Registros de mantenimiento de equipos:el héroe olvidado del mantenimiento basado en datos

No hay muchas cosas en el mantenimiento que sean predecibles. Uno de ellos son los registros de mantenimiento de equipos. Ya conoce el simulacro:se realiza el trabajo, se actualiza un registro. Es una rutina en la que puede confiar.

Este artículo trata sobre cómo usar esa previsibilidad a su favor tomando la información que está recopilando de todos modos y convirtiéndola en los datos de activos que ha estado buscando.

Tabla de contenido

1. Cómo crear un excelente registro de mantenimiento de equipos
2. Plantilla de registro de mantenimiento de equipos
3. Seis formas de utilizar los datos en los registros de mantenimiento de equipos
4. Cómo obtener datos de un registro de mantenimiento de equipos
5. Hay más de lo que parece con los registros de mantenimiento de equipos

Cómo crear un excelente registro de mantenimiento de equipos

Obtener datos precisos y confiables de un registro de mantenimiento de equipos comienza con la forma en que lo construye. La forma en que estructura sus registros de mantenimiento dependerá de una variedad de factores que son específicos de su equipo e instalación, pero cualquier registro debe tener en cuenta tres preguntas clave:

1. ¿Qué información sobre activos y mantenimiento necesita más?
2. ¿Qué tan detallada debe ser la información?
3. ¿Quién va a utilizar esta información y cómo?

Generalmente, esto se divide en dos secciones:información sobre el activo e información sobre el trabajo de mantenimiento.

La mejor práctica es comenzar con la información de activos en la parte superior. Esto puede incluir:

• Nombre del equipo (consulte este artículo para obtener sugerencias sobre cómo configurar convenciones de nomenclatura)
• Número de serie
• Ubicación dentro de sus instalaciones
• Detalles del fabricante (nombre, número de pieza, datos de contacto, fecha de fabricación)
• Fecha de compra
• Fecha en servicio

Luego, describa el trabajo que se realizó en el equipo:

• Fecha de la tarea de mantenimiento
• Breve descripción de la tarea
• Nombre de la persona que realizó el trabajo
• Fecha del próximo mantenimiento programado
• Observaciones, notas o comentarios adicionales

La simplicidad es tu mejor amiga aquí. No dificulte que los técnicos completen el registro.

"Es mejor que tus descripciones sean breves y que todos los detalles clave estén claramente establecidos", dice Jason Afara, ingeniero de soluciones de Fiix.

"Mi regla general es poner el mismo esfuerzo en sus registros que desearía si estuviera tratando de reparar un activo y leyendo el registro por primera vez".

Sobre todo, asegúrese de tener un proceso que garantice la precisión. Hay tres reglas simples que lo ayudarán a mantener los datos en sus registros lo más precisos posible:

1. Utilice una plantilla estándar para cada activo. El equipo debe rastrearse y medirse desde la misma línea de base para evitar errores y facilitar el análisis de datos.
2. Mantenga sus registros en una ubicación designada. Puntos de bonificación por ponerlos a disposición en una plataforma digital para un acceso rápido y un menor riesgo de dañarlos o perderlos.
3. Cree una rutina para intercambiar registros entre cambios de turno. Mantenga a todos informados sobre trabajos terminados o pendientes, problemas, riesgos de seguridad y otra información útil.

Plantilla de registro de mantenimiento de equipos

La siguiente plantilla es similar a la que usó Jason durante su tiempo como administrador de un equipo de mantenimiento.

"Queríamos un registro que nos diera todo lo que necesitábamos saber para tener una base histórica para nuestra toma de decisiones, pero que fuera lo suficientemente simple para completar y leer", dice Jason, "Si se sintió como el esfuerzo de completarlo o leerlo no valió la pena el resultado, no se iba a utilizar de forma adecuada ".

Haga suyo el registro de su equipo. Personalícelo tanto como desee, siempre que capture la información más importante, es una forma fácil de interpretar.

Seis formas de utilizar los datos en los registros de mantenimiento de equipos

Los registros de mantenimiento de equipos bien guardados son excelentes para mirar hacia el pasado, pero también pueden ayudarlo a crear un futuro mejor para los activos, el equipo de mantenimiento y la organización en general.

# 1 Maximice el ROI de los equipos

Los registros de mantenimiento de equipos le permiten comparar el registro de equipos de diferentes proveedores y ver cuál es más confiable. La elección del proveedor más confiable para futuras compras de equipos reduce la frecuencia de averías, lo que significa menos gasto en mantenimiento y más producción.

Los registros también pueden ser el primer indicador de que el equipo debe reemplazarse en lugar de repararse. Es posible ver si un activo se descompone con más frecuencia y comparar el costo del mantenimiento adicional con el costo de un nuevo activo.

Un registro también es prueba de que un activo se ha mantenido correctamente, lo que aumenta su valor de reventa.

N.º 2 Optimice los programas y las tareas de mantenimiento preventivo

Los registros bien guardados le indican si un equipo se descompone inmediatamente después del mantenimiento programado o antes de la próxima fecha de mantenimiento programado. Si esto se convierte en un patrón, es hora de reconsiderar cómo está realizando el mantenimiento preventivo en ese activo y modificarlo para evitar averías. Los registros de mantenimiento de equipos también brindan la información necesaria para que los MP sean rápidos, fáciles y efectivos. Por ejemplo, les dice a los técnicos cómo se resolvieron los problemas anteriores o si se realizaron cambios y cómo afectaron al equipo.

N.º 3 Realice un seguimiento del cumplimiento del mantenimiento preventivo

Puede planificar todo el mantenimiento que desee, pero un registro de mantenimiento del equipo puede indicarle si el trabajo realmente se está realizando. Los registros muestran claramente cuándo está programado el mantenimiento y si se tomó alguna medida ese día. No hay que adivinar ni buscar. Los registros son un sistema de alerta temprana para el cumplimiento deficiente del mantenimiento preventivo. Es más fácil resolver el problema y evitar tiempos de inactividad no planificados cuando puede ver las banderas rojas a una milla de distancia.

Cree una rutina para intercambiar registros entre cambios de turno. Mantenga a todos informados sobre trabajos terminados o pendientes, problemas, riesgos de seguridad y otra información útil.

N.º 4 Identifique oportunidades para actualizar su estrategia de mantenimiento

Probablemente tenga una estrategia de mantenimiento para cada equipo. Tal vez te decidiste después de pensarlo mucho o tal vez sea así como siempre se ha hecho. Cualquiera que sea el caso, los registros de mantenimiento de equipos pueden ayudarlo a encontrar oportunidades para mejorar esta estrategia. Por ejemplo, ¿está utilizando mantenimiento preventivo cuando la ejecución hasta fallar podría ser igualmente efectiva con costos más bajos? ¿Es el activo un buen candidato para el mantenimiento basado en condiciones? Buscar patrones en los registros de mantenimiento de equipos es una forma de responder esas preguntas con datos en lugar de corazonadas.

N.º 5 Mejorar la responsabilidad y la comunicación

Los registros de mantenimiento de equipos refuerzan la responsabilidad y la comunicación, dos de los elementos más importantes en un programa de mantenimiento exitoso.

"Los registros son una forma adicional de comunicación y responsabilidad para el equipo de mantenimiento", dice Jason.

“Ponen los nombres de las personas al lado del trabajo y permiten la comunicación necesaria entre el personal que trabaja en diferentes turnos”.

N.º 6 Facilite la capacitación y la incorporación

Los registros de mantenimiento detallados y bien organizados ayudan a los nuevos técnicos a ponerse al día rápidamente. Trabajar con máquinas desconocidas generalmente significa mucho tiempo siguiendo a un trabajador experimentado y un poco de prueba y error. Esto no solo es improductivo, sino que también puede provocar más errores y averías. Los registros de mantenimiento de equipos brindan a los nuevos técnicos información crítica sobre un activo, como su antigüedad, problemas comunes y adónde ir si necesitan más detalles. Pueden aprender más rápido, tomar decisiones con confianza y permanecer seguros en el proceso

Cómo obtener datos de un registro de mantenimiento de equipos

Hay muchos datos en los registros de mantenimiento de equipos, pero eso no significa que todos esos datos sean útiles. La información más valiosa es precisa, de fácil acceso y se presenta de una manera fácil de entender. El uso del software CMMS es una forma de marcar todas esas casillas.

1. Un CMMS, especialmente un CMMS móvil, le permite acceder a los registros de mantenimiento del equipo en cualquier dispositivo conectado a Internet en cualquier momento y desde cualquier lugar
2. El software registra y sincroniza datos con otros sistemas automáticamente para que la información sea siempre precisa y esté actualizada
3. El CMMS se conecta al calendario de mantenimiento, lo que facilita el seguimiento de quién hizo qué y qué tan eficiente fue el trabajo
4. La información de los registros de mantenimiento del equipo se puede buscar en un CMMS, lo que significa que puede filtrar el trabajo por activo, tareas, fecha, técnicos y más
5. Los datos se almacenan de forma segura en la nube, por lo que no hay posibilidad de que se pierdan o dañen, a diferencia de los registros en papel
6. Puede adjuntar imágenes o videos al registro de mantenimiento en un CMMS, haciendo que la información sea más clara que solo una descripción escrita

Hay más de lo que parece con los registros de mantenimiento de equipos

Sí, los registros de mantenimiento de equipos pueden ser aburridos y repetitivos. Pero con un pequeño cambio en la forma de pensar, también se pueden utilizar para desbloquear información clave y conducir a un mayor rendimiento de los activos a través del mantenimiento basado en datos. Todo comienza con una plantilla bien construida, procesos sólidos, una comprensión de lo que es posible y las herramientas para actuar en su plan. Cuando todos esos ingredientes se unen, los registros de mantenimiento de equipos ofrecen una forma de utilizar el pasado para crear un futuro mejor para sus instalaciones y sus activos.