La gestión de la información es clave para el rendimiento del mantenimiento

La gestión de la información es un área que a menudo se pasa por alto. En realidad, es una de las áreas más importantes, pero carece de glamour y emoción. Requiere un esfuerzo constante, regular y planificado, por lo que, naturalmente, gravitamos hacia las áreas que nos dan el subidón periódico de adrenalina que ansían la mayoría de las personas que lo arreglan. Desafortunadamente, si ignora los beneficios de la gestión de la información, tendrá más oportunidades de trabajar muchas horas bajo estrés para combatir los incendios y "ser el héroe".

Mi idea personal de un héroe es alguien que silenciosa y consistentemente hace el trabajo pesado y poco glamoroso detrás de escena que previene esas averías y sienta las bases para reducir sus efectos cuando ocurre una. Este héroe olvidado revisa los manuales, lee las hojas de especificaciones, examina las revistas comerciales y pasa horas haciendo preguntas a los proveedores sobre sus productos y servicios.

Luego, nuestro héroe de la información dedica más horas a recopilar la información recopilada en formatos utilizables y la publica donde los supervisores y técnicos pueden encontrarla rápidamente cuando sea necesario. El trabajo de ser el héroe de la información rara vez se reconoce o recompensa, pero aún así debe hacerse si desea obtener el máximo de sus técnicos.

Todos hablamos de tiempo de uso de la llave y de maximizar la productividad, pero lograrlo no es un evento fácil de la noche a la mañana. Te esfuerzas por encontrar buena gente. Les compras buenas herramientas. Les proporcionas un entorno de trabajo seguro. Incluso intentas conseguirles formación técnica. Entonces, ¿por qué les niega buena información que facilitará su trabajo y mejorará su desempeño? Nadie lo hace a propósito, pero nuevamente es el trabajo pesado que todos evitamos inconscientemente.

La solución es organizarse y empezar. Puede que no seas la persona adecuada para el héroe de la información, pero mira alrededor de tu tienda y ve si hay un Superman escondido detrás de su personaje de Clark Kent, alguien que puede y hará las tareas necesarias para ti. Una vez que establezca las pautas, gran parte del trabajo puede ser realizado por el personal de la oficina, así que no pase por alto esos recursos para el trabajo. Los asistentes administrativos están acostumbrados a administrar grandes cantidades de información, por lo que sus datos de mantenimiento y confiabilidad son solo otro formato para ellos que agregan a la mezcla.

Sus pautas y marco deben ser simples, y los archivos en sí deben ser fácilmente accesibles para quienes necesitan la información. Algo tan simple como archivadores casados ​​con un árbol de archivos en la red de su planta puede funcionar. Me gusta guardar copias impresas de manuales, dibujos y algunos procedimientos que puede llevar al lugar de trabajo o al taller, para que se guarden en un archivador. Cada artículo debe estar etiquetado con el número de gabinete y el nombre del archivo para que regresen a casa. Agregue eso a un árbol de archivos con carpetas y archivos de equipo que están todos en formato estándar, y tendrá un buen lugar para comenzar.

Cree su árbol de archivos basándose en ubicaciones funcionales, sistemas, flujo de procesos, orden alfabético o lo que tenga sentido para usted y su gente. (No olvide tener un lugar para las cosas genéricas). Use los nombres que sean comunes a todos o que desee que se vuelvan comunes, y luego etiquete el equipo de esa manera para reforzarlo. Cree algunas plantillas estándar para formularios de datos maestros y estará en el negocio para recopilar, recopilar y almacenar información.

Tenga un documento de datos maestros para cada equipo que actúe como puerta de entrada a todo lo que quiera saber sobre ese equipo. Ingresa toda la información básica estándar, como el nombre del fabricante, el modelo, el número de serie y la capacidad en la parte superior, y luego agrega una breve descripción de dónde está y qué hace. Inserta enlaces a otros documentos y actúa como puerta de entrada a toda la información relevante. Incluso puede usarlo como un documento de historial de equipos para modificaciones, actualizaciones y elementos de conocimientos especiales que no encajan en ningún otro lugar. Los usos solo están limitados por su imaginación. Tenga en cuenta que la naturaleza humana dice que si no es simple y fácil de usar, probablemente no se utilizará.

Una vez que sus tropas vean un valor en él, lo usarán como el lugar de primera elección para buscar, así que haga una copia de seguridad con regularidad y revíselo al menos una vez al año para asegurarse de que los datos sigan siendo relevantes. Debe haber un mecanismo para agregar nueva información y comentarios para que la experiencia de sus técnicos esté disponible para todos.

No se preocupe por la gramática o la ortografía, ya que siempre puede editarlo más tarde. Si su sistema CMMS o EAM tiene la capacidad para esta función, ¡excelente! Si no es así, o si es una operación pequeña sin esos programas, esta es una forma de conservar los datos que pueden ayudar. Incluso un enlace a la página web de un fabricante de equipo original o proveedor de servicios relevante puede ser la clave para ahorrar horas de inactividad. Tener los datos y los enlaces fácilmente accesibles guarda los viajes al sitio de trabajo armado con linternas donde intenta leer una placa de identificación que probablemente haya sido pintada al menos dos veces. Cuando apilas el mazo a tu favor, esta es una de las cartas que quieres en tu mano.