captación para múltiples clientes, con recursos y disposición para proporcionar un conjunto más amplio de actividades de mantenimiento.

Organización del taller de mantenimiento

No existe una solución única para todos para establecer un taller de mantenimiento. Depende de muchos factores únicos. Sin embargo, podemos describir algunos pasos generales que puede seguir.

Paso n. ° 1:aclarar el propósito del taller de mantenimiento

Todos deben comprender cuál es el propósito del taller de mantenimiento. Sí, existe para garantizar el rendimiento y la confiabilidad óptimos de un activo. Sin embargo, el mantenimiento no existe de forma aislada:el rendimiento de los activos, la confiabilidad y el gasto en mantenimiento son parte de una estrategia comercial más amplia.

Una estrategia de mantenimiento y un rendimiento deficientes pueden destruir el valor de los activos. Es necesario tener claridad sobre las necesidades y expectativas de mantenimiento para garantizar que todas las partes interesadas trabajen hacia los mismos objetivos.

Paso 2:planificación y consulta

Este paso es la etapa más importante en el desarrollo de un taller de mantenimiento. Comprender las diversas necesidades es fundamental para implementar una solución que funcione para todos los participantes. Haga y responda las siguientes preguntas:

• ¿El mantenimiento se realizará las 24 horas del día, los 7 días de la semana, o solo durante el horario comercial?
• ¿Qué se mantendrá y hasta qué nivel?
• ¿Se tiene en cuenta el crecimiento empresarial en el diseño de tiendas?
• ¿Qué requisitos reglamentarios debe cumplir una instalación de este tipo?
• ¿Cuántas personas trabajarán en el taller de mantenimiento?

Montar un taller de mantenimiento y equiparlo correctamente no es una empresa pequeña. Los ingenieros y técnicos de mantenimiento tendrán opiniones que debe considerar; sin embargo, también lo harán los trabajadores de producción, los clientes, los empleados de oficina, los ayuntamientos y los vecinos.

No identificar posibles limitaciones operativas en la etapa de planificación requerirá una costosa rectificación una vez construida.

Paso 3:Desarrollo de flujos de trabajo y diseño de taller de mantenimiento eficientes

Independientemente de su industria, considere el diseño óptimo para el flujo de trabajo en su tienda.

Planificación y distribución del espacio de mantenimiento y reparación. Fuente: Researchgate.net

Por ejemplo, al diseñar una cocina para nuestro hogar, minimizamos el triángulo entre el banco, el frigorífico y el fregadero para maximizar la eficiencia.

Los talleres no son diferentes. Si su tienda está recibiendo artículos para reparar, piense en cómo funcionará su sistema:

• Si un artículo llega al taller para su reparación, debe recibirse formalmente con fines de seguimiento. ¿Cómo y dónde se hace y quién lo hace?
• ¿Es necesario ir a un lavadero para limpiarlo? ¿Se coloca en un almacén de cuarentena para equipos inservibles hasta que haya un técnico disponible?
• ¿La reparación implicará movimiento a través de estaciones de trabajo secuenciales o permanecerá en un solo escritorio o departamento?
• ¿Se requerirá manipulación de materiales? ¿Se necesitarán grandes pasillos o puertas para dicho equipo?
• Durante la reparación, en particular las que duran varios días, ¿dónde se almacenarán de forma segura los subcomponentes extraídos?
• ¿Cómo se gestionarán y calibrarán las herramientas para garantizar la disponibilidad donde sea necesario?
• ¿Cómo administrará los repuestos? ¿Se requerirá un área segura para el inventario? ¿Dónde ubicará eso?
• ¿Cómo administrará el equipo que espera la llegada de repuestos? ¿Dónde se colocará?

Las respuestas que genere a partir de dicha sesión de lluvia de ideas comenzarán a solidificar el diseño, el tamaño y la forma de su taller de máquinas.

Incluso si crea un taller de mantenimiento como una ubicación central desde donde los técnicos móviles salen y regresan (si el mantenimiento no se lleva a cabo en las instalaciones), la lista de preguntas será diferente, pero igualmente importante.

Recorra varios escenarios con su equipo de mantenimiento y se sorprenderá de la variedad de factores que debe considerar que afectarán el diseño y la distribución.

Por último, pero no menos importante, considere cómo el software de mantenimiento móvil puede respaldar y optimizar sus flujos de trabajo. Desde herramientas de seguimiento, equipos y repuestos hasta el almacenamiento de POE, listas de verificación, pautas de seguridad, planos del taller y otros documentos útiles.

Paso 4:solución de problemas medioambientales y cumplimiento de normativas

Los problemas regulatorios son empíricos. Debe seguirlos, sin embargo, es necesario pensar en cómo cumplir con los requisitos legales.

El acceso y la salida de emergencia son importantes, al igual que los niveles mínimos de luz, la ventilación adecuada, el acceso para discapacitados y los requisitos mínimos de espacio para la cantidad de ocupantes del taller.

Además de eso, hay numerosos problemas ambientales internos y externos a considerar. El ruido, los humos, las alteraciones visuales, la eliminación de líquidos residuales y el almacenamiento de desechos y mercancías pueden afectar a los edificios vecinos, a los visitantes y a los empleados.

Paso 5:controlar el inventario

Ya sea que tenga repuestos o planee pedirlos según sea necesario, se requerirá un sistema de control y almacenamiento de repuestos. Debe pensar en los siguientes procesos:

• recibir componentes en la organización
• controlar y separar piezas reparables e inservibles
• almacenar el trabajo en curso
• seguimiento y fijación de precios de repuestos pedidos a un trabajo
• envío de artículos útiles
• …

Estas tareas requerirán salas, gabinetes, software de administración de piezas y personal para garantizar un control adecuado.

Estar en el lado derecho del control de inventario. Fuente: Ingeniería de planta

Paso 6:control de herramientas

Las herramientas son un componente costoso y de misión crítica en un taller de mantenimiento, ya sea equipo de uso general o especializado. El departamento de adquisiciones debe comprar una cantidad adecuada de herramientas para adaptarse a la carga de trabajo planificada, y deben ser rastreadas, almacenadas de forma segura, mantenidas, calibradas y disponibles para los técnicos cuando sea necesario.

Puede utilizar un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) como su solución de gestión de inventario de activos. Su sistema de códigos de barras, junto con procedimientos bien definidos para llevar / devolver herramientas al almacenamiento, garantizará que se tengan en cuenta todas las herramientas. Los planificadores de mantenimiento estarán eternamente agradecidos de tener acceso a estos datos.

Paso 7:administrar la información de mantenimiento

Las decisiones importantes de gestión de mantenimiento deben basarse en datos, no en sentimientos, opiniones y conjeturas. La información de mantenimiento, ya sea en papel o digitalizada, debe ser:

• Actual
• Versión controlada
• Aplicable a los componentes mantenidos
• De suficiente calidad y cantidad
• Fácilmente accesible para el personal de mantenimiento

Estas necesidades impulsarán sus requisitos de TI / hardware, las necesidades de escritorio y estación de trabajo, y las suscripciones de software (si está utilizando algún tipo de software de mantenimiento, que es imprescindible para cualquier taller de mantenimiento de tamaño mediano o grande).

Cómo mantener organizado su taller de mantenimiento

Hay tres niveles a considerar para mantener su taller de mantenimiento operando de manera eficiente y cumpliendo con las expectativas comerciales:estratégico, táctico y operativo.

Nivel estratégico

Desarrollar y publicar una política de mantenimiento. Representa una declaración formal que describe las expectativas de la alta dirección del taller de mantenimiento. Le dice a los equipos de mantenimiento cómo apoyan los resultados comerciales y establece límites claros que el departamento de mantenimiento debe seguir.

Escribir un documento de este tipo no es difícil, pero hay un proceso definido a seguir para desarrollar una política de mantenimiento para garantizar que agregue valor a la organización.

Nivel táctico

Desarrollar y publicar procedimientos operativos estándar (POE). Los POE se derivan de la política de mantenimiento y proporcionan métodos estándar a seguir para todas las tareas que se consideran fundamentales para el éxito empresarial.

Vamos a ilustrarlo con un ejemplo.

Al realizar trabajos en caliente o soldar en un taller, hay ciertos pasos que deben completarse para garantizar que cumple con los requisitos reglamentarios, de salud y de seguridad. Pasos como:

• Montaje de pantallas de soldadura
• Deshabilitar los sensores de incendios localizados
• Configuración y uso correctos de la extracción de humos
• Provisión y ubicación de extintores de incendios con la clasificación adecuada
• Uso de equipo de protección personal adecuado

En este caso, desarrollaría un POE para cubrir todos los puntos clave que requiere que el técnico cumpla antes, durante y después de ejecutar la tarea descrita.

Tener SOP es solo el primer paso. Asegúrese de que todos conozcan las reglas que deben seguir incluyéndolas en su capacitación de mantenimiento y en los procesos de incorporación.

Nivel operativo

Implementar un sistema de gestión de mantenimiento integral. La gestión del mantenimiento es un proceso complicado que abarca un amplio conjunto de información de activos que requiere captura, seguimiento, análisis y control.

Es hora de dejar los papeles, pizarrones, hojas de cálculo y archivadores en el pasado, donde pertenecen.

Utilizando el poder de grandes bases de datos, banda ancha rápida, sensores miniaturizados, inteligencia artificial y aprendizaje automático, los sistemas de administración de mantenimiento computarizados (CMMS) están aquí para hacer su vida más fácil y su departamento más eficiente.

En su forma más básica, un CMMS está diseñado para rastrear el tiempo, el ciclo o las tareas basadas en el calendario que deben completarse para garantizar la operación y confiabilidad continuas de los activos. Sin embargo, tienen muchas capacidades paralelas. Pueden pronosticar y programar el trabajo, predecir posibles fallas, capturar defectos encontrados durante las actividades de operación y mantenimiento y proponer acciones para prolongar el tiempo de actividad del equipo.

Dado el conocimiento de los planes de mantenimiento futuros, un CMMS puede programar la disponibilidad del técnico. También puede monitorear y planificar el inventario de repuestos, rastreando las ubicaciones de repuestos, ya sea en stock, fuera de servicio, fuera de reparación o más allá de una reparación económica. También se puede realizar un seguimiento de la calibración y ubicación de las herramientas, mantener la información de mantenimiento y proporcionar las páginas o referencias del manual de servicio correspondientes con las Órdenes de Trabajo y los MP.

Un CMMS moderno reducirá el tiempo de inactividad del equipo, mejorará la eficiencia laboral, reducirá los costos de administración de inventario, hará un seguimiento de los gastos, mejorará la vida útil de los activos y lo ayudará a mantener el control de sus costos totales de mantenimiento.

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Planifique con anticipación

La creación u organización de un taller de mantenimiento requiere la consideración de múltiples cuestiones y la consulta con todas las partes interesadas. La falta de identificación y alcance adecuados de los requisitos del taller será mucho más difícil (y probablemente mucho más costoso) de resolver después.

Una vez puesto en funcionamiento, el control y la gestión continuos del taller son fundamentales para proporcionar un servicio de mantenimiento profesional, competitivo y eficaz. Tómese su tiempo para planificar todo, desarrollar procedimientos de mantenimiento e implementar software para agilizar el trabajo de mantenimiento.

Si desea saber más sobre el software CMMS y cómo puede ayudarlo a organizar su taller de mantenimiento, hable con nuestro equipo o programe una demostración gratuita de Limble CMMS.